TeamsとPower Automateでチームの活動状況の可視化をしたい！作り方を分かりやすく説明

Power AutomateとTeamsでチームの活動状況を可視化する！

「チームの誰が、いつ、どんな作業をしているのか見えにくい」「メンバーの活動状況が把握しづらい」「プロジェクトのボトルネックがどこにあるのか分かりにくい」。リモートワークが普及する中で、チームメンバーの活動状況をリアルタイムで把握し、適切にサポートすることは、生産性維持・向上に不可欠です。しかし、個別に状況を聞いて回ったり、日報をチェックしたりするだけでは、手間がかかり、全体像を掴むのが難しいですよね。

Power AutomateとTeams、そして活動状況を記録するシステム（ここではSharePointリストを想定）を組み合わせることで、チームメンバーの活動状況を自動で記録・集計し、Teams上で可視化する仕組みを構築できます。

なぜチームの活動状況の可視化が大切なのでしょう？

チームメンバーの活動状況を明確にすることは、単なる監視ではなく、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がります。この可視化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

チーム全体の生産性を向上できるから

メンバー一人ひとりの活動状況が見える化されることで、チームリーダーは誰が何に時間を費やしているのか、誰がボトルネックになっているのかを素早く把握できます。これにより、タスクの再分配、適切なサポート、あるいは無駄な作業の特定といった改善策を迅速に講じることができ、チーム全体の生産性向上に繋がるでしょう。

メンバー間の情報格差をなくし、連携を強化できるから

各メンバーの活動状況が共有されることで、チーム内の情報格差が解消されます。例えば、誰がどのタスクに取り組んでいるのか、何に時間がかかっているのかが分かるため、他のメンバーが積極的に支援したり、関連タスクとの調整を自律的に行ったりできます。これにより、チーム内の連携が強化され、協力体制が生まれやすくなり、コミュニケーションの無駄も減らせるでしょう。

適切な評価とフィードバックが可能になるから

活動状況がデータとして可視化されることで、チームリーダーは主観ではなく、客観的なデータに基づいてメンバーの努力や成果を評価できるようになります。これにより、より公平な評価が可能となり、メンバーへの具体的なフィードバックにも活かせます。メンバー自身も、自身の活動状況を客観的に振り返り、改善点を見つけるきっかけにできます。

プロジェクトの遅延リスクを早期に発見できるから

特定のタスクに時間がかかりすぎている、あるいは特定のメンバーの活動が停滞しているといった状況を早期に検知することで、プロジェクトの遅延リスクを未然に防げます。可視化された活動状況は、問題の兆候を捉えるための強力な指標となり、迅速な対策と軌道修正を可能にし、プロジェクトの成功確率を高めるでしょう。

構築システムの準備を始めましょう

チームの活動状況の可視化システムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

活動状況の「入力方法」を決めましょう

チームメンバーが自身の活動状況をどのように記録するかを決めます。Power Automateとの連携が容易な「Microsoft Forms」または「SharePointリスト」の直接入力が考えられます。

Microsoft Formsの活用（推奨）:
- メンバーが日次または週次で活動状況を報告するための簡易フォームを作成します。
- フォームには、「氏名」「報告日時」「今日の活動内容（またはタスク名）」「進捗状況（例：完了、対応中）」「所要時間（任意）」「課題/懸念事項」などの項目を含めます。
SharePointリストへの直接入力:
- メンバーが自身の活動をSharePointリストに直接入力・更新します。この場合、リストアイテムの作成や変更をトリガーに集計や通知を行います。

活動状況の「置き場所」を決めましょう

Power Automateが活動状況を収集・集計するためには、その情報がどこかに保存されており、Power Automateからアクセスできる必要があります。ここでは、「SharePointリスト」に活動情報を管理することを想定します。

SharePointリストの作成:
1. チームやプロジェクト用のSharePointサイトを選択または新規作成します。
2. リスト名（例：チーム活動ログ）で新しいリストを作成します。
3. 必要な列の追加（例）:
  - タイトル（既定）: 活動内容の概要
  - 報告者: ユーザー列（活動を報告したメンバー）
  - 報告日時: 日付と時刻（自動更新される列）
  - 活動内容詳細: 複数行テキスト
  - 関連タスクID/名: テキスト（任意、プロジェクト管理ツールとの連携用）
  - 進捗ステータス: 選択肢（例：完了、対応中、課題発生、保留）
  - 所要時間（時間）: 数値
  - 課題/懸念事項: 複数行テキスト
  - 解決済みか: はい/いいえ（課題が発生した場合用）
  - 報告週: テキスト（例: 2025年32週、Power Automateで自動計算）

