Teams会議の招待方法を分かりやすく解説！これで迷わず会議を設定できます！
Microsoft Teamsを使ってオンライン会議を開催する際、参加者をどのように招待すればいいのか、迷ったことはありませんか？ Outlookカレンダーから招待するのか、Teamsアプリから直接招待するのか、あるいは会議のリンクだけを送る方法もあるのか…。スムーズな会議の開始には、適切な招待方法を理解しておくことが非常に重要です。まるで、パーティーを開くときに、参加者に合わせた招待状の送り方を知っているかどうかで、当日のスムーズさが変わるようなものです。
Teams会議招待の基本を知ろう
Teams会議の招待は、単に「会議のリンクを送る」だけではありません。会議の種類や参加者の状況に合わせて、いくつかの方法を使い分けることで、よりスムーズな会議運営が可能になります。
Teams会議の招待って何？
Teams会議の招待とは、オンライン会議の開催日時、参加者、議題、そして会議に参加するためのURL（Teams会議リンク）などをまとめた情報を、参加者に送付するプロセスを指します。招待を受け取った参加者は、その情報をもとに会議に参加することができます。
どんな情報が含まれるの？
通常のTeams会議招待には、以下の情報が含まれています。
- 会議のタイトル: 会議の内容を一目でわかるようにする件名です。
- 日時: 会議が開催される日付と開始・終了時刻です。
- 場所: オンライン会議のため、「Microsoft Teams会議」と表示されます。
- Teams会議リンク: 会議に参加するためのURLです。参加者はこのリンクをクリックして会議に参加します。
- 会議IDとパスコード（オプション）: 特定の状況でリンクが機能しない場合や、電話で参加する場合に使用されることがあります。
- 電話でダイヤルインするオプション（オプション）: インターネット環境がない参加者が電話回線で音声のみ参加するための電話番号です。（組織のライセンスや設定によります。）
- 会議の主催者: 会議を主催している人の名前です。
- 会議の説明/議題: 会議の目的や議題、事前資料など、参加者に共有したい追加情報です。
招待方法にはどんな種類があるの？
主に以下の2つの方法があります。
- Outlookカレンダーから招待する: 普段使い慣れているOutlookの予定表機能を使って会議を設定する方法です。Teams会議のURLが自動的に追加されます。
- Teamsアプリのカレンダーから招待する: Teamsアプリ内で直接会議を設定する方法です。Outlookカレンダーと自動的に同期されます。
どちらの方法も最終的には同じTeams会議が作成されますが、あなたの普段の業務スタイルに合わせて使い分けることができます。
なぜ複数の方法があるの？
OutlookとTeamsは、どちらもMicrosoft 365のエコシステムの中で連携しています。Outlookはメールと予定表の管理に特化しており、Teamsはチャットとオンライン会議に特化しています。それぞれのツールの得意分野を活かして、より効率的に会議をスケジュールできるように複数の方法が提供されています。例えば、普段Outlookで予定を管理している人にとっては、Outlookから設定する方が自然でしょう。
OutlookカレンダーからTeams会議を招待する方法（王道！）
普段Outlookで予定を管理している方にとって、この方法は最も馴染み深く、簡単に行えるでしょう。Outlookの予定作成画面から、Teams会議のオプションを有効にするだけで、自動的に会議リンクが挿入されます。
新しい会議の予定を作成しよう
まず、Outlookを開いて新しい会議の予定を作成します。これは普段の会議室予約と同じ感覚で始められます。
Outlookでの会議予定作成手順
- Outlookデスクトップアプリ（またはOutlook Web版）を起動します。
- 画面下部にある「カレンダー」アイコンをクリックして、カレンダービューに切り替えます。
- 画面左上にある「新しい会議」ボタンをクリックします。（Outlookのバージョンによっては、「新しいアイテム」>「会議」と進む場合もあります。）
- 会議の予定作成画面が表示されます。
「Teams会議」のボタンをクリックしよう
予定作成画面の中に、「Teams会議」または「Teams会議を追加」というボタンがあるはずです。このボタンをクリックすることで、その予定がTeams会議として設定されます。
Teams会議ボタンのクリック手順
- 会議の予定作成画面で、「件名」に会議のタイトル（例: 「週次進捗報告会」）を入力します。
- 「必須」（または「出席者を追加」）の欄に、会議に参加してほしい人のメールアドレスまたは名前を入力します。組織内のメンバーは名前で検索できますし、外部の人はメールアドレスを入力します。
- 「開始時刻」と「終了時刻」を設定します。
