TeamsとPower Automateで福利厚生利用申請を自動化したい！作り方を分かりやすく説明

「福利厚生の申請が紙ベースで手間がかかる」「申請書がどこに行ったか分からなくなる」「承認者への回覧や連絡が遅れてしまう」。従業員の福利厚生は、満足度やモチベーションに直結する重要な要素ですが、その申請プロセスが煩雑だと、利用率が低下したり、管理部門の負担が増えたりしてしまいますよね。

Power AutomateとTeams、そして申請情報や承認状況を管理するSharePointリストを組み合わせることで、福利厚生の利用申請から承認、そして進捗状況の自動通知までをシームレスに行う仕組みを構築できます。これにより、申請者の利便性を向上させ、人事・総務部門の業務を効率化し、福利厚生制度の利用促進を強力にサポートできますよ。

なぜ福利厚生利用申請の自動化が大切なの？

福利厚生制度を従業員に最大限に活用してもらうためには、申請プロセスの簡素化が不可欠です。この自動化がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

従業員の申請負担を大幅に軽減し、利用率が上がるから

紙の申請書を記入したり、承認印をもらうために部署を回ったりする作業は、従業員にとって手間だと感じられ、利用を躊躇する原因にもなりかねません。自動化システムを導入することで、従業員はTeamsから簡単に申請フォームにアクセスし、入力・送信できます。これにより、申請負担が軽減され、福利厚生制度の利用促進に繋がるでしょう。

承認プロセスが迅速化し、スムーズな利用を促せるから

手動での申請承認は、書類の回覧やメールの見落としにより、承認が遅れてしまうリスクがあります。自動承認ワークフローを導入すれば、申請が提出された時点で、Power Automateが承認者へTeams上で直接承認依頼を送信します。これにより、承認までの時間を大幅に短縮し、従業員がスムーズに福利厚生を利用できるようになるでしょう。

人事・総務部門の業務負担が大幅に軽減されるから

申請書の受け付け、内容の確認、承認状況の管理、承認後の手続き、従業員への連絡といった作業は、人事・総務部門にとって大きな負担となります。自動化システムを導入することで、これらの定型的なルーティンワークから解放され、担当者はより戦略的な福利厚生制度の企画や、従業員への個別支援といった、価値の高い業務に集中できるようになります。

申請状況が「見える化」され、管理の正確性が高まるから

誰がどのような福利厚生を申請しているのか、承認状況が今どうなっているのかが不明確だと、管理部門は全体の利用状況を把握しにくくなります。自動化システムは、全ての申請情報をSharePointリストで一元管理し、Teamsで通知するため、申請状況の透明性が高まります。これにより、管理の正確性が向上し、制度の利用状況分析にも役立てられるでしょう。

構築システムの準備を始めよう

福利厚生利用申請の自動化システムを作る前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進められます。

申請情報の「入力方法」と「置き場所」を決めよう

Power Automateが福利厚生利用申請を検知するためには、従業員がどこで申請を行うかを明確にする必要があります。ここでは、「Microsoft Forms」または「SharePointリスト」の活用を推奨します。

Microsoft Formsの活用（推奨）:
- 従業員が福利厚生の利用を申請するためのフォームを作成します。FormsはTeamsと連携しやすいため、申請の入口として最適です。
- 申請項目例:
  - 申請者名、社員番号、所属部署
  - 福利厚生の種類（例: 「住宅手当」「資格取得補助」「健康診断オプション」「育児支援サービス」など、選択肢で）
  - 利用期間、金額（申請内容に応じて）
  - 申請理由、詳細
  - （オプション）添付資料（領収書、証明書など、ファイルアップロード）
  - 上長メールアドレス（承認依頼先）
SharePointリストの活用:
- Formsからの回答データや、申請の進捗状況を管理するための中央リポジトリとしてSharePointリストを設計します。
- 必要な列（例）:
  - タイトル（既定）: 申請者氏名
  - 社員番号: テキスト（1行）
  - メールアドレス: テキスト（1行、通知用）
  - 所属部署: テキスト（1行）
  - 上長（ユーザー列）: 申請者の直属の上長（承認依頼先）
  - 福利厚生の種類: 選択肢（Formsの項目に対応）
  - 申請金額: 数値
  - 申請日時: 日付と時刻
  - 現在の承認ステータス: 選択肢（例: 申請中、一次承認待ち、人事承認待ち、承認済、却下、差し戻し）、**既定値は申請中**とします。
  - 最終承認者: ユーザー列
  - 最終承認日時: 日付と時刻
  - 承認コメント: 複数行テキスト
  - 申請詳細URL: ハイパーリンクまたは画像（添付資料へのリンクや、フォーム回答へのリンク）
  - 備考: 複数行テキスト

