「後日改めてご連絡いたします」を伝える際の書き方と注意点
ビジネスシーンにおいて、「後日改めてご連絡いたします」という表現は、現在の状況では即座に返答が難しい、あるいはより詳細な情報や確認が必要な場合に、相手に対して一時的ながらも誠意を持って対応することを約束する非常に重要なフレーズです。この一言をどのように伝えるかによって、相手に与える印象、ひいてはビジネス上の信頼関係に大きく影響します。本記事では、様々な相手（上司、部下、社内、取引先、顧客、目上の方など）に対して、「後日改めてご連絡いたします」と伝える際の書き方と注意点
「後日改めてご連絡いたします」を使うべき場面とは？
この表現は、単に返答を先延ばしにするものではなく、プロフェッショナルな対応として認識されるべきです。具体的にどのような場面で活用すべきか、以下に詳述します。
即座の回答が困難な場合
詳細な情報が必要な質問: 例えば、顧客から製品の特定の技術仕様について問われた際、手元の資料だけでは即座に回答できない場合。
例: 「恐れ入りますが、製品Aの〇〇に関する詳細な技術仕様については、念のため技術部門に確認後、改めてご連絡させていただきます。」
複雑な状況に対する判断: 複数の要素が絡み合い、その場での判断が難しい経営判断や戦略的な質問。
例: 「〇〇プロジェクトの今後の方向性につきましては、現在複数の選択肢を検討しており、社内での綿密な協議が必要となります。改めて後日、進捗をご報告させていただきます。」
情報収集や調査が必要な場合
社内確認が必要な場合: 他部署の承認や協力を得る必要がある案件。
例: 「大変恐縮ですが、この件は〇〇部の承認が必要となりますので、確認が取れ次第、改めてご連絡差し上げます。」
過去のデータや資料の確認: 過去の取引履歴や契約内容、調査データなどを参照しないと回答できない場合。
例: 「過去の取引実績に関するお問い合わせ、ありがとうございます。現在、社内データベースにて詳細を確認しておりますので、少々お時間を頂戴いたします。確認後、改めてご連絡させていただきます。」
判断に時間が必要な場合
重要な決定を伴う内容: 多額の費用が伴う投資案件や、組織全体に影響を与える人事決定など。
例: 「ご提案いただきました新規事業への投資につきましては、慎重な検討と経営層の承認が必要となります。つきましては、〇日までには改めてご連絡させていただきます。」
リスク評価が必要な場合: 法的な問題やセキュリティに関わる質問など、リスクを評価し、適切な対応を検討する必要がある場合。
例: 「〇〇に関する法務的な見解につきましては、専門家と協議の上、改めてご回答させていただきます。」
担当者が不在の場合
担当者が休暇中の場合: 質問の内容が特定の担当者以外では回答できない場合。
例: 「誠に申し訳ございませんが、〇〇の件を担当しております〇〇は、現在休暇をいただいております。〇〇が戻り次第、改めてご連絡させていただきます。」
担当者が会議中の場合: 重要な会議中で、すぐに連絡が取れない場合。
例: 「あいにく〇〇は現在会議中のため、本日中に改めてご連絡いたします。」
一時的に対応できない場合
他の業務が立て込んでいる場合: 締切の迫った業務や緊急性の高い別のタスクに集中している場合。
例: 「現在、緊急の対応を要する業務に当たっておりますため、〇〇の件につきましては、本日午後には改めてご連絡させていただきます。」
現場で確認が必要な場合: 物理的に現場へ赴いて状況を確認しないと回答できない場合。
例: 「お問い合わせいただいた件は、現地での確認が必要となりますので、確認後改めてご連絡させていただきます。」
持ち帰り案件の場合
会議や打ち合わせで結論が出なかった場合: その場で決定に至らず、後日改めて検討が必要な場合。
例: 「本日の会議でご提示いただきました〇〇の件につきましては、引き続き社内で検討させていただき、改めて〇日までに弊社の見解をご連絡いたします。」
これらの状況で安易に「分かりません」と答えるのではなく、「後日改めてご連絡いたします」と伝えることで、相手に不誠実な印象を与えることなく、適切な対応を約束し、プロとしての責任感を示すことができます。
