TeamsとPower Automateで会議後のアンケート自動送信をしたい！作り方を分かりやすく説明

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Power AutomateとTeamsで会議後のアンケートを自動送信する！

「会議のフィードバック、もっと簡単に集めたい」「アンケートのURLを毎回手動で共有するのが手間」「会議後すぐにアンケートを送りたいのに、忙しくてタイミングを逃してしまう」。せっかく時間を使って開催した会議も、参加者のフィードバックがなければ改善に繋がりにくいですよね。しかし、アンケートの送信や集計は、意外と手間がかかるものです。Power AutomateとTeams、そしてアンケートを作成するMicrosoft Formsを組み合わせることで、会議終了後にアンケートを自動で参加者に送信する仕組みを構築できます。

 

なぜ会議後のアンケート自動送信が大切なのでしょう？

会議の品質を継続的に改善し、参加者の満足度を高める上で、フィードバックは不可欠です。アンケートの自動送信がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

 

タイムリーなフィードバック収集で会議の改善に活かせるから

会議が終わった直後が、参加者の記憶が最も鮮明なときです。しかし、手動でアンケートを送っていては、タイミングを逃してしまい、回答率が低下する可能性があります。自動送信システムは、会議終了を検知した時点で即座にアンケートを送信するため、タイムリーで質の高いフィードバックを収集できます。これにより、会議の課題を素早く特定し、改善策を講じることで、次回の会議の品質向上に直結するでしょう。

 

運営者の負担を大幅に軽減できるから

会議の終了を待ってアンケートURLをコピー＆ペーストし、参加者に送信する作業は、特に複数の会議を運営している場合、大きな手間となります。自動送信システムを導入することで、これらの定型的な連絡業務から解放され、主催者は会議の議事録作成や、次の会議の準備といった、より価値の高い業務に集中できるようになります。結果として、会議運営全体の効率が向上し、担当者のストレス軽減にも貢献するでしょう。

 

参加者への丁寧な対応で企業イメージが向上するから

会議への参加に対する感謝と、フィードバックを求める姿勢を示すことは、参加者にとって良い印象を与えます。会議後すぐにアンケートが届くことで、参加者は企業からの配慮を感じ、協力的な態度でフィードバックを提供しやすくなります。このようなきめ細やかな対応は、従業員や顧客の満足度を高め、企業のブランドイメージ向上にも繋がるでしょう。

 

人的ミスを防ぎ、情報伝達の正確性を高められるから

手動でアンケートURLを送信する際に、誤ったリンクを送ってしまったり、一部の参加者への送信を忘れてしまったりするリスクがあります。自動送信システムは、事前に設定された参加者リストに基づき、プログラムによって正確に通知を行うため、これらの人為的なミスを大幅に削減します。これにより、情報伝達の正確性と信頼性が向上し、トラブルを未然に防げるでしょう。

 

構築システムの準備を始めましょう

会議後のアンケート自動送信システムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

 

アンケートフォームを準備しましょう

会議のフィードバックを収集するためのアンケートフォームを作成します。Microsoft Formsを活用するのが最も簡単で、Power Automateとの連携もスムーズです。

Microsoft Formsの活用

  • アンケート項目例: 「会議の目的は明確でしたか？」「会議の進行はスムーズでしたか？」「内容の理解度は？」「所要時間は適切でしたか？」「次回以降改善してほしい点」など、会議の品質向上に繋がる具体的な項目を設定しましょう。
  • 匿名回答を許可するか、回答者の名前を記録するかを設定します。

 

通知を送る「対象者」と「方法」を決めましょう

アンケートを誰に、どのような方法で送りたいのかを決定します。

会議の参加者個人へTeamsチャット（推奨）:

参加者のOutlookカレンダー情報からメールアドレスを取得し、そのメールアドレスに対してPower AutomateからTeamsチャットでアンケートURLを送信します。これが最も確実でパーソナルな方法です。