承認ルートと通知先を決めよう

誰がこの福利厚生利用申請を承認するのか、承認ルートはどのような多段階になるのか、そして申請・承認後にどこに、誰に対して通知したいのかを事前に明確にしておきましょう。

承認者:
- 申請者の直属の上長（一次承認者）。
- 人事・総務部門の承認者（最終承認者、特に費用が発生する場合）。
承認ルートの分岐:
- 福利厚生の種類（例: 費用が発生しないものは上長承認のみ、高額なものは人事承認も必要）。
- 申請金額（例: 〇〇円以上の申請は人事承認も必要）。
通知先:
- 承認者（上長・人事）へのTeamsチャット（推奨）: 承認依頼のメインの通知先。
- 申請者へのTeamsチャット: 申請受付完了、承認結果（承認/却下/差し戻し）通知。
- 人事・総務部門チャネル: 承認済みの申請のリスト共有、手続きの進捗管理用（例: 人事部_福利厚生申請）。
- 経理部門チャネル（オプション）: 費用が発生する申請が承認された場合の通知。

通知する「メッセージ内容」と「テンプレート」を準備しよう

自動でTeamsに投稿されるメッセージは、簡潔かつ分かりやすく、次のアクションを促せるように工夫しましょう。

申請受付通知（申請者向け）:
- 件名: 【福利厚生申請受付完了】
- 本文: 申請内容の確認、現在の承認ステータス、承認までの流れ。
承認依頼通知（承認者向け）:
- 件名: 【承認依頼】福利厚生申請のご確認（申請者：〇〇）
- 本文: 申請者、福利厚生の種類、申請金額、詳細へのリンク、承認・却下・差し戻しアクションボタン、承認コメント入力欄。
承認完了通知（申請者向け）:
- 件名: 【✅承認完了】福利厚生申請が承認されました
- 本文: 承認者、承認コメント、今後の手続き案内、詳細へのリンク。
却下/差し戻し通知（申請者向け）:
- 件名: 【❌却下/差し戻し】福利厚生申請「〇〇」
- 本文: 却下/差し戻し理由、承認者コメント、修正・再提出の依頼、詳細へのリンク。

必要な「権限」を確認しよう

Power Automateでフローを作成し、Formsの回答を読み取り、SharePointリストの情報を読み書きし、Teamsにメッセージを送信するためには、フローを実行するアカウントが適切な権限を持っている必要があります。

Formsへのアクセス権: 申請フォームのURLと回答内容を取得できる権限。
SharePointリストへのアクセス権: 福利厚生申請リストに対する「読み取り」および「書き込み」権限が必要です。
Teamsチャネル/チャットへのメッセージ投稿権: 投稿先のTeamsチャネルまたは個人チャットへのメッセージ投稿権限が必要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って福利厚生利用申請の自動化フローを作成していきます。Formsで福利厚生利用申請が送信されたことをトリガーに、SharePointリストに登録し、一次承認者へTeamsで承認依頼を送信する基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（Formsの回答）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウドフロー」を選択します。

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、Formsで福利厚生利用申請が送信されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択します。

作成例1：Forms福利厚生申請送信時にSharePointリスト登録＆上長へTeams承認依頼

このフローは、従業員がFormsで福利厚生利用申請を送信した際に、その内容をSharePointリストに記録し、一次承認者（例: 直属の上長）へTeamsで承認依頼を送信します。