活動状況を可視化するTeamsチャネルを決めましょう

集計された活動状況やレポートを、どのTeamsチャネルに表示したいのかを決定します。

チーム共通チャネル: チーム全体が参加しているチャネル（例: 開発チーム_共通、営業部_週報）。
管理層向けチャネル: チームリーダーやマネージャーのみが参加するチャネルで、より詳細な集計レポートを共有することも検討します。
Teamsタブへの埋め込み: SharePointリスト自体や、Power BIで作成したダッシュボードをTeamsチャネルのタブとして埋め込むことで、常時アクセス可能な「見える化」の場所を提供します。

通知メッセージの内容とタイミングを考えましょう

自動で送信される通知メッセージは、簡潔かつ分かりやすく、チームの状況が把握しやすいように工夫しましょう。

日次/週次報告依頼（メンバー向け）:
- 件名、報告期限、報告フォームへのリンク、未報告者へのリマインド。
日次/週次活動サマリー（チーム/リーダー向け）:
- 件名、報告対象期間、完了タスク数、課題発生件数、各メンバーの主要活動概要、詳細レポートへのリンク。
課題/遅延通知（リーダー/担当者向け）:
- 件名、課題が発生した活動内容、報告者、課題の詳細、解決を促すメッセージ。

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使ってチームの活動状況の可視化フローを作成していきます。日次または週次の報告依頼をメンバーに送信し、提出された情報を集計してTeamsチャネルにサマリーを投稿する基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、毎日または毎週特定の曜日に実行されるフローなので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、「毎日/毎週特定の曜日にフローを実行する」というスケジュールトリガーを設定します。

