TeamsとPower Automate連携で契約書の進捗状況管理と通知をしたい！作り方を分かりやすく説明

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Power AutomateとTeamsで契約書の進捗状況を自動管理し通知する！

「あの契約書、今誰の確認待ちだっけ？」「締結予定日を過ぎたのに進捗がない」「契約書のバージョン管理が煩雑で、最新版がどれか分からない」。こんな悩みを抱えている法務部門や事業部門も多いのではないでしょうか。契約書は企業の事業活動の基盤となる重要な書類であり、その進捗管理の遅れは、ビジネスチャンスの逸失や法的なリスクに繋がりかねません。

Power AutomateとTeams、そしてSharePointリストを組み合わせることで、契約書の進捗状況を自動で管理し、関係者へ迅速にTeamsで通知する仕組みを構築できます。

 

なぜ契約書の進捗状況管理と通知を自動化することが大切なのでしょう？

契約書の適切な進捗管理と情報共有は、ビジネスのスピードとコンプライアンスを両立させる上で不可欠です。このプロセスにおける自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

 

契約締結までの時間を短縮し、ビジネスチャンスを逃さないから

契約書の作成から承認、そして締結までには、多くの部門や担当者が関わります。手動での進捗確認や連絡では、各フェーズでボトルネックが生じやすく、契約締結までの時間が長期化する原因となります。自動化された進捗管理と通知システムは、各フェーズの完了や次のアクションへの移行を自動で検知し、関係者へタイムリーに通知します。これにより、プロセスの停滞を防ぎ、迅速な契約締結を促し、貴重なビジネスチャンスを逃しません。

 

契約状況が「見える化」され、無駄な問い合わせが減るから

「あの契約書、今どこまで進んでるの？」「誰の確認待ち？」といった疑問は、事業部門の担当者や経営層にとってストレスです。Power Automateによる自動通知は、契約書のステータス（例: 「作成中」「法務確認中」「相手方確認中」「締結待ち」）の変化をTeamsにリアルタイムで通知します。また、SharePointリストで一元管理することで、関係者は常に最新の進捗状況を把握でき、法務部門や担当者への無駄な問い合わせを大幅に削減できます。

 

人的ミスが減り、コンプライアンスを強化できるから

契約書のバージョン管理の誤り、承認依頼の漏れ、進捗ステータスの更新忘れなど、手動プロセスでは様々な人的ミスが発生しがちです。これらのミスは、契約内容の齟齬や法的なリスクに繋がる可能性があります。自動化されたワークフローは、データの正確性を保ちつつ、各ステップの確実な実行を支援するため、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減します。常に正確な情報に基づいたプロセスが実行されることで、企業のコンプライアンス体制が強化されます。

 

業務効率が向上し、関係部門の負担が軽くなるから

契約書の進捗確認、リマインド、ステータス更新といったルーティンワークは、法務部門や事業部門の担当者にとって大きな負担です。これらの作業をPower Automateが自動化することで、担当者は事務作業から解放され、契約内容の精査や交渉、顧客対応といった、より価値の高い業務に集中できるようになります。結果として、部門全体の生産性向上とストレス軽減に貢献するでしょう。

 

管理システムの準備を始めましょう

契約書の進捗状況管理と通知を自動化する仕組みを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

 

契約書情報の「置き場所」を決めましょう

契約書の進捗状況をPower Automateが管理するためには、その情報がどこかに保存されている必要があります。ここでは、「SharePointリスト」に契約書情報を登録することを想定します。

  • SharePointリストの作成:
    1. 法務部門や事業部門が利用するSharePointサイトを選択または新規作成します。
    2. リスト名（例: 契約書進捗管理台帳）で新しいリストを作成します。
    3. 必要な列の追加（例）:
      • タイトル（既定）: 契約書名/件名
      • 契約相手: テキスト（1行）
      • 担当事業部署: テキスト（1行）または選択肢
      • 担当事業部員: ユーザー列（契約書作成の起点となる事業部門の担当者）
      • 法務担当者: ユーザー列（契約書を担当する法務部門のメンバー）
      • 現在の進捗ステータス: 選択肢（例: 作成中、事業部確認中、法務確認中、相手方確認中、締結待ち、締結済み、却下、中止など）。既定値は作成中とします。
      • 契約締結予定日: 日付と時刻（必須）
      • 契約書URL: ハイパーリンクまたは画像（契約書ファイルがSharePoint/OneDriveに保存されている場合のリンク）
      • 最終更新日時: 日付と時刻
      • 最終更新者: ユーザー列
      • 備考/コメント: 複数行テキスト
      • 通知状況: 選択肢（例: 初回通知済、リマインド済、締結通知済）