Power Automateにサインインします。 お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
「作成」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。 左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウドフロー」を選択します。
フロー名を指定し、トリガーを選択します。 フロー名には「福利厚生申請_承認フロー」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「Forms」と入力し、「新しい応答が送信されるとき (Microsoft Forms)」を選択して「作成」をクリックします。
トリガーの詳細を設定します。
- フォーム ID: 事前に作成した「福利厚生申請フォーム」（Microsoft Forms）を選択します。
新しいステップを追加し、フォームの応答詳細を取得します。 「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Forms」と入力し、「応答の詳細を取得します (Microsoft Forms)」を選択します。
- フォーム ID: トリガーで選択したフォームと同じものを選択します。
- 応答 ID: 動的なコンテンツのリストから「応答 ID」（「新しい応答が送信されるとき」トリガーからの出力）を選択します。
新しいステップを追加し、申請者と一次承認者（上長）のメールアドレスを取得します。 Formsの回答者メールアドレスはResponder's Emailで取得できますが、上長の情報は別途Azure ADから取得します。
- 「ユーザープロファイル (V2) を取得する (Azure AD)」アクション（申請者）:
  - User (UPN): @{triggerOutputs()?['body/responder']?['email']} (Forms回答者のメールアドレス)
- 「ユーザープロファイル (V2) を取得する (Azure AD)」アクション（上長）:
  - User (UPN): @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する')?['body/manager']} (申請者の上長メールアドレス)
  - 補足: Azure ADで上長が設定されている場合にのみ有効です。Formsで「承認依頼先上長のメールアドレス」を入力させるのが、より確実な方法です。
新しいステップを追加し、SharePointリストに申請情報を記録します。 「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「新しいアイテムを作成します (SharePoint)」を選択します。
- サイトのアドレス: 福利厚生申請管理リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
- リスト名: 作成したSharePointリスト（例：福利厚生申請管理）を選択します。
- 各列に値をマッピングします。 Formsの質問項目とSharePointリストの列を対応付けます。
  - タイトル: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (申請者名)
  - 社員番号: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (社員番号)
  - メールアドレス: @{triggerOutputs()?['body/responder']?['email']}
  - 福利厚生の種類: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (福利厚生の種類)
  - 申請金額: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (申請金額)
  - 申請日時: utcNow() (フロー実行時の日時)
  - 現在の承認ステータス: 「申請中」（固定値）
  - 上長: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する_2')?['body/mail']} (上長のメールアドレス)
  - 補足：r〇〇〇はFormsの質問IDです。

新しいステップを追加し、申請者への受付完了通知を投稿します（オプション）。 「+ 新しいステップ」をクリックし、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクションを追加します。

投稿者: Flow bot
投稿先: チャット
受信者: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する')?['body/mail']} (申請者のメールアドレス)

メッセージ:

@{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する')?['body/DisplayName']}様

福利厚生申請を受け付けました！

申請内容: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']} (福利厚生の種類)
申請金額: @{outputs('応答の詳細を取得します')?['body/r〇〇〇']}円
現在のステータス: 申請中

承認状況はこちらで確認できます: [SharePointリストを開く]@{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']}

