Teamsの「タグ機能」「保存機能」を上手く使いこなして効率化！そのやり方と注意点を徹底解説！
Microsoft Teamsを使っているけれど、「チャットが多すぎて重要な情報が流れていってしまう」「後で見返したいメッセージがどこにあるか分からない」といった悩みを抱えていませんか？ 大切な情報を見つけ出すのに時間がかかったり、見落としてしまったりすると、業務の効率が落ちてしまいますよね。まるで、大量の書類の中から、特定のキーワードが書かれた一枚の紙を探し出すようなものです。
ご安心ください。Teamsには、このような課題を解決し、情報整理とアクセスを劇的に効率化するための強力な機能が備わっています。それが、「タグ機能」と「保存機能」です。これらの機能を適切に使いこなすことで、あなたのTeams利用は格段にスマートになり、日々の業務効率が向上すること間違いありません。
Teamsの「タグ機能」を使いこなして効率化！
Teamsの「タグ機能」は、特定のユーザーをグループ化し、チャネルの会話でそのグループ全員に一斉にメンションを送ることを可能にする、非常に便利な機能です。これにより、必要な人にだけ効率的に情報を届け、コミュニケーションのノイズを減らすことができます。まるで、特定の役割や担当を持つメンバーだけに、必要な連絡をピンポイントで届けるようなものです。
タグ機能ってどんな時に便利なの？
タグ機能は、以下のような様々なビジネスシーンでその真価を発揮します。
- 特定の役割を持つ人への連絡: 「@営業担当」「@開発リーダー」「@サポート窓口」など、プロジェクトや部署内で特定の役割を持つメンバーだけに一斉に連絡したい場合に便利です。
- 緊急時の連絡: 「@緊急連絡網」「@オンコール担当」といったタグを作成し、緊急時に迅速に全員に通知したい場合に活用できます。
- 特定のスキルを持つ人への呼びかけ: 「@PowerAutomate_Expert」「@Excelの達人」のように、特定のスキルを持つメンバーに協力を仰ぎたい場合に、誰に聞けばいいか迷うことなく連絡できます。
- 特定のグループへの情報共有: 「@定例会議参加者」「@新入社員」など、固定のメンバーグループに定期的に情報を共有したい場合に、一人ずつメンションする手間を省けます。
タグの「作り方」と「使い方」をマスターしよう！
タグの作成は、チームの所有者（オーナー）または、所有者が許可したメンバーが行えます。作成されたタグは、チームのメンバーであれば誰でも利用できます。
ステップ1: タグを作成しよう（チーム所有者/タグ管理者向け）
タグは、特定のチーム内に紐付けられて作成されます。チームごとに独自のタグを設定できます。
- Microsoft Teamsアプリを開き、タグを作成したいチームの隣にある「…（その他のオプション）」をクリックします。
- 表示されるメニューの中から「タグを管理」を選択します。
- 「タグを管理」画面の左上にある「タグを作成」ボタンをクリックします。
- 「タグ名」に、作成したいタグの名前を入力します（例: 「営業担当」「開発リーダー」「緊急連絡」など）。分かりやすく、簡潔な名前にしましょう。
- 「説明」に、そのタグがどのような目的で使用されるのかを簡潔に記載します（例: 「全営業担当者への連絡用」「緊急時の連絡にのみ使用」）。
- 「メンバー」の欄で、このタグに含めたいチームのメンバーを検索して追加していきます。追加したいメンバー全員を選択してください。
- すべての設定が完了したら、「作成」ボタンをクリックします。
// Teams タグ作成画面イメージ
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| タグを作成 |
| ----------------------------------- |
| タグ名: [ @営業担当 ] |
| 説明: [ 全営業担当者への連絡用 ] |
| |
| メンバー: |
| [ 〇〇 太郎 ] |
| [ 〇〇 花子 ] |
| [ 〇〇 次郎 ] |
| |
| [ 作成 ] |
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ステップ2: 作成したタグを使ってメンションを送ろう！
タグの作成が完了したら、あとは簡単です。チャネルの会話で、通常のメンションと同じようにタグ名をタイプするだけです。
- タグを作成したチーム内のチャネルを開きます。
- メッセージ作成ボックスに「@」を入力し、続けて作成したタグの名前（例: 「@営業担当」）を入力します。
