TeamsとPower Automate連携で在庫管理システムからのアラート通知をしたい！作り方を分かりやすく説明

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Power AutomateとTeamsで在庫アラートを自動通知する！

「在庫が減っているのに気づくのが遅れる」「発注が必要なタイミングを逃してしまう」「手動で在庫リストをチェックするのが大変」。在庫切れや過剰在庫は、ビジネスにおいて大きな損失や機会損失に繋がる可能性があります。しかし、日々変動する在庫数を常に監視し、適切なタイミングで対応するのは、手間がかかり、見落としのリスクも伴いがちですよね。

Power AutomateとTeams、そして在庫データを管理するシステム（ここでは簡易的にSharePointリストを想定）を組み合わせることで、在庫管理システムからのアラートを自動で検知し、担当者へ迅速にTeamsで通知する仕組みを構築できます。

 

なぜ在庫アラートの自動通知が大切なのでしょう？

在庫の適切な管理は、企業の収益性と顧客満足度に直結します。アラート通知の自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

 

在庫切れや過剰在庫を未然に防げるから

在庫切れは販売機会の損失に、過剰在庫は保管コストの増加や陳腐化リスクに繋がります。自動アラート通知は、事前に設定した閾値（例：最小在庫数）を下回った商品を即座に検知し、担当者へ通知します。これにより、タイムリーな発注や在庫調整が可能になり、最適な在庫レベルを維持してビジネス損失を防げるでしょう。

 

発注業務を迅速化し、業務効率が上がるから

在庫状況を手動で確認し、発注の判断を行うプロセスは、時間と労力がかかります。自動アラート通知は、発注が必要な商品を自動的に特定し、担当者にその情報を届けるため、発注業務の意思決定から実行までのリードタイムを大幅に短縮できます。これにより、担当者はルーティンワークから解放され、より戦略的な在庫計画やサプライヤーとの交渉といった、価値の高い業務に集中できるようになります。

 

人的ミスが減り、在庫管理の精度が高まるから

手動での在庫チェックや発注判断は、見落としや入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクを伴います。自動アラート通知システムは、データに基づきプログラムによって正確に検知・通知を行うため、これらの人為的なミスを大幅に削減します。これにより、在庫データの正確性と信頼性が向上し、より精度の高い在庫管理を実現できるでしょう。

 

チーム内の情報共有がスムーズになり、連携が強化されるから

在庫情報は、営業、製造、物流、経理など、複数の部門が関わる重要な情報です。在庫アラートが関係部門へ自動で通知されることで、各部門がリアルタイムで状況を把握し、連携して対応できます。例えば、営業は在庫状況を考慮した販売計画を立てられ、製造は生産スケジュールを調整できます。これにより、部門間の連携が強化され、サプライチェーン全体の最適化に貢献するでしょう。

 

構築システムの準備を始めましょう

在庫アラートの自動通知システムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

 

在庫データの「置き場所」を決めましょう

Power Automateが在庫アラートを検知するためには、そのデータがどこかに保存されており、Power Automateからアクセスできる必要があります。ここでは、「SharePointリスト」に在庫情報を管理することを想定します。

  • SharePointリストの作成:
    1. 在庫管理部門や倉庫管理部門用のSharePointサイトを選択または新規作成します。
    2. リスト名（例：商品在庫リスト）で新しいリストを作成します。
    3. 必要な列の追加（例）:
      • タイトル（既定）: 商品コード
      • 商品名: テキスト（1行）
      • 現在の在庫数: 数値（必須）
      • 最小在庫数: 数値（アラートの閾値、必須）
      • 最大在庫数: 数値（過剰在庫のアラート閾値、オプション）
      • 発注点: 数値（発注を検討する在庫数、オプション）
      • 最終更新日時: 日付と時刻（Power Automateで自動更新）
      • 担当者: ユーザー列（発注や在庫確認の担当者）
      • 担当者メールアドレス: テキスト（1行、担当者列と連携）
      • アラートステータス: 選択肢（例：「通常」「要発注」「過剰在庫」）、既定値は「通常」
      • 最終アラート通知日時: 日付と時刻（重複通知防止用、Power Automateで自動更新）
  • （補足）既存システムとの連携:もし貴社で既に在庫管理システム（ERP、WMSなど）を利用している場合、そのシステムがPower Automateのコネクタを提供しているか確認してください（例: Dynamics 365 Business Central, SAP Concurなど）。コネクタがあれば、SharePointリストを介さずに直接連携できる場合があります。コネクタがない場合は、システムからCSVファイルを定期的にエクスポートし、それをOneDrive/SharePointに保存する、またはAPI連携（より高度）を検討します。

