Power AutomateとTeamsでウェビナー参加者へ自動リマインダーを送る!
「申し込みはたくさんあるのに、当日参加者が少ない…」「リマインダーメールを送るのが毎回手間」「参加者からの質問や確認の連絡に追われる」。ウェビナーの成功は、参加者の募集だけでなく、当日の参加率を高める「リマインド」が非常に重要です。しかし、手動でのリマインダーメール送信や個別対応は、手間がかかり、見落としのリスクも伴いがちですよね。
Power AutomateとTeams、そしてウェビナーの参加者情報を管理するシステム(ここでは簡易的にSharePointリストを想定)を組み合わせることで、ウェビナー参加者へ自動でリマインダー通知を送信する仕組みを構築できます。
なぜウェビナー参加者への自動リマインダーが大切なのでしょう?
ウェビナーの成功は、当日の参加率に大きく左右されます。リマインダーの自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。
参加率を向上させ、ウェビナーの効果を最大化できるから
人は忘れてしまう生き物です。ウェビナーへの参加を申し込んでも、当日までに他の予定が入ったり、単に忘れてしまったりすることはよくあります。自動リマインダーは、ウェビナー開催直前(例: 1日前、1時間前)に確実な通知を送ることで、参加者の記憶を喚起し、参加意欲を高めます。これにより、当日の参加率を向上させ、せっかく企画したウェビナーの効果を最大限に引き出せるでしょう。
運営業務の負担を大幅に軽減できるから
手動でリマインダーメールを作成し、多数の参加者へ個別に送信する作業は、非常に手間がかかります。また、参加者からの質問に個別に返信するのも、多くの時間を消費します。自動リマインダーシステムを導入することで、これらの定型的な連絡業務から解放され、担当者はウェビナーコンテンツの準備や、当日の運営といった、より価値の高い業務に集中できるようになります。結果として、運営業務全体の効率が向上し、担当者のストレス軽減にも貢献するでしょう。
参加者への丁寧な対応で企業イメージが向上するから
ウェビナー参加者への丁寧なリマインドは、企業に対する良い印象を与えます。必要な情報が適切なタイミングで届くことで、参加者は企業からの配慮を感じ、安心してウェビナーに参加できます。このようなきめ細やかな対応は、顧客満足度を高め、企業のブランドイメージ向上にも繋がるでしょう。
人的ミスを防ぎ、情報伝達の正確性を高められるから
手動でのリマインダー送信では、送信漏れや、誤った情報(日時、URLなど)を送信してしまうリスクがあります。自動リマインダーシステムは、事前に設定された情報に基づき、プログラムによって正確に通知を行うため、これらの人為的なミスを大幅に削減します。これにより、情報伝達の正確性と信頼性が向上し、トラブルを未然に防げるでしょう。
構築システムの準備を始めましょう
ウェビナー参加者への自動リマインダーシステムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。
ウェビナー参加者情報の「置き場所」を決めましょう
Power Automateがリマインダーを送信するためには、ウェビナー参加者の氏名、メールアドレス、参加ウェビナー名、開催日時といった基本情報が必要です。ここでは、これらの情報を「SharePointリスト」で管理することを想定します。
- SharePointリストの作成:
- ウェビナー運営部門用のSharePointサイトを選択または新規作成します。
- リスト名(例:
ウェビナー参加者リスト)で新しいリストを作成します。 - 必要な列の追加(例):
- タイトル(既定): 参加者氏名
- メールアドレス: テキスト(1行、必須)
- ウェビナー名: テキスト(1行)または選択肢(開催ウェビナーを事前登録)
- ウェビナー開催日時: 日付と時刻(必須)
- ウェビナー参加URL: ハイパーリンクまたは画像(参加者がウェビナーにアクセスするためのURL、必須)
- リマインダー通知状況: 選択肢(例:「未通知」「1日前通知済」「1時間前通知済」「開催通知済」)
- 備考: 複数行テキスト
- (補足)既存システムとの連携:もし貴社で既にウェビナー管理システム(Zoom Webinar、Cisco Webex Events、EventRegistなど)を利用している場合、そのシステムがPower Automateのコネクタを提供しているか確認してください。コネクタがあれば、SharePointリストを介さずに直接連携できる場合があります。コネクタがない場合は、システムから参加者リストをCSVでエクスポートし、それをOneDrive/SharePointに保存する、またはAPI連携(より高度)を検討します。
リマインダーを送るTeamsの場所を決めましょう
リマインダー通知は、ウェビナー参加者個人にTeamsチャットで送るのが最も確実でパーソナルな方法です。
- 参加者個人へのTeamsチャット: Power Automateから各参加者のTeamsチャットへ直接メッセージを送信します。
- (オプション)ウェビナー運営チームへの通知: リマインダー送信の状況や、送信エラーがあった場合に、運営チームのチャネルへ通知することも検討します。
リマインダーメッセージの内容とタイミングを考えましょう
どのような情報を、どのタイミングでウェビナー参加者に通知するかを具体的に計画します。
- タイミングの例:
- ウェビナー開催の1日前: 最終案内、参加URL、システム要件、よくある質問へのリンク。
- ウェビナー開催の1時間前: 最終リマインド、参加URL、開始時刻の再確認。
- ウェビナー開始時刻直前: 開始通知、参加URL。
- リマインダーメッセージの例:
- 件名:
