Teamsのエチケットを要チェック！守るべきビジネスマナーは？
Microsoft Teamsは、日々の業務で欠かせないコミュニケーションツールですが、「これってTeamsで聞いてもいいの？」「チャットの返信ってどのくらいでしなきゃダメ？」「会議中に気をつけることって何？」など、Teamsならではのビジネスマナーやエチケットに迷ったことはありませんか？ 対面やメールとは違う特性を持つTeamsだからこそ、知らず知らずのうちに相手に不快感を与えてしまったり、チームの効率を下げてしまったりすることもありますよね。まるで、海外旅行に行ったのに、その国の文化や習慣を知らずに、つい失礼な行動をしてしまうようなものです。
Teamsを快適に、そしてプロフェッショナルに使いこなすためには、いくつかの「Teamsならでは」のエチケットやビジネスマナーが存在します。これらを意識し、実践することで、誤解やすれ違いを減らし、円滑なコミュニケーションを促進し、ひいてはチーム全体の生産性向上にもつながります。
なぜTeamsで「エチケット」が重要なのか？
Teamsは非常に便利なツールですが、その特性ゆえに、一般的なビジネスマナーとは異なる配慮が必要になります。
「非同期」と「同期」の混在
Teamsは、チャットのような「非同期」コミュニケーション（相手がすぐに返信しなくても成立する）と、会議のような「同期」コミュニケーション（リアルタイムのやり取り）が混在しています。この違いを理解せずに対応すると、相手にストレスを与えかねません。
「プライベート」と「パブリック」の境界線が曖昧
1対1のチャットから、グループチャット、公開チャネルまで、様々な会話の場があり、それぞれに適切なマナーがあります。プライベートな感覚で気軽に投稿しすぎると、多くの人に迷惑をかけてしまうことがあります。
「文字だけ」では伝わりにくいニュアンス
テキストだけのコミュニケーションでは、声のトーンや表情、ジェスチャーといった非言語情報が失われるため、意図しない誤解を生みやすい特性があります。
「通知」による集中阻害
リアルタイム通知は便利ですが、不要な通知は相手の集中力を奪い、ストレスにつながります。適切な通知マナーが求められます。
「情報の永続性」と「検索性」
チャットやファイルはTeamsに残り、後から検索される可能性があります。一時的な内容でも、記録として残ることを意識した投稿が必要です。
【チャット・投稿】のビジネスマナー：送り方・返し方・内容編
Teamsでのコミュニケーションの基本となるチャットやチャネルへの投稿は、最も頻繁にマナーが問われる場面です。
返信は「スレッド」を使う！
原則: 新しい話題は「新しい会話」で始め、その話題に対する返信は、必ず「返信」機能（スレッド）を使って投稿しましょう。
なぜ重要？: これを守らないと、会話の流れがバラバラになり、後から特定の話題に関するやり取りを追うのが非常に困難になります。情報が流れてしまい、探す手間が格段に増えます。
実践方法:
- 新しい話題を始める際は、メッセージ作成ボックスの「書式設定」ボタン（Aとペンアイコン）をクリックし、「新しい会話を開始」で投稿する。
- 既存のメッセージに対して返答する際は、そのメッセージの下にある「返信」をクリックして入力する。
メンション（@）は「必要な相手」に「必要な時」だけ使う！
原則: メンションは相手に「あなた宛ての通知」を送る機能です。通知疲れの原因となるため、乱用は避けましょう。
なぜ重要？: 頻繁なメンションは通知疲れを引き起こし、本当に重要な通知も見落とされてしまうリスクを高めます。
実践方法
- @個人名: 特定の個人に返信や対応を促したい場合に限定。
- @全員 / @チャネル名: そのチャネルの全メンバーに必ず目を通してほしい、緊急性の高い連絡や全社・全チーム周知事項に限定し、頻繁には使わない。
- @タグ名: 特定の役割を持つメンバーグループに一斉通知したい場合に効率的。
- 情報共有が目的であれば、メンションなしで投稿し、必要な人が後から確認する運用を基本とする。
メッセージは「簡潔に」「分かりやすく」！
原則: テキストだけのコミュニケーションでは誤解が生じやすいため、簡潔かつ分かりやすい言葉で伝えましょう。
なぜ重要？: 長文すぎると読んでもらえなかったり、要点が伝わりにくかったりします。曖昧な表現は誤解の元です。