会議が開催されたTeamsチャネルへの投稿（オプション）:

会議がTeamsチャネルで開催された場合、そのチャネルにアンケートURLを投稿し、参加者がそこからアクセスできるようにします。全体への周知には向きますが、参加者への個別性は低くなります。

 

通知メッセージの内容とタイミングを考えましょう

 

自動で送信されるメッセージは、簡潔かつ分かりやすく、参加者が回答しやすいように工夫しましょう。

  • タイミングの例:
    • 会議終了直後（例: 5分後、15分後）: 記憶が鮮明なうちにフィードバックを促します。
  • メッセージの例:
    • 件名: 【ご協力のお願い】会議「〇〇」のフィードバックアンケート
    • 本文:
      • 会議参加への感謝。
      • アンケート協力のお願いと目的。
      • アンケートの所要時間（例: 「3分程度で完了します」）。
      • アンケートURLへの明確なリンク。
      • 回答期限（任意）。

 

必要な権限があるか確認しましょう

Power Automateでフローを作成し、Outlookカレンダーから会議情報を読み取り、FormsのURLを取得し、Teamsにメッセージを送信するためには、フローを実行するアカウントが適切な権限を持っている必要があります。

  • Outlookカレンダーへのアクセス権: 監視対象のカレンダー（会議を登録しているカレンダー）に対する「読み取り」権限が必要です。
  • Formsへのアクセス権: 作成したアンケートフォームのURLを取得できる権限が必要です。
  • Teamsチャットへのメッセージ投稿権: 会議参加者個人へのTeamsチャット送信権限が必要です。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って会議後のアンケート自動送信フローを作成していきます。Outlookカレンダーで会議が終了したことをトリガーに、参加者へTeamsチャットでアンケートを自動送信する基本的なフローから見ていきましょう。

 

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（Outlook会議の終了）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

 

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、Outlookカレンダーの会議が「終了したとき」にフローを実行したいので、トリガーには「イベントが終了したとき (V3) (Office 365 Outlook)」を選択します。

作成例1：Outlook会議終了後、参加者にTeamsでアンケートを自動送信

このフローは、Outlookカレンダーで会議が終了したことを検知し、その会議の参加者全員のTeamsチャットへアンケートURLを自動送信します。

  1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
  2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
  3. フロー名を指定し、トリガーを選択します。フロー名には「会議後アンケート自動送信」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Outlook」と入力し、「イベントが終了したとき (V3) (Office 365 Outlook)」を選択して「作成」をクリックします。
  4. トリガーの詳細を設定します。
    • カレンダー ID: 監視したいカレンダーを選択します（例: 「カレンダー」（自分のメインカレンダー）または「共有カレンダー」（会議主催者が共有カレンダーで会議を設定している場合））。
    • 時間枠: 会議終了後、何分でフローを起動するかを設定します（例: 「5」分、「分」）。会議終了の5分後にアンケートを送る設定です。
  5. 新しいステップを追加し、会議の詳細情報を取得します。トリガーだけでは参加者リストなどの詳細が取得できないため、会議のIDを使って詳細を取得します。
    • 「イベントを取得する (V3) (Office 365 Outlook)」アクションを追加します。
    • カレンダー ID: トリガーで選択したカレンダーと同じものを選択します。
    • イベント ID: 動的なコンテンツのリストから「イベント ID」（トリガーからの出力）を選択します。
  6. 新しいステップを追加し、参加者全員にメッセージを送信するためのループを設定します。
    • 「アプライ トゥー イーチ」コントロールを追加します。
    • 以前の手順からの出力を選択: 「イベントを取得する」アクションの必須出席者を選択します。任意参加者にも送りたい場合は、「出席者」を選択するか、union()関数で必須出席者と任意出席者を結合します。
  7. 「アプライ トゥー イーチ」の中にTeamsへのアンケート送信アクションを追加します。
    • 「+ アクションの追加」をクリックし、検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
    • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
    • 投稿先: 「チャット」を選択します（参加者個人に直接通知するため）。
    • 受信者: アプライ トゥー イーチ内のアイテムから取得した参加者の「メール」（またはUserPrincipalName）を選択します。
    • メッセージ: ここにアンケート送信のメッセージ内容を記述します。会議の情報とアンケートURLを動的なコンテンツとして挿入します。
      @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['DisplayName']}様