重要度: 「標準」を選択します。

新しいステップを追加し、一次承認者へTeamsで承認依頼を送信します。 「+ 新しいステップ」をクリックし、「アクションを開始して承認を待機します (承認)」アクションを選択します。
- 承認の種類: 「最初の応答」
- タイトル: 福利厚生申請承認依頼: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/Title']}（種類：@{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/福利厚生の種類']?['Value']}）
- 割り当て先: @{outputs('ユーザー_プロファイル_(V2)_を取得する_2')?['body/mail']} (上長のメールアドレス)
- 詳細:
  以下の福利厚生申請の承認をお願いいたします。申請者: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/Title']} 所属部署: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/所属部署']} 福利厚生の種類: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/福利厚生の種類']?['Value']} 申請金額: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/申請金額']}円申請日時: @{formatDateTime(outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/申請日時'], 'yyyy/MM/dd HH:mm')} ▼詳細を確認 [SharePointリストを開く]@{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']}
- 項目へのリンク: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/WebUrl']} (SharePointリストアイテムへの直接リンク)
- 項目への説明: 申請内容を確認し、承認または却下してください。
新しいステップを追加し、承認結果によって処理を分岐します。 「+ 新しいステップ」をクリックし、「条件」アクションを選択します。
- 左側の値: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのOutcomeを選択します。
- 演算子: 「次の値と等しい」
- 右側の値: 「Approve」と入力します。
「はい」のパス（承認された場合）に、SharePointアイテムの更新と次のプロセスへの連携を行います。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
  - サイトのアドレス/リスト名: 福利厚生申請管理リスト
  - ID: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/ID']}
  - 現在の承認ステータス: 「承認済」（最終承認の場合）または「人事承認待ち」（人事部門へ回す場合）を選択します。
  - 最終承認者: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのResponses Approver Name
  - 最終承認日時: utcNow()
  - 承認コメント: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのResponses Comments
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（申請者向け）:
  - 投稿先: チャット
  - 受信者: 申請者のメールアドレス
  - メッセージ: 「福利厚生申請が承認されました！詳細：[リンク]」
「いいえ」のパス（却下された場合）に、SharePointアイテムの更新とTeams通知アクションを追加します。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション:
  - 現在の承認ステータス: 「却下」または「差し戻し」を選択します。
  - 最終承認者: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのResponses Approver Name
  - 最終承認日時: utcNow()
  - 承認コメント: 「アクションを開始して承認を待機します」アクションのResponses Comments
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（申請者向け）:
  - 投稿先: チャット
  - 受信者: 申請者のメールアドレス
  - メッセージ: 「福利厚生申請が却下されました。理由：[承認コメント]」
フローを保存してテストします。 画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。 Formsでテスト用の福利厚生申請を送信します。Teamsで上長に承認依頼が届くので、承認/却下を行い、その結果がTeamsに通知され、SharePointの「現在の承認ステータス」が更新されることを確認します。

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

Formsアクション:
- 「新しい応答が送信されるとき」: 福利厚生申請フォームが送信されたことを検知するトリガー。
- 「応答の詳細を取得します」: フォームから送信された申請内容の詳細を取得します。
Azure ADアクション（オプション）:
- 「ユーザープロファイル (V2) を取得する」: 申請者やその上長（承認者）の情報を取得します。
SharePointアクション:
- 「新しいアイテムを作成します」: 福利厚生申請情報をSharePointリストに記録します。
- 「項目を更新します」: 承認結果や進捗状況に基づいて、申請の「現在の承認ステータス」などを更新します。
承認アクション:
- 「アクションを開始して承認を待機します」: Teams上で承認者へ承認依頼のカードを送信し、応答を待ちます。
制御アクション:
- 「条件」: 承認結果（承認/却下/差し戻し）や、承認ルートの分岐条件を判断します。
Teamsアクション:
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 申請受付通知、承認依頼、承認結果通知などに使用します。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、申請者、社員番号、福利厚生の種類、申請金額、承認者、コメント、申請詳細へのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

申請者名: Title (SharePointリストアイテム)
社員番号/所属部署/福利厚生の種類/申請金額: SharePointリストの列名
承認者名/コメント: 承認アクションの出力
SharePointリストアイテムへのリンク: WebUrl (SharePointリストアイテムへの直接リンク)

これらの情報を適切に配置することで、パーソナルで正確な申請依頼を自動で送信し、関連者への通知も分かりやすくできます。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

申請内容（福利厚生の種類や金額）に応じて承認ルートを分岐する

福利厚生の種類（例: 住宅手当、資格取得補助）や、申請金額によって、一次承認者だけでなく、人事部門の承認者や、経理部門の承認者を追加するなど、承認経路を自動で設定します。