- ツールバーの中に、「Teams会議」または「Teams会議を追加」というボタン（Teamsのアイコンがついていることが多い）を探してクリックします。
- このボタンをクリックすると、会議の説明欄に自動的にTeams会議のリンクや電話でのダイヤルイン情報が追加されます。これで、この予定がTeams会議として設定されました。
// Outlook会議予定作成画面イメージ（一部）
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| 件名: [ ] |
| ---------------------------------------------- |
| 必須: [ ] |
| ---------------------------------------------- |
| 開始: [日時] 終了: [日時] |
| ---------------------------------------------- |
| [ ] Teams会議 <-- このボタンをクリック |
| ---------------------------------------------- |
| 説明欄: |
| （Teams会議の情報が自動挿入される） |
| ---------------------------------------------- |
| [送信] |
------------------------------------------------
必要な情報を入力して「送信」しよう
Teams会議のリンクが追加されたら、会議に必要な追加情報を入力し、参加者に招待を送信します。
招待の完了手順
- 会議の説明欄に、議題、事前準備が必要な資料のリンク、会議の目的など、参加者に共有したい追加情報を入力します。
- 画面左上にある「送信」ボタンをクリックします。
- 招待が参加者に送信され、彼らのOutlookカレンダーにも予定が追加されます。
これで、OutlookカレンダーからのTeams会議の招待は完了です。参加者は受信したメールのリンクをクリックすることで、会議に参加できます。
Teamsアプリのカレンダーから会議を招待する方法（Teams利用者向け！）
Teamsアプリを普段からよく利用している方にとっては、Outlookを開かずにTeamsアプリ内で直接会議を設定する方がスムーズかもしれません。この方法も、Outlookカレンダーと自動的に同期されるため、二重管理の手間はありません。
Teamsアプリを開いて「カレンダー」に行こう
まず、Teamsアプリを起動し、カレンダー機能にアクセスします。
Teamsでのカレンダーアクセス手順
- Microsoft Teamsデスクトップアプリ（またはTeams Web版）を起動します。
- 画面左側にあるアイコンのリストの中から、「カレンダー」アイコンをクリックします。
- カレンダービューが表示されます。
「新しい会議」ボタンをクリックして詳細を入力しよう
カレンダービューから新しい会議を作成し、参加者や日時などの詳細を入力します。
新しい会議の作成手順
- カレンダービューの画面右上にある「新しい会議」ボタンをクリックします。
- 会議の詳細入力画面が表示されます。
- 「タイトルを追加」に会議のタイトルを入力します。
- 「必須出席者を追加」の欄に、参加してほしい人のメールアドレスまたは名前を入力します。組織内のメンバーは名前で検索できますし、外部の人はメールアドレスを入力します。
- 「開始時刻」と「終了時刻」を設定します。
- 必要であれば、「チャネルの追加」で特定のチームチャネルを選択することで、そのチャネルのメンバー全員に会議の招待が届き、会議後にチャット履歴や録画がそのチャネルに残ります。（個別の参加者招待とチャネルへの通知は排他的ではありません。両方設定できます。）
- 説明欄に、議題や事前資料などを入力します。
- Teamsアプリから作成する会議は、デフォルトでTeams会議として設定されるため、Outlookのように「Teams会議を追加」というボタンを別途クリックする必要はありません。会議リンクは自動的に生成されます。
// Teamsアプリ会議作成画面イメージ（一部）
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| 新しい会議 |
| ---------------------------------------------- |
| タイトルを追加 [ ] |
| ---------------------------------------------- |
| 必須出席者を追加 [ ] |
| ---------------------------------------------- |
| 日時: [開始日時] ～ [終了日時] |
| ---------------------------------------------- |