本日は会議「@{outputs('イベントを取得する')?['body/Subject']}」にご参加いただき、誠にありがとうございました。

今後の会議の品質向上のため、ぜひフィードバックにご協力いただけますでしょうか。
所要時間は3分程度です。

▼アンケートはこちら
[フィードバックアンケート]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=... (作成したアンケートのURL)

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
      • 補足：Subjectは会議の件名です。アンケートのURLは、Formsで作成したアンケートの「回答の収集」から取得できるURLを直接貼り付けます。
  8. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。Outlookカレンダーで、自身を含めた少数の参加者を招待したテスト会議を、現在時刻から数分後に終了する設定で作成します。

    会議終了後、設定した時間枠（例: 5分後）にPower Automateのフローが起動し、参加者のTeamsチャットにアンケートが届いていることを確認します。

 

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

  • Outlookアクション:
    • 「イベントが終了したとき (V3)」: 会議が終了したことを検知するトリガー。会議終了後の時間枠（例: 5分後）を設定します。
    • 「イベントを取得する (V3)」: 会議のタイトル、参加者リストなどの詳細情報を取得します。
  • Teamsアクション:
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 会議参加者個人へ、アンケートのリンクを含むメッセージを送信します。
  • 制御アクション:
    • 「アプライ トゥー イーチ」: 会議の参加者リストをループ処理し、各参加者に個別でメッセージを送信するために使用します。

 

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、会議の件名、参加者名、そしてアンケートURLなどを自動的に埋め込むことができます。

  • 参加者名: DisplayName (アプライ トゥー イーチ内の参加者情報)
  • 会議の件名: Subject (イベントを取得アクションの出力)
  • アンケートURL: Formsで作成したアンケートの公開URL

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った参加者が、何の会議に関するアンケートで、どこから回答できるのかを、一目で把握できるように工夫しましょう。丁寧な言葉遣いで、協力をお願いするメッセージにすることが大切です。

 

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

 

特定の種類の会議のみアンケートを送信する

全ての会議にアンケートを送るのではなく、特定のキーワード（例: 「定例会議」「企画会議」）が件名に含まれる会議や、特定の主催者、または特定の会議室で行われた会議のみにアンケートを送信したい場合があります。

作成例2：特定の種類の会議のみアンケートを送信するPower Automateフロー

基本編のフローに、会議の詳細情報を取得した後、条件分岐を追加します。

  1. 基本編のフロー（会議後アンケート自動送信）を開きます。
  2. 「イベントを取得する」アクションの後に「条件」アクションを追加します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「条件」を検索して選択します。
  3. 条件を設定しましょう。この条件分岐で、会議の件名や場所などの情報に基づいて、アンケートを送信するかどうかを判断します。
    • 例1：件名に特定のキーワードが含まれる場合
      • 左側の値: @{outputs('イベントを取得する')?['body/Subject']} (会議の件名)
      • 演算子: 「次の値を含む」を選択します。
      • 右側の値: 「定例会議」または「企画会議」など、対象としたいキーワードを入力します。
    • 例2：特定の会議室で開催された場合
      • 左側の値: @{outputs('イベントを取得する')?['body/Location']} (会議の場所)
      • 演算子: 「次の値と等しい」を選択します。
      • 右側の値: 「会議室A」と入力します。
    • 例3：複数の条件を組み合わせる場合「+ 追加」をクリックして「行を追加」または「グループを追加」を選択し、「AND」または「OR」条件で複数の条件を組み合わせます。
  4. 「はい」のパス（条件に合致した場合）に、参加者へのアンケート送信を行う「アプライ トゥー イーチ」のセクション全体を移動させます。基本編のステップ6と7（アプライ トゥー イーチとその中のTeams通知アクション）を、この条件分岐の「はい」のパスの中にドラッグ＆ドロップで移動させます。
  5. フローを保存してテストします。Outlookで、条件に合致する会議と合致しない会議をテストで作成し、会議終了後にアンケートが正しく送信されるかを確認します。

