TeamsとPower Automate自動で出張申請・報告の簡略化をしたい！作り方を分かりやすく説明

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TeamsとPower Automate自動で出張申請・報告の簡略化をしたい！

出張の申請や報告、こんな手間を感じていませんか？「申請書を印刷して、手書きで記入するのが面倒」「承認を得るために、紙やメールで何往復もやり取りしている」「出張報告書の作成や経費精算の準備に時間がかかる」。出張はビジネスを推進する上で不可欠ですが、その申請・報告プロセスが煩雑だと、従業員の負担が増え、本来の業務に集中しにくくなってしまいますよね。

Power AutomateとTeams、そして申請情報や報告書を管理するSharePointリストやOneDriveを組み合わせることで、出張の申請から承認、そして報告までの一連の流れを自動化し、大幅に簡略化する仕組みを構築できます。これにより、従業員の負担を軽減し、承認プロセスを迅速化、そして管理部門の業務効率を飛躍的に向上させられますよ。

 

なぜ出張申請・報告の簡略化が大切なの？

出張申請・報告のプロセスを効率化することは、従業員の生産性向上と企業のコンプライアンス維持に大きく貢献します。この自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

 

従業員の申請・報告負担を大幅に軽減できるから

出張のたびに、紙の申請書を記入したり、複数の上長に承認印をもらったり、帰社後に詳細な報告書を作成したりする作業は、非常に手間がかかります。自動化システムを導入することで、従業員はTeamsから簡単に申請フォームにアクセスし、入力・送信できます。これにより、無駄な記入や書類作成の作業から解放され、出張準備や出張中の業務、そして帰社後の本来の業務に集中できるようになるでしょう。

 

承認プロセスが迅速化し、出張手配がスムーズになるから

手動での出張申請承認は、紙の回覧やメールの見落としにより、承認が遅れてしまうリスクがあります。承認が遅れると、航空券や宿泊の手配が間に合わなかったり、費用が高くなったりする可能性があります。自動承認ワークフローを導入すれば、申請が提出された時点で、Power Automateが上司へTeamsで直接承認依頼を送信します。これにより、承認までの時間を大幅に短縮し、迅速な出張手配を可能にし、コストの最適化にも貢献します。

 

管理部門（人事・総務・経理）の業務負担が軽減されるから

出張申請の受け付け、申請内容の確認、承認状況の管理、報告書の回収、経費精算の突合といった作業は、人事・総務部門や経理部門にとって大きな負担となります。自動化システムを導入することで、これらの定型的なルーティンワークから解放され、担当者はより戦略的なコスト管理や、コンプライアンスチェックといった、価値の高い業務に集中できるようになります。

 

出張状況の透明性が高まり、管理の正確性が向上するから

誰が、いつ、どこへ、何の目的で出張しているのかといった情報が、リアルタイムで把握しにくかったり、Excel台帳で管理されていたりすると、管理漏れや情報の陳腐化が発生しがちです。自動化システムは、全ての出張情報をSharePointリストで一元管理し、Teamsで通知するため、出張状況の透明性が高まります。これにより、管理の正確性が向上し、緊急時の連絡体制の確立にも貢献するでしょう。

 

構築システムの準備を始めよう

出張申請・報告の簡略化システムを作る前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進められます。

 

出張申請の「入力方法」と「情報置き場」を決めよう

Power Automateが出張申請を検知するためには、従業員がどこで申請を行うかを明確にする必要があります。ここでは、「Microsoft Forms」または「SharePointリスト」の活用を推奨します。

Microsoft Formsの活用（推奨）

従業員が出張申請を行うためのフォームを作成します。FormsはTeamsと連携しやすいため、申請の入口として最適です。

申請項目例

  • 申請者名、社員番号、所属部署
  • 出張目的
  • 出張期間（開始日、終了日）
  • 出張先（国内/海外、都市名）
  • 交通手段（飛行機/新幹線、利用クラスなど）
  • 宿泊予定（有無、日数）
  • 概算費用（交通費、宿泊費など）
  • 承認依頼先（上長メールアドレス）
  • （オプション）出張報告書の添付（ファイルアップロード）

 

