Power Automate受付システムと連携し来客があった際に担当者にTeamsで自動通知！作り方を分かりやすく説明

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Power Automateで来客をスマートにTeamsへ自動通知する！

 

「来客があったのに担当者がすぐに気づかない」「電話で呼び出しても席を外している」「お客様を長く待たせてしまって申し訳ない」。来客対応は、お客様への第一印象を左右し、企業の顔となる重要な業務です。しかし、手動での連絡や連携では、見落としやタイムラグが発生し、お客様をお待たせしてしまうリスクがあります。

Power AutomateとTeams、そして来客受付システムを組み合わせることで、来客があったことを自動で検知し、担当者へ迅速にTeamsで通知する仕組みを構築できます。

 

なぜ来客通知を自動化することが大切なのでしょう？

お客様をスムーズにお迎えすることは、企業の印象を大きく左右します。この来客通知の自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

 

お客様をお待たせせずにスマートに対応できるから

お客様が来社された際に、担当者への連絡が遅れると、お客様をお待たせしてしまうことになります。これは、お客様にとってストレスであり、企業の印象を悪くする可能性があります。自動通知システムは、来客を検知した時点で即座に担当者へTeamsで通知するため、担当者はタイムリーにお客様をお迎えできます。これにより、お客様の待ち時間を最小限に抑え、スマートで迅速な来客対応を実現できるでしょう。

 

担当者への情報伝達ミスや漏れを防げるから

手動での内線電話や口頭での連絡では、担当者が席を外していたり、多忙で見落としたりするリスクがあります。また、来客情報を伝える際の伝達ミスも起こり得ます。自動通知システムは、事前に設定された情報（来客者名、会社名、訪問目的など）をTeamsのメッセージとして正確に届けるため、情報共有の漏れやミスを防ぎ、担当者は必要な情報を確実に把握して対応できます。

 

受付業務の効率が上がり、負担が軽くなるから

受付担当者は、来客のたびに担当者への連絡、情報の伝達、お客様への案内といった業務を行います。来客数が多いオフィスでは、これらの作業が大きな負担となることがあります。自動通知システムを導入することで、受付担当者はこれらの定型的な連絡業務から解放され、より丁寧な来客対応や、他の受付業務に集中できるようになります。結果として、受付業務全体の効率が向上し、担当者のストレス軽減にも貢献するでしょう。

 

企業イメージが向上し、顧客満足度が高まるから

迅速でスムーズな来客対応は、お客様に「この会社はスマートで効率的だ」という良い印象を与えます。テクノロジーを活用した質の高いおもてなしは、お客様の満足度を高め、企業への信頼感を深めることに繋がります。これは、顧客との良好な関係構築において非常に重要な要素となるでしょう。

 

管理システムの準備を始めましょう

来客自動通知システムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

 

来客受付システムの「トリガー」を決めましょう

Power Automateが来客を検知するためには、そのきっかけとなる「トリガー」を具体的に決定します。

  • タブレット受付システムの連携: オフィスに設置されたタブレット受付システム（例: iPadアプリなど）がPower Automateのコネクタを提供している場合、それが最もスムーズな連携方法です。多くのシステムは、来客登録時にWebhookを送信したり、クラウドストレージにデータを書き込んだりする機能を持っています。
    • Webhookの受信: 来客登録時に、システムがPower AutomateのHTTPリクエストURLに直接データを送信する場合（最も直接的でリアルタイム）。
    • クラウドストレージのファイル検知: 来客登録情報がCSVやExcelファイルとしてOneDrive/SharePointに自動で保存される場合（ファイルが作成/変更されたときをトリガー）。
    • API連携: システムがPower Automateのコネクタを提供していない場合でも、API連携を構築できる場合があります（より高度）。
  • Microsoft Formsの活用: タブレット受付システムがない場合や簡易的に始めたい場合、受付にMicrosoft FormsのQRコードなどを設置し、来客者または受付担当者がフォームに入力する方法も有効です。
  • SharePointリストへの手動入力: 受付担当者が来客情報をSharePointリストに手動で入力した場合（自動化の範囲は狭まりますが、管理は一元化されます）。
  • 特定のメールの受信: 顧客からの「訪問します」というメールや、外部の受付サービスからの通知メールなど、特定の件名や送信元、キーワードを含むメールを受信した場合。