実践方法
- 要件は最初に書く「結論ファースト」を意識する。
- 箇条書きや番号付きリストを活用して、情報を整理する。
- 専門用語や略語は、相手が理解できる範囲で使うか、補足説明を加える。
- 感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述する。
返信の「スピード」は状況に応じて！
原則: 返信のスピードに厳格なルールはありませんが、相手を無用に待たせない配慮が大切です。
なぜ重要？: Teamsはリアルタイム性を期待されがちですが、常に即レスを求めると、集中を阻害し、業務負担が増します。しかし、放置しすぎると相手が不安になります。
実践方法
- 緊急性の高い連絡: 気づいたらすぐに返信（「確認します」「対応中です」など、短文でもOK）。
- 通常の連絡: 数時間以内、遅くともその日の業務時間内には返信を心がける。
- 即答できない場合: 「〇〇について確認しますので、少々お待ちください」「〇〇に関する返信は明日になります」など、対応状況と返信予定を伝えて、相手を待たせない配慮をする。
- 就業時間外: 基本的に返信しない。緊急連絡は別の手段（電話など）で行うルールをチームで確立する。
「プライベートチャット」と「チャネル」の使い分け！
原則: 誰にでも見られるチャネルと、特定の相手とのプライベートなチャットを使い分けましょう。
なぜ重要？: 機密性の高い情報や、特定の個人にしか関係ない内容は、チャネルに投稿すべきではありません。
実践方法
- チャネル: チーム全体に共有すべき情報、プロジェクトに関する議論、オープンな質問など。
- プライベートチャット/グループチャット: 特定の個人への依頼、個人的な相談、機密性の高い情報共有、少人数での内緒の会話など。
「ファイル名」や「フォルダ」を整理しよう！
原則: チャットやチャネルでファイルを共有する際は、後から誰でも見つけやすいように整理しましょう。
なぜ重要？: 曖昧なファイル名や無秩序な保存は、情報迷子と再作業の原因になります。
実践方法
- 命名規則:
YYYYMMDD_PJ名_資料名_VerX.X_担当者.pptxのように、日付や内容、バージョンが分かる命名規則を徹底する。 - 保存場所: 最終版のファイルは、チャネルの[ファイル]タブ内（SharePoint）の適切なフォルダに保存する。チャットへの直接アップロードは一時的な共有に留める。
- スレッドに添付: ファイルを共有する際は、関連する会話スレッドの「返信」に添付することで、文脈を明確にする。
【会議】のビジネスマナー：参加前・会議中・終了後編
Teams会議は対面会議に近いですが、オンラインならではの配慮が必要です。
参加前の準備を怠らない！
原則: スムーズな会議開始のために、事前の準備は必須です。
なぜ重要？: 音声や映像のトラブルは、会議の開始を遅らせ、参加者全員の時間を奪います。
実践方法
- デバイス確認: マイク、スピーカー、カメラが正しく動作するか、会議開始前に必ずテスト通話で確認する。
- 背景: 映り込みに注意し、散らかりがないか確認する。必要であればTeamsの背景ぼかしやバーチャル背景機能を使う。
- 騒音対策: 周囲が静かな場所を選ぶ。難しい場合はミュートを基本とし、ノイズ抑制機能（Teams設定のデバイスから）をオンにする。
- アプリを閉じる: Teams以外の不要なアプリやブラウザのタブは閉じて、PCの負荷を軽減する。
- 通知オフ: 会議中はTeamsの通知を「応答不可」ステータスにするか、PCの「集中モード」をオンにする。
会議中の基本的なマナーを守る！
原則: 対面会議と同じか、それ以上に周囲への配慮を心がけましょう。
なぜ重要？: オンライン会議では非言語情報が少ないため、マナーが悪いと相手に不快感を与えやすいです。
実践方法
- 基本はミュート: 話す時以外はマイクをミュートにする（特に参加者が多い会議）。これにより、生活音やキーボード音などが相手に届くのを防ぎ、ハウリングも防止できます。
- 発言時はミュート解除: 発言する際は、ミュートを解除してから話す。話し終えたら再度ミュートに戻す。
- カメラオンを推奨: 可能であればカメラはオンにする。表情が見えることでコミュニケーションが円滑になります。