基本的な書き方と共通の注意点
相手が誰であっても共通して意識すべき基本的な書き方と、それを実践する上での注意点について、さらに詳しく解説します。
丁寧な言葉遣いを心がける
「後日改めてご連絡いたします」は、ある意味で「今すぐ対応できません」というメッセージを含むため、言葉遣いが雑だと相手に不快感を与えかねません。常に丁寧語や謙譲語、尊敬語を使用し、相手への配慮を示すことが不可欠です。
- 「恐れ入りますが」「大変申し訳ございませんが」「恐縮ですが」といったクッション言葉を文頭に置く。
- 「ご連絡させていただきます」「ご報告申し上げます」「ご連絡差し上げます」といった丁寧な動詞を用いる。
- 相手の行動に対して「お忙しいところ恐縮です」「ご丁寧にありがとうございます」など、敬意を示す言葉を添える。
返答が遅れる理由を簡潔に伝える
可能であれば、なぜすぐに返答できないのかを簡潔に伝えましょう。これにより、相手は納得しやすくなり、不信感を抱くことを防げます。ただし、詳細すぎる説明や言い訳がましい内容は逆効果です。
- 社内確認が必要な場合: 「現在、社内にて確認中でございます。」「担当部署に確認が必要なため、少々お時間を頂戴いたします。」
- 情報収集が必要な場合: 「詳細な情報を取りまとめておりますため。」「現在、データを確認中でございます。」
- 担当者不在の場合: 「担当者が現在席を外しており、戻り次第改めてご連絡いたします。」「あいにく担当の〇〇は、本日外出しております。」
- 検討が必要な場合: 「現在、慎重に検討を進めておりますため。」「関係各所と協議中のため、お時間を頂戴しております。」
いつまでに連絡するかを明確にする
これが「後日改めてご連絡いたします」という表現において、最も重要かつ相手への配慮を示すポイントです。「後日」という言葉は非常に曖昧で、相手はいつ連絡が来るのか分からず、不安を感じる可能性があります。そこで、具体的な連絡の期日を提示することが不可欠です。
- 「〇月〇日（〇）までには」
- 「本日中に」
- 「明日中には」
- 「週明けには」
- 「〇日以内には」
- 「来週中には」
期日設定のポイント
可能な限り具体的な日時を指定する。
- 現実的に守れる期日を設定する（無理な期日は設定しない）。
- もし具体的な期日が難しい場合は、「〇日以内には」といった目安を示すだけでも、相手の安心感は格段に高まります。
- 期日が全く決まっていない場合は、まず「確認の上、改めて期日をご連絡いたします」と伝え、期日が確定次第、すぐにその期日を連絡するようにしましょう。この場合でも、いつ期日が判明するかの目安を伝える努力をします。
例: 「現在、社内調整中のため、確実な期日をお伝えすることが難しい状況です。恐れ入りますが、〇日中には改めて期日をご連絡させていただきます。」
連絡手段を明示する
どのような方法で連絡するかを明示することも、相手への親切心を示す要素です。
「メールにて」「お電話にて」「書面にて」「〇〇のシステムを通じて」
選択のポイント
- 相手がどのような形式で情報を欲しているかを考慮する。
- 情報の重要度や緊急性に応じて最適な手段を選ぶ（緊急性が高い場合は電話、詳細な情報共有の場合はメールなど）。
感謝の気持ちを伝える
質問や連絡をくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることで、より丁寧な印象を与えられます。
- 「ご連絡いただきありがとうございます。」
- 「お問い合わせありがとうございます。」
- 「ご提案いただき、誠にありがとうございます。」
- 「貴重なご意見ありがとうございます。」
クッション言葉を活用する
直接的な表現を避けるために、クッション言葉を用いることで、より柔らかく、丁寧な印象を与えることができます。これは特に、相手に不便をかけたり、断ったりする際に有効です。
- 「恐れ入りますが」
- 「大変申し訳ございませんが」
- 「あいにくですが」
- 「せっかくお話しいただきましたが」
- 「お手数をおかけいたしますが」
- 「ご迷惑をおかけいたしますが」
- 「差し支えなければ」
