Teamsオンライン会議のマナーを徹底チェック！目上の方への配慮から準備・進行上の注意点まで解説
Microsoft Teamsでのオンライン会議は、日々の業務に欠かせないものとなりましたが、「目上の人がいる場合の話し方は？」「この動きはマナー違反？」「会議がグダグダにならないためにはどうすればいい？」など、オンラインならではの独特なマナーやエチケットに戸惑ったことはありませんか？ 対面の会議とは異なる特性を持つTeamsだからこそ、知らず知らずのうちに相手に不快感を与えてしまったり、会議の効率を下げてしまったりすることがあります。まるで、初めて参加する茶道のお点前で、作法を知らずに失礼をしてしまうようなものです。
Teamsを快適に、そしてプロフェッショナルに使いこなすためには、オンライン会議特有のビジネスマナーやエチケットが存在します。これらを意識し、実践することで、誤解やすれ違いを減らし、円滑なコミュニケーションを促進し、ひいては会議の質の向上、そしてチーム全体の生産性向上にもつながります。
なぜTeamsオンライン会議で「マナー」が重要なのか？
Teamsオンライン会議におけるマナーの重要性は、対面会議とは異なるオンラインの特性に起因します。これらの特性を理解することが、適切なマナーを身につける第一歩です。
「非言語情報」が伝わりにくい
対面会議では、声のトーン、表情、ジェスチャー、アイコンタクト、参加者全体の雰囲気など、多くの非言語情報がコミュニケーションを補完します。しかし、オンライン会議では、これらの情報が限定的になり、テキストや映像だけで誤解が生じやすいという特性があります。マナーは、この失われた情報を補う役割を果たします。
「プライベート空間」への配慮が必要
自宅から参加する場合、背景に私的な空間が映り込んだり、家族の声が入ったりする可能性があります。参加者それぞれのプライベートな状況への配慮が求められます。
「通知」による集中阻害
Teamsの通知は便利ですが、不要な通知音やポップアップは、発表者や他の参加者の集中力を奪います。オンライン会議中の通知マナーは、対面以上に重要です。
「技術的トラブル」への対応力
音声が途切れる、映像がカクカクする、画面共有ができないなど、技術的なトラブルが頻繁に発生し得ます。これらのトラブルへの冷静かつ迅速な対応も、一種のマナーとして見られます。
「時間管理」の厳格さ
オンライン会議は、接続の遅延や技術トラブルによって開始が遅れがちです。参加者全員の時間を尊重するため、時間管理のマナーは対面以上に厳格に守るべきです。
【会議参加前】のビジネスマナー：入念な準備で臨む！
スムーズな会議の開始は、参加者の「準備」にかかっています。特に目上の方が参加される場合は、あなたの準備不足が会議全体の進行を妨げることのないよう、細心の注意を払いましょう。
デバイスとインターネット環境の「徹底確認」！
原則: 会議開始の10分前には準備を完了し、マイク、スピーカー、カメラ、インターネット接続が正常であることを必ず確認しましょう。
なぜ重要？: 音声や映像のトラブルは、会議の開始を遅らせる最大の原因です。目上の方を含む参加者全員の貴重な時間を無駄にしてしまいます。また、技術的な問題でスムーズに参加できない姿は、準備不足の印象を与えかねません。
実践方法
- マイクとスピーカー: ヘッドセットの使用を強く推奨します。これにより、周囲の音を遮断し、ハウリング（キーンという音）を防ぎ、あなたの声をクリアに相手に届けられます。Teamsの「設定」>「デバイス」から「テストコールを開始」を必ず実行し、マイクとスピーカーが正しく動作するか確認しましょう。
- カメラ: 自分の顔が明るく、はっきりと映っているか確認します。逆光を避け、顔に影ができないように照明を調整しましょう。
- インターネット接続: 可能であれば、Wi-Fiではなく有線LANケーブルでPCを接続しましょう。有線接続はワイヤレスよりも安定性が高く、会議中の音声や映像の品質低下を防ぎます。
- PCの性能: 会議前に不要なアプリケーションはすべて閉じ、PCの負荷を軽減しましょう。特に、動画再生ソフトや大容量のファイルダウンロードなどは停止してください。
「カメラ映り」と「背景」への細やかな配慮！
原則: 相手に好印象を与えるカメラ映りを心がけ、背景には細心の注意を払いましょう。特に目上の方が参加される場合は、清潔感とプロフェッショナルな印象が重要です。
