TeamsとPower Automate連携でアンケート結果の自動集計と通知をしたい！作り方を分かりやすく説明

TeamsとPower Automate連携でアンケート結果を自動集計＆通知！効率化の秘訣を徹底解説

Microsoft Teamsでチームにアンケートを実施したのに、「回答の集計が面倒だな」「結果が出たらすぐにメンバーに通知したいけど、手作業は手間だな」と感じたことはありませんか？ アンケートはチームの意見を集めるのに便利ですが、その後の集計や通知に時間がかかってしまうと、せっかくの意見がタイムリーに活用されず、次のアクションに移るのが遅れてしまいますよね。まるで、テストが終わったのに、採点と結果発表が何日も遅れてしまい、生徒のモチベーションが下がってしまうようなものです。

Microsoft TeamsとPower Automate（旧 Microsoft Flow）を連携させることで、アンケートの回答を自動で集計し、その結果をTeamsのチャネルに自動で通知する仕組みを簡単に構築できます。これにより、手作業での集計の手間がゼロになり、タイムリーな情報共有が可能になり、チームの意思決定を加速させることができます。

アンケート結果の自動集計＆通知って何が良いの？

TeamsとPower Automateを連携させてアンケート結果を自動集計・通知することは、単なる作業の自動化にとどまらず、チーム全体に多くのメリットをもたらします。

手作業での集計の手間がゼロに！

回答が届くたびに手動で集計したり、グラフを作成したりする手間が一切なくなります。これにより、担当者は本来の業務に集中できるようになります。まるで、手書きのアンケートを集計する作業から解放され、ボタン一つでグラフが生成されるようなものです。

回答結果をタイムリーに活用できる！

アンケートが送信されたらすぐにTeamsに通知が届くため、チームメンバー全員が最新の回答状況や結果をリアルタイムで確認できます。これにより、素早い意思決定や次のアクションへの移行が可能になります。まるで、テスト結果が採点後すぐにクラス全員に共有され、その場で議論が始まるようなスピード感です。

情報共有がスムーズで漏れがない！

アンケート結果がTeamsの特定のチャネルに自動投稿されるため、関係者全員が情報を見落とすことなく、確実に共有されます。メールでの一斉送信や個別の連絡の手間も省けます。

チームのエンゲージメントが向上する！

アンケートに回答したメンバーは、自分の意見がすぐに集計され、チーム全体で共有されることで、「自分の声が届いている」「意見が反映されている」と感じやすくなります。これにより、アンケートへの回答意欲が高まり、チームのエンゲージメント向上にもつながります。

TeamsとPower Automate連携で自動集計＆通知を行う「仕組み」の考え方

アンケート結果の自動集計と通知を行うには、主に以下の3つのサービスを連携させます。

1. Microsoft Forms: アンケートを作成・実施するツール。
2. Power Automate: Formsに新しい回答が届いたことをトリガー（引き金）に、自動で処理を実行する自動化ツール。
3. Microsoft Teams: アンケート結果を通知・表示する場所。

この仕組みは、まるで自動販売機のように、誰かがボタン（Formsの回答）を押したら、自動で商品（Teamsへの通知）が出てくる、という流れをイメージすると分かりやすいでしょう。

アンケート結果の自動集計＆通知を行う具体的な「作り方」と「手順」

それでは、実際にMicrosoft Forms、Power Automate、Teamsを連携させて、アンケート結果の自動集計＆通知システムを構築する具体的なステップを見ていきましょう。

ステップ1: アンケートフォームを「Microsoft Forms」で作成しよう

まず、アンケートを実施するためのフォームをMicrosoft Formsで作成します。

Microsoft Formsでアンケートフォームを作成する手順

1. ウェブブラウザで forms.office.com にアクセスし、あなたのMicrosoft 365アカウントでサインインします。
2. 画面左上にある「新しいフォーム」をクリックします。（「新しいクイズ」ではないので注意）
3. フォームのタイトルを「会議満足度アンケート」や「ランチメニュー希望調査」など、分かりやすい名前に設定します。必要に応じて説明文も追加します。
4. アンケートに必要な質問項目を追加していきます。
   • 質問の種類と例:
     • 単一選択/複数選択: 「今日の会議の満足度は？」（非常に良い～非常に悪い、5段階評価）、「希望するランチメニューは？」（和食、洋食、中華）
     • テキスト: 「会議の改善点があれば教えてください」（自由記述、長文）
     • 評価: 「〇〇について5段階で評価してください」（星の数など）
   • 各質問の右下にある「必須」をオン/オフで設定し、回答形式も適切に設定します。
5. フォームの右上に表示される「収集して応答」（または「共有」）ボタンをクリックし、「リンク」タブから「組織内のユーザーのみが回答可能」であることを確認し、フォームのURLをコピーしておきます。このURLは、後でTeamsでアンケートを共有する際に使います。
6. （オプション）「設定」タブで、回答の開始/終了日付を設定したり、回答ごとに通知を受け取ったりする設定もできますが、今回の自動化フローではPower Automateが通知を担うため、基本的には不要です。