作成例1：週次活動報告依頼の自動通知と活動サマリーのTeams投稿

このフローは、毎週特定の曜日に実行され、メンバーに活動報告を促し、集計した活動サマリーをTeamsチャネルに投稿します。

Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
「作成」から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。
フロー名を指定し、トリガーを設定します。フロー名には「週次活動状況可視化」など、分かりやすい名前を付けます。
- 繰り返し間隔: 「1」週、「週」を選択します。
- 曜日: フローを実行したい曜日を選択します（例：月曜日、報告依頼用。金曜日、サマリー投稿用）。
- 開始時刻: フローを実行したい時刻（例：09:00）を設定します。
- 「作成」をクリックします。
新しいステップを追加し、報告対象週の情報を設定します。週の始まりや週番号の計算は、進捗をフィルタリングしたり、報告週を記録したりするために役立ちます。
- 「タイムゾーンの変換 (日付と時刻)」アクション: （報告依頼メッセージ用）
  - 基本時間: utcNow()
  - 書式設定文字列: 「yyyy年WW週」
- 「タイムゾーンの変換 (日付と時刻)」アクション: （報告期間表示用）
  - 基本時間: startOfWeek(utcNow())
  - 書式設定文字列: 「yyyy/MM/dd」（週の開始日）
  - （同様に週の終了日も計算）
新しいステップを追加し、プロジェクトメンバーに週次活動報告を依頼します。このステップは、各メンバーに週報フォームへの入力やSharePointリストの更新を促すためのものです。
- 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: チームメンバーのリストを取得します（別途メンバーリストがある場合）。
  - サイトのアドレス: チームのSharePointサイト
  - リスト名: 例：チームメンバーリスト（氏名、メールアドレスなどを持つリスト）
- 「アプライトゥーイーチ」コントロール: メンバーごとにループします。
  - 以前の手順からの出力を選択: 「アイテムの取得」アクションの値を選択。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（メンバーへの依頼）:
  - 投稿先: 「チャット」
  - 受信者: アプライトゥーイーチ内のアイテムから取得したメンバーのメールアドレス
  - メッセージ:
    @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様今週（@{outputs('タイムゾーンの変換')?['body']}）の活動報告をお願いいたします。報告期限: 〇月〇日（金）17:00 ▼活動報告フォームはこちら [フォームを開く]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=... (活動報告用FormsのURL) または、SharePointリストを直接更新してください: [活動ログリスト]https://yourcompany.sharepoint.com/sites/team/Lists/ActivityLog/
    - 補足: 報告フォームとSharePointリストのどちらをメインにするか、チームの運用に合わせて調整します。
（任意）新しいステップを追加し、進捗サマリーを作成し、Teamsに投稿します。これは、週の後半（例：金曜日）に進捗を集計して投稿するステップです。同じフロー内で週の初めに依頼、週の終わりにサマリーとしたい場合、間に「遅延」アクションを挟むか、2つの別々のスケジュール済みフローとして作成する方が管理しやすいでしょう（推奨は別フロー）。ここでは、同じフロー内で簡潔に行う例を挙げます。
- 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: チーム活動ログリストから、今週の全ての活動報告項目を取得します。
  - サイトのアドレス: チーム活動ログリストのSharePointサイト
  - リスト名: チーム活動ログ
  - フィルタークエリ: 報告週 eq '@{outputs('タイムゾーンの変換')?['body']}' (先ほど計算した報告週でフィルタリング)
- 「作成」アクション（完了タスク数、課題発生件数などを計算）：
  - filter()とlength()関数を使って、ステータスが「完了」のアイテム数や「課題発生」のアイテム数を数えます。
  - select()やjoin()関数を使って、主要な活動概要や課題を抽出します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（チーム/リーダー/関係者向け）:
  - 投稿先: 「チャネル」
  - チーム: チームのTeamsチーム
  - チャネル: 開発チーム_共通チャネル（または活動状況チャネル）
  - メッセージ:
    【📊週次活動サマリー：@{outputs('タイムゾーンの変換')?['body']}】今週のチーム活動サマリーです。 ✅ 完了活動件数: [完了活動件数] ⏳ 対応中活動件数: [対応中活動件数] 🚨 課題発生件数: [課題発生件数] 主な活動内容の概要: [活動内容の概要をここに記述] 主な課題/懸念事項: [課題の概要をここに記述] ▼詳細な活動ログはこちらからご確認ください [活動ログリスト]https://yourcompany.sharepoint.com/sites/team/Lists/ActivityLog/ [Power BIダッシュボード]https://app.powerbi.com/groups/me/dashboards/... (Power BIダッシュボードへのリンク) 今週もご協力ありがとうございました。
    - 補足: 各活動件数の計算は、SharePointリストから取得したアイテムをPower Automate内でフィルターし、length()関数でカウントすることで実現できます。Power BIと連携すると、よりリッチなダッシュボードが自動で作成されます。
フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。メンバーのTeamsに活動報告依頼が届き、その後Teamsチャネルに集計されたサマリーが投稿されることを確認します。

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

スケジュールアクション:
- 「繰り返し」: 毎日または毎週特定の曜日にフローを実行するためのトリガー。
SharePointアクション:
- 「アイテムの取得」: チーム活動ログリストから活動報告項目を取得します。
- 「項目を更新します」: 活動報告のステータスや通知状況を更新する際に使用します（応用編）。
データ操作アクション:
- 「タイムゾーンの変換」: 日付/時刻の表示形式を整えたり、週番号を計算したりするために使用します。
- 「作成」: 変数に計算結果や文字列を格納するために使用します。
- 「フィルター配列」「選択」: 取得したデータを整形・集計するために使用します。
Teamsアクション:
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: メンバーへの報告依頼、週次活動サマリー、課題通知などを送信します。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、活動内容、報告者、進捗ステータス、所要時間、課題、そして関連するリストやレポートへのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

報告者: 報告者/DisplayName
活動内容: 活動内容詳細
進捗ステータス: 進捗ステータス/Value
所要時間: 所要時間（時間）
課題/懸念事項: 課題/懸念事項
SharePointリストへのリンク: WebUrl (SharePointリストアイテムへの直接リンク)

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った関係者が、誰が、何に、どの程度時間を費やし、どんな課題があるのかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできるリンクが重要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

課題が発生したら自動でリーダーに通知する

活動報告で「課題発生」ステータスが選択された場合や、特定のキーワード（例: 「ブロック」「進めない」）が入力された場合に、自動でチームリーダーや関係者へ通知することで、問題の早期発見と解決を促します。

作成例2：課題が発生したら自動でリーダーに通知するPower Automateフロー

これは、活動報告フォームが送信された後、またはSharePointリストアイテムが変更された後に検知するフローです。ここでは、フォーム送信をトリガーとした例を挙げます。