| （Teams会議のリンクが自動挿入される） |
| ---------------------------------------------- |
| 説明: |
| [ ] |
| ---------------------------------------------- |
| [保存] |
------------------------------------------------
情報を確認して「保存」しよう
すべての情報を入力したら、最終確認をして会議を保存し、招待を送信します。
招待の完了手順
- 入力した内容を最終確認します。
- 画面右上にある「保存」ボタンをクリックします。
- 招待が参加者に送信され、彼らのOutlookカレンダーとTeamsカレンダーの両方に予定が追加されます。
これで、Teamsアプリのカレンダーからの会議招待は完了です。
社外のゲストをTeams会議に招待する際の注意点
社外のクライアントやパートナーなど、あなたの組織に属していない人をTeams会議に招待する際には、いくつか注意すべき点があります。スムーズな参加のためには、これらのポイントを押さえておくことが重要です。
相手の「メールアドレス」を正確に入力しよう
社外のゲストを招待する際、何よりも大切なのは相手の完全なメールアドレスを正確に入力することです。一文字でも間違っていると、相手に招待が届かなかったり、参加できなかったりします。入力後に再度確認する習慣をつけましょう。
相手の環境によっては「Teamsアプリ」が不要な場合もある
Teams会議は、通常、ゲストがTeamsアカウントを持っていなくても、あるいはTeamsアプリをインストールしていなくても、ウェブブラウザ（Microsoft EdgeやGoogle Chromeが推奨）から参加できます。招待メールのリンクをクリックするだけで、ブラウザで会議が開かれるオプションが提供されます。相手にその旨を伝えておくと、スムーズに参加できるでしょう。
組織の「外部アクセス/ゲストアクセス」設定を確認しよう（IT管理者向け）
あなたの組織のTeams設定で、外部ユーザーとの連携が制限されている場合があります。もし外部のゲストを招待できないエラーが出る場合は、社内のIT管理者に確認してもらう必要があります。
- 外部アクセス（フェデレーション）: 相手の組織もTeamsを利用している場合に、お互いの組織間でTeamsのユーザーを検索し、直接チャットや会議に招待できる設定です。これはIT管理者がドメイン単位で許可または拒否できます。
- ゲストアクセス: 相手がTeamsアカウントを持っていなくても、会議や特定のチームに「ゲスト」として参加できるようにする設定です。これもIT管理者が組織全体で許可または制限できます。
IT管理者は、Microsoft Teams管理センターやMicrosoft Entra ID（旧 Azure Active Directory）の外部コラボレーション設定を確認し、ゲスト招待が許可されているか、あるいは招待したいドメインがブロックされていないかを確認できます。
会議の「ロビー設定」に注意しよう
Teams会議の「ロビー」機能は、セキュリティを高めるために非常に有効ですが、外部ゲストを招待する際には注意が必要です。ロビーに設定されている場合、主催者が明示的に承認しない限り、ゲストは会議室に入ることができません。
- 主催者として設定を確認: 会議のオプションで「ロビーをバイパスできるユーザー」の項目を確認しましょう。
- もし「自分のみ」や「組織内のユーザーのみ」になっている場合、外部参加者はロビーで待機することになります。
- 外部ゲストがスムーズに入室できるように「組織内のユーザー、ゲスト、信頼できる組織のユーザー」または「すべてのユーザー」を選択することを検討します。
- また、「組織外のユーザーは常にロビーをバイパスできますか？」が「はい」になっていると、外部参加者はロビーをスキップできます。
- 入室が遅れる可能性を伝える: もしロビー設定を厳しく運用する場合は、招待メールに「会議開始時間になりましたらロビーでお待ちください。主催者が順次承認いたします。」などと一言添えておくと親切です。
会議の「参加リンク」だけを共有する方法（緊急時や匿名参加向け）
OutlookやTeamsアプリで正式な招待を送るのではなく、すでに作成済みのTeams会議の「参加リンク」だけをコピーして、メールや他のメッセージツールで相手に送ることも可能です。これは、迅速に会議に参加してほしい場合や、参加者をリストに追加する手間を省きたい場合に便利です。
既存の会議からリンクをコピーしよう
すでに作成済みのTeams会議であれば、その会議の予定から簡単に参加リンクをコピーできます。
会議参加リンクの取得手順
- Outlookカレンダーから:
- Outlookを開き、カレンダーから目的のTeams会議の予定を開きます。