 

アラート通知を送るTeamsのチャネルを決めましょう

在庫アラートを通知するTeamsのチャネルを、関係者全員がアクセスできる場所に設定します。

  • 在庫管理担当者向けチャネル: 発注担当者や倉庫管理者が所属するチャネル（例: 在庫管理_アラート、発注連絡）。
  • 営業部門向けチャネル: 在庫状況を把握する必要がある営業部門のチャネル（例: 営業部_在庫確認）。
  • （オプション）個人への通知: 特定の担当者（例: 発注担当者）へ、個人のTeamsチャットで通知を送ることも検討します。

 

アラート通知メッセージの内容を考えましょう

自動で送信される通知メッセージは、簡潔かつ明確で、担当者が次の行動に移しやすい情報が過不足なく含まれている必要があります。

  • 件名: 【在庫アラート】〇〇が最小在庫数を下回りました のように、緊急性を明確にします。
  • 商品情報: 商品名、商品コード。
  • 現在の在庫数: 検知された時点での在庫数。
  • 最小在庫数: 設定されている閾値。
  • 推奨される行動: 「至急発注をお願いします」「在庫状況をご確認ください」など、具体的な行動を促すメッセージ。
  • 詳細情報へのリンク: 在庫リストの該当商品アイテムへの直接リンク、または発注システムへのリンク。
  • 重要度: Power AutomateのTeamsアクションで「重要度」を「重要」または「緊急」に設定することを検討します。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って在庫アラートの自動通知フローを作成していきます。SharePointリストの在庫情報が更新され、最小在庫数を下回ったことをトリガーに、Teamsチャネルへ自動通知を送る基本的なフローから見ていきましょう。

 

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、SharePointリストの項目が変更されたときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

 

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、SharePointリストの「現在の在庫数」が更新されたときにフローを実行したいので、トリガーには「項目が変更または作成されたとき (SharePoint)」を選択します。

作成例1：在庫数が最小在庫数を下回ったらTeamsに自動通知

このフローは、SharePointリストの商品在庫情報が更新された際に、設定された最小在庫数を下回ったことを検知し、Teamsチャネルへアラート通知を送信します。

  1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
  2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
  3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「在庫アラート_最小在庫数」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「項目が変更または作成されたとき (SharePoint)」を選択して「作成」をクリックします。
  4. トリガーの詳細を設定します。
    • サイトのアドレス: 商品在庫リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
    • リスト名: 作成したSharePointリスト（例：商品在庫リスト）を選択します。
  5. 新しいステップを追加し、在庫数をチェックする条件分岐を設定します。「条件」アクションを追加します。
    • 左側の値: 動的なコンテンツのリストから「現在の在庫数」（トリガーからの出力、新しい値）を選択します。
    • 演算子: 「次の値より小さい」を選択します。
    • 右側の値: 動的なコンテンツのリストから「最小在庫数」（トリガーからの出力）を選択します。
    • 補足: これにより、現在の在庫数が最小在庫数を下回った場合のみ「はい」のパスに進みます。
  6. （オプション）新しいステップを追加し、重複通知を避けるための条件を追加します。同じアラートが連続で何度も通知されるのを防ぐために、前回の通知日時やアラートステータスを確認するステップを追加します。
    • 「条件」アクションを追加します。
      • 左側の値: 動的なコンテンツのリストから「アラートステータス 値」（トリガーからの出力）を選択します。
      • 演算子: 「次の値と等しくない」
      • 右側の値: 「要発注」
      • 補足: これにより、既に「要発注」状態であれば通知をスキップします。または、最終アラート通知日時をチェックし、一定期間（例：24時間）は再度通知しないように設定できます。
  7. 「はい」のパス（在庫数が最小値を下回った場合）に、Teamsにアラート通知を投稿します。「+ アクションの追加」をクリックし、検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
    • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
    • 投稿先: 「チャネル」を選択します。
    • チーム: 在庫管理担当者が所属するTeamsのチームを選択します。
    • チャネル: 在庫アラート通知用チャネル（例：在庫管理_アラート）を選択します。
    • メッセージ:
      【🚨在庫アラート：要発注！】