- 入力中に、対応するタグ名が候補として表示されるので、それをクリックして選択します。
- タグの後ろに続けてメッセージを入力し、送信します。
- このメッセージは、タグに含まれるすべてのメンバーに通知されます。
ポイント
- タグを使うことで、チャネルの「投稿」タブが特定の役割を持つ人への重要な連絡板として機能するようになります。
- タグはチーム内に限定されるため、他のチームのメンバーには通知されません。
タグ機能を使う上での「注意点」
タグ機能は非常に便利ですが、効果的に運用するためにはいくつかの注意点があります。
- タグの乱立に注意: タグが多すぎると、かえって分かりにくくなり、使う側が混乱してしまいます。本当に必要なタグに絞って作成しましょう。
- タグ名の明確化: タグ名は、その役割や目的が誰にでも一目で分かるようにしましょう。曖昧な名前だと、誤って使用される可能性があります。
- メンバーの更新忘れに注意: 人事異動や退職などでメンバー構成が変わった場合、タグに含まれるメンバーリストを定期的に更新することを忘れないでください。古い情報が残っていると、情報が届かなかったり、関係ない人に通知が届いたりしてしまいます。
- 通知の頻度に配慮: タグを使うと、含まれるメンバー全員に通知が届きます。緊急時や本当に必要な情報に限定して使用し、通知疲れを引き起こさないよう配慮しましょう。タグを使ったメンションが多すぎると、メンバーが通知をオフにしてしまう可能性があります。
- タグの管理者を決める: タグの作成や更新は、チームの所有者や、所有者から権限を付与された特定のメンバーが行えます。誰がタグを管理するのか、運用ルールを明確にしておくと良いでしょう。
Teamsの「保存機能」を使いこなして効率化！
Teamsの「保存機能」は、チャットやチャネルのメッセージを個人的にブックマークし、後から素早く見返すための非常に便利な機能です。これにより、重要な情報が膨大なチャット履歴の中に埋もれてしまうのを防ぎ、必要な時にピンポイントでアクセスできるようになります。まるで、重要な書類に付箋を貼り、自分専用の「要確認リスト」を作成するようなものです。
保存機能ってどんな時に便利なの？
保存機能は、以下のような個人的な情報管理において非常に役立ちます。
- 後で対応が必要なメッセージ: 「この件は後で確認する」「このタスクは明日対応する」といった、To-Doリスト代わりとしてメッセージを保存できます。
- 重要な情報や指示: プロジェクトの重要な決定事項、顧客からの特別な要望、上司からの指示など、後から見返したい情報を保存しておけます。
- よく参照するリンクやファイル: 頻繁にアクセスする共有ファイルのリンク、ウェブサイトのURLなど、必要な時にすぐに開きたい情報を保存しておけます。
- ノウハウや知見: 誰かの素晴らしい回答や、役立つ情報共有など、個人的な知識として蓄積しておきたいメッセージを保存しておけます。
メッセージの「保存の仕方」と「見返す方法」をマスターしよう！
保存機能は非常に簡単で、誰でもすぐに使いこなせます。
ステップ1: メッセージを保存しよう！
チャットやチャネルに流れてきたメッセージで、後で見返したいものがあれば、すぐに保存しましょう。
- Microsoft Teamsアプリを開き、保存したいメッセージが含まれるチャットまたはチャネルを開きます。
- 保存したいメッセージの上にマウスカーソルを置きます。
- メッセージの右上に表示されるアイコンの中から、「…（その他のオプション）」をクリックします。
- 表示されるメニューの中から「メッセージを保存」を選択します。
- 「メッセージを保存」をクリックすると、そのメッセージの右上に「リボンのようなアイコン」が表示され、保存されたことを示します。
// Teams メッセージ保存メニューイメージ
---------------------------------------
| （メッセージ本文） |
| ----------------------------------- |
| ... その他のオプション（…） | <-- ここをクリック
| [保存] | <-- これを選択
| [編集] |
| [削除] |
| [返信] |
| ... |
---------------------------------------
ステップ2: 保存したメッセージを見返そう！
保存したメッセージは、Teamsのどこからでも簡単にアクセスできます。
- Teamsアプリの画面右上にあるあなたのプロフィールアイコンをクリックします。
- 表示されるメニューの中から「保存済み」を選択します。