SharePointリストの活用

Formsからの回答データを保存し、出張申請の進捗状況を管理するための中央リポジトリとしてSharePointリストを設計します。

必要な列（例）

  • タイトル（既定）: 申請者氏名
  • 出張目的、出張開始日、出張終了日、出張先、概算費用など、Formsの項目に対応する列
  • 承認ステータス: 選択肢（例: 申請中、承認待ち、承認済、却下、報告済）、**既定値は申請中**とします。
  • 承認者: ユーザー列
  • 承認コメント: 複数行テキスト
  • 申請者メールアドレス: テキスト（1行）
  • 上長メールアドレス: テキスト（1行）
  • 出張報告書URL: ハイパーリンクまたは画像（報告書PDFなどへのリンク）

 

承認者と通知先を決めよう

誰がこの出張申請を承認するのか、そして申請・承認後にどこに、誰に対して通知したいのかを事前に明確にしておきましょう。

承認者

  • 申請者の直属の上長（Formsで入力させるか、Azure ADで自動取得）。
  • 概算費用によって、さらに上位の承認者（例: 部長、事業部長、経理部長）を追加（後述の応用編）。

通知先

  • 承認者（上長）へのTeamsチャット（推奨）: 承認依頼のメインの通知先。
  • 申請者へのTeamsチャット: 申請受付完了、承認結果（承認/却下）通知。
  • 人事・総務部門チャネル: 承認済みの出張申請のリスト共有、コンプライアンス管理用。
  • 経理部門チャネル: 出張報告書の提出通知、経費精算の準備促し用。

 

通知する「メッセージ内容」と「テンプレート」を準備しよう

自動でTeamsに投稿されるメッセージは、簡潔かつ分かりやすく、次のアクションを促せるように工夫しましょう。

  • 申請受付通知（申請者向け）:
    • 件名: 【出張申請受付完了】
    • 本文: 申請内容の確認、承認までの流れ、承認者へのリマインド方法。
  • 承認依頼通知（承認者向け）:
    • 件名: 【承認依頼】出張申請のご確認（申請者：〇〇）
    • 本文: 申請者、出張目的、期間、概算費用、承認・却下アクションボタン、承認コメント入力欄、申請詳細へのリンク。
  • 承認完了通知（申請者向け）:
    • 件名: 【✅承認完了】出張申請が承認されました
    • 本文: 承認者、承認コメント、出張手配への案内、申請詳細へのリンク。
  • 報告書提出依頼（申請者向け）:
    • 件名: 【出張報告書提出のお願い】
    • 本文: 出張報告書フォームへのリンク、提出期限。
  • 出張報告書提出通知（経理部門向け）:
    • 件名: 【出張報告書提出】〇〇さんの報告書が提出されました
    • 本文: 申請者、出張期間、出張目的、報告書ファイルへのリンク、経費精算の準備促し。

 

必要な「権限」を確認しよう

Power Automateでフローを作成し、Formsの回答を読み取り、SharePointリストの情報を読み書きし、Teamsにメッセージを送信するためには、フローを実行するアカウントが適切な権限を持っている必要があります。

  • Formsへのアクセス権: 申請フォームのURLと回答内容を取得できる権限。
  • SharePointリストへのアクセス権: 出張申請リストに対する「読み取り」および「書き込み」権限が必要です。
  • Teamsチャネル/チャットへのメッセージ投稿権: 投稿先のTeamsチャネルまたは個人チャットへのメッセージ投稿権限が必要です。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

ここからはいよいよ、Power Automateを使って出張申請・報告の簡略化フローを作成していきます。Formsで出張申請が送信されたことをトリガーに、SharePointリストに登録し、上長へTeamsで承認依頼を送信する基本的なフローから見ていきましょう。

 

フローを作成する場所を決めよう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（Formsの回答）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

 

トリガーを設定しよう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、Formsで出張申請が送信されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択します。