作成例2：申請内容に応じて承認ルートを分岐するPower Automateフロー

基本編のフローの「はい」のパス（一次承認された場合）に、さらに条件分岐と承認アクションを追加します。

基本編のフロー（福利厚生申請_承認フロー）を開きます。
ステップ11の「はい」のパス（一次承認された場合）内を開きます。
- 「条件」アクションを追加します。
  - 左側の値: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/福利厚生の種類']?['Value']}
  - 演算子: 「次の値と等しい」
  - 右側の値: 「資格取得補助」
- 「または」条件を追加:
  - 左側の値: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/申請金額']}
  - 演算子: 「次の値より大きいか、または等しい」
  - 右側の値: 50000 (例: 5万円)
内側の「はい」のパス（人事承認が必要な場合）に、人事担当者への承認アクションを追加します。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクションで「現在の承認ステータス」を「人事承認待ち」に更新。
- 「アクションを開始して承認を待機します (承認)」アクション（人事承認）:
  - 割り当て先: 人事担当者のメールアドレス（例: hr@yourcompany.com）。
  - タイトル: 福利厚生申請_人事承認依頼: @{outputs('新しいアイテムを作成します')?['body/Title']}
  - 詳細: 申請内容、上長承認コメントなどを記載。
- その後の「条件」アクションで人事承認の結果をチェックします。
内側の「いいえ」のパス（上長承認のみで完了する場合）に、最終承認完了の処理を追加します。
- 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「現在の承認ステータス」を「承認済」に更新。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 申請者へ「福利厚生申請が最終承認されました！」と通知。
人事承認後の処理を分岐します。
- 「はい」のパス（人事承認された場合）:
  - 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「現在の承認ステータス」を「承認済」に更新。
  - 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 申請者へ「福利厚生申請が最終承認されました！」と通知。人事担当者へも通知。
- 「いいえ」のパス（人事却下/差し戻しの場合）:
  - 「項目を更新します (SharePoint)」アクション: 「現在の承認ステータス」を「却下」または「差し戻し」に更新。
  - 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 申請者へ却下理由を通知。
フローを保存してテストします。 異なる福利厚生の種類や金額の申請を提出し、承認ルートが正しく分岐することを確認します。

承認が遅延している場合にリマインドする

承認依頼を送信したものの、一定時間（例：24時間）経過しても承認が完了していない場合に、自動でリマインド通知を送信することで、承認忘れやプロセスの停滞を防ぎます。

作成例3：承認が遅延している場合にリマインドするPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、毎日特定の時間に実行され、承認待ちの期間が長い福利厚生申請を検索し、承認者へTeamsでリマインドを送信します。

新しいフローを「スケジュール済みクラウドフロー」として作成します。
- フロー名：「福利厚生申請_承認遅延リマインダー」
- 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します。例：毎日、午前10時。
新しいステップを追加し、SharePointリストから承認待ちの申請を取得します。 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
- サイトのアドレス: 福利厚生申請管理リストのSharePointサイト
- リスト名: 福利厚生申請管理リスト
- フィルタークエリ: 現在の承認ステータス eq '承認中' or 当前批准状态 eq '一次审批待定' or 当前批准状态 eq '人事审批待定' and 申請日時 lt '@{formatDateTime(addHours(utcNow(), -24), 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')}'
  - 補足: これは「承認待ちのいずれかのステータス」で、かつ申請日時から24時間以上経過したものを抽出します。
新しいステップを追加し、取得した各申請に対して処理を繰り返します。 「アプライトゥーイーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
「アプライトゥーイーチ」の中に「条件」アクションを追加し、現在のステータスから承認者を特定します。
- 左側の値: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['現在の承認ステータス']?['Value']}
- 演算子: 「次の値と等しい」
- 右側の値: 「承認中」または「一次承認待ち」（現在の承認ステータスに応じて設定）

「はい」のパス（該当承認者待ちの場合）に、Teamsへのリマインダー通知アクションを追加します。

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション:

投稿先: チャット
受信者: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['上長']?['Email']} (上長のメールアドレス、または現在の承認者のメールアドレス)

メッセージ:

@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['上長']?['DisplayName']}様

【🚨重要リマインダー】福利厚生申請の承認依頼が保留中です。

以下の福利厚生申請の承認がまだ完了していません。
お手数ですが、ご確認の上、承認をお願いいたします。

申請者: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']}
種類: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['福利厚生の種類']?['Value']}
依頼日時: @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['申請日時'], 'yyyy/MM/dd HH:mm')}

▼申請を確認し承認する
[承認アクション] (Teamsの承認カードへの直接リンクがあればここに追加)
[リストアイテムを開く]@{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['WebUrl']}

