Teamsで相手がTeamsを読んだかどうかを確認する方法はある？
Teamsでのチャットコミュニケーションにおいて、「相手が自分のメッセージを読んでくれたか」どうかは、ビジネスの現場では非常に気になる点ですよね。特に、緊急性の高い連絡や、重要な決定事項を送った際などは、相手がメッセージを確認したかどうかを素早く把握したいと思うものです。
結論から申し上げると、Teamsには「開封確認（読んだことの確認）」機能が搭載されており、相手があなたのメッセージを「既読」したかどうかを確認することが可能です。 しかし、この機能にはいくつかの条件や表示上の特徴、そして完全に相手の状況を把握できるわけではないという限界も存在します。
Teamsの「開封確認（既読通知）」機能とは？
Teamsの「開封確認」は、あなたが送信したメッセージを相手が閲覧した際に、送信者側にその旨を通知する機能です。LINEなどのメッセージアプリにおける「既読」マークと基本的に同じ役割を果たします。
開封確認の表示方法
あなたが送信したメッセージの横に、以下のようなアイコンが表示されます。
- 未開封（未読）: 通常、メッセージの横には何も表示されません。または、チェックマークが一つだけ表示されることもあります。
- 送信済み: メッセージが正常にTeamsサーバーに送信されたことを示します。通常はチェックマークが一つ表示されます。
- 既読（開封済み）: メッセージが相手によって開封されたことを示すアイコンが表示されます。これは、通常「目のアイコン」のようなマークです。
開封確認の表示場所と対象
開封確認は、以下の場所で確認できます。
- 個別チャット（1対1チャット）: あなたが送信したメッセージの横に、相手が既読すると目のアイコンが表示されます。
- グループチャット: グループチャットの場合も、送信したメッセージの横に目のアイコンが表示されます。このアイコンにカーソルを合わせると、「誰が既読したか」のリストを確認できます。 例えば、「〇〇さん、△△さん、他2名が開封済み」のように表示され、クリックすると具体的な氏名リストが表示されます。
開封確認が有効になる条件
開封確認機能は、デフォルトで有効になっていることが多いですが、以下の条件や設定によって利用できるかどうかが変わります。
- Teamsアプリのバージョン: 最新のTeamsアプリ（デスクトップ、Web、モバイル）を使用している必要があります。古いバージョンでは、機能が利用できない場合があります。
- 個人の設定: ユーザー自身が、自分のTeams設定で開封確認を「オフ」にしている場合があります。
- 組織の設定: 組織のMicrosoft 365管理者が、組織全体で開封確認機能を「オフ」にしている場合があります。セキュリティやプライバシーのポリシーの一環として無効にされていることがあります。
開封確認機能を「有効」にする方法
もし開封確認機能が利用できない場合、まずは自分のTeams設定を確認してみましょう。
自分のTeams設定で開封確認を有効にする（ユーザー向け）
- TeamsデスクトップアプリまたはWeb版Teamsを開きます。
- Teams画面の右上に表示されている自分のプロフィールアイコン（写真またはイニシャル）をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「設定」（歯車アイコン）を選択します。
- 設定ウィンドウの左側メニューから「プライバシー」を選択します。
- 「開封確認」の項目を探します。
- 「開封確認を送信する」のトグルスイッチが「オン」になっていることを確認します。もしオフになっていたら、クリックしてオンにします。
- この設定は、あなたがメッセージを「送信した側」として既読を確認するだけでなく、あなたがメッセージを「受信した側」として、送信者に既読を通知するかどうかも制御します。つまり、この設定をオフにすると、あなたがメッセージを読んでも、相手には既読通知が送られなくなります。
組織全体で開封確認を有効にする（管理者向け）
組織のMicrosoft 365管理者は、組織全体で開封確認機能の有効/無効を制御できます。
- Microsoft Teams管理センターにサインインします。
- 左側のナビゲーションメニューで「メッセージング ポリシー」を選択します。
- 既存のポリシー（通常は「グローバル (組織全体の既定)」ポリシー）を選択するか、新しいポリシーを作成します。
- ポリシー設定内で「開封確認」の項目を探します。
- 設定を「オン」（ユーザーが管理）または「強制的にオン」（ユーザーはオフにできない）にすることで、組織内のユーザーが開封確認機能を利用できるようになります。
- 設定を変更したら、必ず「保存」をクリックして適用します。ポリシーの反映には時間がかかる場合があります。
開封確認が「されない」場合の理由と、完全に把握できない限界
開封確認機能は便利ですが、既読表示がされない、あるいは完全に相手の状況を把握できないケースも存在します。
開封確認が「されない」主な理由
相手が開封確認を「オフ」にしている
前述の通り、受信者側の「プライバシー」設定で「開封確認を送信する」がオフになっている場合、あなたがメッセージを送っても既読通知は届きません。相手のプライバシー設定を強制的に変更することはできません。