作成例1：Forms出張申請送信時にSharePointリスト登録＆上長へTeams承認依頼

このフローは、従業員がFormsで出張申請を送信した際に、その内容をSharePointリストに記録し、申請者の直属の上長へTeamsで承認依頼を送信します。

  1. Power Automateにサインインします。 お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
  2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
  3. フロー名を指定し、トリガーを選択します。 フロー名には「出張申請_承認フロー」など、分かりやすい名前を付けます。 「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Forms」と入力し、「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択して「作成」をクリックします。
  4. トリガーの詳細を設定します。
    • フォーム ID: 事前に作成した「出張申請フォーム」（Microsoft Forms）を選択します。
  5. 新しいステップを追加し、フォームの応答詳細を取得します。 「+ 新しいステップ」をクリックします。 検索ボックスに「Forms」と入力し、「応答の詳細を取得します (Microsoft Forms)」を選択します。
    • フォーム ID: トリガーで選択したフォームと同じものを選択します。
    • 応答 ID: 動的なコンテンツのリストから「応答 ID」（「新しい応答が送信されるとき」トリガーからの出力）を選択します。
  6. 新しいステップを追加し、申請者と上長（承認者）のメールアドレスを取得します。 Formsの回答者メールアドレスはResponder's Emailで取得できますが、上長の情報は別途取得が必要です。
    • 「ユーザー プロファイル (V2) を取得する (Azure AD)」アクション（申請者）:
      • User (UPN): @{triggerOutputs()?['body/responder']?['email']} (Forms回答者のメールアドレス)
    • 「ユーザー プロファイル (V2) を取得する (Azure AD)」アクション（上長）:
      • User (UPN): @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する')?['body/manager']} (申請者の上長メールアドレス)
      • 補足: Azure ADで上長が設定されている場合にのみ有効です。Formsで「承認依頼先上長のメールアドレス」を入力させるのが、より確実な方法です。
  7. 新しいステップを追加し、SharePointリストに申請情報を記録します。 「+ 新しいステップ」をクリックします。 検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「新しいアイテムを作成します (SharePoint)」を選択します。
    • サイトのアドレス: 出張申請管理リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
    • リスト名: 作成したSharePointリスト（例：出張申請管理）を選択します。
    • 各列に値をマッピングします。 Formsの質問項目とSharePointリストの列を対応付けます。
      • タイトル: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (申請者名)
      • 出張目的: Formsの回答
      • 出張開始日: Formsの回答
      • 出張終了日: Formsの回答
      • 概算費用: Formsの回答
      • 承認ステータス: 「承認待ち」（固定値）
      • 申請者メールアドレス: @{triggerOutputs()?['body/responder']?['email']}
      • 上長メールアドレス: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する_2')?['body/mail']} (上長のアクションから取得)
      • 補足：r〇〇〇はFormsの質問IDです。
  8. 新しいステップを追加し、上長へTeamsで承認依頼を送信します。 「+ 新しいステップ」をクリックし、「アクションを開始して承認を待機します (承認)」アクションを選択します。
    • 承認の種類: 「最初の応答」
    • タイトル: 出張申請承認依頼: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (申請者) - @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (出張目的)
    • 割り当て先: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する_2')?['body/mail']} (上長のメールアドレス)
    • 詳細:
      以下の出張申請の承認をお願いいたします。

申請者: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']}
出張目的: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']}
出張期間: @{formatDateTime(outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇'], 'yyyy/MM/dd')} ～ @{formatDateTime(outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇'], 'yyyy/MM/dd')}
概算費用: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']}円

▼申請詳細はこちら
[SharePointリストを開く]@{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']}
    • 項目へのリンク: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']} (SharePointリストアイテムへの直接リンク)
    • 項目への説明: 申請内容を確認し、承認または却下してください。
  9. 新しいステップを追加し、承認結果によって処理を分岐します。 「+ 新しいステップ」をクリックし、「条件」アクションを選択します。
    • 左側の値: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのOutcomeを選択します。
    • 演算子: 「次の値と等しい」
    • 右側の値: 「Approve」と入力します。
  10. 「はい」のパス（承認された場合）に、SharePointアイテムの更新とTeams通知アクションを追加します。
    • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
      • サイトのアドレス/リスト名: 出張申請管理リスト
      • ID: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/ID']} (作成されたアイテムのID)
      • 承認ステータス: 「承認済」を選択します。
      • 承認者: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのResponses Approver Name
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（申請者向け）:
      • 投稿先: チャット
      • 受信者: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する')?['body/mail']} (申請者のメールアドレス)
      • メッセージ: 「出張申請が承認されました！詳細：[リンク]」
  11. 「いいえ」のパス（却下された場合）に、SharePointアイテムの更新とTeams通知アクションを追加します。
    • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 承認ステータスを「却下」に更新。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（申請者向け）: 「出張申請が却下されました。理由：[承認コメント]」と通知。
  12. フローを保存してテストします。 画面右上の「保存」をクリックします。 保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。 Formsでテスト用の出張申請を送信します。Teamsで上長に承認依頼が届くので、承認/却下を行い、その結果がTeamsに通知され、SharePointのステータスが更新されることを確認します。

