メッセージが勝手に既読になる原因を理解しましょう
Slackでメッセージが勝手に既読になってしまうと、本当に困ってしまいますよね。実は、この現象にはいくつかの原因が考えられます。一つひとつの原因を正しく理解することで、どこに問題があるのかを突き止め、適切な対策を講じることができます。
別のデバイスでメッセージを開いていないか確認する
Slackは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイスで同じアカウントにログインできます。もし、パソコンでメッセージが既読になっていなくても、別のスマートフォンでSlackアプリを開いたときに、自動的にメッセージが既読になることがあります。この同期機能はとても便利ですが、意図しない既読につながることもあるので注意が必要です。たとえば、出先でスマホアプリを開いた後、オフィスに戻ってパソコンを見ると、未読だったはずのメッセージが既読になっていた、という経験はありませんか。
スレッドやチャンネルをスクロールした時の自動既読機能
Slackには、未読メッセージがあるチャンネルやスレッドをスクロールしたときに、自動的に既読にする機能があります。これは、過去のメッセージを遡って読むときに、一つひとつ既読にする手間を省くための便利な機能ですが、急いでスクロールしたときに、まだ読んでいないメッセージまで既読になってしまうことがあります。この設定はカスタマイズできるので、後ほどご紹介する設定変更の方法で、自分の使いやすいように調整していきましょう。
通知設定が原因でメッセージが見逃されている可能性
「勝手に既読になる」と感じていても、実は「通知設定」が原因で、そもそもメッセージに気づけていないだけ、ということもあります。たとえば、特定のチャンネルの通知をオフにしていたり、おやすみモードに設定していたりすると、新しいメッセージが届いても通知が来ません。その状態でSlackを開いたとき、メッセージが既読になっていて、「あれ？いつ届いたんだろう？」と混乱してしまうことがあるかもしれません。
Slackアプリの一時的な不具合やバグの可能性
パソコンやスマートフォンのアプリ、ウェブブラウザなど、Slackの利用環境に一時的な不具合が発生している場合も、勝手に既読になるエラーが起こることがあります。これは、アプリのキャッシュが溜まっていたり、アップデートが適切に行われていなかったりすることが原因で起こる現象です。もし、今まで問題なく使えていたのに急に既読エラーが起きた場合は、アプリやブラウザを再起動してみるなど、基本的な対処法を試してみましょう。
ワークスペース全体の仕様や設定変更の確認
ワークスペースの管理者の方が、ワークスペース全体の既読設定や、通知設定を変更した可能性があります。特に大規模な組織で利用している場合、全社的なルール変更として、既読に関する設定が変更されることがあります。もし、他のチームメンバーも同じような状況に陥っている場合は、管理者に確認してみるのが一番確実な方法です。
症状を改善する基本的な設定変更方法
Slackのメッセージが勝手に既読になってしまう原因を理解したら、次はそれを改善するための具体的な方法を見ていきましょう。ここでは、誰でもすぐにできる、簡単な設定変更のやり方をご紹介します。ちょっとした設定を見直すだけで、メッセージが見逃されるリスクを大幅に減らすことができます。自分の使い方に合わせてカスタマイズすることで、より快適にSlackを使えるようになりますよ。
メッセージを既読にするタイミングを調整する
Slackでは、メッセージを既読にするタイミングをいくつかの中から選べます。たとえば、「チャンネルを開いたときに自動的に既読にする」という設定や、「未読メッセージの最後からスクロールしたときに既読にする」といった設定があります。このタイミングを調整することで、意図しない既読を防ぐことができます。画面左上のワークスペース名をクリックし、「環境設定」から「マークされた未読」という項目を探して、自分の好みに合わせて設定を変更してみましょう。
未読メッセージをすべて既読にしない設定にする
「未読メッセージをすべて既読にする」という機能は便利ですが、誤ってクリックしてしまうと、大切なメッセージまで既読になってしまうことがあります。この設定を無効にする、あるいは慎重に操作する習慣をつけましょう。パソコン版では、キーボードのShift + Escで未読をすべて既読にできますが、意図しない既読を防ぐためにも、このショートカットキーをうっかり押さないように意識しておくことも大切です。
デバイスごとの通知と同期設定を見直す
