Teamsチャットの「メンション」機能ってどう使うの？注意点も徹底解説！
Microsoft Teamsでチャットをしていると、特定の相手に直接伝えたいメッセージがあるのに、たくさんの会話に埋もれてしまわないか心配になったり、逆に自分に関係ないチャットで通知ばかり来てしまったり…そんな経験はありませんか？ 大切な連絡が相手に確実に届かなかったり、不必要な通知で集中力が途切れてしまったりすると、コミュニケーションが非効率になってしまいますよね。まるで、大勢の人がいる場所で誰かに声をかけたいのに、周りの声にかき消されてしまったり、逆に誰にでも聞こえるように大声を出してしまったりするようなものです。
Teamsには、特定の相手にメッセージを「ピンポイント」で届け、相手に通知を促すための便利な機能があります。それが、「メンション機能」です。この機能を適切に使いこなすことで、あなたのメッセージは必要な相手に確実に届き、Teamsでのコミュニケーション効率が格段に向上します。
Teamsの「メンション」機能ってどんなもの？
Teamsの「メンション」機能は、チャットやチャネルの会話の中で、特定のユーザーやチーム、チャネル全体を名指しで指定することで、その相手に通知を送り、メッセージへの注意を促す機能です。まるで、直接相手の肩を叩いて「ちょっとこれ見て！」と促すようなものです。
メンションってどんな時に便利なの？
メンション機能は、以下のような様々なビジネスシーンでその真価を発揮します。
- 特定の相手に確実に伝えたい時: 大勢が参加しているチャネルやグループチャットで、特定の個人に返信したり、何かを依頼したりする際に、そのメッセージを見落とされないように通知を送りたい場合。
- 返信してほしい時: 「〇〇さん、この件について確認お願いします」のように、相手にアクションを促したい場合。
- 重要な情報を見落としてほしくない時: 重要な決定事項や緊急連絡など、必ず目を通してほしいメッセージがある場合。
- 会話の文脈を明確にしたい時: 複数の話題が飛び交うチャットで、どのメッセージに対する返信なのか、誰に向けたメッセージなのかを明確にしたい場合。
- 特定のグループや役割の人に一斉に知らせたい時: （後述のタグ機能やチャネル全体メンションと組み合わせて）特定のチームメンバー全員や、特定の部署全員に連絡したい場合。
メンションを使うとどうなるの？
メンションを使うと、メンションされた相手には、通常以下のいずれかの方法で通知が届きます。（通知設定によります）
- Teamsアプリのバナー通知: PC画面の右下などにポップアップ表示される通知。
- アクティビティフィードへの表示: Teamsアプリの左側にある「アクティビティ」アイコン（ベルのマーク）に通知が表示され、メンションされたメッセージに直接ジャンプできる。
- チャット/チャネル名の太字表示: メンションされたチャットやチャネルの名前が太字になり、未読マークが付く。
- メール通知: Teamsの通知設定によっては、メンションされたことを知らせるメールが届く場合もある。
これにより、相手は大量のメッセージの中から自分宛てのメッセージを素早く見つけ出し、対応できるようになります。
メンション機能の「使い方」をマスターしよう！
Teamsのメンション機能は非常に簡単で、誰でもすぐに使いこなせます。目的の相手に合わせて、いくつかの種類を使い分けましょう。
特定の「個人」にメンションを送る方法（最も一般的！）
チャットやチャネルの会話で、特定の個人にメッセージを届けたい場合に利用します。
- Microsoft Teamsアプリを開き、メッセージを送信したいチャットまたはチャネルを開きます。
- メッセージ作成ボックスに「@」（アットマーク）を入力します。
- 「@」を入力した後、続けてメンションしたい相手の名前の一部（例:
山田や〇〇）を入力します。 - 入力中に、候補としてTeams内のユーザー名が表示されるので、メンションしたい相手の名前をクリックして選択します。
- 相手の名前が青色（またはハイライトされた色）で表示されたら、メンションが正しく設定されています。