以下の商品の在庫数が最小在庫数を下回りました。至急発注をお願いします！

商品コード: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
商品名: @{triggerOutputs()?['body/商品名']}
現在の在庫数: @{triggerOutputs()?['body/現在の在庫数']}個
最小在庫数: @{triggerOutputs()?['body/最小在庫数']}個

詳細確認・発注はこちら: [SharePointリストへのリンク]@{triggerOutputs()?['body/WebUrl']}

担当者: @{triggerOutputs()?['body/担当者']?['DisplayName']}
      • 補足：TitleはSharePointリストの「商品コード」列、商品名などはリストの列名に対応します。WebUrlは作成されたSharePointリストアイテムへの直接リンクです。
    • 重要度: 「重要」または「緊急」を選択します。
  8. 新しいステップを追加し、SharePointリストの「アラートステータス」と「最終アラート通知日時」を更新します。「項目を更新します (SharePoint)」アクションを追加します。
    • サイトのアドレス: トリガーで指定したサイト
    • リスト名: 商品在庫リスト
    • ID: トリガーのIDを選択します。
    • アラートステータス: 「要発注」を選択します。
    • 最終アラート通知日時: utcNow()（式から取得）
  9. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。SharePointリスト（商品在庫リスト）の既存アイテムの「現在の在庫数」を、その商品の「最小在庫数」よりも少ない値に手動で更新します。

    Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsの指定チャネルにアラート通知が届いていることを確認します。SharePointリストの「アラートステータス」と「最終アラート通知日時」も更新されていることを確認してください。

 

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

SharePointアクション

  • 「項目が変更または作成されたとき」: 在庫数が更新されたことを検知するトリガー。
  • 「項目を更新します」: アラートステータスや最終アラート通知日時を更新し、重複通知を防ぐために使用します。

制御アクション

「条件」: 在庫数が閾値を下回ったか、重複通知でないかなどを判断するために使用します。

Teamsアクション

  • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: アラート通知を送信します。
  • 「重要度」の設定: 緊急性に応じて「重要」または「緊急」を選択します。

 

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、商品コード、商品名、現在の在庫数、最小在庫数、推奨行動、詳細へのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

  • 商品コード: Title
  • 商品名: 商品名 (SharePointリストの列名)
  • 現在の在庫数: 現在の在庫数
  • 最小在庫数: 最小在庫数
  • SharePointアイテムへのリンク: WebUrl (SharePointリストアイテムへの直接リンク)

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った担当者が、どの商品が、どのような状況で、次に何をすべきかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできるリンクが重要です。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

在庫が回復したらアラート解除通知を送信する

最小在庫数を下回っていた商品が、発注や入庫によって在庫数が回復し、閾値を超えた場合に、アラートが解除されたことを自動で通知します。これにより、担当者は状況の改善を把握し、無駄な作業を避けられます。

作成例2：在庫が回復したらアラート解除通知を送信するPower Automateフロー（基本フローを修正）

基本編のフローに、在庫数が回復した場合の分岐を追加します。

  1. 基本編のフロー（在庫アラート_最小在庫数）を開きます。
  2. ステップ5の「条件」アクション（現在の在庫数＜最小在庫数）を修正します。この条件を「在庫アラートの発動」と「アラートの解除」の両方を判断できるように修正します。
    • 「条件」アクションの「詳細モードで編集」:@or(and(less(triggerOutputs()?[‘body/現在の在庫数’], triggerOutputs()?[‘body/最小在庫数’]), not(equals(triggerOutputs()?[‘body/アラートステータス’]?[‘Value’], ‘要発注’))),and(greaterOrEquals(triggerOutputs()?[‘body/現在の在庫数’], triggerOutputs()?[‘body/最小在庫数’]), equals(triggerOutputs()?[‘body/アラートステータス’]?[‘Value’], ‘要発注’))

      )