組織全体で開封確認が「オフ」にされている
管理者が組織のポリシーとして開封確認機能を無効にしている場合、組織内のどのユーザーもこの機能を利用できません。
Teamsのバージョンが古い
送信者または受信者のTeamsアプリのバージョンが古く、開封確認機能に対応していない可能性があります。
技術的な遅延や同期の問題
ごく稀に、ネットワークの遅延やTeamsの同期の問題により、メッセージが開封されても既読通知がすぐに表示されないことがあります。少し時間をおいてから再度確認してみましょう。
メッセージの内容と表示方法
メッセージが非常に長い場合や、画像のみのメッセージの場合など、画面に完全に表示されるまで「開封」と認識されないことがあります。
相手がメッセージを「見ていない」だけ
当然のことながら、相手がまだTeamsを開いていない、または開いていてもそのチャット画面を表示していない場合は、既読にはなりません。これはシステム的な問題ではなく、相手の状況の問題です。
「既読」は「理解した」ことを意味しない限界
開封確認機能は、相手がメッセージを「見た」という事実を知らせてくれますが、以下の限界があることを理解しておく必要があります。
「既読」＝「理解」ではない
相手がメッセージを開封したからといって、その内容を完全に理解した、あるいは行動に移したとは限りません。単にチャット画面を開いただけ、あるいは流し読みしただけでも「既読」となるため、重要なメッセージの場合は別途確認が必要です。
「既読」＝「同意」ではない
- 特に決定事項や依頼など、返信や確認が必要なメッセージの場合、既読になったからといって相手がその内容に同意した、あるいは承諾したとみなすべきではありません。
- 重要なメッセージには返信を求める: 既読確認だけに頼らず、「ご確認後、〇〇までにご返信ください」のように、具体的な返信行動を促すメッセージを添えることが、ビジネスコミュニケーションでは重要です。
通知のみで内容を見ていない場合
相手がTeamsの通知を受け取っただけで、実際にアプリを開いてチャット内容を詳細に見ていない場合でも、特定の操作（通知をクリックしてチャット画面に遷移しただけなど）によっては既読としてカウントされる可能性があります。
既読確認だけに頼らない！より確実なコミュニケーション術
開封確認機能は便利ですが、それだけに頼らず、より確実なコミュニケーションを図るための工夫がビジネスでは求められます。
重要なメッセージには「返信」や「アクション」を促す
- 返信依頼: 「ご確認後、ご返信をお願いいたします」「本件についてのご意見をお聞かせください」のように、メッセージの最後に具体的なアクションを促す一文を加えましょう。
- リアクションの活用: 相手に「いいね」などのリアクションを促すことで、メッセージを確認したことを示してもらう方法も有効です。
- 期限の明示: 「〇月〇日までにご回答ください」のように期限を設けることで、相手に早期の確認と対応を促せます。
会議での口頭確認や電話でのフォロー
- 緊急性の高い連絡: 非常に緊急性の高い連絡や、即座の判断が必要な場合は、チャットでのメッセージだけでなく、電話やオンライン会議で口頭で直接確認を取ることが最も確実です。
- 定例会議での確認: 定例会議の冒頭で、「前回の議事録をチャットで共有しましたが、皆さんご確認いただけましたでしょうか？」のように、共有済みの情報を確認する時間を設けることも有効です。
Outlookカレンダーやタスク管理ツールとの連携
- Teamsのチャットで指示したタスクは、Plannerなどのタスク管理ツールに登録したり、Outlookカレンダーにリマインダーを設定したりすることで、相手のタスクリストに明確に表示され、見落としを防ぐことができます。
- 会議の議事録などは、Teamsのチャネルにファイルとしてアップロードするだけでなく、SharePointのドキュメントライブラリに保存し、全員がアクセスしやすいように整理することも重要です。
コミュニケーションルールの確立
- チーム内で「重要な連絡は必ず〇〇チャネルに、〇〇という形式で投稿し、確認したらリアクションまたは返信をする」といったコミュニケーションルールを確立することが、情報伝達の確実性を高める上で非常に有効です。
- 「既読は確認済みとして扱うが、返信が必要な場合は明確に指示する」といった共通認識を持つことも大切です。
既読確認は「補助機能」、最終確認は別の手段で
Teamsの「開封確認（既読通知）」機能は、相手があなたのメッセージを「見た」という事実を、手軽に把握できる非常に便利な補助機能です。特に個別チャットやグループチャットで、メッセージが相手に届いているかどうかの一次確認として役立ちます。
しかし、この既読通知は、相手が「メッセージを理解した」「内容に同意した」「行動を開始した」ことを保証するものではありません。また、相手の設定や組織のポリシーによっては、そもそも既読通知がされない場合もあります。
ビジネスにおける重要なコミュニケーションにおいては、開封確認だけに頼らず、メッセージの内容に応じて「返信を促す」「口頭で確認する」「別のタスク管理ツールと連携する」といった、より確実なフォローアップを行うことが不可欠です。