【リマインダー】ウェビナー〇〇は明日開催です - 本文:
- ウェビナー名、開催日時、参加URL、当日のアジェンダ概要。
- 事前に確認してほしい事項(PC環境、イヤホンなど)。
- 問い合わせ先。
- 件名:
Power Automateで自動化を設定しましょう(基本編)
Power Automateを使ってウェビナー参加者への自動リマインダーフローを作成していきます。ウェビナー開催日までの残り日数に応じて、Teamsチャットでリマインダーを送信する基本的なフローから見ていきましょう。
フローを作成する場所を決めましょう
Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、毎日特定の時間にフローを実行し、開催日が近いウェビナーの参加者へリマインダーを送信するフローなので、「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。
トリガーを設定しましょう
フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、「毎日特定の時間にフローを実行する」というスケジュールトリガーを設定します。
作成例1:ウェビナー開催の1日前と1時間前に自動リマインダーをTeams送信
このフローは、毎日実行され、ウェビナー開催日までの残り日数に応じて、参加者へ必要なリマインダーをTeamsチャットで自動送信します。
- Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト(https://make.powerautomate.com/)にアクセスし、サインインします。
- 「作成」から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。
- フロー名を指定し、トリガーを設定します。フロー名には「ウェビナー参加者リマインダー」など、分かりやすい名前を付けます。
- 繰り返し間隔: 「
1」日、「日」を選択します。 - 開始時刻: 毎日フローを実行したい時刻(例:
09:00)を設定します。 - 「作成」をクリックします。
- 繰り返し間隔: 「
- 新しいステップを追加し、SharePointリストからウェビナー参加者情報を取得します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「アイテムの取得 (SharePoint)」を選択します。
- サイトのアドレス: ウェビナー参加者リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
- リスト名: 作成したSharePointリスト(例:
ウェビナー参加者リスト)を選択します。 - フィルタークエリ(オプション): まだ通知済みの参加者を除外したり、特定期間のウェビナーのみを対象にしたりする場合。例: リマインダー通知状況 eq ‘未通知’ or リマインダー通知状況 eq ‘1日前通知済’ (未通知、または1日前通知済みの場合にのみ取得)
- 新しいステップを追加し、取得した各参加者に対して処理を繰り返します。「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
- 「アプライ トゥー イーチ」の中に、現在からウェビナー開催日時までの残り時間を計算する式を設定します。
- 「作成」アクション(残り日数計算):div(sub(ticks(items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘ウェビナー開催日時’]), ticks(utcNow())), 864000000000)
- 補足: これは「ウェビナー開催日時」から現在までの日数を計算します。
- 「作成」アクション(残り時間(分)計算):div(sub(ticks(items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘ウェビナー開催日時’]), ticks(utcNow())), 600000000)
- 補足: これは「ウェビナー開催日時」から現在までの分数(ミリ秒換算)を計算します。
- 「作成」アクション(残り日数計算):div(sub(ticks(items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘ウェビナー開催日時’]), ticks(utcNow())), 864000000000)
- 「アプライ トゥー イーチ」の中に「条件」アクションを追加し、残り日数・時間に基づいて通知を分岐します。
- 1日前通知の条件:
- 左側の値: 残り日数計算の出力
- 演算子: 「次の値と等しい」
- 右側の値:
1 - 追加条件(AND):
リマインダー通知状況が未通知と等しい (二重通知防止)
- 1時間前通知の条件:
- 左側の値: 残り時間(分)計算の出力
- 演算子: 「次の値より大きいか、または等しい」
- 右側の値:
55 - 追加条件(AND):
次の値より小さいか、または等しい65(55分~65分の範囲で検知) - 追加条件(AND):
リマインダー通知状況が1日前通知済または未通知と等しい (二重通知防止) - 補足: 厳密に1時間前ではなく、開始55分前から65分前の間にフローが実行された場合に通知する、といった設定です。
- 1日前通知の条件:
- 各条件の「はい」のパスに、Teamsへのリマインダー通知とSharePointの「リマインダー通知状況」更新アクションを設定します。
- 例:1日前通知(1つ目の「条件」の「はい」のパス)
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- 投稿者: Flow bot