 

契約書ファイルの「置き場所」を決めましょう（オプション）

契約書の進捗管理と合わせて、契約書ファイルそのものをSharePointドキュメントライブラリで管理すると、バージョン管理や共同編集が容易になります。その場合、上記SharePointリストの「契約書URL」列に、そのファイルのリンクを保存します。

SharePointドキュメントライブラリの活用:

  • 契約書原本や契約書ドラフトといったドキュメントライブラリを作成し、そこに契約書ファイルを保存します。
  • バージョン管理の有効化: ドキュメントライブラリの設定で、ファイルのバージョン管理を有効にすると、Power Automateが改訂を検知するトリガーとして利用できます。

通知を送るTeamsのチャネルを決めましょう

契約書の進捗状況の通知や、関係者へのリマインドを行うTeamsのチャネルを準備します。

  • 法務部門チャネル: 法務部全体での契約進捗管理や、承認依頼の通知用（例: 法務部_契約管理）。
  • 事業部門チャネル: 契約を起案した事業部門全体への情報共有用（例: 営業部_契約進捗）。
  • 個人への通知: 各契約書の担当事業部員、および法務担当者へ、個人のTeamsチャットで通知を送ります。

 

通知メッセージの内容とタイミングを考えましょう

自動で送信される通知メッセージは、簡潔かつ明確で、従業員が次の行動に移しやすい情報が過不足なく含まれている必要があります。

  • 初回登録通知（法務・事業部門向け）: 新しい契約書が登録された旨、契約書名、担当者、現在のステータス、SharePointリストへのリンク。
  • ステータス変更通知（関係者向け）: 契約書名、変更前後のステータス、誰が変更したか、SharePointリストへのリンク。
  • リマインド通知（担当者向け）: 締結予定日が近い未完了の契約書名、現在のステータス、誰の確認待ちか、次のアクションを促すメッセージ、SharePointリストへのリンク。
  • 締結完了通知（関係者向け）: 契約書名、契約相手、締結日、保管場所、電子版へのリンク。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って契約書の進捗状況管理と通知フローを作成していきます。SharePointリストに契約書情報が登録されたことをトリガーに、関係者へTeamsで通知を送る基本的なフローから見ていきましょう。

 

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、SharePointリストに新しい契約書情報が追加されたときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

 

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、SharePointリストに新しい契約書情報が追加されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しい項目が作成されたとき (SharePoint)」を選択します。

作成例1：契約書がSharePointリストに登録されたら関係部門へ通知

このフローは、SharePointリストに新しい契約書情報が作成されたことを検知し、法務部門チャネル、事業部門チャネル、および担当者へTeams通知を送信します。

  1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
  2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
  3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「契約書登録_初回通知」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「新しい項目が作成されたとき (SharePoint)」を選択して「作成」をクリックします。
  4. トリガーの詳細を設定します。
    • サイトのアドレス: 契約書進捗管理台帳リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
    • リスト名: 作成したSharePointリスト（例：契約書進捗管理台帳）を選択します。
  5. 新しいステップを追加し、Teamsに法務部門チャネルへの通知を投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
    • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
    • 投稿先: 「チャネル」を選択します。
    • チーム: 法務部門が所属するTeamsのチームを選択します。
    • チャネル: 法務部門の契約管理チャネル（例：法務部_契約管理）を選択します。
    • メッセージ:
      【📢新規契約書登録のお知らせ】

新しい契約書が登録されました。法務部門にて内容をご確認ください。

契約書名: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
契約相手: @{triggerOutputs()?['body/契約相手']}
担当事業部署: @{triggerOutputs()?['body/担当事業部署']}
現在の進捗: @{triggerOutputs()?['body/現在の進捗ステータス']?['Value']}
契約締結予定日: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/契約締結予定日'], 'yyyy/MM/dd')}