パソコンとスマートフォンでSlackを使っている場合、デバイスごとに通知設定や同期設定を見直すことが重要です。たとえば、スマートフォンでは、通知をオフにしておき、パソコンで作業しているときだけ通知を受け取るように設定できます。これにより、複数のデバイスで同時に通知が来て混乱するのを防ぐことができます。
特定のキーワードをハイライト表示させる方法
「勝手に既読になる」問題を完全に解決できなくても、せめて重要なメッセージだけは見逃したくない、ということもありますよね。そんな時は、キーワードのハイライト機能を活用しましょう。「環境設定」から「通知」の項目を選び、「キーワード」を設定できます。ここに自分の名前や、担当しているプロジェクト名などを登録しておくと、そのキーワードを含むメッセージが届いたときに、通知が届きやすくなります。
通知設定とおやすみモードの組み合わせを考える
「おやすみモード」は、一時的に通知を停止する便利な機能ですが、設定を忘れてしまうと、メッセージが溜まってしまい、後で一気に既読になってしまう原因にもなります。おやすみモードと、チャンネルごとの通知設定を組み合わせて、自分の働き方に合わせたルールを決めましょう。たとえば、「夜の〇時から朝の〇時まではおやすみモードにする」といったように、定期的に設定を見直す習慣をつけるのも良い方法です。
アプリやブラウザのトラブルシューティング
Slackのメッセージが勝手に既読になる原因が、アプリやブラウザの一時的な不具合にあることも考えられます。ここでは、Slackアプリやウェブブラウザの動作を安定させるための、基本的なトラブルシューティング方法をご紹介します。これらの対策を試すことで、既読エラーだけでなく、他の様々な問題も解決できる可能性があります。
Slackアプリのキャッシュをクリアする方法
パソコンやスマートフォンのアプリには、キャッシュという一時的なデータが溜まっていきます。このキャッシュが古くなると、アプリの動作が不安定になることがあります。アプリの設定画面からキャッシュをクリアすることで、動作が改善されることがあります。もし、パソコン版のアプリを使っている場合は、Ctrl + R（Windows）やCmd + R（Mac）で、アプリの再読み込みを試してみるのも効果的です。
Slackアプリを再インストールする
キャッシュのクリアでも問題が解決しない場合は、一度Slackアプリを完全にアンインストールしてから、再度インストールし直すという方法もあります。この方法は、アプリのファイルが破損している場合に非常に効果的です。ただし、再インストールすると、一部の設定がリセットされる可能性があるため、事前に大切な設定をメモしておくと安心です。
ブラウザのキャッシュとCookieをクリアする
ウェブブラウザでSlackを利用している場合、ブラウザのキャッシュやCookieが原因で、既読エラーが起こることがあります。ブラウザの設定画面から、キャッシュやCookieをクリアしてみましょう。これにより、ブラウザの動作が軽くなり、Slackの表示が安定することがあります。ただし、他のウェブサイトで保存していたログイン情報なども消えてしまうことがあるので、注意が必要です。
ブラウザの拡張機能を一時的に無効化する
ブラウザの拡張機能の中には、Slackの動作に影響を与えるものがあるかもしれません。もし、新しい拡張機能を追加してから既読エラーが起こり始めた場合は、その拡張機能を一時的に無効にして、問題が解決するか試してみましょう。すべての拡張機能を一度無効にしてから、一つずつ有効にしていくことで、どの拡張機能が原因かを特定できます。
Slackの公式ステータスページを確認する
自分だけでなく、多くのユーザーで同じような既読エラーが起きている場合は、Slackのサーバー側で一時的な障害が発生している可能性があります。Slackの公式ステータスページでは、サービスの稼働状況を確認できます。もし、障害が発生している場合は、復旧するまで待つしかありません。焦らずに、公式からの情報を確認しましょう。
重要なメッセージを見逃さないための工夫
「勝手に既読になる」エラーを完全に防ぐことが難しくても、せめて重要なメッセージだけは見逃したくないですよね。ここでは、メッセージが見逃されるリスクを最小限に抑えるための、いくつかの具体的な工夫をご紹介します。これらの工夫を取り入れることで、既読エラーに悩まされることなく、安心して業務に取り組めるようになります。
重要なメッセージにはスターを付ける