      • 補足: これは「A: 在庫が最小値を下回り、かつアラートが『要発注』でない」または「B: 在庫が最小値以上になり、かつアラートが『要発注』である」という2つのケースを検知します。
  3. 新しいステップを追加し、アラートの種類を判断する「条件」アクションを追加します。この条件は、上記の「はい」のパスの中に追加します。
    • 左側の値: 現在の在庫数
    • 演算子: 「次の値より小さい」
    • 右側の値: 最小在庫数
    • 補足: これにより、まだ在庫が低い場合は「はい」のパス（アラート発動）、在庫が回復した場合は「いいえ」のパス（アラート解除）に進みます。
  4. 「はい」のパス（まだアラートが必要な場合）に、基本編で作成したアラート通知とSharePoint更新アクションを移動します。
    • Teamsアラート通知アクション
    • SharePointリスト「アラートステータス」を「要発注」に更新、最終アラート通知日時をutcNow()に更新。
  5. 「いいえ」のパス（在庫が回復した場合）に、アラート解除通知とSharePoint更新アクションを追加します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（アラート解除通知）:
      • 投稿先: チャネル（例: 在庫管理_アラート）
      • メッセージ:
        【✅在庫アラート解除】

以下の商品の在庫数が回復しました。
商品コード: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
商品名: @{triggerOutputs()?['body/商品名']}
現在の在庫数: @{triggerOutputs()?['body/現在の在庫数']}個
最小在庫数: @{triggerOutputs()?['body/最小在庫数']}個

アラートステータスを「通常」に戻します。
    • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
      • アラートステータス: 「通常」を選択します。
      • 最終アラート通知日時: utcNow()
  6. フローを保存してテストします。
    • 在庫数を最小値以下にし、アラートが届くことを確認。
    • その後、在庫数を最小値以上に更新し、アラート解除通知が届き、SharePointのステータスが「通常」に戻ることを確認します。

過剰在庫も検知して通知する

最小在庫数だけでなく、設定した最大在庫数を超えた場合に「過剰在庫」としてアラートを送信することで、在庫の最適化を支援します。

作成例3：過剰在庫も検知して通知するPower Automateフロー（基本フローを修正）

基本編のフローに、最大在庫数を超過した場合の分岐を追加します。

  1. 基本編のフロー（または作成例2のフロー）を開きます。
  2. 既存の「条件」アクション（現在の在庫数＜最小在庫数）の直後、または全体を囲むように「切り替え」アクションを追加します。
    • On: 現在の在庫数
  3. 「切り替え」の各ケースを設定します。
    • Case 1 (最小在庫数以下):
      • 値が次の値より小さい: 最小在庫数
      • このケースの中に、基本編で作成した「要発注」アラート通知とSharePoint更新アクションを配置します。
    • Case 2 (最大在庫数以上):
      • 値が次の値より大きい: 最大在庫数
      • このケースの中に、過剰在庫のアラート通知とSharePoint更新アクションを追加します。
      • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
        • メッセージ:
          【🚨在庫アラート：過剰在庫！】

以下の商品が最大在庫数を上回りました。在庫状況をご確認ください。

商品コード: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
商品名: @{triggerOutputs()?['body/商品名']}
現在の在庫数: @{triggerOutputs()?['body/現在の在庫数']}個
最大在庫数: @{triggerOutputs()?['body/最大在庫数']}個

詳細確認はこちら: @{triggerOutputs()?['body/WebUrl']}
      • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
        • アラートステータス: 「過剰在庫」を選択します。
        • 最終アラート通知日時: utcNow()
    • 既定: どのケースにも当てはまらない場合（通常在庫レベルの場合）の処理。
      • 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: （もしアラート状態から回復した場合は）アラートステータス: 「通常」に更新。
      • （オプション）Teams通知: 「在庫が通常レベルに戻りました」といった通知。
  4. フローを保存してテストします。在庫数を最大値以上に更新してみて、過剰在庫のアラート通知が届くことを確認します。

 

在庫切れが解消されない場合に繰り返しリマインドする

在庫アラートを通知したにもかかわらず、一定期間（例：24時間）経過しても在庫数が回復しない場合に、自動でリマインド通知を送信することで、対応の徹底を促します。

作成例4：在庫切れが解消されない場合に繰り返しリマインドするPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、毎日または特定の頻度で実行され、未解決のアラートを検索してリマインドを送信します。