- 投稿先: チャット
- 受信者:
アプライ トゥー イーチ内のアイテムから取得した参加者の「メールアドレス」 - メッセージ:
@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様 【リマインダー】ウェビナー「@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['ウェビナー名']}」は明日開催です! 開催日時: @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['ウェビナー開催日時'], 'yyyy/MM/dd HH:mm')} ▼ウェビナー参加URL [参加はこちら]@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['ウェビナー参加URL']?['Description']} 事前準備(PC環境、イヤホンなど)のご確認をお願いいたします。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
- サイトのアドレス: SharePointサイト
- リスト名:
ウェビナー参加者リスト - ID:
アプライ トゥー イーチ内のアイテムのID - リマインダー通知状況: 「
1日前通知済」に更新
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- 例:1時間前通知(2つ目の「条件」の「はい」のパス)
- 上記と同様に設定し、メッセージ内容と「リマインダー通知状況」を調整します。
- メッセージ: 「まもなく開始!ウェビナー「〇〇」はあと1時間で開始です。URLからご参加ください!」
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「リマインダー通知状況」を「
1時間前通知済」に更新
- 例:1日前通知(1つ目の「条件」の「はい」のパス)
- フローを保存してテストします。SharePointリストにテスト用の参加者情報(ウェビナー開催日時を現在の1日前、1時間後などに設定)を登録します。スケジュール実行でフローが動作し、参加者のTeamsに適切なリマインダーが届くことを確認します。フローのテスト時には、「テスト」機能で手動実行し、ステップごとの出力を確認しながら進めましょう。
アクションを設定しましょう
トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。
- スケジュールアクション:
- 「繰り返し」: 毎日特定の時間にフローを実行するためのトリガー。
- SharePointアクション:
- 「アイテムの取得」: ウェビナー参加者リストから参加者情報を取得します。
- 「項目を更新します」: 参加者の「リマインダー通知状況」を更新し、通知が重複しないように管理します。
- データ操作アクション:
- 「作成」: 日数や時間の計算に使用します。
- Teamsアクション:
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: ウェビナー参加者個人へ、リマインダー通知を送信します。
通知メッセージのカスタマイズをしましょう
メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、参加者名、ウェビナー名、開催日時、参加URLなどを自動的に埋め込むことができます。
- 参加者名:
Title - ウェビナー名:
ウェビナー名(SharePointリストの列名) - ウェビナー開催日時:
ウェビナー開催日時 - ウェビナー参加URL:
ウェビナー参加URL
これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った参加者が、何のウェビナーが、いつ開催され、どこから参加できるのかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできる参加URLが重要です。
Power Automateで自動化を設定しましょう(応用編)
基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。
ウェビナー開始直前にも最終通知を送信する
ウェビナー開始時刻の5分前など、直前にも最終リマインダーを送信することで、参加忘れを徹底的に防ぎます。
作成例2:ウェビナー開始直前にも最終通知を送信するPower Automateフロー(基本フローを修正)
基本編のフローに、さらに短い時間でのリマインダー条件を追加します。
- 基本編のフロー(ウェビナー参加者リマインダー)を開きます。
- ステップ7の「条件」アクション(残り日数・時間分岐)を修正し、新しい条件を追加します。
- 新しい「条件」を追加:
- 左側の値: 残り時間(分)計算の出力
- 演算子: 「次の値より大きいか、または等しい」
- 右側の値:
0 - 追加条件(AND):
次の値より小さいか、または等しい5(0分~5分の範囲で検知) - 追加条件(AND):
リマインダー通知状況が1時間前通知済と等しい (二重通知防止)
- 新しい「条件」を追加:
- 新しい条件の「はい」のパスに、Teamsへの最終通知とSharePointの「リマインダー通知状況」更新アクションを設定します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- メッセージ: 「【間もなく開始!】ウェビナー「@{items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘ウェビナー名’]}」がまもなく開始します!今すぐ参加しましょう!」