Slackには、特定のメッセージにスター（星のマーク）を付けて、後から簡単に見返せるようにする機能があります。重要な連絡や、後で返信が必要なメッセージには、このスターを付けておく習慣をつけましょう。スターを付けたメッセージは、画面左上のワークスペース名をクリックし、「スター付きアイテム」から一覧で確認できます。これにより、未読・既読に関わらず、大切なメッセージを簡単に見つけ出せます。
リマインダー機能を活用してメッセージを忘れないようにする
「このメッセージに明日の午前中に返信しなきゃ…」といったように、すぐに返信できないメッセージは、リマインダー機能を使うと便利です。メッセージの右側にあるオプションメニューから、「リマインダーを設定する」を選択し、いつ通知してほしいかを設定できます。これにより、メッセージが既読になってしまっても、指定した時間に通知が届くので、返信を忘れることがなくなります。
メッセージにスレッドで「確認済み」と返信する習慣
チーム内で、「重要なメッセージにはスレッドで『確認しました』と返信する」というルールを決めておくのも良い方法です。これにより、メッセージが既読になったかどうかだけでなく、メンバーが内容を把握したかどうかを明確にできます。特に、複数人が関わるプロジェクトでは、誰がどの情報を確認したかを一目で把握できるため、非常に効果的です。
メンションされたメッセージは優先的に確認する
Slackの通知設定で、「メンションされたときだけ通知する」という設定にしている方も多いでしょう。この設定を活かして、自分宛てのメンションが付いたメッセージは、最優先で確認する習慣をつけましょう。メンションは、自分に直接アクションを求めているメッセージであることが多いため、既読エラーに悩まされているときでも、重要な情報を見逃すリスクを減らせます。
チーム全体で未読・既読のルールを決める
個々人がバラバラに設定するのではなく、チーム全体で未読・既読に関するルールを決めておくことも重要です。たとえば、「重要な決定事項はメンションを付けて投稿する」「返信が必要なメッセージにはスタンプで反応する」といった簡単なルールでも、チームのコミュニケーションはぐっとスムーズになります。こうしたルールは、定期的に話し合って見直すのが良いでしょう。
スレッドとチャンネルを効果的に使った既読管理
Slackのメッセージを効率よく管理するためには、スレッドとチャンネルの機能を使い分けることが大切です。特に、既読エラーに悩んでいる方にとっては、この使い分けがメッセージの見逃しを防ぐための重要なポイントになります。ここでは、スレッドとチャンネルを効果的に使って、既読をうまく管理する方法をご紹介します。
チャンネルごとに未読管理のルールを決める
すべてのチャンネルを同じように管理する必要はありません。たとえば、全社向けのお知らせチャンネルは「未読を毎日確認する」、プロジェクトの進行チャンネルは「すべてのメッセージを丁寧に確認する」といったように、チャンネルの特性に合わせて未読管理のルールを決めましょう。これにより、本当に重要なメッセージだけを優先的に読むことができます。
スレッドで関連する会話をまとめる
Slackのスレッド機能は、特定の話題に関するやり取りをまとめておくのに非常に便利です。新しい話題のメッセージが届いたら、そのメッセージを起点にスレッドを作成し、関連する会話をすべてそこにまとめる習慣をつけましょう。これにより、メインのチャンネルが雑多な情報で埋もれるのを防ぎ、重要なメッセージが流れてしまうのを防げます。
未読メッセージをハイライト表示させる設定
Slackには、未読のメッセージをハイライト表示させる機能があります。これにより、既読になったメッセージと未読のメッセージが視覚的に区別しやすくなり、見逃しを防げます。この設定は、「環境設定」の「未読」という項目から調整できます。色や太字など、自分の見やすいように設定をカスタマイズしてみましょう。
全体チャンネルを整理して重要な通知だけにする
たくさんの人が参加している全体チャンネルは、メッセージの量が非常に多くなりがちです。このチャンネルでは、重要なアナウンスや、緊急の連絡以外は投稿しない、といったルールを設けることで、通知の量を減らせます。そして、このチャンネルの通知はオンにしておき、確実に重要な情報だけを受け取れるようにしましょう。
チャンネルのミュート機能と通知設定の使い分け
不要な通知を減らすためには、チャンネルのミュート機能が非常に便利です。しかし、ミュートにしたチャンネルのメッセージは、ほとんど見ることがなくなってしまいます。そのため、本当に重要な情報が含まれる可能性のあるチャンネルはミュートにせず、通知設定を「メンションのみ」にするなど、柔軟に使い分けましょう。