- 「保存済み」画面には、あなたが保存したすべてのメッセージが時系列で一覧表示されます。
- 表示されたメッセージをクリックすると、元のチャットやチャネルの該当メッセージまで直接ジャンプし、前後の会話の文脈も確認できます。
- 「保存済み」画面の右側には、保存されたメッセージのリストが表示されます。必要に応じて、ここで検索バーを使って特定のキーワードで絞り込むことも可能です。
ポイント:
- 保存したメッセージは、あなた個人だけが見ることができます。他のチームメンバーには共有されません。
- 保存機能は、Teamsのメッセージであれば種類を問わず（通常のチャット、ファイル共有の通知、ボットのメッセージなど）利用できます。
保存機能を使う上での「注意点」
保存機能は個人的な効率化に役立ちますが、運用する上でいくつか注意すべき点があります。
- 保存しすぎに注意: あまりにも多くのメッセージを保存しすぎると、かえって「保存済み」リストが煩雑になり、本当に必要な情報を見つけにくくなってしまいます。本当に後で見返す必要があるものだけに絞って保存しましょう。
- 情報の鮮度に注意: 保存したメッセージは、元のチャットが更新されても、保存された時点の情報がリストに表示されます。リンク先の内容が変わっている可能性や、メッセージ自体が削除されている可能性もあるため、元のチャットで最終確認することをお勧めします。
- 削除されたメッセージ: チームやチャットが完全に削除された場合、保存していたメッセージもアクセスできなくなる可能性があります。（ただし、個人的なチャットの場合は比較的残りやすいです。）
- 個人的なメモとして活用: 保存機能は、個人的なTo-Doリストやメモ帳のように活用すると非常に便利です。例えば、会議中に「後で〇〇さんに確認する」と思ったことを、そのメッセージを保存することで忘れないようにする、といった使い方です。
- 定期的な整理: 「保存済み」リストも、定期的に見直して不要になったメッセージは保存解除（リボンのアイコンを再度クリック）することで、整理された状態を保てます。
タグ機能と保存機能を組み合わせて「超」効率化！
「タグ機能」と「保存機能」はそれぞれ単体でも便利ですが、これらを組み合わせて活用することで、Teamsの効率化をさらに一段階引き上げることができます。
シナリオ例1: 重要な指示を受けた時の対応
- タグの活用: 上司が「@開発リーダー、このバグ修正を最優先で対応してください」とチャネルに投稿。（開発リーダー全員に通知）
- 保存機能の活用: あなた（開発リーダー）はそのメッセージを「保存済み」にする。（後でTo-Doリストとして見返す）
- アクション: 保存したメッセージから、後で詳細を確認し、対応後にメッセージに「完了しました」と返信する。
シナリオ例2: 特定のスキルを持つ人への質問と自己解決
- タグの活用: あなたがExcelのVBAで困り、「@Excelの達人、このVBAエラーの原因が分かりません…」とチャネルに質問。（Excelの達人全員に通知）
- 回答者の対応: Excelの達人の誰かが「これは〇〇が原因ですよ。コードのここをこう直すといいです」と回答。
- 保存機能の活用: あなたはその回答メッセージを「保存済み」にする。（後で同じエラーが出た時に見返すためのナレッジとして）
シナリオ例3: 定期的な情報共有の見落とし防止
- タグの活用: 毎月「@経理担当」に向けて経費精算のリマインダーが自動的にチャネルに投稿される。
- 保存機能の活用: あなた（経理担当）はそのリマインダーメッセージを「保存済み」にする。（月末の対応タスクとして記憶。対応後、保存を解除。）
Teamsの隠れた力「タグ」と「保存」を使いこなして、業務効率を最大化！
Teamsの「タグ機能」と「保存機能」は、単なる便利な機能ではなく、日々の情報共有と個人での情報管理を劇的に改善するための強力なツールです。
今回解説した「タグの作成と使い方、そして適切な運用ルール」を理解することで、必要な人にだけ効率的に情報を届け、コミュニケーションのノイズを減らすことができます。また、「メッセージの保存方法と見返す手順、そして個人的な活用術」を習得することで、重要な情報を見落とすことなく、いつでも素早くアクセスできるあなた専用の「情報アーカイブ」を構築できます。
これらの機能を適切に、そして賢く使いこなすことで、Teamsでの情報探索にかかる時間は大幅に短縮され、あなたの業務効率は飛躍的に向上することでしょう。ぜひ今日から「タグ機能」と「保存機能」を積極的に活用し、Teamsの隠れた力を最大限に引き出して、日々の業務をさらにスマートに、効率的に進めていきましょう。
