Teamsで既読をつけないようにする事は出来る？
Microsoft Teamsでメッセージを送った際、相手が「既読」をつけたかどうかを確認できる「開封確認」機能は便利ですよね。しかし、時には自分のペースでメッセージを読みたい、すぐに返信できない状況であることを相手に知られたくない、あるいは単に既読マークを表示させたくない、と考えることもあるでしょう。
結論から言うと、Teamsでは、自分の設定を変更することで、あなたがメッセージを読んでも相手に「既読」がつかないようにすることが可能です。 これは、Teamsのプライバシー設定で「開封確認」機能をオフにすることで実現できます。
既読をつけないようにする方法：Teams設定の変更
あなたがメッセージを読んだことを相手に通知しないようにするには、Teamsのプライバシー設定にある「開封確認」機能をオフにするだけです。
設定変更の手順（パソコン版Teamsアプリ/Web版Teams）
- TeamsアプリまたはWeb版Teamsを開く:パソコンにインストールされているTeamsデスクトップアプリを起動するか、WebブラウザでTeamsにアクセスしてサインインします。
- 設定画面を開く:Teams画面の右上にある、あなたのプロフィールアイコン（自分の写真またはイニシャルが表示されている丸いアイコン）をクリックします。ドロップダウンメニューが表示されるので、その中から「設定」（歯車アイコン）を選択します。
- 「プライバシー」タブへ移動:設定ウィンドウが開いたら、左側のメニューバーに並んでいる項目の中から「プライバシー」をクリックして選択します。
- 「開封確認」をオフにする:プライバシー設定の画面内に「開封確認」という項目があります。その項目にある「開封確認を送信する」というトグルスイッチを見つけ、クリックしてオフにします。スイッチが灰色になればオフの状態です。
- 設定の適用:通常、設定はすぐに適用されます。特に「保存」ボタンなどを押す必要はありません。設定ウィンドウを閉じて問題ありません。
これで、あなたがTeamsで誰かのメッセージを読んでも、その相手には「既読」の目のアイコンが表示されなくなります。
設定変更の手順（モバイル版Teamsアプリ）
スマートフォンやタブレットのTeamsアプリでも同様の設定が可能です。
- Teamsモバイルアプリを開く:スマートフォンまたはタブレットでTeamsアプリを起動します。
- 設定画面を開く:画面の左上にある、あなたのプロフィールアイコン（自分の写真またはイニシャル）をタップします。メニューが表示されるので、下の方にある「設定」をタップします。
- 「プライバシー」へ移動:設定画面内で「プライバシー」をタップします。
- 「開封確認」をオフにする:「開封確認」の項目を見つけ、「開封確認を送信」というトグルスイッチをタップしてオフにします。
これで、モバイル版Teamsアプリからメッセージを読んだ際も、相手に既読がつかなくなります。
既読をつけないようにする仕組み：開封確認機能の制御
あなたが「開封確認を送信する」設定をオフにすることで、Teamsは以下の仕組みで既読表示を制御します。
- 送信者への通知を停止: あなたが受信したメッセージをアプリ上で「開いた」という情報が、Teamsサーバーを通じてメッセージの送信者に送られなくなります。これにより、送信者の画面に既読アイコンが表示されなくなります。
- 双方向の機能: 「開封確認」機能は、基本的に双方向で機能します。つまり、あなたがこの設定をオフにすると、あなたがメッセージを読んだことを相手に知らせなくなるだけでなく、あなたが送信したメッセージに対しても、相手が読んだかどうかの既読通知を受け取れなくなります。これは、あなたのプライバシーを守る代わりに、あなたも相手の既読状況を知ることができなくなる、というトレードオフの関係にあります。
- 組織ポリシーとの関係: あなたの組織のMicrosoft 365管理者が、組織全体で開封確認機能を「強制的にオン」に設定している場合があります。この場合、ユーザー側で設定をオフにしようとしても、設定がグレーアウトされていて変更できないか、変更してもすぐに元に戻ってしまうことがあります。この場合は、組織のポリシーに従う必要があります。
既読をつけないようにするメリット・デメリット
既読表示をオフにすることには、いくつかのメリットとデメリットがあります。これらを理解した上で、自身のワークスタイルや組織の文化に合わせて設定を検討しましょう。
メリット：あなたのプライバシーとワークフローを保護
- 「読んだらすぐ返信しなきゃ」というプレッシャーの軽減:既読がつかないことで、メッセージを読んだ後にすぐに返信できない状況（別の作業に集中している、内容を検討する時間が必要など）でも、相手に「読んだけどまだ返信がない」という焦りを与えずに済みます。これにより、自分のペースで業務を進めやすくなります。
- 通知から解放される心理的な余裕:既読表示によって生じる「相手への配慮」や「監視されているような感覚」から解放され、よりリラックスしてコミュニケーションツールを利用できます。