新しいフローを「自動化したクラウドフロー」として作成します。
- フロー名：「活動報告_課題発生通知」
- トリガー: 「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」（活動報告フォーム用）を選択します。
新しいステップを追加し、フォームの応答詳細を取得します。
- 「応答の詳細を取得します (Microsoft Forms)」アクションを追加します。
新しいステップを追加し、課題発生を検知する条件分岐を設定します。
- 「条件」アクションを追加します。
- 左側の値: フォームの「進捗状況」の質問に対する回答（例: outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']）
- 演算子: 「次の値と等しい」
- 右側の値: 「課題発生」
- （オプション）追加条件（AND）: 「課題/懸念事項」の入力欄が空ではないこと。

「はい」のパス（課題が発生した場合）に、Teamsにリーダーへの通知を投稿します。

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:

投稿者: Flow bot
投稿先: 「チャネル」または「チャット」（リーダー個人へ）
チーム: チームのTeamsチーム
チャネル: チームリーダー連絡チャネル、またはチーム共通チャネル

メッセージ:

【🚨課題発生通知】活動報告で課題が報告されました！

報告者: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (報告者氏名)
活動内容: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (活動内容)
課題/懸念事項: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']}

詳細確認はこちら: [SharePoint活動ログリストへのリンク]
(SharePointリストにアイテムを作成している場合はそのWebUrlリンク)

重要度: 「重要」または「緊急」を選択します。

フローを保存してテストします。活動報告フォームで「課題発生」を選択して送信し、リーダーのTeamsに通知が届くことを確認します。

未報告者を自動で検知し、リマインドする

週次報告の締め切り時間までに報告が確認できないメンバーへ、自動でリマインド通知を送信することで、報告漏れを防ぎ、報告率を高めます。

作成例3：未報告者を自動で検知し、リマインドするPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、週次で実行され、活動ログに報告がないメンバーを検索し、リマインドを送信します。

新しいフローを「スケジュール済みクラウドフロー」として作成します。
- フロー名：「週次活動報告_未報告リマインダー」
- 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します。例：毎週金曜日、17:00（報告期限直後）。
新しいステップを追加し、今週の報告週を設定します。
- 「タイムゾーンの変換 (日付と時刻)」アクションを追加し、utcNow()を「yyyy年WW週」形式に変換します。これを変数に格納すると後で使いやすいです。
新しいステップを追加し、チームメンバー全員のリストを取得します。
- 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション（チームメンバーリストから取得）または「グループメンバーの取得 (Azure AD)」アクションでTeamsチームのメンバーを取得します。
新しいステップを追加し、今週報告済みの活動ログを全て取得します。
- 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション（チーム活動ログから取得）
- フィルタークエリ: 報告週 eq '@{outputs('タイムゾーンの変換')?['body']}' （今週の報告のみを対象）
新しいステップを追加し、未報告者を特定します。これは、チームメンバーのリストから、今週報告済みのメンバーを除外する処理です。
- 「選択」アクション: 報告済みの活動ログから「報告者」のメールアドレス（またはUPN）を抽出します。
- 「結合」アクション: 抽出したメールアドレスをカンマ区切りにします。
- 「アプライトゥーイーチ」コントロール: チームメンバー全員のリストをループします。
  - 「条件」アクション: アプライトゥーイーチ内の現在のメンバーのメールアドレスが、先ほど結合した「報告済みメールアドレスの文字列」に含まれていないことをチェックします。例: contains(outputs(‘結合’), items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘Email’]) のいいえのパス。
「はい」のパス（未報告者が見つかった場合）に、Teamsへのリマインド通知アクションを追加します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
  - 投稿先: チャット
  - 受信者: 未報告メンバーのメールアドレス
  - メッセージ:
    @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}様【リマインダー】今週の活動報告がまだ完了していません。報告期限は本日17:00までです。お忘れなくご対応をお願いいたします。 ▼活動報告フォームはこちら [フォームを開く]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=...
  - 重要度: 「重要」を選択します。
フローを保存してテストします。一部のメンバーが報告を完了しない状態でフローを手動で実行し、未報告者にリマインダーが届くことを確認します。

Power BIで活動状況のダッシュボードを可視化する（高度）

SharePointリストに蓄積された活動ログデータをPower BIで可視化し、チームの進捗率、個々のメンバーの活動時間、課題の傾向などをダッシュボードで一目で確認できるようにします。Teamsチャネルにタブとして埋め込むと、常時アクセス可能な「見える化」のハブとなります。