 

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

Formsアクション

  • 「新しい応答が送信されるとき」: 出張申請フォームが送信されたことを検知するトリガー。
  • 「応答の詳細を取得します」: フォームから送信された申請内容の詳細を取得します。

Azure ADアクション（オプション）

「ユーザー プロファイル (V2) を取得する」: 申請者やその上長（承認者）の情報を取得します。

SharePointアクション

  • 「新しいアイテムを作成します」: 出張申請情報をSharePointリストに記録します。
  • 「項目を更新します」: 承認結果に基づいて、申請の「承認ステータス」などを更新します。

承認アクション

「アクションを開始して承認を待機します」: Teams上で上長へ承認依頼のカードを送信し、応答を待ちます。

制御アクション

「条件」: 承認結果（承認/却下）によって処理を分岐させます。

Teamsアクション

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 申請受付通知、承認依頼、承認結果通知などに使用します。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、申請者、出張目的、期間、概算費用、承認者、コメント、申請詳細へのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

  • 申請者名: Formsの回答、またはAzure ADから取得。
  • 出張目的/期間/費用: Formsの回答、またはSharePointリストの列。
  • 承認者名: 承認アクションの出力 (Responses Approver Name)。
  • 承認コメント: 承認アクションの出力 (Responses Comments)。
  • SharePointリストアイテムへのリンク: WebUrl (SharePointリストアイテムへの直接リンク)。

これらの情報を適切に配置することで、パーソナルで正確な申請依頼を自動で送信し、関連者への通知も分かりやすくできます。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

出張報告書の提出を管理・通知する

出張が完了した後、申請者に自動で出張報告書の提出を依頼し、提出された報告書をSharePointに保存し、経理部門へ通知します。

作成例2：出張報告書の提出を管理・通知するPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、出張終了日をトリガーに、報告書提出を促し、提出されたらその旨を通知します。

  1. 新しいフローを「スケジュール済みクラウド フロー」として作成します。
    • フロー名：「出張報告書_提出依頼&通知」
    • 繰り返し: 毎日、午前9時。
  2. 新しいステップを追加し、SharePointリストから承認済みで出張終了した申請を取得します。 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
    • サイトのアドレス: 出張申請管理リストのサイト
    • リスト名: 出張申請管理リスト
    • フィルタークエリ: 承認ステータス eq '承認済' and 出張終了日 lt '@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd')}' and 報告書URL eq null
      • 補足: これは「承認済み」で、かつ「出張終了日が昨日以前」で、かつ「報告書URLが空欄」のアイテムを抽出します。
  3. 新しいステップを追加し、取得した各申請に対して処理を繰り返します。 「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
  4. 「アプライ トゥー イーチ」の中に申請者へ報告書提出を依頼するTeams通知を追加します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
      • 投稿者: Flow bot
      • 投稿先: チャット
      • 受信者: アプライ トゥー イーチ内のアイテムから取得した「申請者メールアドレス」
      • メッセージ:
        @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様

【📢出張報告書提出のお願い】

先日ご出張された〇〇（出張目的）に関する報告書の提出をお願いいたします。

出張期間: @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['出張開始日'], 'yyyy/MM/dd')} ～ @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['出張終了日'], 'yyyy/MM/dd')}

▼報告書提出フォームはこちら
[フォームを開く]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=... (報告書提出用FormsのURL)

または、以下のSharePointフォルダにご提出ください:
[報告書フォルダ]https://yourcompany.sharepoint.com/sites/travel/TripReports/ (専用フォルダのURL)
      • 重要度: 「重要」を選択します。
  5. 新しいステップを追加し、提出された報告書をSharePointに保存し、経理部門へ通知します。 この部分は、報告書提出フォーム（Forms）からの回答をトリガーとする別のフロー（作成例1の応用）として作成します。
    • （別途フローを作成）トリガー: 「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」（出張報告書提出フォーム用）
    • アクション: Formsから報告書PDF（添付ファイル）を取得し、SharePointの出張報告書フォルダに保存します。
    • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 出張申請管理リストの該当アイテムの「出張報告書URL」列を、保存したファイルのリンクで更新します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 経理部門チャネルへ「〇〇さんの出張報告書が提出されました。経費精算の準備をお願いします。」と通知。