- 参加URLも再度明記。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「リマインダー通知状況」を「
開催通知済」に更新。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- フローを保存してテストします。テスト用の参加者情報(ウェビナー開催日時を現在の5分後などに設定)を登録し、フローが動作し、参加者のTeamsに最終リマインダーが届くことを確認します。
参加後のアンケートや資料ダウンロードの案内を自動化する
ウェビナー終了後、参加者へ自動でアンケートや資料ダウンロードの案内を送信することで、フィードバック収集や情報提供を効率化できます。
作成例3:参加後のアンケートや資料ダウンロードの案内を自動化するPower Automateフロー(別フロー)
このフローは、ウェビナー終了時刻をトリガーに、参加者へサンキューメッセージと案内を送信します。
- 新しいフローを「スケジュール済みクラウド フロー」として作成します。
- フロー名:「ウェビナー終了後案内」
- 繰り返し: 毎日、特定の時刻(例:18:00)。
- 新しいステップを追加し、SharePointリストからウェビナー参加者情報を取得します。「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
- フィルタークエリ:
ウェビナー開催日時 le '@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')}' and リマインダー通知状況 eq '1時間前通知済'- 補足: これは「ウェビナー開催日時が現在より過去」、かつ「1時間前通知まで済んでいる」(つまり、開催された)参加者を抽出します。
- フィルタークエリ:
- 新しいステップを追加し、取得した各参加者に対して処理を繰り返します。「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
- 「アプライ トゥー イーチ」の中にTeamsへのサンキューメッセージと案内アクションを追加します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- 投稿者: Flow bot
- 投稿先: チャット
- 受信者: 参加者の「メールアドレス」
- メッセージ:
@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様 本日はウェビナー「@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['ウェビナー名']}」にご参加いただき、誠にありがとうございました。 ▼アンケートにご協力ください [アンケートはこちら]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=... (アンケート用FormsのURL) ▼本日使用した資料のダウンロード [資料ダウンロード]https://yourcompany.sharepoint.com/sites/webinar/materials/ (資料のSharePointフォルダURL) 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「リマインダー通知状況」を「
終了後通知済」に更新します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
- フローを保存してテストします。テスト用の参加者情報(ウェビナー開催日時を現在より過去に設定)を登録し、フローが動作し、参加者のTeamsに終了後案内が届くことを確認します。
参加者に合わせた個別リマインダーメッセージをパーソナライズする(高度)
参加者の登録情報(例: 興味のある製品、所属部署など)に基づいて、リマインダーメッセージの内容を一部パーソナライズすることで、より効果的なコミュニケーションを実現します。
作成例4:参加者に合わせた個別リマインダーメッセージをパーソナライズする
SharePointリストに内定者の属性情報(例: 興味分野)を追加し、メッセージ内容に反映させます。
- 基本編のフロー(ウェビナー参加者リマインダー)を開きます。
- 「アプライ トゥー イーチ」の中にあるTeams通知アクションのメッセージを修正します。
- 例えば、SharePointリストに「興味分野」という列を追加している場合、メッセージにその情報を埋め込みます。
@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様 ウェビナー「@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['ウェビナー名']}」は明日開催です! 特に@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['興味分野']}に関するセッションはご期待ください。 開催日時: ... - フローを保存してテストします。SharePointリストの「興味分野」列に値を入力したテスト参加者を登録し、リマインダーメッセージがパーソナライズされることを確認します。
エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう
Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特にウェビナーのリマインダーは、参加率に直結するため、その信頼性が非常に重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。