 

通知を送るTeamsの場所を決めましょう

来客通知を送るTeamsのチャネルや、担当者への個人チャットを事前に決めておきましょう。

  • 担当者への個人チャット: 来客通知の最も重要な送信先です。来客の担当者（営業担当者、採用担当者など）へ直接Teamsチャットで通知します。
  • 受付担当者用チャネル: 受付担当者が複数いる場合、受付業務の状況共有用チャネル（例: 受付対応連絡）へも通知することで、対応漏れを防ぎます。
  • （オプション）部署別チャネル: 来客が所属する部署のチャネル（例: 営業部_来客通知）へ通知することで、部署全体で来客を把握できます。

 

通知メッセージの内容を考えましょう

自動で送信される来客通知のメッセージは、簡潔かつ明確で、お客様をお待たせしないための情報が過不足なく含まれている必要があります。

  • 件名: 【来客通知】〇〇様がお見えです のように、一目でわかるようにします。
  • 来客情報: 来客者名、会社名、訪問目的。
  • アポイント担当者: 担当者名（誰が応対すべきか）。
  • お客様の待ち場所: 受付のどこで待っているのか（例: 「ロビーでお待ちです」）。
  • 対応依頼: 担当者への速やかなお迎え依頼。
  • 詳細情報へのリンク: 必要であれば、来客詳細が記載されたシステム画面や、お客様情報へのリンク。
  • 現在の担当者の状況: 担当者がTeamsの「プレゼンス」（在席状況）を更新していれば、その情報を含めることで、受付担当者へのサポートにもなります（高度な連携）。
  • 重要度: Power AutomateのTeamsアクションで「重要度」を「重要」または「緊急」に設定することも検討します（緊急性に応じて）。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って来客通知フローを作成していきます。ここでは、Microsoft Formsで来客情報が入力されたことをトリガーに、担当者へTeamsで通知を送信する基本的なフローから見ていきましょう。

 

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（フォームの回答）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

 

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、Microsoft Formsで「来客受付フォーム」が送信されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択します。

作成例1：来客受付フォーム送信時に担当者へTeamsで自動通知

このフローは、Microsoft Formsで来客情報が入力された際に、訪問先担当者のTeamsへ自動通知を送信します。

  1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
  2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
  3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「来客自動通知」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Forms」と入力し、「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択して「作成」をクリックします。
  4. トリガーの詳細を設定します。
    • フォーム ID: 事前に作成した「来客受付フォーム」（Microsoft Forms）を選択します。このフォームには、「来客者名」「会社名」「訪問目的」「訪問先担当者名」「訪問先担当者のメールアドレス」などの質問項目を含めておきます。
  5. 新しいステップを追加し、フォームの応答詳細を取得します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Forms」と入力し、「応答の詳細を取得します (Microsoft Forms)」を選択します。
    • フォーム ID: トリガーで選択したフォームと同じものを選択します。
    • 応答 ID: 動的なコンテンツのリストから「応答 ID」（「新しい応答が送信されるとき」トリガーからの出力）を選択します。
  6. 新しいステップを追加し、Teamsに担当者への通知を投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
    • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
    • 投稿先: 「チャット」を選択します（担当者個人に直接通知するため）。
    • 受信者: フォームの「訪問先担当者のメールアドレス」の質問に対する回答（動的なコンテンツ）を選択します。
    • メッセージ: ここに来客通知のメッセージ内容を記述します。フォームから取得した情報を動的なコンテンツとして挿入できます。
      【🛎️来客通知】お客様がお見えです！

来客者: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (来客者名)
会社名: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (会社名)
訪問目的: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (訪問目的)

ロビーでお待ちです。お迎えをお願いいたします。

受付からの連絡はこちら: [受付連絡先]
      • 補足：r〇〇〇の部分は、実際のFormsの質問IDに置き換えてください。Formsの応答詳細アクションの出力を確認すると、各質問のIDが分かります。
    • 重要度: 必要に応じて「重要」または「緊急」を選択します（緊急性が高い場合のみ「緊急」を検討）。
  7. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。作成したMicrosoft Formsの「来客受付フォーム」にテストデータを入力して送信します（訪問先担当者には自身のメールアドレスを入力してください）。

    Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsのチャットに通知が届いていることを確認します。

 

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

Formsアクション

  • 「新しい応答が送信されるとき」: 来客受付フォームが送信されたことを検知するトリガー。
  • 「応答の詳細を取得します」: フォームから送信された来客内容の詳細を取得します。

 

Teamsアクション

  • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 来客情報をTeamsに通知として送信します。担当者個人へのチャット通知が最も一般的です。
  • 「重要度」の設定: このアクションの設定項目の中に、「重要度」というドロップダウンがあります。通常の来客は「標準」で良いですが、緊急性に応じて「重要」や「緊急」を選択することも可能です。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、来客者名、会社名、訪問目的、訪問先担当者名といったフォームからの情報を自動的に埋め込むことができます。

  • 来客者名: フォームの回答（例: 来客者名）
  • 会社名: フォームの回答（例: 会社名）
  • 訪問目的: フォームの回答（例: 訪問目的）
  • 訪問先担当者名: フォームの回答（例: 訪問先担当者名）

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った担当者が一目で誰が、どの会社から、何の目的で来社したのかを把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージが重要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

担当者のプレゼンス（在席状況）によって通知方法を変える

担当者がTeams上で「プレゼンス」（在席状況）を「退席中」や「取り込み中」に設定している場合、Teamsチャットだけでなく、電話やSMSで通知するなど、通知方法を切り替えることで、連絡の確実性を高めます。

作成例2：担当者のプレゼンスによって通知方法を変えるPower Automateフロー

このフローは、担当者のTeamsプレゼンスを取得し、状況に応じて通知方法を分岐させます。

  1. 基本編のフロー（来客自動通知）を開きます。
  2. 「応答の詳細を取得します」アクションの後に「ユーザー プロファイル (V2) を取得する (Azure AD)」アクションを追加します。
    • User (UPN): フォームの「訪問先担当者のメールアドレス」を選択します。
  3. 新しいステップを追加し、「プレゼンスを取得する (Teams)」アクションを追加します。
    • ユーザー ID: 「ユーザー プロファイル (V2) を取得する」アクションのIDを選択します。
  4. 新しいステップを追加し、プレゼンスによって通知を分岐します。「条件」アクションを追加します。
    • 左側の値: 「プレゼンスを取得する」アクションのAvailability（プレゼンス状態）を選択します。
    • 演算子: 「次の値と等しい」
    • 右側の値: 「Available」または「AvailableIdle」（在席中または退席中）と入力します。
  5. 「はい」のパス（在席中の場合）に、Teamsチャット通知アクションを移動します。既存のTeamsチャット通知アクションを、この条件分岐の「はい」のパスの中に移動させます。
  6. 「いいえ」のパス（離席中・取り込み中の場合）に、他の通知アクションを追加します。
    • Teamsのチャネル通知: 担当者が所属する部署のTeamsチャネルに通知を送る（部署内の他のメンバーが気づけるように）。
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
        • 投稿先: チャネル
        • チーム: 担当者が所属するチーム
        • チャネル: 担当者が所属する部署のチャネル
        • メッセージ: 「@{outputs(‘ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する’)?[‘body/displayName’]}様に来客です。席を外しているようですので、どなたか代理でお迎えをお願いします。」
    • （オプション）SMS通知: Azure Communication ServicesコネクタやTwilioコネクタなどを利用して、担当者の携帯電話にSMS通知を送る（別途サービス契約と費用が発生します）。
    • （オプション）電話（自動音声）通知: 同様に、Azure Communication Servicesコネクタなどを利用して、担当者の電話を鳴らす（より緊急性が高い場合）。
  7. フローを保存してテストします。担当者のTeamsプレゼンスを「在席中」や「取り込み中」に切り替えて、フォームを送信し、通知が正しく分岐して届くことを確認します。

 