なぜ重要？: オンライン会議では、映像があなたの「身だしなみ」の一部となります。背景はあなたの「空間」の一部として相手の目に映ります。これらが乱れていると、相手に不快感を与えたり、集中を阻害したりする可能性があります。
実践方法
- 服装と身だしなみ: 対面会議と同様に、清潔感のあるビジネスに適した服装を心がけましょう。
- カメラの位置: カメラはあなたの顔が画面の中央に来るように、目線の高さに調整しましょう。下からのアングルは上から見下ろすような印象を与え、上からのアングルは猫背に見えがちです。
- 背景の整理: 後ろに物が散らかっていないか確認し、整理整頓しましょう。ポスターや写真など、プライベートなものが映り込むのを避けたい場合は、バーチャル背景の活用を検討してください。
- バーチャル背景の活用: Teamsの「背景のぼかし」機能は、手軽にプライバシーを保護し、プロフェッショナルな印象を与えられます。また、Teamsが提供するオフィス風の背景や、会社のロゴなどを設定することも有効です。ただし、背景が不自然にならないよう、事前にテストで確認しておきましょう。
「通知」設定の徹底管理！
原則: 会議中は、Teamsを含むすべてのアプリの通知を停止し、集中できる環境を整えましょう。
なぜ重要？: 会議中に通知音やポップアップが表示されると、発表者や他の参加者の集中を妨げ、会議の流れを中断させてしまいます。特に、目上の方の発表を中断させてしまうのは避けたいものです。
実践方法
- Teamsアプリの通知設定: 会議参加前に、Teamsアプリの「設定」>「通知とアクティビティ」で、「会議と通話」の通知を調整するか、会議参加時に自動的に「応答不可」になる設定を確認しましょう。
- PCの「集中モード」（Windows 11）/「集中モード」（macOS）: OSレベルで通知を抑制する機能を活用しましょう。会議中は自動的に有効になるように設定することも可能です。これにより、Teams以外のメールやSNSなどの通知もまとめて停止できます。
【会議中】のビジネスマナー：オンラインならではの立ち振る舞い！
会議が始まったら、対面会議とは異なるオンラインならではのルールや配慮を意識して行動しましょう。目上の方への敬意を忘れず、スムーズなコミュニケーションを心がけることが重要です。
マイクの「ミュート」と「解除」を徹底する！
原則: 話す時以外は、常にマイクをミュート（消音）にしましょう。発言する時は、ミュートを解除してから話し、話し終わったらすぐにミュートに戻す習慣をつけましょう。
なぜ重要？: これを守らないと、タイピング音、生活音（家族の声、ペットの鳴き声）、咳払い、周囲の雑音などが会議中に流れ込み、他の参加者（特に目上の方）の集中を妨げ、不快感を与えてしまいます。ハウリングの原因にもなります。
実践方法
- Teams会議画面下部の「マイクアイコン」をクリックして、ミュート/ミュート解除を切り替えましょう。アイコンに斜線が入っていればミュート状態です。
- 発言する前に一呼吸置き、ミュートが解除されていることを確認してから話し始める習慣をつけましょう。
- 特に発言予定がない場合は、会議中は基本的にミュートにしておきましょう。
カメラは「原則オン」で、相手に表情を伝える！
原則: 可能であれば、カメラはオンにして会議に参加しましょう。
なぜ重要？: 表情やジェスチャーといった非言語情報が伝わることで、コミュニケーションが円滑になり、相手に熱意や真剣さが伝わりやすくなります。特に目上の方との会議では、顔を合わせて話すことが敬意を示すことにもつながります。
実践方法
- 会議開始時にはカメラがオンになっていることを確認しましょう。
- もしネットワークが不安定で音声が途切れる場合は、一時的にカメラをオフにすることも選択肢の一つです。その際は、「回線が不安定なので一時的にカメラをオフにします」などとチャットで一言伝える配慮をしましょう。
- 休憩時間など、カメラをオフにする場合は、一言声をかけるか、チャットで伝えるのが丁寧です。
発言の「タイミング」と「チャット」の活用！
原則: 相手の発言を遮らないよう配慮し、オンラインならではのチャット機能を活用してコミュニケーションを円滑にしましょう。
なぜ重要？: オンライン会議では、音声の遅延や、誰が話し始めるかのタイミングが対面よりも掴みにくいです。同時に話し始めると聞き取りづらくなります。
実践方法
- 発言の意思表示: 発言したい場合は、Teams会議画面下部の「挙手」アイコン（手のひらのマーク）をクリックして意思表示をしましょう。主催者が気づけば、指名してくれます。