 

概算費用に応じて承認者を分岐する

出張の概算費用が一定額を超える場合、より上位の承認者（例: 部長、事業部長、役員）に承認を依頼するなど、承認経路を自動で分岐させます。

作成例3：概算費用に応じて承認者を分岐するPower Automateフロー

基本編のフローに、承認アクションの前に条件分岐を追加します。

  1. 基本編のフロー（出張申請_承認フロー）を開きます。
  2. ステップ7の「条件」アクション（承認ステータスが『承認待ち』の場合）の「はい」のパスの中に、新しいステップを追加します。
    • 「条件」アクションを追加します。
    • 左側の値: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (Formsの概算費用の質問ID)
    • 演算子: 「次の値より大きいか、または等しい」
    • 右側の値: 300000 (例: 30万円の場合)
  3. 「はい」のパス（30万円以上の場合）に、承認アクションを配置します。
    • 既存の「アクションを開始して承認を待機します」アクションをここに移動します。
    • 割り当て先: 承認者（例: 事業部長@yourcompany.com）。
  4. 「いいえ」のパス（30万円未満の場合）に、別の承認アクションを配置します。
    • 「アクションを開始して承認を待機します」アクションを新しく追加します。
    • 割り当て先: 直属の上長（基本編で取得した@{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する_2')?['body/mail']}）。
    • 補足: この2つの承認アクションの後に続く「承認結果による分岐」アクションは、それぞれのアクションの出力を使うように調整が必要です。複雑になる場合は、Approvalフローを複数作成し、最終結果だけをまとめて処理する「カスタムの応答を待機する (承認)」アクションを使うことも検討しますえます。
  5. フローを保存してテストします。 概算費用を変えてテストを行い、承認依頼が正しい上司に届くことを確認します。

 

出張状況のダッシュボードをTeamsに埋め込む（Power BI連携）

SharePointリストに蓄積された出張申請データをPower BIで可視化し、承認待ち件数、出張中人数、部署別の申請傾向、概算費用の推移などをダッシュボードで一目で確認できるようにします。Teamsチャネルにタブとして埋め込むことで、常時アクセス可能な「見える化」のハブとなります。

作成例4：出張状況のダッシュボードをTeamsに埋め込む（Power BI連携）

これはPower Automateのフロー自体ではなく、Power BIとTeamsの連携機能です。

  1. SharePointリストのデータ準備:
    • 上記フローでデータを自動登録している出張申請管理リストが、Power BIのデータソースとなります。
    • 「承認ステータス」「出張開始日」「出張終了日」「概算費用」「申請者」などの列をPower BIで利用できるようにしておきます。
  2. Power BI Desktopでレポート作成:
    • Power BI Desktopを開き、「データの取得」から「SharePointオンラインリスト」を選択し、出張申請管理リストをデータソースとして追加します。
    • データを加工し、以下のレポートを作成します。
      • KPIカード: 今月申請件数、承認済件数、未承認件数。
      • ドーナツグラフ: 承認ステータス別の割合。
      • 棒グラフ: 部署別の申請件数、期間別の概算費用。
      • テーブル: 承認待ちの申請リスト（申請者、出張目的、期間、概算費用）。
    • これらのレポートを分かりやすいダッシュボードにまとめます。
  3. Power BI Serviceに発行:
    • 作成したレポートをPower BI DesktopからPower BI Service（クラウドサービス）に発行します。
  4. TeamsにPower BIレポートをタブとして追加:
    • Teamsを開き、出張状況を可視化したいチャネル（例: 総務部_出張管理）を選択します。
    • チャネルの上部にある「+」ボタンをクリックし、新しいタブを追加します。
    • 「Power BI」アプリを検索して選択します。
    • 表示されたワークスペースから、先ほど発行したレポートまたはダッシュボードを選択します。
    • 「保存」をクリックします。

メリット: 管理部門はTeamsを離れることなく、常に最新の出張状況ダッシュボードを確認できます。これにより、問題の早期発見、コストの最適化、プロセス改善をデータに基づいて行うことができます。

 

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に人事・経理部門が関わる出張申請・報告は、その信頼性が非常に重要ですし、誤作動は避けたいものです。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

 

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがFormsの回答を読み取ったり、SharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のForms、SharePointリスト、Teamsチャネルに対して適切な権限を持っていることを確認してください。人事・総務部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