作成例4：Power BIで活動状況のダッシュボードを可視化する

これはPower Automateのフロー自体ではなく、Power BIとTeamsの連携機能です。

SharePointリストのデータ準備:
- 上記フローでデータを自動登録しているチーム活動ログSharePointリストが、Power BIのデータソースとなります。
Power BI Desktopでレポート作成:
- Power BI Desktopを開き、「データの取得」から「SharePointオンラインリスト」を選択し、チーム活動ログリストをデータソースとして追加します。
- リストのデータを使い、以下のレポートを作成します。
  - 棒グラフ: メンバーごとの所要時間、完了タスク数、課題発生数。
  - 折れ線グラフ: 週ごとの完了タスク数や課題発生数の推移。
  - 円グラフ: 進捗ステータス別の割合（完了、対応中、課題発生など）。
  - テーブル: 未解決の課題一覧。
- これらのレポートを分かりやすいダッシュボードにまとめます。
Power BI Serviceに発行:
- 作成したレポートをPower BI DesktopからPower BI Service（クラウドサービス）に発行します。
TeamsにPower BIレポートをタブとして追加:
- Teamsを開き、活動状況を可視化したいチャネル（例: 開発チーム_共通）を選択します。
- チャネルの上部にある「+」ボタンをクリックし、新しいタブを追加します。
- 「Power BI」アプリを検索して選択します。
- 表示されたワークスペースから、先ほど発行したレポートまたはダッシュボードを選択します。
- 「保存」をクリックします。

メリット: チームメンバーはTeamsを離れることなく、常に最新の活動状況ダッシュボードを確認できます。リーダーはリアルタイムでチームのパフォーマンスを把握し、ボトルネックを特定しやすくなります。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に活動状況の通知は、日々の業務の透明性に関わるため、信頼性が非常に重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointリストに対して「編集」権限（作成・更新のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限、個人チャットへのメッセージ送信権限を持っていることを確認してください。チームリーダーやシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

SharePointリストのデータ型不一致の場合

活動報告をSharePointリストに登録・更新する際、列のデータ型とフローから送られるデータの型が一致しない場合にエラーが発生することがあります。

対策

SharePointリストの列のデータ型と、Power Automateで処理する際のデータ型が一致しているか確認します。
formatDateTime() などを使用して、日付や時刻の形式を変換・整形するようにしましょう。
数値列（例: 所要時間、進捗率）には int() や float() を使って明示的に数値に変換したり、フォーム入力時に数値のみを許可する設定を行ったりしましょう。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
チャネル/チャットの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルや受信者が正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

手順

Power Automateの「マイフロー」から、該当のフローを選択します。
「実行履歴」タブをクリックします。
失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointリストへの書き込みや読み取りのアクションで、期待通りのデータが処理されているか、フィルターや計算が正しく機能しているかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

チームの活動状況は、メンバーのパフォーマンスやプロジェクトの進捗に関わる重要なデータです。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

チーム活動ログリストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

編集権限: 各メンバーは、自身の活動報告のみを「作成」・「編集」できる権限、チームリーダーは全員の活動を「編集」できる権限を付与しましょう。
閲覧権限: チームメンバー全体は、全員の活動ログを「読み取り」できる権限を持つことで、チーム内の透明性を高めます。
最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Microsoft 365グループ（Teamsチームに紐づくグループ）を利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

Teamsチャネルの権限設定を適切にしましょう活動サマリーが送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

プライベートチャネルの利用: 個々のメンバーの詳細な活動内容など、機密性の高い情報を含む場合は、プライベートチャネルとし、チームメンバーのみがアクセスできるようにしましょう。
パブリックチャネルの利用: チーム全体の進捗概要など、広く共有したい場合は、パブリックチャネルが適しています。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、チームメンバーの活動状況という重要な情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、チームリーダーや特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

まとめ

Power AutomateとTeams、SharePointリストを組み合わせることで、チームの活動状況の可視化を自動化する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動化された活動状況可視化システムは、チームの生産性を向上させ、情報格差をなくし、遅延リスクを早期に発見するための強力なツールとなるでしょう。結果として、チームの連携強化と、プロジェクト全体の成功に大きく貢献できます。

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