重要度: 「重要」を選択します。

（オプション）申請者への通知: 承認が遅れている旨を申請者にも通知します。

フローを保存してテストします。 テスト用の申請を「承認待ち_一次」にし、しばらく待ってからフローを手動で実行し、リマインダーが届くことを確認します。

申請状況のダッシュボードをTeamsに埋め込む（Power BI連携）

SharePointリストに蓄積された福利厚生申請のデータをPower BIで可視化し、申請件数、各承認段階での滞留件数、平均承認時間、福利厚生の種類別利用状況などをダッシュボードで一目で確認できるようにします。Teamsチャネルにタブとして埋め込むことで、常時アクセス可能な「見える化」のハブとなります。

作成例4：申請状況のダッシュボードをTeamsに埋め込む（Power BI連携）

これはPower Automateのフロー自体ではなく、Power BIとTeamsの連携機能です。

SharePointリストのデータ準備:
- 上記フローでデータを自動登録している福利厚生申請管理リストが、Power BIのデータソースとなります。
- 「現在の承認ステータス」「申請日時」「最終承認日時」「最終承認者」「申請金額」「福利厚生の種類」などの列をPower BIで利用できるようにしておきます。
Power BI Desktopでレポート作成:
- Power BI Desktopを開き、「データの取得」から「SharePointオンラインリスト」を選択し、福利厚生申請管理リストをデータソースとして追加します。
- データを加工し、以下のレポートを作成します。
  - KPIカード: 総申請件数、承認済み件数、承認待ち件数、却下件数、平均承認時間。
  - ドーナツグラフ: 各承認ステータス別の割合、福利厚生の種類別申請割合。
  - 棒グラフ: 部署別の申請件数、月別の申請トレンド。
  - テーブル: 承認待ちの申請一覧（件名、申請者、現状ステータス、滞留日数）。
- これらのレポートを分かりやすいダッシュボードにまとめます。
Power BI Serviceに発行:
- 作成したレポートをPower BI DesktopからPower BI Service（クラウドサービス）に発行します。
TeamsにPower BIレポートをタブとして追加:
- Teamsを開き、福利厚生申請状況を可視化したいチャネル（例: 人事部_福利厚生管理）を選択します。
- チャネルの上部にある「+」ボタンをクリックし、新しいタブを追加します。
- 「Power BI」アプリを検索して選択します。
- 表示されたワークスペースから、先ほど発行したレポートまたはダッシュボードを選択します。
- 「保存」をクリックします。

メリット: 人事・総務部門はTeamsを離れることなく、常に最新の福利厚生申請状況ダッシュボードを確認できます。これにより、問題の早期発見、承認プロセスのボトルネックの特定、制度の利用状況分析をデータに基づいて行うことができます。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に福利厚生申請は、従業員の満足度に関わるため、信頼性が非常に重要ですし、誤作動は避けたいものです。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがFormsの回答を読み取ったり、SharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のForms、SharePointリスト、Teamsチャネルに対して適切な権限を持っていることを確認してください。人事・総務部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

Formsの入力ミスやSharePoint列との不一致の場合

Formsで福利厚生申請を入力する際、入力ミスや、SharePointリストの列のデータ型と合致しない形式で入力される場合に、フローがエラーになることがあります。特に金額や日付の形式、ユーザー列へのマッピングに注意が必要です。

Formsでの入力規則の設定: Formsで、日付形式、数値のみといった入力規則を適用し、入力時点でデータの品質を高めましょう。
SharePoint列のデータ型: SharePointリストの列のデータ型が、Formsからのデータと一致しているか確認しましょう。
Power Automateでのデータ変換: 必要に応じてformatDateTime()やint()、float()といった関数を使って、明示的なデータ型変換を行うことで、堅牢性を高めましょう。
ユーザー列には、メールアドレス形式の値を渡す必要があります。

上長情報取得エラーが出た場合

Forms回答者の上長情報をAzure ADから取得する場合、Azure ADに上長が正しく設定されていないと、上長が見つからずにフローが失敗します。

Formsで承認者メールアドレスを入力させる: 申請者がFormsで直接、承認を依頼する上長や人事担当者のメールアドレスを入力する項目を設けるのが最も確実です。
Azure ADのデータ整備: Azure ADで上長情報が正確に登録されているか確認し、整備を促しましょう。
エラー時の代替通知: 上長情報が取得できなかった場合に、人事・総務部門のチャネルにエラー通知を送り、手動での対応を促すロジックを組み込みましょう。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