- 熟考する時間の確保:重要なメッセージや返信に時間がかかる内容の場合、既読をつけずにじっくりと内容を検討する時間を確保できます。
- 一時的な不在を隠す（擬似的）：厳密にはオフラインではありませんが、アプリは開いていてもメッセージを読んでいないように見せることで、一時的な席外しや集中作業中であることを暗に伝えることができます。
デメリット：コミュニケーションの遅延と相手の不安
- 相手がメッセージを確認したか分からない不安:あなたがメッセージを送信した際、相手が既読設定をオフにしていると、相手がそのメッセージを読んだかどうかを確認できません。これは、特に緊急性の高い連絡や、返信を求めるメッセージの場合に、相手が「見てくれているのか」という不安を抱かせてしまう可能性があります。
- コミュニケーションの「停滞」や「誤解」の可能性:相手がメッセージを読んだかどうかが不明だと、送信者は「届いていないのか？」「見てくれたのか？」と不安になり、再度連絡したり、別の手段で確認したりする手間が発生することがあります。これにより、コミュニケーションのサイクルが遅延したり、相手との間に不要な誤解や不信感が生まれたりする可能性も考えられます。
- チーム内の文化との不一致:多くのチームでは、既読表示があることで、メッセージが確認されたことを把握し、次のアクションに移るというワークフローが確立されています。既読をつけない設定は、そのようなチームの文化や期待とズレが生じ、他のメンバーに混乱を与える可能性があります。
- 緊急連絡への対応遅れ:自分が「既読をつけない」設定にしていることで、本当に緊急性の高いメッセージを見落とし、対応が遅れてしまうリスクもゼロではありません。
ビジネスコミュニケーションにおける配慮とベストプラクティス
既読表示をオフにするかどうかは個人の自由であり、プライバシーに関する重要な選択です。しかし、ビジネス環境でTeamsを利用する以上、その選択がチーム全体のコミュニケーションや業務効率に与える影響も考慮する必要があります。
チーム内での透明性と共通認識の重要性
- 設定変更の共有: もしあなたが既読表示をオフにするのであれば、可能であれば、チームメンバーや直属の上司にその旨を一度共有しておくと良いでしょう。例えば、「集中作業時は既読をオフにしている場合があります」などと伝えることで、相手の不安を軽減し、誤解を防げます。
- 共通ルールの確立: チーム全体で、「緊急時は既読を無視して電話する」「〇〇時間以内に返信がない場合は既読に関わらず再度連絡する」といった共通のコミュニケーションルールを設けることが、最も効果的です。これにより、既読の有無に一喜一憂することなく、円滑な連携が可能です。
重要なメッセージへの対応
- 返信を求める明確な指示: 既読表示をオフにしている場合でも、重要なメッセージを送る際は、メッセージの最後に「ご確認後、〇〇までに返信をお願いいたします」「本件についてご意見をお聞かせください」のように、具体的なアクションを促す一文を必ず添えましょう。
- 緊急時の手段の使い分け: 本当に緊急性の高い連絡の場合は、既読表示に頼らず、電話や別途のオンライン会議など、より確実な方法で直接連絡を取る習慣をつけましょう。
状態メッセージの活用
- 既読をつけたくない状況でも、プロフィールアイコンをクリックして「ステータスメッセージを設定」機能を活用することで、あなたの状況を他のメンバーに伝えることができます。
- 例：「〇時まで集中作業中。緊急時のみ電話でお願いします。」
- 例：「現在、別件対応中。チャットの返信は〇時以降になります。」
- これにより、あなたがメッセージを読まなくても、相手は「今、連絡しても大丈夫か」を判断でき、無用なトラブルを防げます。
定期的なチャット確認の習慣
既読をつけない設定にしたとしても、重要な連絡を見落とさないよう、定期的にTeamsのチャットを確認する習慣は維持しましょう。特に、チームやプロジェクトの主要なチャネルは頻繁にチェックすることが推奨されます。
既読表示のオフは「便利」だが「万能」ではない
Teamsで「開封確認」機能をオフにすることで、あなたがメッセージを読んでも相手に既読をつけないように設定することは可能です。これは、自分のペースで業務を進めたい、即座の返信プレッシャーから解放されたい、といったプライバシーやワークフローのニーズに応える便利な機能です。
しかし、その一方で、相手がメッセージを確認したかどうかの不安を生じさせたり、コミュニケーションの遅延につながったりするデメリットも存在します。また、あなたの組織のポリシーによっては、そもそも設定の変更ができない場合もあります。
ビジネス環境でこの機能を利用する際は、「自分の利便性」と「チーム全体のコミュニケーション効率」のバランスを常に考慮することが重要です。設定をオフにする場合は、その旨をチームに共有したり、状態メッセージを活用したり、重要なメッセージには別途返信を促すなど、コミュニケーションを円滑にするための配慮を怠らないようにしましょう。