- 発言のタイミング: 他の人が話している時は遮らない。発言したい場合は「挙手」機能を使うか、チャットで「質問です」などと伝える。
- チャットの活用: 質問や補足は、会議のチャット欄に投稿する。これにより、発言を遮らずに情報共有できます。
- メモや記録: 必要に応じて、会議の「メモ」機能やOneNoteタブを活用して議事録を取る。
会議終了後の配慮を忘れずに！
原則: 会議終了後も、情報共有やフォローアップを忘れずに行いましょう。
なぜ重要？: 会議で決定した事項や共有された情報を確実に定着させ、次のアクションにつなげるためです。
実践方法
- 会議チャットの活用: 会議中に共有されたチャット履歴やファイルを確認する。
- 議事録共有: 決定事項や宿題事項を議事録としてまとめ、会議チャットやチームの[ファイル]タブで共有する。
- 録画の共有: 会議が録画された場合、URLを参加者に共有し、欠席者や後から見返したい人がアクセスできるようにする。
- フォローアップ: 宿題やタスクがある場合、TeamsのPlannerやTasks by Planner and To Doアプリを活用して管理し、進捗をフォローアップする。
Teams運用の「その他」のビジネスマナー
チャットや会議以外にも、Teamsをプロフェッショナルに使うためのマナーがあります。
自分の「プロフィール情報」を最新に保つ！
原則: 自分の名前、役職、部署、連絡先などの情報を最新の状態に保ちましょう。
なぜ重要？: 相手があなたを正しく認識し、適切な方法で連絡を取るために不可欠です。
実践方法
- Teamsのプロフィールアイコンをクリックし、「プロフィールを更新」などから情報を最新にする。
- アイコンに自分の顔写真を設定すると、より親近感が湧き、コミュニケーションが円滑になります。
「ステータス」を適切に設定・活用する！
原則: 自分の現在の状況（応答可能、退席中、応答不可など）を適切に設定し、他のメンバーに示しましょう。
なぜ重要？: 相手があなたに連絡すべきかどうか、いつ連絡すべきかを判断するのに役立ちます。無駄な連絡を減らし、相手の時間を尊重します。
実践方法
- 自動ステータス: 会議中や画面共有中は自動的に「応答不可」になります。
- 手動設定: 集中したい時や、PCから離れる時は、手動で「応答不可」や「一時退席中」に設定する。
- ステータスメッセージ: 「〇月〇日まで休暇」「集中作業中につきDMは△時以降」など、具体的なステータスメッセージを設定すると、より状況が伝わりやすくなります。
「絵文字」や「スタンプ」の適切な使用！
原則: 業務上のコミュニケーションでは、絵文字やスタンプの使用は慎重に、相手や状況に応じて使い分けましょう。
なぜ重要？: カジュアルな印象を与えるため、相手によっては不快に感じたり、真剣なメッセージが軽く受け取られたりする可能性があります。
実践方法
- 肯定的なリアクション: 「いいね」「拍手」などのリアクションボタンは、メッセージを読んだことの確認や、ポジティブな意図を伝えるのに便利です。
- 相手に合わせる: 相手が頻繁に絵文字やスタンプを使う場合は、それに合わせて使うことも検討できますが、基本的には業務に支障のない範囲で留める。
- ビジネスシーンでの注意: フォーマルな相手や、役職が上の相手には、絵文字やスタンプの使用は控えるのが無難です。
Teamsエチケットをマスターして、スマートなビジネスパーソンに！
Teamsにおけるビジネスマナーやエチケットは、単なる表面的な振る舞いではなく、円滑なコミュニケーションを促進し、誤解を減らし、ひいてはチーム全体の生産性を向上させるための重要な要素です。今回解説した「スレッド返信の徹底」「メンションの適切な使い分け」「簡潔なメッセージ作成」「会議前の準備とミュートマナー」といった具体的なポイントを意識し、実践することで、あなたはTeamsをプロフェッショナルに使いこなすことができるでしょう。
Teamsの特性を理解し、それに合わせたエチケットを守ることは、オンラインでのコラボレーションが当たり前になった現代において、すべてのビジネスパーソンが身につけるべき重要なスキルです。ぜひ今日からこれらのエチケットを実践し、Teamsでのコミュニケーションをさらにスムーズに、そしてスマートに進めていきましょう。