Teamsの通知設定: 受信者（申請者、承認者など）のTeamsアプリの通知設定で、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
受信者のメールアドレス: Teamsのチャット通知の場合、受信者のメールアドレスが正確であるかを確認しましょう。
接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

Power Automateの「マイフロー」から、該当のフローを選択します。
「実行履歴」タブをクリックします。
失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように処理され、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にFormsからのデータ取得、承認者情報の解決、承認アクションの出力が期待通りに構成されているかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

福利厚生利用申請には、従業員の個人情報や申請内容（金額、医療関連など）が含まれるため、セキュリティとアクセス管理に細心の注意が必要です。

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

福利厚生申請管理リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

編集権限: 申請者（自身の申請のみ）、上長（自身の部下の申請のみ）、人事・総務部門など、限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
閲覧権限: 全従業員に公開する必要はありません。人事・総務部門は全体の閲覧権限を持ち、上長は自身の部下の申請のみ閲覧可能とします。
最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

Teamsチャネル/チャットの権限設定を適切にしましょう

福利厚生申請に関する通知が送信されるTeamsチャネルやチャットのメンバーシップも適切に管理しましょう。

個人チャットの利用: 申請者や承認者への通知は、個人チャットが最も安全で適切です。
プライベートチャネルの利用: 人事・総務部門向けの申請管理チャネルは、必ず「プライベート」チャネルとし、関係者以外が閲覧できないようにしましょう。
一般チャネルへの通知の制限: 全員がアクセスできる「一般」チャネルには、福利厚生申請に関する機密性の高い情報（氏名、金額など）は原則として投稿しないようにしましょう。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、従業員の個人情報や申請内容という重要な情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、人事・総務部門の責任者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

個人情報保護への配慮を忘れずに

福利厚生利用申請には、申請者の氏名、所属、申請内容といった個人情報が含まれます。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

利用目的の明確化: 申請情報の収集目的を従業員に明確に伝え、適切に管理しましょう。
安全な保管: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
保持期間の検討: 申請情報の保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

まとめと次のステップを考えましょう

ここまで、Power AutomateとTeams、Microsoft Forms、SharePointリストを組み合わせることで、福利厚生利用申請を自動化する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動化されたシステムは、従業員の申請負担を軽減し、承認プロセスを迅速化し、制度の利用率を向上させるための強力なツールとなるでしょう。結果として、従業員満足度の向上と、人事・総務部門の業務効率向上に大きく貢献できます。

まずは、この記事で紹介した基本的なフローを実際に作成し、ご自身の環境で試してみてください。そして、貴社の福利厚生制度や業務プロセス、情報共有のニーズに合わせて、応用編で紹介した機能を追加したり、さらに独自のカスタマイズを加えたりすることで、より洗練された福利厚生管理システムを実現できるはずです。

次のステップとして、以下のようなことを検討してみてはいかがでしょうか？

Power Appsでの福利厚生申請アプリ: SharePointリストをバックエンドとし、Power Appsでより直感的で高機能な福利厚生申請アプリを作成し、Teamsにタブとして埋め込みましょう。申請状況の確認、利用実績の表示などをアプリ内で完結できます。
Power BIでの利用状況分析: SharePointリストに蓄積された福利厚生申請データをPower BIで可視化し、福利厚生の種類別利用状況、部署別利用傾向、申請金額の推移などをダッシュボードで一目で確認できるようにしましょう。
経費精算システムとの連携（高度）： 承認された福利厚生申請（特に費用が発生するもの）を、自動で経費精算システムに連携し、精算プロセスを自動化するフローを検討しましょう。
承認済申請に基づく自動手続き: 承認された申請に対して、自動で必要な手続き（例：補助金支給の会計システムへの連携、外部サービスへの利用申請情報の自動連携）をトリガーするフローを構築しましょう。

Power Automateの可能性は無限大です。ぜひこの強力なツールを使いこなし、貴社の福利厚生管理と業務効率化を次のレベルへと引き上げてみてください。

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