権限不足のエラーが出た場合
「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。
対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointリストに対して「編集」権限(アイテム作成・更新のため)と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限、個人チャットへのメッセージ送信権限を持っていることを確認してください。ウェビナー運営担当者やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。
SharePointリストのデータ型不一致の場合
ウェビナー参加者情報をSharePointリストに登録・更新する際、列のデータ型とフローから送られるデータの型が一致しない場合にエラーが発生することがあります。
対策
- SharePointリストの列のデータ型と、Power Automateで処理する際のデータ型が一致しているか確認します。
formatDateTime()を使用して、日付や時刻の形式を変換・整形するようにしましょう。
通知がTeamsに届かない場合(フローは成功しているのに)
Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。
対策
- Teamsの通知設定: 受信者(ウェビナー参加者)のTeamsアプリの通知設定で、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
- 受信者のメールアドレス: Teamsのチャット通知の場合、受信者のメールアドレスが正確であるかを確認しましょう。SharePointリストのメールアドレスが最新であるかを定期的に確認する運用も重要です。
- 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。
フローの履歴を確認しましょう
エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。
手順
- Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
- 「実行履歴」タブをクリックします。
- 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。
ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特に日数/時間の計算の出力や、条件分岐の評価結果を確認すると良いでしょう。
セキュリティとアクセス管理を確認しましょう
ウェビナー参加者情報は、氏名、メールアドレスといった個人情報を含むため、その取り扱いには細心の注意が必要です。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。
SharePointリストの権限設定を適切にしましょう
ウェビナー参加者リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。
- 編集権限: ウェビナー運営担当者など、参加者情報を更新する権限を持つ限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
- 閲覧権限: ウェビナーの登壇者など、参加者情報を把握する必要があるメンバーには「読み取り」権限を付与しましょう。
- 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
- グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。
フローの作成と実行権限を管理しましょう
この自動化フローは、ウェビナー参加者の個人情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。
- フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、ウェビナー運営責任者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
- 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
- サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。
個人情報保護への配慮を忘れずに
ウェビナー参加者情報を含む個人情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。
- 利用目的の明確化: 参加登録時に、参加者情報の利用目的を明確に伝え、同意を得ましょう。
- 安全な保管: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
- 保持期間の検討: 参加者情報の保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。
まとめ
Power AutomateとTeams、SharePointリストを組み合わせることで、ウェビナー参加者への自動リマインダーを送信する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。
この自動リマインダーシステムは、ウェビナーの参加率を向上させ、運営業務の負担を大幅に軽減するための強力なツールとなるでしょう。結果として、ウェビナーの効果を最大化し、参加者への丁寧な対応を通じて企業のブランドイメージ向上に貢献できます。