 

Formsの入力ミスやSharePoint列との不一致の場合

Formsで出張申請を入力する際、入力ミスや、SharePointリストの列のデータ型と合致しない形式で入力される場合に、フローがエラーになることがあります。特に日付や数値の形式に注意が必要です。

  • Formsでの入力規則の設定: Formsで、日付形式、数値のみといった入力規則を適用し、入力時点でデータの品質を高めましょう。
  • SharePoint列のデータ型: SharePointリストの列のデータ型が、Formsからのデータと一致しているか確認しましょう。
  • Power Automateでのデータ変換: 必要に応じてformatDateTime()やint()、float()といった関数を使って、明示的なデータ型変換を行うことで、堅牢性を高めましょう。

 

上長情報取得エラーが出た場合

Forms回答者の上長情報をAzure ADから取得する場合、Azure ADに上長が正しく設定されていないと、上長が見つからずにフローが失敗します。

  • Formsで上長メールアドレスを入力させる: 申請者がFormsで直接、承認を依頼する上長のメールアドレスを入力する項目を設けるのが最も確実です。
  • Azure ADのデータ整備: Azure ADで上長情報が正確に登録されているか確認し、整備を促しましょう。
  • エラー時の代替通知: 上長情報が取得できなかった場合に、人事・総務部門のチャネルにエラー通知を送り、手動での対応を促すロジックを組み込みましょう。

 

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

  • Teamsの通知設定: 受信者（申請者、上長など）のTeamsアプリの通知設定で、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
  • 受信者のメールアドレス: Teamsのチャット通知の場合、受信者のメールアドレスが正確であるかを確認しましょう。
  • 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

 

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。

  1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
  2. 「実行履歴」タブをクリックします。
  3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように処理され、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にFormsからのデータ取得、上長情報の解決、承認アクションの出力が期待通りに構成されているかを確認しましょう。

 

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

出張申請・報告は、個人のスケジュールや概算費用といった情報を含むため、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。

 

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

出張申請管理リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

  • 編集権限: 申請者（自身の申請のみ）、上長（自身の部下の申請のみ）、人事・総務部門、経理部門など、限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
  • 閲覧権限: 全従業員に公開する必要はありません。人事・総務部門は全体の閲覧権限を持ち、上長は自身の部下の申請のみ閲覧可能とします。
  • 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
  • グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

 

Teamsチャネル/チャットの権限設定を適切にしましょう

出張申請・報告に関する通知が送信されるTeamsチャネルやチャットのメンバーシップも適切に管理しましょう。

  • 個人チャットの利用: 申請者や上長への通知は、個人チャットが最も安全で適切です。
  • プライベートチャネルの利用: 人事・総務部門、経理部門向けの通知チャネルは、必ず「プライベート」チャネルとし、関係者以外が閲覧できないようにしましょう。
  • 一般チャネルへの通知の制限: 全員がアクセスできる「一般」チャネルには、出張申請・報告に関する機密性の高い情報（氏名、費用など）は原則として投稿しないようにしましょう。

 

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、従業員の個人情報や費用に関わる情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

  • フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、人事・総務部門の責任者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
  • 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
  • サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

 

個人情報保護への配慮を忘れずに

出張申請・報告には、従業員の氏名、出張先、概算費用といった個人情報が含まれます。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

  • 利用目的の明確化: 出張申請情報の収集目的を従業員に明確に伝え、同意を得ましょう。
  • 安全な保管: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
  • 保持期間の検討: 出張申請・報告情報の保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

 

まとめ

ここまで、Power AutomateとTeams、Microsoft Forms、SharePointリストを組み合わせることで、出張申請・報告の簡略化を自動化する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動化されたシステムは、従業員の申請・報告負担を軽減し、承認プロセスを迅速化し、管理部門の業務効率を向上させるための強力なツールとなるでしょう。結果として、従業員の生産性向上と、企業のコンプライアンス遵守に大きく貢献できます。

まずは、この記事で紹介した基本的なフローを実際に作成し、ご自身の環境で試してみてください。そして、貴社の出張規定や業務プロセス、情報共有のニーズに合わせて、応用編で紹介した機能を追加したり、さらに独自のカスタマイズを加えたりすることで、より洗練された出張管理システムを実現できるはずです。

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