来客情報をSharePointリストに自動記録し、対応状況を管理する

来客情報をSharePointリストに自動で記録することで、後から来客履歴を検索したり、担当者が対応状況を更新したり、来客数を分析したりできるようになります。

作成例3：来客情報をSharePointリストに自動記録する

基本編のフローに、SharePointリストへのアイテム作成ステップを追加します。

  1. 基本編のフロー（来客自動通知）を開きます。
  2. 「応答の詳細を取得します」アクションの後に「新しいアイテムを作成します (SharePoint)」アクションを追加します。
    • サイトのアドレス: 来客履歴管理用のSharePointサイトを選択します。
    • リスト名: 事前に作成した「来客履歴台帳」リストを選択します。
      • リストの列例:
        • タイトル（既定）: 来客者名
        • 会社名: テキスト（1行）
        • 訪問目的: テキスト（1行）
        • 訪問先担当者名: テキスト（1行）
        • 訪問先担当者メール: テキスト（1行）
        • 来客日時: 日付と時刻（utcNow()）
        • 受付担当者: ユーザー列（FormsのResponder's Email）
        • 対応ステータス: 選択肢（例: 「未対応」「対応中」「面談中」「面談終了」）
        • 面談開始時刻: 日付と時刻
        • 面談終了時刻: 日付と時刻
        • 備考: 複数行テキスト
  3. 各SharePointリストの列に、Formsから取得した情報をマッピングします。
    • タイトル: フォームの「来客者名」フィールドの回答
    • 会社名: フォームの「会社名」フィールドの回答
    • 訪問目的: フォームの「訪問目的」フィールドの回答
    • 訪問先担当者名: フォームの「訪問先担当者名」フィールドの回答
    • 訪問先担当者メール: フォームの「訪問先担当者のメールアドレス」フィールドの回答
    • 来客日時: utcNow() (フロー実行日時)
    • 受付担当者: Responder's Email (Formsの応答者メールアドレス)
    • 対応ステータス: 「未対応」（固定値として入力）
  4. Teamsへの通知メッセージに、SharePointリストアイテムへのリンクを追加します。Teams通知アクションのメッセージ内容を修正します。
    詳細と対応状況の更新はこちら: [来客履歴]@{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']}
  5. フローを保存してテストします。フォームを送信し、SharePointリストにアイテムが作成され、そのリストアイテムへのリンクを含んだ通知がTeamsに届くことを確認します。

 

Teamsで「お迎え完了」ボタンを設置し、ステータスを更新する（高度）

Teamsのアダプティブカードを活用し、担当者が通知メッセージ内のボタンをクリックするだけで、来客履歴の対応ステータスを「面談中」などに更新する仕組みを構築できます。

作成例4：Teamsで「お迎え完了」ボタンを設置し、ステータスを更新する（高度）

このフローは複雑で、HTTPリクエストの知識とアダプティブカードのJSON構築が必要です。ここでは概要を説明します。

  1. 「来客自動通知」フロー（作成例1）をベースにします。
  2. Teamsへの通知アクションを「チャットまたはチャネルにアダプティブ カードを投稿して応答を待機する」に変更します。
    • 投稿者: Flow bot
    • 投稿先: チャット
    • 受信者: 訪問先担当者のメールアドレス
    • メッセージ: アダプティブカードのJSONをここに貼り付けます。
      • JSONの構成例:
        • 来客情報を表示するテキスト。
        • 「お迎え完了」ボタン（Action.Submitタイプ）。
        • ボタンのdataプロパティには、SharePointリストのアイテムIDと「面談開始」ステータスなど、後続の処理に必要な情報を埋め込みます。
  3. 新しいステップを追加し、アダプティブカードからの応答を処理します。
    • 「アダプティブ カードへの応答の待機」アクションは、この「チャットまたはチャネルにアダプティブ カードを投稿して応答を待機する」アクションの後に自動で追加されます。
    • このアクションの出力（ボタンから送られたデータ）を取得します。
  4. 新しいステップを追加し、SharePointリストのアイテムを更新します。
    • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション。
    • サイトのアドレス/リスト名: 来客履歴台帳
    • ID: アダプティブカードから送られたID（triggerBody()['data']['itemId']など）
    • 対応ステータス: 「面談中」に更新。
    • 面談開始時刻: utcNow()に更新。
  5. 新しいステップを追加し、Teamsに「お迎えが完了した」旨の確認メッセージを投稿します。
    • 投稿先: チャット
    • 受信者: 担当者
    • メッセージ: 「@{outputs(‘新しい応答が送信されるとき_(Microsoft_Forms)’)?[‘body/r〇〇〇’]}様のお迎えが完了しました。」