- チャットの活用: 質問や補足は、会議のチャット欄に投稿する。これにより、発表者の話を遮ることなく情報共有ができます。
- 相槌は控えめに: 対面のように頻繁に相槌を打つと、マイクオンの状態ではノイズになることがあります。必要であれば、チャットで「承知しました」「ありがとうございます」と送るか、リアクション（👍など）を使いましょう。
- 目上の方の発言時: 目上の方が発言されている際は、特に邪魔をしないよう注意し、発言を求められた際にのみミュートを解除して発言しましょう。
会議中の「集中」を示す！
原則: 会議中は、積極的に参加し、集中している姿勢を見せましょう。
なぜ重要？: 画面の向こう側では、あなたが何をしているかが見えにくいです。他の作業をしていると、集中していないと判断され、相手に失礼な印象を与えます。
実践方法
- カメラオンでアイコンタクト: カメラがオンであれば、時折カメラ目線を意識し、相槌を打つなどして、話を聞いていることを示しましょう。
- 不要な画面操作を避ける: 会議中に別のウィンドウを開いて作業したり、スマホを操作したりするのは避けましょう。
- リアクションの活用: 「いいね」「拍手」「了解」などの絵文字リアクションを適度に使用し、話を聞いていることや共感を示しましょう。
【会議終了後】のビジネスマナー：確実なフォローアップ！
会議が終わっても、マナーは続きます。情報共有や次のアクションへのフォローアップを忘れずに行いましょう。
「会議チャット」の確認と活用！
原則: 会議終了後も、会議チャットに重要な情報が残されている可能性があります。
なぜ重要？: 会議中にチャットで共有されたファイルやリンク、質問や回答、議事録の要点などが後から参照できるため、情報漏れを防ぎ、次のアクションにつなげられます。
実践方法
- 会議終了後に、会議チャット（Teamsの「チャット」や「カレンダー」からアクセス可能）を確認し、必要な情報を保存したり、ファイルを確認したりしましょう。
- 議事録や決定事項がチャットに投稿されていれば、それを確認し、不明点があればチャットで質問する。
「議事録」や「録画」の確認と共有！
原則: 会議の決定事項や宿題事項を確実に定着させ、関係者への情報共有を徹底しましょう。
なぜ重要？: 会議の内容を後から確認できるようにすることで、情報の齟齬を防ぎ、次のアクションへの移行をスムーズにします。欠席者への情報共有も重要です。
実践方法
- もし会議が録画されている場合、録画URLが会議チャットに共有されるので、それを確認する。
- 議事録担当であれば、議事録を速やかに作成し、会議チャットやチームの[ファイル]タブで共有する。特に目上の方を含む重要な会議であれば、議事録の確認・承認プロセスを設ける。
- 宿題やタスクがある場合、TeamsのPlannerやTasks by Planner and To Doアプリを活用して管理し、進捗をフォローアップする。
会議主催者への「感謝の言葉」を伝える！
原則: 会議を主催してくれた方に対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
なぜ重要？: 円滑な人間関係を築き、次回の会議や協力体制をスムーズにするために大切なビジネスマナーです。
実践方法
- 会議終了時に口頭で「ありがとうございました」と伝える。
- 会議チャットで「本日はありがとうございました」とメッセージを送る。
Teams会議のエチケットをマスターし、プロフェッショナルな印象を！
Teamsオンライン会議におけるビジネスマナーやエチケットは、単なる表面的な作法ではなく、円滑なコミュニケーションを促進し、誤解を減らし、会議の質を高め、最終的には業務の効率と生産性を向上させるための重要な要素です。
今回解説した「参加前の徹底した準備」「会議中のミュートとカメラの適切な活用」「発言のタイミングとチャットの活用」「会議後の確実なフォローアップ」といった具体的なポイントを意識し、実践することで、あなたはTeams会議においてプロフェッショナルでスマートな印象を与えることができるでしょう。特に、目上の方への配慮を忘れず、オンラインならではの特性を理解した上で行動することが、信頼関係を築く上で非常に重要です。
Teamsの特性を理解し、それに合わせたエチケットを守ることは、オンラインでのコラボレーションが当たり前になった現代において、すべてのビジネスパーソンが身につけるべき重要なスキルです。ぜひ今日からこれらのエチケットを実践し、Teamsでの会議をさらにスムーズに、そして実り多いものにしていきましょう。