- メンションされた名前の後ろに続けてメッセージを入力し、送信します。
例: @山田太郎さん、この資料についてご意見をいただけますでしょうか？
ポイント
- チャットでメンションすると、そのチャットに参加している人であれば誰にでもメンションを送れます。
- チャネルでメンションすると、そのチームのメンバーであれば誰にでもメンションを送れます。
「グループチャット」全体にメンションを送る方法（全員に通知！）
グループチャットのメンバー全員に通知を送りたい場合に利用します。
- メッセージを送信したいグループチャットを開きます。
- メッセージ作成ボックスに「@」（アットマーク）を入力します。
- 続けて「@全員」（半角で
@allと入力しても候補が出ます）と入力します。 - 候補として「@全員」またはグループチャットの名称が表示されるので、それをクリックして選択します。
- メンションされた名前の後ろに続けてメッセージを入力し、送信します。
例: @全員、本日の定例会議は10分遅れで開始します。
ポイント
- グループチャットのメンバー全員に通知が届きます。緊急連絡や重要な変更など、必ず全員に目を通してほしい場合に有効です。
- グループチャットの「設定」で、この「@全員」メンションを許可するかどうかを制御できます。
「チャネル」全体にメンションを送る方法（チーム全体に通知！）
特定のチーム内のチャネルのメンバー全員に通知を送りたい場合に利用します。これは、チームの「一般」チャネルなど、多くのメンバーが参加しているチャネルで特に有効です。
- メッセージを送信したいチャネル（例: 「一般」チャネル）を開きます。
- メッセージ作成ボックスに「@」（アットマーク）を入力します。
- 続けてチャネルの名前（例: 「@一般」）を入力します。
- 候補として「@チャネル名」または「@チャネル」（半角で
@channelと入力しても候補が出ます）が表示されるので、それをクリックして選択します。 - メンションされた名前の後ろに続けてメッセージを入力し、送信します。
例: @一般、新しいプロジェクト計画書をファイルタブにアップロードしましたのでご確認ください。
ポイント
- そのチャネルに参加しているすべてのメンバーに通知が届きます。チーム全体に周知したい場合に便利です。
- チャネルの「設定」で、この「@チャネル」メンションを許可するかどうかを制御できます。
「タグ」にメンションを送る方法（特定の役割の人にピンポイント！）
事前に作成された「タグ」（例: @営業担当、@開発リーダーなど）を使って、そのタグに含まれるメンバー全員にメンションを送りたい場合に利用します。
- メッセージを送信したいチャネルを開きます。
- メッセージ作成ボックスに「@」（アットマーク）を入力します。
- 続けて作成済みのタグの名前（例: 「@営業担当」）を入力します。
- 候補としてタグ名が表示されるので、それをクリックして選択します。
- メンションされた名前の後ろに続けてメッセージを入力し、送信します。
例: @営業担当、今月の販売実績レポートを共有しましたので、確認をお願いします。
ポイント
- タグに含まれる特定の役割を持つメンバーだけにピンポイントで通知が届きます。最も効率的なメンション方法の一つです。
- タグの作成と管理は、チームの所有者またはタグ管理者が行えます。
メンション機能を使う上での「注意点」
メンション機能は非常に便利ですが、効果的に、そして円滑なコミュニケーションのために、いくつかの重要な注意点があります。使い方を間違えると、かえって相手に迷惑をかけたり、チームの集中力を阻害したりする可能性があります。
通知の「乱用」は避けよう！
最も重要な注意点です。メンションは、相手に「あなた宛てのメッセージです」と通知を送る機能です。必要のないメンションを頻繁に送ると、相手は「また自分に関係ない通知だ」と感じ、通知を無視したり、通知設定をオフにしたりするようになる可能性があります。そうなると、本当に重要なメンションも見落とされてしまうリスクが高まります。