  1. 新しいフローを「スケジュール済みクラウド フロー」として作成します。
    • フロー名：「在庫アラート_未解決リマインダー」
    • 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します。例：毎日、午前10時。
  2. 新しいステップを追加し、SharePointリストから未解決のアラートを取得します。「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
    • サイトのアドレス: 商品在庫リストのSharePointサイト
    • リスト名: 商品在庫リスト
    • フィルタークエリ: アラートステータス eq '要発注' and 最終アラート通知日時 lt '@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -1), 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')}'
      • 補足: これは「アラートステータスが『要発注』で、かつ最終通知から24時間以上経過した」アイテムを抽出します。
  3. 新しいステップを追加し、取得した各商品に対して処理を繰り返します。「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
  4. 「アプライ トゥー イーチ」の中にTeamsへのリマインダー通知アクションを追加します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（担当者個人向け）:
      • 投稿先: チャット
      • 受信者: 担当者メールアドレス（リストから取得）
      • メッセージ:
        @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['担当者']?['DisplayName']}様

【🚨緊急リマインダー】在庫切れが継続しています！

商品コード: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}
商品名: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['商品名']}
現在の在庫数: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['現在の在庫数']}個
最小在庫数: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['最小在庫数']}個

このアラートはまだ解消されていません。対応状況をご確認ください。
詳細はこちら: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['WebUrl']}
      • 重要度: 「緊急」を選択します。
    • （オプション）「項目を更新します (SharePoint)」アクション: リマインドを送信した日時を記録する列（例: 最終リマインド日時）を更新します。
  5. フローを保存してテストします。テスト用の商品を「要発注」ステータスにして、最終アラート通知日時を過去に設定します。スケジュール実行でフローが動作し、担当者にリマインダーが届くことを確認します。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に在庫管理におけるアラート通知は、ビジネスへの影響が大きいため、その信頼性が非常に重要ですし、誤作動も避けたいものです。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

  • 対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointリストに対して「編集」権限（作成・更新のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限、個人チャットへのメッセージ送信権限を持っていることを確認してください。在庫管理やシステム管理の担当者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

SharePointリストのデータ型不一致の場合

在庫数や閾値（最小在庫数など）の列が数値型であるにもかかわらず、文字列が登録されようとする、あるいはFormsなどから不正な形式のデータが登録されようとするといった場合にエラーが発生することがあります。

対策

  • SharePointリストの列のデータ型と、Power Automateで処理する際のデータ型が一致しているか確認します。
  • 数値列には int() や float() を使って明示的に数値に変換したり、フォーム入力時に数値のみを許可する設定を行ったりしましょう。
  • formatDateTime() などを使用して、日付や時刻の形式を変換・整形するようにしましょう。

 

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

  • Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
  • チャネル/チャットの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルや受信者が正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
  • 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

 

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。

手順

  1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
  2. 「実行履歴」タブをクリックします。
  3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そしてエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointリストからの「アイテムの取得」アクションで、期待通りの商品が抽出されているか、フィルタークエリが正しく機能しているかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

在庫情報は、企業の機密情報であり、販売戦略や財務状況に影響を与える可能性があります。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に細心の注意が必要です。

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

商品在庫リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

  • 編集権限: 在庫管理担当者、発注担当者、倉庫管理者など、在庫情報を更新する権限を持つ限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
  • 閲覧権限: 営業部門や製造部門など、在庫状況を把握する必要がある部門には「読み取り」権限を付与しましょう。
  • 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
  • グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

Teamsチャネルの権限設定を適切にしましょう

在庫アラート通知が送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

  • プライベートチャネルの利用: 在庫情報のような機密性の高い情報が流れるチャネルは、必ず「プライベート」チャネルとし、必要なメンバーのみを招待しましょう。
  • 一般チャネルへの通知の制限: 全員がアクセスできる「一般」チャネルには、機密性の低い、概要のみの情報に留めるか、通知自体を行わないようにしましょう。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、会社の重要な在庫情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

  • フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、在庫管理責任者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
  • 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
  • サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

まとめ

Power AutomateとTeams、SharePointリストを組み合わせることで、在庫管理システムからのアラートを自動で検知し、担当者へ通知する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで解説してきました。

この自動通知システムは、在庫切れや過剰在庫のリスクを低減し、発注業務を迅速化するための強力なツールとなるでしょう。結果として、在庫管理の精度向上と、組織全体の生産性向上に大きく貢献できます。

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