チームスでチャットを見つけやすくすると何が良いの？
チームスで特定のチャットをすぐに見つけられるようになると、仕事の効率が格段に上がります。例えば、急ぎで確認したい情報がある時に、チャットを探し回る無駄な時間がなくなりますよね。これにより、他の重要な業務に集中できるようになり、結果として一日の業務時間内でより多くのタスクをこなせるようになります。また、コミュニケーションのストレスが減ることで、チームメンバーとのやり取りもスムーズになり、より協力的な関係を築けるでしょう。必要な情報へのアクセスが迅速になることは、日々の業務における小さなストレスを解消し、より快適な働き方を実現する第一歩と言えるでしょう。
チャットが見つからないのはなぜ？
チャットがたくさんありすぎる
Teamsを長く使っていると、チャットの数が増え、目的のチャットが埋もれてしまうことがあります。特に、日々の業務で多くの人とやり取りをする場合、チャットリストが長大になりがちです。
昔のチャットはどこかへ行ってしまう
古いチャット履歴は、新しいチャットが追加されるにつれてどんどん下の方に追いやられてしまいます。数週間前、あるいは数ヶ月前のチャットを見返したい場合、スクロールを延々と続ける必要があり、非常に手間がかかります。
名前の表示が見にくい時がある
相手の表示名が本名でなくニックネームだったり、部署名が混じっていたりすると、目的の人物を探すのに時間がかかることがあります。また、アイコンが設定されていない場合も、視覚的に区別しにくくなります。
探し方がよく分からない
Teamsの検索機能を使いこなせていないと、チャットを見つけるのが困難になります。キーワード検索のコツを知らないと、欲しい情報になかなかたどり着けないことがあります。
チャットをすぐに見つける簡単な方法
よく使うチャットはピン留めしよう
頻繁にやり取りするチャットは、チャットリストの一番上に固定する「ピン留め」機能を使うのが最も効果的です。これにより、いつでもすぐにアクセスできるようになります。
大切なチャットには名前をつけよう
グループチャットの場合、デフォルトで参加者全員の名前が表示されますが、内容が分かるような名前（例: 「〇〇プロジェクト定例会議」）に変更すると、後から見つけやすくなります。
メッセージを保存しておこう
重要なメッセージや、後で参照する可能性のある情報は「保存済み」機能を使って保存しておくと便利です。保存されたメッセージは、自分のプロフィールからいつでも確認できます。
フィルターを使って絞り込もう
チャットリストの上部にあるフィルター機能を使えば、「未読」「会議」「ファイル」などでチャットを絞り込むことができます。これにより、目的のチャットを効率的に見つけ出すことが可能です。
もっとスマートにチャットを探すテクニック
検索コマンドを使いこなそう
Teamsの検索バーでは、特定のコマンドを使うことで、より高度な検索が可能です。例えば、「from:〇〇」で特定の送信者からのメッセージを絞り込んだり、「in:〇〇」で特定のチャネル内のメッセージを検索したりできます。
検索例:
from:山田太郎 報告書
in:営業部 新規提案
キーワードで賢く検索しよう
目的のチャット内容に含まれるキーワードを正確に入力することで、検索精度を高められます。単語だけでなく、フレーズで検索したり、部分一致を活用したりするのも効果的です。
期間を指定して絞り込もう
もし、おおよその時期が分かっているチャットを探す場合は、検索オプションで期間を指定することができます。例えば、「過去7日間」「過去30日間」といった選択肢や、カスタムで任意の日付範囲を設定できます。
ファイルも一緒に探してみよう
チャット内で共有されたファイルを探している場合は、チャットの検索結果だけでなく、上部の「ファイル」タブに切り替えて検索することも有効です。ファイル名や内容で検索できます。
チャットの見落としを防ぐ設定
通知の設定を細かく調整しよう
Teamsの通知設定は、非常に細かくカスタマイズできます。すべての通知を受け取るのではなく、自分にとって重要なチャットからの通知のみを受け取るように設定することで、不要な通知に埋もれることを防ぎます。
メンションは必ず確認しよう
自分がメンションされたメッセージは、アクティビティフィードに表示されます。特に重要な情報が含まれていることが多いため、定期的にアクティビティを確認する習慣をつけましょう。
未読マークを見逃さないようにしよう
Teamsは、未読のチャットやメッセージにマークを付けてくれます。これらのマークを見落とさないように、定期的にチャットリストを確認し、未読のメッセージがないかチェックすることが大切です。
忙しい時はステータスを設定しよう
「応答不可」や「取り込み中」などのステータスを設定することで、自分が現在連絡を取りにくい状況であることを周囲に知らせることができます。これにより、急ぎでない連絡による中断を防ぎ、集中力を維持できます。
グループチャットをもっと便利に使うコツ
グループチャットに名前をつけよう
前述の通り、グループチャットには分かりやすい名前をつけることが非常に重要です。例えば、「経理部 月末締め作業」のように、内容と関連性の高い名前にすることで、一目で何のチャットか判断できます。
新しいメンバーを追加する時は履歴を見せよう