 

回答済みか確認し、未回答者へリマインドする

アンケートの回答率をさらに高めるため、一定期間経っても未回答の参加者に対して、自動でリマインド通知を送信する仕組みを構築できます。これは、別の「スケジュール済みクラウド フロー」として作成するのが適切です。

作成例3：回答済みか確認し、未回答者へリマインドするPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、毎日または特定の頻度で実行され、未回答のアンケート対象者を検索し、リマインドを送信します。

  1. 新しいフローを「スケジュール済みクラウド フロー」として作成します。
    • フロー名：「会議後アンケート_未回答リマインダー」
    • 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します（例：毎日、午前10時）。
  2. 新しいステップを追加し、Formsのアンケートの全応答を取得します。
    • 「応答の一覧を取得する (Microsoft Forms)」アクションを追加します。
    • フォーム ID: 対象のアンケートフォームを選択します。
  3. 新しいステップを追加し、特定の会議の参加者リストを取得します。
    • これは、どの会議の未回答者をリマインドしたいかによって方法が変わります。
    • 方法A（特定の会議IDが分かっている場合）:
      • 「イベントを取得する (V3) (Office 365 Outlook)」アクションで、特定の会議IDの情報を取得します。
      • このアクションから必須出席者や任意出席者のリストを取得します。
    • 方法B（直近の会議を対象にする場合）：
      • 「イベントの一覧を取得する (V3) (Office 365 Outlook)」アクションで、過去数日間の会議リストを取得します。
      • その後、「アプライ トゥー イーチ」で各会議をループし、その中で参加者リストを取得します。
  4. 新しいステップを追加し、未回答者を特定します。これは、Power Automateの少し複雑なデータ操作が必要になります。
    • 「選択」アクション: Formsの応答リストから、回答者のメールアドレス（Responder's Email）のみを抽出して配列にします。
    • 「結合」アクション: 抽出したメールアドレスの配列を、カンマ区切りなどの文字列に変換します。
    • 「アプライ トゥー イーチ」コントロール: 参加者リスト（Outlookから取得した出席者リスト）をループします。
      • 「条件」アクション: アプライ トゥー イーチ内の現在の参加者のメールアドレスが、先ほど結合した「回答済みメールアドレスの文字列」に含まれていないことをチェックします。例: contains(outputs(‘結合’), items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘EmailAddress’]) のいいえのパス。
  5. 「はい」のパス（未回答者が見つかった場合）に、Teamsへのリマインド通知アクションを追加します。
    • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:
      • 投稿者: Flow bot
      • 投稿先: チャット
      • 受信者: 未回答メンバーのメールアドレス
      • メッセージ:
        @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['DisplayName']}様

【リマインダー】会議「〇〇」のアンケートへのご協力をお願いします。

まだご回答いただけていないようです。
▼アンケートはこちら
[フィードバックアンケート]https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=...