- 会議の説明欄に表示されている「ここをクリックして会議に参加」というリンクを右クリックし、「リンクをコピー」を選択します。
- Teamsカレンダーから:
- Teamsアプリの左側にある「カレンダー」アイコンをクリックし、目的のTeams会議の予定を開きます。
- 会議の詳細画面に表示されている「参加」ボタンの下にあるリンクアイコン（鎖のアイコン）をクリックして、会議リンクをコピーします。または、「ここをクリックして参加」のリンクを右クリックして「リンクをコピー」を選択します。
- Teams会議チャットから:
- もし会議がすでに開始されているか、または過去に開催された会議であれば、会議のチャット（投稿）ウィンドウにも会議リンクが表示されています。そこからリンクをコピーすることも可能です。
// Teams会議リンクの例
https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%22XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX%22%2c%22Oid%22%3a%22XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX%22%7d
コピーしたリンクを相手に送信しよう
コピーしたリンクを、通常のメール、SMS、別のチャットツール、またはウェブサイトなどに貼り付けて相手に送信します。
リンク送信の注意点
- 誰にでも送れる: このリンクを知っている人なら誰でも会議に参加できてしまいます。セキュリティ上のリスクを考慮し、信頼できる相手にのみ共有しましょう。
- 参加者の管理: 匿名参加を許可している会議では、誰が参加しているか把握しにくい場合があります。必要に応じて、会議の「ロビー」機能を活用し、主催者が参加を承認するように設定しましょう。
- 電話での参加情報: リンクだけを送る場合、電話でのダイヤルインが必要な参加者向けに、会議に表示されている電話番号と会議IDも合わせて伝えると親切です。
会議の「オプション」を活用して招待をスムーズに！
Teams会議の「オプション」設定を適切に活用することで、会議への参加体験を向上させ、招待に関する問題を未然に防ぐことができます。会議の主催者だけが変更できる設定が多いので、主催する立場にある方はぜひ確認しておきましょう。
ロビー設定を調整してスムーズな入室を促そう
前述の通り、ロビー設定は外部参加者の入室に大きく影響します。
- 設定の確認場所: Outlookの会議予定を開き、「会議のオプション」をクリックします。
- 推奨設定（外部参加者向け）:
- 「ロビーをバイパスできるユーザー」を「組織内のユーザー、ゲスト、信頼できる組織のユーザー」または「すべてのユーザー」に設定する。
- 「組織外のユーザーは常にロビーをバイパスできますか？」を「はい」に設定する。（これにより、外部ゲストがスムーズに入室できます。）
参加者のマイクやカメラの初期設定を制御しよう
会議開始時の混乱を避けるために、参加者のマイクやカメラの初期状態を設定できます。これは招待方法とは直接関係ありませんが、会議への参加体験を向上させます。
- 設定の確認場所: 「会議のオプション」画面。
- 推奨設定:
- 「参加者のマイクを許可する」：通常は「はい」でOKですが、大規模なウェビナーなどで最初からミュートにしたい場合は「いいえ」にします。
- 「参加者のカメラを許可する」：同様に「はい」または「いいえ」で設定します。
チャット機能を設定しよう
会議中にチャットでファイルを共有できない、などのトラブルを防ぐために、チャット機能が有効になっているか確認しましょう。
- 設定の確認場所: 「会議のオプション」画面。
- 推奨設定:
- 「会議のチャットを有効にする」が「オン」になっていることを確認します。必要に応じて「会議中のみ」などのオプションを選択します。
共同主催者を設定して管理を分担しよう
会議の主催者が複数いる場合、共同主催者を設定することで、会議の管理（参加者の承認、ミュート、録画開始など）を分担できます。これにより、主催者が不在の場合でも会議が円滑に進むようになります。
- 設定の確認場所: 「会議のオプション」画面。
- 設定方法: 「共同主催者を選択」の欄に、共同主催にしたい人の名前を入力します。
Teams会議の招待方法をマスターして、スムーズな会議を実現！
Teams会議の招待は、ビジネスコミュニケーションの起点となる重要なプロセスです。今回ご紹介した「Outlookカレンダーからの招待」「Teamsアプリからの招待」という2つの主要な方法を理解し、あなたの普段の業務スタイルに合わせて使い分けることで、会議のスケジュール作成が格段にスムーズになります。
さらに、「社外のゲスト招待時の注意点」「会議リンクの直接共有」「会議オプションの活用」といった実践的なヒントを押さえることで、予期せぬトラブルを回避し、参加者全員がストレスなく会議に参加できる環境を整えることができます。