詳細確認はこちら: [SharePointリストへのリンク]@{triggerOutputs()?['body/WebUrl']}
      • 補足：TitleはSharePointリストの「契約書名」列など、現在の進捗ステータスは選択肢列なのでValueを使用します。WebUrlは作成されたSharePointリストアイテムへの直接リンクです。
  6. 新しいステップを追加し、Teamsに事業部門チャネルへの通知を投稿します（オプション）。上記と同様に設定し、投稿先を事業部門のチャネル（例：営業部_契約進捗）に、メッセージ内容も事業部門向けに調整します。
  7. 新しいステップを追加し、Teamsに担当事業部員個人への通知を投稿します（オプション）。
    • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
    • 投稿先: 「チャット」を選択します。
    • 受信者: SharePointリストの「担当事業部員」列から取得したメールアドレスを選択します。
    • メッセージ:
      @{triggerOutputs()?['body/担当事業部員']?['DisplayName']}様

ご登録の契約書「@{triggerOutputs()?['body/Title']}」がシステムに登録されました。
現在のステータスは「@{triggerOutputs()?['body/現在の進捗ステータス']?['Value']}」です。

進捗確認はこちらから: @{triggerOutputs()?['body/WebUrl']}
  8. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。SharePointリスト（契約書進捗管理台帳）に新しいアイテム（契約書情報）を手動で登録します。Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsの指定チャネルや個人チャットに通知が届いていることを確認します。

 

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

SharePointアクション

  • 「新しい項目が作成されたとき」: 契約書情報がSharePointリストに追加されたことを検知するトリガー。
  • 「項目を更新します」: 契約書の「現在の進捗ステータス」や「通知状況」を更新する際に使用します。
  • 「アイテムの取得」: 応用編でリマインド通知を行う際に、未完了の契約書を取得するために使用します。

Teamsアクション

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 関係者へ通知を送信します。このアクションを複数回使用し、それぞれの通知先とメッセージ内容をカスタマイズします。

 

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、契約書名、契約相手、担当部署、現在のステータス、締結予定日、契約書URL（ファイルへのリンク）などを自動的に埋め込むことができます。

  • 契約書名: Title
  • 契約相手: 契約相手 (SharePointリストの列名)
  • 担当事業部署: 担当事業部署
  • 担当事業部員: 担当事業部員/DisplayName
  • 法務担当者: 法務担当者/DisplayName
  • 現在の進捗ステータス: 現在の進捗ステータス/Value
  • 契約締結予定日: 契約締結予定日
  • 契約書URL: 契約書URL
  • SharePointアイテムへのリンク: WebUrl (SharePointリストアイテムへの直接リンク)

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った関係者が、どの契約書か、誰が担当か、今どこまで進んでいるのか、そしてどこで詳細を確認できるのかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできるリンクが重要です。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

進捗ステータスの変化を自動で通知する

担当者（事業部員や法務担当者）がSharePointリストの「現在の進捗ステータス」を更新した際に、その変更内容を関係者へ自動で通知することで、常に最新の状況を共有できます。

作成例2：進捗ステータスの変化を自動で通知するPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、SharePointリストのアイテムが変更されたことをトリガーに、ステータスの変更を検知して通知します。