メリット: 担当者はTeams上でワンクリックするだけでステータスを更新できるため、より迅速かつ正確に情報が管理されます。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特にお客様をお迎えする来客システムは、信頼性が非常に重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

 

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがFormsの応答を読み取ったり、SharePointリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信するための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のForms、SharePointリスト、Teamsチャネルに対して適切な権限を持っていることを確認してください。受付や総務、システム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

 

Formsの入力ミスや担当者メールアドレスの不備の場合

受付担当者や来客者（セルフチェックインの場合）がFormsに入力したデータに誤りがある場合、特に担当者のメールアドレスが間違っていると、通知が正しく届きません。

対策

  • Formsでの入力規則の設定: 担当者メールアドレスの質問に、正確なメール形式のみを許可する入力規則を設定します。
  • 担当者名のプルダウンリスト: フォームで担当者名を自由入力ではなく、事前に登録された従業員リスト（例: SharePointリストやAzure ADから取得）から選択させるようにすると、入力ミスが減ります。Power Appsでフォームを構築すると、より高度な検索や選択が可能です。
  • エラー時の代替通知: 担当者メールアドレスが無効で通知が失敗した場合に、受付担当者や管理部門のTeamsチャネルにエラー通知を送るようにフローを設定しましょう。

 

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

  • Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
  • 受信者の確認: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図した受信者が正しく選択されているか、メールアドレスにタイプミスがないかを再確認しましょう。
  • 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

 

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

手順

  1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
  2. 「実行履歴」タブをクリックします。
  3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そしてエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にFormsからのデータ取得や、担当者情報の解決部分を確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

来客情報は、お客様の氏名や会社名といった個人情報を含むため、その取り扱いには細心の注意が必要です。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。

Formsのアクセス設定を適切にしましょう

来客受付フォームは、オフィスへの来客者、または受付担当者が入力するため、その利用範囲を適切に設定しましょう。

  • 社内限定: 受付担当者のみが入力する場合、「組織内のユーザーのみが回答できます」に設定します。
  • 誰でも回答可能: 来客者自身が入力する場合（セルフチェックイン）、公開リンクを共有する必要があるため、慎重に情報項目を検討しましょう。個人情報の入力は最小限に留め、同意事項を明記することが重要です。
  • 名前の記録: 受付担当者が入力する場合、報告者（受付担当者）を特定するため、「名前を記録する」を有効にしましょう。

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

来客履歴台帳リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

  • 閲覧権限: 受付担当者、総務部門、各担当者（自身が関わった来客のみ）など、必要なメンバーにのみ「読み取り」権限を付与しましょう。
  • 編集権限: 受付担当者、総務部門など、来客情報を更新する権限を持つ限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
  • 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
  • グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、お客様に関わる情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

  • フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、総務部門の担当者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
  • 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
  • サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

 

個人情報保護への配慮を忘れずに

来客情報は、お客様の氏名、会社名、電話番号といった個人情報が含まれる可能性があります。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

  • 利用目的の明確化: 来客情報の収集目的を明確にし、必要であればお客様に通知しましょう。
  • 安全な保管: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
  • 保持期間の検討: 来客情報の保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

まとめ

 

Power AutomateとTeams、Microsoft Forms、SharePointリストを組み合わせることで、来客受付システムと連携し、担当者へ自動でTeams通知を行う方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで解説してきました。

この自動通知システムは、お客様をお待たせすることなく、スマートでスムーズな来客対応を実現するための強力なツールとなるでしょう。お客様への第一印象を向上させ、受付業務の効率化と担当者の負担軽減に大きく貢献できます。

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