TeamsとPower Automate連携で定型的な返信の自動化をしたい！作り方を分かりやすく説明

Power AutomateとTeamsで定型的な返信を自動化する！

「よくある質問に毎回同じ内容を返信している」「『ありがとうございます』や『確認しました』といった返信に時間が取られる」「定型的な確認依頼を見落としてしまう」。こうした繰り返し発生する返信作業は、意外と時間と労力を消費し、本来集中すべき業務の妨げになることがありますよね。

Power AutomateとTeamsを連携させることで、特定の条件を満たすメッセージに対して、自動で定型的な返信を送信する仕組みを構築できます。

なぜ定型的な返信の自動化が大切なのでしょう？

Teamsでの定型的な返信を自動化することは、日々のコミュニケーションをスムーズにし、チームの効率を高める上で非常に重要です。どんな良いことがあるのか、一緒に見ていきましょう。

返信の手間を削減し、時間的余裕が生まれるから

「確認しました」「承知いたしました」といった一言の返信でも、毎日何十回も手動で入力していると、かなりの時間がかかります。自動化システムを導入することで、これらの定型的な返信作業から解放され、従業員はより複雑な問題解決や創造的な業務に集中できるようになります。これにより、日々の業務に時間的な余裕が生まれ、生産性が向上するでしょう。

返信の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションの信頼性を高められるから

多忙な状況では、返信が必要なメッセージを見落としたり、返信し忘れたりすることが起こり得ます。特に、確認の返信がないと、相手は情報が伝わったかどうかわからず、不安を感じるかもしれません。自動返信システムは、特定の条件を満たすメッセージに対して確実に返信を行うため、コミュニケーションの抜け漏れを防ぎ、チーム内の信頼性を高めることができます。

返信の品質を均一化し、標準化できるから

手動での返信では、担当者によって返信内容や表現にばらつきが生じることがあります。自動返信システムは、あらかじめ設定された定型文を使用するため、返信の品質を常に一定に保ち、コミュニケーションの標準化を図れます。これにより、従業員は安心して情報をやり取りできるようになるでしょう。

従業員のストレスを軽減し、エンゲージメントを向上させるから

定型的な返信作業は、単純ながらも積み重なると従業員にストレスを与えることがあります。また、返信を忘れてしまうことへのプレッシャーも無視できません。自動返信システムは、これらの心理的負担を軽減し、従業員がより快適にTeamsを利用できる環境を提供します。ストレスが減ることで、従業員のエンゲージメント向上にも繋がるでしょう。

構築システムの準備を始めましょう

Teamsでの定型的な返信を自動化する仕組みを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

自動返信したい「メッセージ」を特定しましょう

どのようなメッセージに対して、自動で返信したいのか、その条件を具体的に特定しましょう。

• キーワードの検出: 特定のキーワード（例: 「確認依頼」「承認お願いします」「ヘルプ」）を含むメッセージ。
• 送信者: 特定のユーザーやグループからのメッセージ。
• チャネル: 特定のTeamsチャネルへの投稿（例: 「Q&Aチャネル」「申請チャネル」）。
• リアクション: 特定のリアクション（例: 「👍」）が付いたメッセージ（ただし、Teamsのメッセージリアクションをトリガーにするのは複雑で、基本機能では難しい場合があります）。

自動返信する「定型文」を準備しましょう

自動でTeamsに投稿する返信メッセージの定型文をあらかじめ作成しておきます。

• 確認の返信: 「確認いたしました。ありがとうございます。」「承知いたしました。内容を確認します。」
• 受け付けの返信: 「ご質問ありがとうございます。担当者より改めてご連絡いたします。」
• 情報提供の返信: 「お役立ち情報です：〇〇に関する情報はこちらでご確認いただけます。」
• リマインド: 「〇〇について、本日が提出期限です。まだの方はご対応をお願いします。」

返信先（対象）を決めましょう

自動返信を、元のメッセージのどこに、誰に対して行うかを決定します。

• 元のメッセージへの返信: 元のメッセージのスレッドに返信する形で、会話の流れを途切れさせないようにします。
• 元のメッセージの送信者へチャット: メッセージの送信者個人に直接チャットで返信します。
• 特定のチャネルへ投稿: 全員が確認できるように、元のチャネルに投稿します。