ポイント

• アンケートの質問項目は、後で集計しやすいように、回答が選択式になる質問（単一選択、複数選択、評価など）を多めに含めるのがおすすめです。自由記述の回答は自動集計が難しいため、Power Automateでの処理も複雑になります。
• フォームが完成したら、一度自分で回答をテストして、期待通りの形式で回答が収集されるか確認しましょう。

ステップ2: Power Automateで「自動化フロー」を作成しよう

次に、Formsに新しい回答が送信されたことをトリガーに、Teamsに自動で通知を送るフローをPower Automateで作成します。

Power Automateでフローを作成する手順

1. ウェブブラウザで flow.microsoft.com にアクセスし、あなたのMicrosoft 365アカウントでサインインします。
2. 左側のメニューから「作成」を選択し、「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
3. フロー名に「アンケート結果自動通知（会議満足度）」や「ランチ希望集計通知」など、分かりやすい名前を入力します。
4. 「フローのトリガーを選択してください」の検索バーに「Forms」と入力し、「新しい応答が送信されたとき (Microsoft Forms)」を検索して選択し、「作成」ボタンをクリックします。
5. トリガー設定:
   • 「フォームID」のドロップダウンリストから、ステップ1で作成したアンケートフォーム（例: 「会議満足度アンケート」）を選択します。
6. 新しいステップの追加（Forms応答の詳細取得）:
   • 「新しいステップ」をクリックし、検索バーに「Forms」と入力し、「応答の詳細を取得 (Microsoft Forms)」を検索して選択します。
   • 「フォームID」には、先ほどと同じフォーム（例: 「会議満足度アンケート」）を選択します。
   • 「応答ID」には、動的なコンテンツ（前のステップの出力）から「応答ID」を選択して挿入します。
7. 新しいステップの追加（Teamsへのメッセージ投稿）:
   • 「新しいステップ」をクリックし、検索バーに「Teams」と入力し、「チャットメッセージを投稿する (Microsoft Teams)」を検索して選択します。
   • 「投稿者」は「Flow bot」（推奨）または「ユーザー」（あなたの名前で投稿される）を選択します。
   • 「投稿先」は「チャネル」を選択します。（チーム内のチャネルに通知を送るため）
   • 「チーム」には、アンケート結果を通知したいTeamsチームを選択します。
   • 「投稿先チャネル」には、アンケート結果を通知したいチャネル（例: 「#一般」「#報告」「#会議室」など）を選択します。
   • 「メッセージ」欄に、フォームの回答内容を動的なコンテンツとして組み合わせて、投稿メッセージを作成します。ここが通知メッセージの最も重要な部分です。

     HTML

     **新しいアンケート回答が届きました！**<br><br>
     ---<br>
     **回答者:** [応答の詳細を取得 の 回答者メール] <br>
     **会議満足度:** [会議の満足度は？ の回答] <br>
     **改善点:** [会議の改善点があれば教えてください の回答] <br>
     ---<br>
     <br>
     詳細な結果はこちらで確認できます:
     <a href="[応答の詳細を取得 の 応答のリンク]">フォームの回答を見る</a>
     

     • [ ] で囲まれた部分は、動的なコンテンツから対応するフォームの質問の回答を選択して挿入します。
     • 各質問の回答は、Power Automateの動的なコンテンツリストに表示されるはずです。（例: 「会議の満足度は？」など）
     • [応答の詳細を取得 の 応答のリンク] も動的なコンテンツから選択することで、Teamsメッセージから直接個別の回答の詳細を確認できるようになります。
     • <b> や <br> はHTMLタグで、メッセージを見やすく整形するために使えます。
8. フローの右上にある「保存」ボタンをクリックし、その後「オン」に切り替えてフローを有効化します。

ポイント:

• Power Automateフローを作成したら、必ず自分でフォームを送信してテストしましょう。 期待通りにTeamsチャネルにメッセージが投稿されるか、内容が正しいかを確認します。
• 自由記述形式の回答は、メッセージにそのまま表示されるので、長文になりすぎないよう注意しましょう。
• 複雑な集計（例: 選択肢ごとの回答数グラフの自動生成）は、Teamsのチャットメッセージでは直接できません。その場合は、Power AutomateでExcelファイルに集計結果を書き出したり、Power BIに連携したりするなどの高度なステップが必要になります。（これは別の機会に解説します。）

ステップ3: Teamsでアンケートフォームを共有し、回答を促そう

Power Automateフローが有効になったら、TeamsでアンケートフォームのURLを共有し、メンバーに回答を促します。

Teamsでアンケートフォームを共有する手順

1. Microsoft Teamsアプリを開き、アンケートを共有したいチームのチャネルを開きます。（例: 「#一般」チャネルや「#会議室」チャネルなど）
2. メッセージ作成ボックスに、アンケートの目的と回答の依頼、そしてステップ1でコピーしたフォームのURLを貼り付けます。
3. 送信ボタンをクリックして、メッセージを投稿します。

例:

皆さん、こんにちは！

本日実施した会議の満足度に関するアンケートにご協力をお願いいたします。

皆様からのフィードバックは、今後の会議の改善に役立たせていただきます。

▼ アンケートはこちらから

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ポイント:

• フォームのURLだけでなく、なぜこのアンケートに回答してほしいのか、回答がどのように活用されるのかを明確に伝えることで、回答率の向上につながります。
• 必要であれば、TeamsのチャネルのタブとしてFormsフォームを固定表示することも可能です。

ステップ4: 回答の「傾向」を確認し、次のアクションにつなげよう

Power Automateによってアンケート結果がTeamsに自動で通知されるようになったら、通知された内容を確認し、チームで結果を共有・分析し、次のアクションにつなげていきましょう。

アンケート結果の確認と活用手順

1. Teamsの通知チャネルに投稿された新しい回答通知を確認します。
2. 「詳細な結果はこちらで確認できます」というリンク（Power Automateで設定したリンク）をクリックし、Microsoft Formsの「応答」タブを開きます。
3. Formsの「応答」タブでは、各質問の回答がグラフで自動集計されています。全体的な傾向や、自由記述の回答内容を確認しましょう。
4. これらの集計結果をチームの会議で共有したり、改善策を議論したりして、具体的なアクションにつなげます。

ポイント

• 定期的にFormsの「応答」タブを確認し、回答の傾向を把握しましょう。
• アンケート結果を基に、どのような改善策が考えられるか、チームメンバーで議論する時間を設けることが重要です。これにより、アンケートが単なる「集める」行為で終わらず、「活かす」行為になります。

アンケート結果の自動集計＆通知を行う際の「注意点」

この便利な自動化フローを運用する上で、いくつか注意すべき点があります。

Power Automateフローは「テスト」を徹底する！

• 最も重要です。 フローを作成・変更したら、必ず自分でフォームを何度か送信してみて、Teamsへの通知が期待通りに行われるか、メッセージの内容が正しいかを確認しましょう。
• 回答がTeamsに投稿されない、内容が文字化けする、といった問題が起こった場合は、Power Automateのフローの「実行履歴」を確認し、どのステップでエラーが発生しているかを特定しましょう。

自由記述の回答は「自動集計」が難しいことを理解する！

• Microsoft Formsは選択式回答の自動集計は得意ですが、自由記述（テキスト）形式の回答を自動で「分析」したり「要約」したりする機能は、Power Automateだけでは高度なAI連携（Azure AI Text Analyticsなど）が必要となり、非常に複雑になります。
• 自由記述の回答は、Teamsへの通知メッセージに含めることはできますが、その内容を自動で「集計」してグラフ化することはできません。目視での確認や、Excelへのエクスポートが必要です。

Power Automateフローの「所有者」を明確にする！

• Power Automateフローは、フローを作成したユーザーのアカウントに紐付けられます。もし作成者が異動や退職などでいなくなると、フローが停止する可能性があります。
• 対策: フローを「チーム」に属する形にするか、フローの「共同所有者」を追加して、複数の管理者がいる状態にしておきましょう。これにより、作成者が不在になってもフローが継続して動作するようになります。

通知「チャネル」の選び方に注意する！

• アンケート結果を通知するチャネルは、誰がその情報を見るべきかによって慎重に選びましょう。
  • 「#一般」チャネル: 全員に周知すべき一般的なアンケート結果。
  • 「#プロジェクト名」チャネル: 特定のプロジェクトに関するアンケート結果。
  • 「#管理職向け」チャネル（非公開）: 機密性の高い内容や、管理職のみが知るべきアンケート結果。
• 通知が多すぎると、そのチャネルのメンバーが通知疲れを起こす可能性があります。通知の頻度も考慮しましょう。

組織の「セキュリティポリシー」を確認する！

• Power AutomateとFormsの連携、Teamsへの自動投稿が、組織のセキュリティポリシーやコンプライアンス（法令遵守）に違反しないか、事前にIT管理者やコンプライアンス担当者に確認しましょう。
• 特に、機密情報を含むアンケート結果を自動通知する場合は、アクセス権限や共有範囲に注意が必要です。

TeamsとPower Automateで、アンケートを「活きる情報」に変えよう！

TeamsとPower Automateを連携させたアンケート結果の自動集計と通知は、単なる作業の自動化に留まらず、チームの意見を素早く吸い上げ、それをタイムリーに共有し、次のアクションにつなげるための強力な武器となります。

今回解説した「Formsでのアンケート作成」「Power Automateでの自動化フロー構築」「Teamsでの通知設定」という具体的な手順を実践することで、あなたはアンケートの集計・通知にかかる手間を劇的に削減し、チーム全体の意思決定プロセスを加速させることができるでしょう。

「自由記述の集計は手動」「フローの所有者管理」「通知チャネルの慎重な選択」といった注意点を踏まえつつ、この便利な仕組みをぜひ活用してください。アンケート結果を「活きる情報」に変え、チームのコラボレーションをさらにスマートに、そして生産的に進化させていきましょう