グループチャットに新しいメンバーを追加する際、過去のチャット履歴を共有するかどうかを選択できます。これまでの経緯を理解してもらうために、必要であれば履歴を共有しましょう。
ファイルは一箇所にまとめよう
グループチャット内で共有されたファイルは、チャットの詳細画面にある「ファイル」タブに自動的に集約されます。必要なファイルはここから探すようにすれば、見つけやすくなります。
会議の記録は残しておこう
グループチャットで会議を行う場合、会議の記録（議事録や決定事項など）をチャット内に投稿しておくと、後から参加できなかったメンバーも内容を確認でき、情報共有がスムーズになります。
チームスをもっと使いこなすための応用テクニック
カスタムタグを活用しよう
特定の役割を持つメンバーや、特定のプロジェクトに関わるメンバーをまとめるために、カスタムタグを作成できます。チャットで@タグ名と入力することで、タグに含まれる全員にメンションを送ることができます。
カスタムタグ作成例:
1. Teamsの左側メニューから「チーム」を選択し、タグを作成したいチームを選びます。
2. チーム名の横にある「…」（その他のオプション）をクリックし、「タグを管理」を選択します。
3. 「タグを作成」をクリックし、タグ名（例: 「開発リーダー」「緊急連絡」など）と説明を入力します。
4. タグに追加したいメンバーを検索して追加します。
承認アプリを使ってみよう
Teamsには様々なアプリが連携できます。例えば、「承認」アプリを使えば、チャット内で承認フローを作成し、ワークフローを効率化できます。これにより、メールでのやり取りを減らし、チャット内で完結させることが可能になります。
承認アプリの利用例:
1. Teamsの左側メニューから「アプリ」を選択し、「承認」を検索してインストールします。
2. チャットのメッセージ作成ボックス下部にある「…」（その他のオプション）をクリックし、「承認」を選択します。
3. 承認リクエストのタイトル、承認者、詳細などを入力し、リクエストを送信します。
4. 承認者はTeams内で承認または却下を行うことができます。
タスク管理アプリと連携しよう
TeamsにはMicrosoft PlannerやAsanaなど、様々なタスク管理アプリを連携させることができます。チャットで話題になったタスクをすぐにアプリに登録することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、進捗管理を容易にします。
タスク管理アプリ連携例 (Microsoft Plannerの場合):
1. Teamsのチャネル内で「+」タブを追加し、「Planner」を選択します。
2. 既存のプランを追加するか、新しいプランを作成します。
3. 作成されたPlannerタブから、タスクの追加、担当者の割り当て、期限設定などが行えます。
4. チャット内で特定のメッセージから直接Plannerタスクを作成することも可能です。メッセージにカーソルを合わせ、「…」（その他のオプション）から「詳細」→「タスクを作成」を選択します。
ワークフローを自動化しよう（Power Automate）
Power Automateを使えば、Teamsでの特定のイベント（例: 特定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら通知する、特定のファイルが共有されたら自動的に保存する）をトリガーとして、様々なアクションを自動化できます。これにより、手作業を減らし、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
Power Automate ワークフロー作成例 (特定のキーワードで通知):
1. Power Automate (flow.microsoft.com) にアクセスし、サインインします。
2. 「作成」から「自動化されたクラウドフロー」を選択します。
3. フロー名を入力し、トリガーとして「When a new channel message is added (Microsoft Teams)」を選択します。
4. Teamsとチャネルを指定します。
5. 「新しいステップ」を追加し、「条件」を選択します。
6. 条件で「Message body contains '緊急'」のように設定します。
7. 条件が「はい」の場合のステップとして、「Post a message (Microsoft Teams)」を選択し、通知先のチャネルやメッセージ内容を設定します。
8. フローを保存して有効化します。
チャットを探す時間をなくして仕事に集中しよう
ここまで、Teamsのプライベートチャットが見つけにくい原因とその改善方法について詳しく解説してきました。ピン留めや名前の変更、検索コマンドの活用、通知設定の最適化など、様々なアプローチがあることをご理解いただけたかと思います。
これらの方法を日々の業務に取り入れることで、チャットを探す手間が劇的に減り、本当に集中すべき仕事に時間を割けるようになります。Teamsは単なるチャットツールではなく、使い方次第であなたの業務効率を飛躍的に向上させる強力なビジネスパートナーです。ぜひ、今日からこれらのテクニックを実践し、よりスマートなTeams利用を目指してください。何か困ったことがあれば、遠慮なくIT部門に相談してみるのも良いでしょう。