必要な権限があるか確認しましょう

Power Automateでフローを作成し、Teamsのメッセージを検知し、返信を送信するためには、フローを実行するアカウントが適切な権限を持っている必要があります。

• Teamsチャネルへのアクセス権: 監視対象のTeamsチャネルに対する「読み取り」権限が必要です。
• Teamsチャネル/チャットへのメッセージ投稿権: 投稿先のTeamsチャネルまたは個人チャットへのメッセージ投稿権限が必要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使ってTeamsでの定型的な返信を自動化するフローを作成していきます。特定のキーワードを含むメッセージがチャネルに投稿されたことをトリガーに、そのメッセージに自動で返信する基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（Teamsメッセージの投稿）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、Teamsのチャネルに特定のキーワードを含む新しいメッセージが投稿されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しいチャネル メッセージが追加されたとき (V2) (Microsoft Teams)」を選択します。

作成例1：特定のキーワードを含むTeamsチャネルメッセージに自動返信

このフローは、Teamsの特定のチャネルに「確認依頼」というキーワードを含むメッセージが投稿された際に、そのメッセージに自動で「確認いたしました」と返信します。

1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「Teams_自動確認返信」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Teams」と入力し、「新しいチャネル メッセージが追加されたとき (V2) (Microsoft Teams)」を選択して「作成」をクリックします。
4. トリガーの詳細を設定します。
   • チーム: 監視したいTeamsのチームを選択します（例: プロジェクトX）。
   • チャネル: 監視したいチャネルを選択します（例: 進捗報告）。
   • 含める: 「件名」や「本文」で特定のキーワードを検知する場合には、詳細オプションで「本文」に「確認依頼」などのキーワードを設定できます。
5. 新しいステップを追加し、メッセージ本文に特定のキーワードが含まれるか確認します。
   • 「条件」アクションを追加します。
   • 左側の値: 動的なコンテンツのリストから「メッセージの本文」（トリガーからの出力）を選択します。
   • 演算子: 「次の値を含む」を選択します。
   • 右側の値: 「確認依頼」と入力します。
   • 補足: この条件分岐を追加することで、トリガーが発動した全てのメッセージではなく、特定のキーワードを含むメッセージにのみ返信するように絞り込めます。
6. 「はい」のパス（キーワードが含まれる場合）に、Teamsでメッセージを返信するアクションを追加します。
   • 「+ アクションの追加」をクリックし、検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
   • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
   • 投稿先: 「チャネル」を選択します。
   • チーム: トリガーで指定したTeamsのチームを選択します。
   • チャネル: トリガーで指定したチャネルを選択します。
   • メッセージ: 「確認いたしました。ありがとうございます。」と入力します。
   • 返信のメッセージ ID: ここが重要です。動的なコンテンツのリストから「メッセージ ID」（トリガーからの出力）を選択します。これにより、元のメッセージのスレッドに返信として投稿されます。
7. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。指定したTeamsチャネルに、「確認依頼」というキーワードを含むメッセージを投稿します（例: 「〇〇の件、確認依頼です。」）。Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsで元のメッセージのスレッドに自動返信が届いていることを確認します。

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

Teamsアクション

• 「新しいチャネル メッセージが追加されたとき (V2)」: 特定のTeamsチャネルに新しいメッセージが投稿されたことを検知するトリガー。
• 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 指定したチャネルや個人チャットにメッセージを送信します。「返信のメッセージ ID」オプションを使って元のメッセージのスレッドに返信することができます。

制御アクション

「条件」: メッセージの本文、送信者などの条件に基づいて、フローの処理を分岐させます。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

自動返信のメッセージは、簡潔ながらも必要な情報を伝えるようにカスタマイズしましょう。

• 定型文: 事前に準備した「確認しました」などの定型文。
• 動的なコンテンツ（オプション）: 返信対象のメッセージの送信者名（例: From (表示名)）をメッセージに含めることで、よりパーソナルな返信になります。

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、自動返信であっても相手に丁寧な印象を与えられます。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