  1. 新しいフローを「自動化したクラウド フロー」として作成します。
    • フロー名：「契約書進捗_ステータス変更通知」
    • トリガー: 「項目が変更または作成されたとき (SharePoint)」を選択します。
    • サイトのアドレス: 契約書進捗管理台帳リストのSharePointサイトを選択します。
    • リスト名: 契約書進捗管理台帳リストを選択します。
  2. 新しいステップを追加し、ステータスの変更を検知する条件分岐を設定します。
    • 「条件」アクションを追加します。
    • 左側の値: 動的なコンテンツのリストから「現在の進捗ステータス 値 (変更前)」（トリガーからの出力）を選択します。
    • 演算子: 「次の値と等しくない」を選択します。
    • 右側の値: 動的なコンテンツのリストから「現在の進捗ステータス 値 (変更後)」（トリガーからの出力）を選択します。
    • 補足：これにより、「現在の進捗ステータス」列の値が変更された場合のみ「はい」のパスに進みます。
  3. 「はい」のパスに「切り替え」アクションを追加し、新しいステータスの種類に応じて通知を分岐します。
    • 「切り替え」アクションを追加します。
    • On: 動的なコンテンツのリストから「現在の進捗ステータス 値 (変更後)」（トリガーからの出力）を選択します。
  4. 各ステータス変更に応じた通知を設定します。
    • Case 1: 「法務確認中」になった場合
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（法務担当者個人向け）:
        • 投稿先: チャット
        • 受信者: 法務担当者のメールアドレス
        • メッセージ: 「@{triggerOutputs()?[‘body/法務担当者’]?[‘DisplayName’]}様。契約書「@{triggerOutputs()?[‘body/Title’]}」が法務確認待ちです。確認をお願いします。」
      • （オプション）法務部門チャネルへの通知:
    • Case 2: 「相手方確認中」になった場合
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（担当事業部員個人向け）:
        • 投稿先: チャット
        • 受信者: 担当事業部員のメールアドレス
        • メッセージ: 「@{triggerOutputs()?[‘body/担当事業部員’]?[‘DisplayName’]}様。契約書「@{triggerOutputs()?[‘body/Title’]}」が相手方確認段階に進みました。お客様への確認状況をお願いします。」
    • Case 3: 「締結済み」になった場合
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（関係者全員向け）:
        • 投稿先: チャネル（例: 営業部チャネル、法務部チャネル）
        • メッセージ:
          【✅契約締結完了のお知らせ】

以下の契約書が締結されました！お疲れ様でした。
契約書名: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
契約相手: @{triggerOutputs()?['body/契約相手']}
締結日: @{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy/MM/dd')} (通知時点)
担当者: @{triggerOutputs()?['body/担当事業部員']?['DisplayName']}

詳細はこちら: @{triggerOutputs()?['body/WebUrl']}
      • （オプション）関連ファイルの一括保存: 締結済みの契約書ファイルを特定のアーカイブフォルダにコピーするフロー（例: OneDrive/SharePointの「ファイルのコピー」アクション）をここに組み込むことも可能です。
    • Case 4: 「却下」または「中止」になった場合
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（関係者全員向け）:
        • 投稿先: チャネルまたは担当者個人
        • メッセージ: 却下された旨と理由（備考欄に入力されている場合）を通知。
  5. フローを保存してテストします。SharePointリストの契約書アイテムを開き、ステータスを「作成中」→「事業部確認中」→「法務確認中」→「締結済み」などと変更してみて、それぞれの通知がTeamsに届くことを確認します。

締結予定日が近づいたらリマインダーを送信する

契約締結予定日が近づいているのに「締結済み」になっていない契約書について、担当事業部員や法務担当者へ自動でリマインダー通知を送ることで、締結遅延のリスクを低減できます。これは別の「スケジュール済みクラウド フロー」として作成するのが適切です。

作成例3：締結予定日が近づいたらリマインダーを送信するPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、毎日実行され、締結予定日が近づいている未締結の契約書を検索し、関係者へTeamsでリマインダーを送信します。

  1. 新しいフローを「スケジュール済みクラウド フロー」として作成します。
    • フロー名：「契約書_締結予定日リマインダー」
    • 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します。例：毎日、午前9時。
  2. 新しいステップを追加し、SharePointリストから未締結の契約書を取得します。「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
    • サイトのアドレス: 契約書進捗管理台帳リストのSharePointサイトを選択します。
    • リスト名: 契約書進捗管理台帳リストを選択します。
    • フィルタークエリ: 現在の進捗ステータス ne '締結済み' and 現在の進捗ステータス ne '却下' and 現在の進捗ステータス ne '中止' and 契約締結予定日 le '@{formatDateTime(addDays(utcNow(), 7), 'yyyy-MM-dd')}'
      • 補足: これは「締結済み/却下/中止ではない」、かつ「締結予定日が現在から7日以内」の契約書を抽出します。
  3. 新しいステップを追加し、取得した各契約書に対して処理を繰り返します。「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
  4. 「アプライ トゥー イーチ」の中にTeamsへのリマインダー通知アクションを追加します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（担当事業部員個人向け）:
      • 投稿者: Flow bot
      • 投稿先: チャット
      • 受信者: 担当事業部員のメールアドレス
      • メッセージ:
        @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['担当事業部員']?['DisplayName']}様