複数アカウント利用時の注意点と既読同期の確認
お仕事で複数のワークスペースに参加している方や、プライベートでもSlackを利用している方はいませんか？複数のアカウントを使っている場合、既読の同期に少し注意が必要です。ここでは、複数アカウントを利用している場合に起こりがちな問題と、その対策について詳しく解説していきます。
複数のワークスペースでの既読同期の仕組み
Slackでは、通常、一つのワークスペース内で既読情報が同期されます。しかし、複数のワークスペースに参加している場合、あるワークスペースのメッセージを読んだときに、他のワークスペースのメッセージまで既読になることはありません。それぞれのワークスペースは独立して機能していることを理解しておきましょう。
別のワークスペースの通知設定を見直す
複数のワークスペースに参加している場合、それぞれのワークスペースで通知設定が異なっていることがあります。あるワークスペースでは通知をオフにしているのに、別のワークスペースでは通知がオンになっていて、メッセージに気づけずに既読になっていた、といったことが起こります。すべてのワークスペースの通知設定を一度見直してみましょう。
ログアウトとログインの切り替えによる既読エラー
複数のアカウントにログインしている場合、アカウントを切り替えるときに、一時的に既読情報が不安定になることがあります。もし、アカウントの切り替え後に既読エラーが起きた場合は、一度すべてのワークスペースからログアウトして、再度ログインし直す、という方法を試してみましょう。
チーム内での複数アカウント利用のルールを共有する
もし、チーム内で複数のアカウントを使い分けている人が多い場合は、その使い方についてルールを決めておくことも大切です。たとえば、「業務用のワークスペースと、プライベート用のワークスペースは、通知設定を完全に分けておく」といったルールを設けることで、メッセージの見逃しを防ぐことができます。
セキュリティ面での複数アカウント利用の注意
複数アカウントを扱う際は、セキュリティにも注意が必要です。パスワードを使い回さない、二段階認証を設定するなど、基本的なセキュリティ対策を怠らないようにしましょう。また、もし会社支給のパソコンやスマートフォンで複数のアカウントを利用する場合は、会社のセキュリティポリシーを遵守することも大切です。
Slackをより便利に使うための応用
「勝手に既読になる」問題を解決し、さらにSlackを快適に使いこなすための応用テクニックをご紹介します。これらのテクニックを身につけることで、日々の業務がぐっと効率的になります。
既読を未読に戻す操作の活用
メッセージをうっかり既読にしてしまっても、Slackには既読を未読に戻す機能があります。メッセージの右上にあるオプションメニューから、「未読にする」を選択すると、そのメッセージが未読に戻ります。この機能を知っておけば、意図しない既読に慌てることなく対応できます。
検索機能を活用して未読メッセージを特定する
もし、未読のメッセージがどこにあるかわからなくなってしまった場合は、検索機能が非常に役立ちます。検索窓に「is:unread」と入力すると、すべての未読メッセージを一覧で表示できます。このコマンドを覚えておけば、たくさんのチャンネルを一つひとつ確認する手間が省け、素早く未読メッセージを見つけ出せます。
未読メッセージをまとめて表示する機能
Slackには、すべての未読メッセージをまとめて一覧表示する機能があります。画面左上のワークスペース名をクリックすると、「未読メッセージをすべて表示」という項目があります。ここから、すべての未読メッセージを時系列で確認できます。この機能を使えば、重要なメッセージが埋もれてしまうのを防げます。
チャンネルを整理して未読管理を楽にする
参加しているチャンネルの数が増えすぎると、未読管理が大変になりますよね。不要になったチャンネルは退出する、あるいはチャンネルをアーカイブするなどして、整理しましょう。また、参加しているチャンネルを、プロジェクトごとやチームごとにグループ分けするのも効果的です。
外部サービスと連携して通知を強化する
Slackは、様々な外部サービスと連携できます。たとえば、タスク管理ツールと連携しておくと、新しいタスクが割り当てられたときに、Slackに通知が届くように設定できます。これにより、Slackの通知だけでなく、外部サービスからの通知も活用して、重要なメッセージを見逃すリスクを減らせます。
他のチャットツールとの既読機能の違いを理解する