送信者やチャネルに応じて自動返信の内容を変える

特定のユーザーからのメッセージや、特定のチャネルに投稿されたメッセージに対して、異なる定型文で返信したい場合があります。

作成例2：送信者やチャネルに応じて自動返信の内容を変えるPower Automateフロー

基本編のフローに、さらに条件分岐（または「切り替え」アクション）を追加します。

1. 基本編のフロー（Teams_自動確認返信）を開きます。
2. 「新しいチャネル メッセージが追加されたとき」トリガーの後に「切り替え」アクションを追加します。
   • On: メッセージの送信者の情報やチャネルの情報に基づいて分岐します。
     • 例1：送信者のメールアドレスで分岐する場合@{triggerOutputs()?[‘body/From’]?[‘UserPrincipalName’]} (送信者のメールアドレス)
     • 例2：チャネル名で分岐する場合@{triggerOutputs()?[‘body/channelDisplayName’]} (チャネル名)
3. 「切り替え」の各ケースを設定します。
   • Case 1: 特定の送信者（例: boss@yourcompany.com）からのメッセージの場合
     • 値が次の値と等しい場合: boss@yourcompany.com
     • このケースの中に返信アクションを追加:
       • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクション:
         • メッセージ: 「@{triggerOutputs()?[‘body/From’]?[‘DisplayName’]}様、迅速に確認し対応いたします。」
         • 返信のメッセージ ID: メッセージ ID
   • Case 2: 特定のチャネル（例: 緊急連絡）からのメッセージの場合
     • 値が次の値と等しい場合: 緊急連絡
     • このケースの中に返信アクションを追加:
       • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクション:
         • メッセージ: 「緊急連絡承知いたしました。担当チームで確認を開始します。」
         • 返信のメッセージ ID: メッセージ ID
         • 重要度: 「重要」に設定（通知の緊急性を高めるため）。
   • 既定: どのケースにも当てはまらない場合の処理（例: 基本編の「確認いたしました」返信）。基本編の返信アクションをここに移動させます。
4. フローを保存してテストします。異なる送信者やチャネルからメッセージを投稿し、返信内容が正しく分岐していることを確認します。

特定のリアクションが付いたら自動返信する（高度）

Teamsのメッセージに特定のリアクション（例: 「いいね👍」）が付いたときに、そのリアクションをトリガーとして自動返信を行うのは、Power Automateの標準のTeamsコネクタでは直接的なトリガーが提供されていません。しかし、Graph APIを利用するなど、より高度な方法で実現できる可能性があります。

作成例3：特定のリアクションが付いたら自動返信する（高度、Graph APIが必要）

この機能は、Microsoft Graph APIの知識と、HTTPアクションの利用が必要になるため、上級者向けです。

1. 「手動でフローをトリガーします」アクションでフローを開始し、テスト用の入力を設定します。
   • テキスト: チャネルID
   • テキスト: メッセージID
2. 新しいステップを追加し、Teamsメッセージのリアクションを取得します。
   • これはTeamsコネクタでは直接できないため、「HTTP」アクションでGraph APIを呼び出す必要があります。
     • 方法: GET
     • URI: https://graph.microsoft.com/v1.0/teams/@{triggerBody()['チャネルID']}/channels/@{triggerBody()['メッセージID']}/messages/@{triggerBody()['メッセージID']}/reactions (例)
     • 認証: Azure AD認証を設定し、適切な権限（TeamsApp.Read.Allなど）を付与したカスタムコネクタまたはサービスプリンシパルを使用します。
3. 新しいステップを追加し、リアクションの種類を解析します。
   • 「JSON の解析」アクションでHTTPアクションの出力を解析します。
   • 「アプライ トゥー イーチ」アクションで各リアクションをループし、「条件」アクションでリアクションタイプ（例: 「like」）をチェックします。
4. 「はい」のパス（特定のリアクションが付いた場合）に、Teamsでメッセージを返信するアクションを追加します。
   • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクション:
     • メッセージ: 「いいね！ありがとうございます。」
     • 返信のメッセージ ID: メッセージ ID