【リマインダー】契約書「@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}」の締結予定日が迫っています！

契約相手: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['契約相手']}
契約締結予定日: @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['契約締結予定日'], 'yyyy/MM/dd')}
現在のステータス: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['現在の進捗ステータス']?['Value']}

現在の状況をご確認の上、必要に応じて顧客へのフォローアップ、または法務部門へご相談ください。
詳細はこちら: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['WebUrl']}
    • （オプション）法務担当者個人への通知: 同様に設定し、メッセージ内容を調整します。
    • （オプション）事業部長への通知: 特定の契約書（例: 金額が大きいもの）のみ、事業部長へ通知します。
  5. フローを保存してテストします。SharePointリストに、締結予定日が数日後に迫っている未締結の契約書情報を登録します。スケジュール実行でフローが動作し、担当者へリマインダーが届くことを確認します。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に契約書管理のような重要なプロセスでは、信頼性が非常に重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

 

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointリストに対して「編集」権限（作成・更新のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限、個人チャットへのメッセージ送信権限を持っていることを確認してください。法務部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

 

SharePointリストのデータ型不一致の場合

契約書情報がSharePointリストに登録・更新される際、列のデータ型とフローから送られるデータの型が一致しない場合にエラーが発生することがあります。

対策

  • SharePointリストの列のデータ型と、Power Automateで処理する際のデータ型が一致しているか確認します。
  • formatDateTime() などを使用して、日付や時刻の形式を変換・整形するようにしましょう。
  • ユーザー列には、メールアドレス形式の値を渡す必要があります。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

  • Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
  • チャネル/チャットの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルや受信者が正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
  • 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

 

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

手順

  1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
  2. 「実行履歴」タブをクリックします。
  3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そしてエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointリストからの「アイテムの取得」アクションで、期待通りの契約書が抽出されているか、フィルタークエリが正しく機能しているかを確認しましょう。

 

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

契約書情報は、企業の機密情報であり、法的義務や個人情報を含む可能性があります。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に細心の注意が必要です。

 

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

契約書進捗管理台帳リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

  • 閲覧権限: 法務部門、事業部門（自身の担当契約のみ、または部門全体）など、必要な部署にのみ「読み取り」権限を付与しましょう。
  • 編集権限: 担当事業部員（自身が起案した契約のみ）、法務担当者など、契約書情報を更新する権限を持つ限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
  • 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
  • グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

 

Teamsチャネルの権限設定を適切にしましょう

契約書通知が送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

  • プライベートチャネルの利用: 契約書情報のような機密性の高い情報が流れるチャネルは、必ず「プライベート」チャネルとし、必要なメンバーのみを招待しましょう。
  • 一般チャネルへの通知の制限: 全員がアクセスできる「一般」チャネルには、機密性の低い、概要のみの情報に留めるか、通知自体を行わないようにしましょう。

 

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、会社の重要な機密情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

  • フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、法務部門の担当者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
  • 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
  • サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

 

個人情報保護への配慮を忘れずに

契約書には、取引先の情報や、契約担当者の氏名といった個人情報が含まれる可能性があります。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

  • 利用目的の明確化: 契約書の利用目的を明確にし、適切に管理しましょう。
  • 安全な保管: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
  • 保持期間の検討: 契約書や契約進捗履歴の保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

 

まとめ

Power AutomateとTeams、SharePointリストを組み合わせることで、契約書の進捗状況を自動で管理し、関係者へ通知する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動化された進捗管理システムは、契約締結までの時間を短縮し、業務の透明性を高め、関係者の負担を軽減するための強力なツールとなるでしょう。結果として、法務部門や事業部門の業務効率向上と、組織全体のコンプライアンス強化に大きく貢献できます。

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