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
      • 重要度: 「重要」を選択します。
  6. フローを保存してテストします。Formsアンケートに一部の参加者のみ回答し、他の参加者は未回答のままにします。スケジュール実行でフローが動作し、未回答者にリマインダーが届くことを確認します。

 

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に会議後のアンケート通知は、参加者の記憶が新しいうちに行うことが重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

 

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがOutlookカレンダーを読み取ったり、Formsのアンケート情報にアクセスしたり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のOutlookカレンダー、Forms、Teamsチャネルに対して適切な権限を持っていることを確認してください。会議主催者または会議運営担当者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

 

トリガーが動作しない場合

フローが全く実行されない場合、設定したトリガーの条件が満たされていない可能性があります。

対策

  • カレンダーIDの正確性: トリガーで選択したOutlookカレンダーが、会議を登録しているカレンダーと一致しているか確認しましょう。
  • 時間枠の設定: 会議終了後何分で起動するか、その時間枠が適切に設定されているか確認しましょう。短すぎる場合、フローが起動する前に会議が終了していないと判断される可能性もあります。
  • テスト会議の作成: フローを保存後、自身を含めた少数の参加者を招待したテスト会議を、現在時刻から数分後に終了する設定で作成し、フローが起動するかを確認しましょう。

 

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

  • Teamsの通知設定: 受信者（会議参加者）のTeamsアプリの通知設定で、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
  • 受信者のメールアドレス: Teamsのチャット通知の場合、受信者のメールアドレスが正確であるかを確認しましょう。Outlookから取得した参加者のメールアドレスが有効であるか確認してください。
  • 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

 

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。

手順

  1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
  2. 「実行履歴」タブをクリックします。
  3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特に「イベントを取得する」アクションで会議情報が正しく取得されているか、「アプライ トゥー イーチ」が正しくループし、各参加者のメールアドレスが正しく取得されているかを確認しましょう。

 

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

会議後のアンケート送信システムは、参加者のプライバシーや会議内容に関わるため、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。

 

アンケートフォームのアクセス設定を適切にしましょう

Microsoft Formsで作成するアンケートフォームのアクセス設定は重要です。

  • 社内会議の場合: 「組織内のユーザーのみが回答できます」に設定し、匿名回答を許可するか、回答者の名前を記録するかを検討しましょう。
  • 社外向けウェビナーなどの場合: 「すべてのユーザーが回答できます」に設定しますが、個人情報の収集については利用規約やプライバシーポリシーに則り、同意を得るようにしましょう。

 

Outlookカレンダーへのアクセス権限を適切にしましょう

Power AutomateフローがOutlookカレンダーの会議情報を読み取る際には、プライバシーに配慮した権限設定が必要です。

最小限の原則: フローに与える権限は、必要な情報（会議タイトル、参加者リスト、日時）の読み取りに限定しましょう。

 

Teamsチャネル/チャットの権限設定を適切にしましょう

アンケート通知が送信されるTeamsチャネルやチャットのメンバーシップも適切に管理しましょう。

  • 個人チャットの利用: 参加者個人へのチャット通知は、情報が限定的な範囲に留まるため、最も安全な方法の一つです。
  • チャネルへの投稿: チャネルに投稿する場合は、そのチャネルのメンバーシップが適切に管理されているか確認しましょう。

 

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、従業員のスケジュールや会議内容に関わるため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

  • フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、会議主催者、会議運営担当者、または特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
  • 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
  • サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

 

個人情報保護への配慮を忘れずに

アンケートの回答には、個人の意見や、場合によっては属性情報が含まれる可能性があります。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

  • 利用目的の明確化: アンケートの目的と、回答データの利用方法を明確に伝えましょう。
  • 匿名性の確保: 匿名で回答できるようにするか、回答者のプライバシー保護について明記しましょう。
  • 安全な保管: 回答データは不必要なアクセスを制限し、安全な場所に保管しましょう。
  • 保持期間の検討: 回答データの保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

 

まとめ

Power AutomateとTeams、Outlook、Formsを組み合わせることで、会議後のアンケートを自動送信する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動送信システムは、フィードバック収集を効率化し、会議の品質向上を促進し、運営業務の負担を大幅に軽減するための強力なツールとなるでしょう。結果として、より生産的で質の高い会議運営を実現できます。

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