メリット: ユーザーはメッセージにリアクションするだけで自動返信を受け取れるため、より直感的なコミュニケーションが可能です。

ユーザーからの「いいね」にはリアクションを返す（Teams連携）

Teamsのメッセージに「いいね」のリアクションが来た場合に、Power Automateが自動で別のリアクションを返す、というような「リアクションの自動化」は、現時点ではTeamsコネクタの標準アクションとして提供されていません。

TeamsのカスタムアプリやGraph API: こうした高度な機能は、Teamsのカスタムアプリ開発や、Microsoft Graph APIを直接呼び出すことで実現できる可能性がありますが、Power Automateの通常のフローでは難しい点にご留意ください。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に自動返信は、誤った返信や意図しない返信を防ぐことが重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがTeamsのメッセージを読み取ったり、返信を送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、監視対象のTeamsチャネルに対する「読み取り」権限、そして返信先のチャネル/個人チャットへの「メッセージ投稿」権限を持っていることを確認してください。

トリガーが動作しない場合

フローが全く実行されない場合、設定したトリガーの条件が満たされていない可能性があります。

対策

• チャネルの選択ミス: トリガーで選択したTeamsチームとチャネルが、実際にメッセージが投稿される場所と一致しているか確認しましょう。
• キーワードの誤り: 「含む」や「等しい」といった演算子とキーワード（大文字/小文字、全角/半角、スペースなど）が正確に一致しているか確認しましょう。
• テストメッセージの投稿: フローを保存後、実際にトリガー条件に合致するテストメッセージをTeamsに投稿し、Power Automateの「実行履歴」でフローが起動したかを確認しましょう。

意図しないメッセージに返信してしまう場合

設定した条件が広すぎるために、関係ないメッセージにも自動返信されてしまうことがあります。

対策

• 条件の厳密化: キーワードをより具体的にしたり、複数の条件をAND条件で組み合わせたりして、返信対象のメッセージを絞り込みましょう。
• 送信者の限定: 特定のユーザーやグループからのメッセージにのみ返信したい場合は、「送信者」の条件を追加しましょう。
• 特定のチャネルに限定: 自動返信を適用したいチャネルを限定し、それ以外のチャネルではフローを無効にするか、別のフローを作成しましょう。
• 「含む」と「等しい」の使い分け: キーワードの完全一致が必要な場合は「等しい」を、部分一致で良い場合は「含む」を適切に使い分けましょう。

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

手順

1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
2. 「実行履歴」タブをクリックします。
3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そしてエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、条件分岐が正しく評価されたかなどを詳細に把握できます。特に「メッセージの本文」が期待通りに取得されているか、キーワードが正しく検出されているかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

Teamsの自動返信システムは、コミュニケーションの効率化に貢献する一方で、誤った設定は情報漏洩や混乱を招く可能性があります。適切なセキュリティとアクセス管理を行いましょう。

監視対象チャネルと返信先の権限を適切に設定しましょう

• プライベートチャネルでの利用: 機密性の高い情報を含むチャネルで自動返信を設定する場合は、チャネルが「プライベート」であることを確認し、必要なメンバーのみがアクセスできるようにしましょう。
• 公開チャネルでの注意: 全従業員がアクセスできる公開チャネルで自動返信を設定する場合は、返信内容に機密情報を含まないように細心の注意を払いましょう。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、Teamsのコミュニケーションに直接影響を与えるため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

• フロー作成者の制限: 重要な自動返信フローの作成権限は、チームの管理者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
• 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
• サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

監査ログを確認しましょう

Power Automateの実行履歴や、Teamsのメッセージログは、誰が、いつ、どのような自動返信が行われたかの証拠となります。

定期的な確認: これらのログを定期的に確認し、不正な利用や誤動作がないかを監査する体制を構築しましょう。

まとめ

Power AutomateとTeamsを組み合わせることで、特定の条件を満たすメッセージに対して定型的な返信を自動化する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動返信システムは、日々のコミュニケーションにおける返信の手間を削減し、抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションの信頼性を高めるための強力なツールとなるでしょう。結果として、従業員の時間的余裕を生み出し、チーム全体の生産性向上に大きく貢献できます。