対策
- 本当に通知が必要な時だけ使う: 相手に直接返信や対応を促したい場合に限定してメンションを使いましょう。
- 「@全員」や「@チャネル」は特に慎重に: これらのメンションは、そのチャネルの全メンバーに通知が届きます。緊急性の高い連絡や、必ず全員に周知すべき内容以外での使用は控えましょう。毎日使うものではありません。
- 返信機能の活用: 特定のメッセージに対する返信であれば、メンションを使わずとも「返信」機能（メッセージにカーソルを合わせると出てくる矢印アイコン）を使うことで、文脈を保ちつつ、相手が気づきやすくなります。
相手が「オフライン」や「応答不可」の場合は通知されない可能性がある
メンションは、相手がTeamsアプリを開いていて、かつネットワークに接続している場合に通知が届きます。相手がPCの電源を切っていたり、Teamsアプリを完全に終了していたり、あるいは「応答不可」などのステータスに設定している場合、リアルタイムの通知は届かないか、制限される可能性があります。
対策
- 緊急時は別の連絡手段も併用: 本当に緊急の連絡であれば、Teamsのメンションだけでなく、電話や別のメッセージツール、メールなどの代替手段も併用することを検討しましょう。
- 相手のステータスを確認: メッセージを送る前に、相手のTeamsステータス（緑色の丸：応答可能、赤色の丸：応答不可など）を確認すると良いでしょう。
会話の「文脈」を壊さないようにしよう！
メンションを使ったメッセージが、会話の途中に唐突に入り込むと、文脈が分かりにくくなることがあります。
対策
- 返信機能と組み合わせる: 特定のメッセージに対するメンションであれば、そのメッセージに対して「返信」することで、会話の流れを保ちながらメンションできます。
- メッセージの冒頭でメンション: メッセージの冒頭にメンションを置くことで、誰へのメッセージか明確になります。
メンションできないユーザーやドメインがある場合がある
特定の社外ユーザーや、外部アクセスが許可されていないドメインのユーザーに対しては、メンションができない場合があります。
対策
- IT管理者に確認: もし社外の特定の人にメンションできない場合、貴社のTeamsの「外部アクセス」設定がそのドメインを許可していない可能性があります。IT管理者に相談しましょう。
- 別の連絡手段を共有: メンションができない相手には、メールアドレスや電話番号など、別の連絡手段を直接教えてもらうのが確実です。
タグの「メンバーリスト」の更新を怠らない！
「タグ」を利用してメンションを送る場合、タグに含まれるメンバーリストが最新の状態であることを常に確認しましょう。
- 定期的な見直し: 人事異動や退職などでメンバー構成が変わった場合、タグに含まれるメンバーリストを定期的に（例えば四半期ごとやプロジェクト終了時など）更新することを忘れないでください。
- タグの管理者を明確に: 誰がタグの作成や更新を行うのか、役割分担を明確にしておくと、誤った情報が届くリスクを減らせます。
メンション機能を賢く使いこなして、Teamsコミュニケーションを最適化！
Teamsの「メンション機能」は、適切な使い方をすることで、あなたのメッセージを必要な相手に確実に届け、チーム全体のコミュニケーション効率を劇的に向上させる強力なツールです。
今回解説した「個人へのメンション」「グループチャット/チャネル全体へのメンション」「タグへのメンション」といった具体的な使い方をマスターし、さらに「通知の乱用を避ける」「相手の状況を考慮する」「タグの管理を徹底する」といった注意点を守ることで、あなたはTeamsコミュニケーションの達人となることができるでしょう。
メンション機能を賢く使いこなし、Teams上での情報伝達の精度を高めることで、チームはより迅速に意思決定を行い、生産性の高いコラボレーションを実現できます。ぜひ今日からメンション機能を積極的に活用し、Teamsのポテンシャルを最大限に引き出して、日々の業務をさらにスマートに、効率的に進めていきましょう。