Slack以外にも、お仕事で様々なチャットツールを利用する機会があるかもしれません。それぞれのツールには、独自の機能や特徴があり、既読機能も少しずつ異なります。他のツールの使い方を理解しておくことで、Slackの既読機能の良さがより明確になりますし、ツールの使い分けもスムーズになります。
Microsoft Teamsの既読機能との比較
Microsoft Teamsでは、メッセージの横に既読マークが表示されるのが特徴です。しかし、Slackのように、メッセージをスクロールしただけで既読になる、といった自動既読機能はそれほど強くありません。Teamsは、より慎重に既読を管理できる反面、既読を付ける手間はSlackよりかかると言えるでしょう。
Google Chatの既読機能との比較
Google Chatでは、メッセージのやり取りを「会話」という単位で管理します。この「会話」を開くと、その中のメッセージがすべて既読になります。Slackのように、未読のメッセージが残っている状態でも、会話を開いてしまうとすべて既読になる、という点では少し注意が必要です。
LINE Worksの既読機能との比較
LINE Worksの既読機能は、プライベートで使うLINEとほぼ同じです。メッセージを閲覧すると、右下に「既読」と表示されます。SlackやTeamsのように、メッセージの一部を読んだだけで既読になる、といったことは少ないため、より直感的に既読を管理できます。
Discordの既読機能との比較
Discordは、コミュニティツールという特性上、未読管理の機能はSlackより少しシンプルです。チャンネルを開くと、新しいメッセージはすべて既読になります。特定のメッセージだけ既読にする、といった細かな設定はできませんが、シンプルな分、分かりやすいと言えるでしょう。
各ツールの特性に合わせた既読管理の考え方
どのツールが良い、悪いということではなく、それぞれの特性に合わせて既読を管理することが重要です。たとえば、重要な連絡が多い場合は、既読が慎重に管理できるTeams、社内のカジュアルな連絡が多い場合は、LINE Works、といったように使い分けると、それぞれのツールの良さを最大限に活かせます。
困った時に頼れる公式サポートとコミュニティ
どれだけ対策をしても、一人では解決できないような難しい問題に直面することもあります。そんな時は、迷わず専門家の力を借りることも大切です。Slackには、公式のヘルプセンターや、他のユーザーと情報交換ができるコミュニティなど、困った時に頼れる場所がたくさんあります。ここでは、そうしたサポートを活用するための方法をご紹介します。一人で悩まずに、これらのリソースを上手に活用して、問題を解決していきましょう。
Slack公式ヘルプセンターの使い方
Slack公式のヘルプセンターには、キーワード検索で様々な情報を探すことができます。「既読 勝手に」といったキーワードで検索すると、同じような問題に遭遇した人向けの解決策や、公式の説明記事を見つけられることがあります。まずは、ここから自分で情報を探してみるのが一番手軽な方法です。
問い合わせフォームを使ったサポートリクエストの方法
公式ヘルプセンターで解決策が見つからない場合は、サポートリクエストを送信することもできます。問い合わせフォームには、問題の詳細や、どのような状況で問題が発生したかなどを詳しく記述します。このとき、エラーメッセージや、問題が起きている画面のスクリーンショットなどを添付すると、より早く的確な回答を得られることがあります。
公式コミュニティやフォーラムで質問する
Slackには、世界中のユーザーが参加するコミュニティフォーラムがあります。ここでは、他のユーザーに直接質問したり、似たような問題を抱えている人たちのやり取りを参考にしたりできます。ただし、フォーラムは公開されている場なので、個人情報や機密情報を含まないように注意が必要です。
類似の事例を検索して解決策を見つける
Slackで問題が起きたときに、インターネット検索をしてみるのも有効な方法です。他のユーザーがブログやSNSで解決策を共有していることがあります。検索するときは、「Slack 既読 勝手に」「Slack 既読にならない」といった具体的なキーワードで探すと、欲しい情報にたどり着きやすくなります。
Slackの専門家やコンサルタントに相談する
もし、会社全体でSlackの運用に課題を抱えている場合は、Slackの専門家やコンサルタントに相談するという選択肢もあります。プロの視点から、運用方法の見直しや、最適な設定の提案をしてもらえるので、より根本的な解決につながります。