件名を工夫する（メールの場合）
メールで連絡する場合、件名は非常に重要です。相手が内容をすぐに把握できるよう、簡潔かつ明確な件名を心がけましょう。
何の件に関する連絡かを明記する。
「後日連絡」の旨を簡潔に含める。
相手が返信を識別しやすいように、元の件名を踏襲しつつ、追加情報を加える。
- 「Re: 〇〇の件について（後日改めてご連絡いたします）」
- 「【〇〇株式会社】お問い合わせの件：△△に関するご連絡（後日回答）」
- 「〇〇プロジェクトに関するご報告について（〇日までに改めて）」
相手別の書き方と注意点：具体的なシチュエーションを想定
ここからは、相手別に「後日改めてご連絡いたします」を伝える際の具体的な書き方と注意点を、より詳細なシチュエーションを想定しながら解説します。
上司に対して
上司への報告は、常に結論から簡潔に行い、指示を仰ぐ姿勢を見せることが基本です。上司は多忙であり、冗長な説明は避けるべきです。
- 敬意と謙虚さを示す: 「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を必ず使用し、敬意を示します。
- 返答が遅れる理由を簡潔に伝える: 「現在確認中のため」「〇〇部署への確認が必要なため」など、具体的な理由を簡潔に述べます。上司は詳細な言い訳よりも、必要な情報を効率よく把握したいと考えています。
- 連絡の期日を明確にする: 最も重要です。いつまでに、どのような形で報告するかを明確に伝えます。「〇日までに、改めてご報告させていただきます」「〇時までに、メールにて詳細をお送りいたします」など、具体的な期日と手段を明示します。
- 指示を仰ぐ姿勢を見せる: 必要であれば、「何か他に確認すべき点はございますでしょうか」「どのように進めるべきか、ご指示いただけますと幸いです」といった形で、上司の指示を仰ぐ姿勢を見せることで、主体的に業務に取り組む姿勢を示すことができます。
質問内容が複雑で、すぐに答えが出せない場合（会議中）
- 上司: 「〇〇案件の進捗はどうかね？」
- あなた: 「〇〇案件の進捗につきましては、現在、最終的なデータ分析を進めております。恐れ入りますが、本日の午前中までには、改めて詳細をご報告させていただきます。」
- 解説: 会議中に即答できない場合でも、明確な期日を伝えることで、上司は「いつまでに情報が得られるか」を把握でき、安心して次の議題に移れます。
他部署への確認が必要な場合（メール）
- 件名: 〇〇の件について（ご連絡遅くなり申し訳ございません）
- 本文:〇〇部長
いつもお世話になっております。〇〇です。
先ほどご指示いただきました〇〇に関する件ですが、現在、△△部との連携が必要なため、確認を進めております。
恐れ入りますが、明日中には改めて〇〇様にご連絡し、ご報告させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
署名
解説: 他部署が絡む場合でも、いつまでに誰に連絡するかを具体的に伝えることで、上司は状況を把握しやすくなります。
判断に時間がかかる、あるいは承認が必要な場合（対面またはチャット）
- 上司: 「この新しい施策、いつから導入できそうかな？」
- あなた: 「この施策の導入時期につきましては、社内のシステム改修との兼ね合いもございますため、現在、担当部署と調整中でございます。つきましては、週明けには改めて具体的な導入時期についてご提案させていただきます。何か他に確認すべき点がございましたら、お申し付けください。」
- 解説: 承認や調整が必要な場合は、その旨を伝え、無理に即答しないことが重要です。上司の指示を仰ぐ姿勢も示すことで、責任感を示します。
上司に対する注意点
曖昧な期日は避ける: 「後日」という表現は避け、「明日中」「週明け」「〇日まで」など、具体的な期日を必ず伝えます。
緊急性に応じた対応: 上司からの指示や質問の緊急度を判断し、優先順位を考慮した上で、期日を設定します。緊急性が高い場合は、途中経過の報告もこまめに行うことを検討します。
途中経過の報告の重要性: もし期日までに回答が間に合わないことが判明した場合は、その時点で速やかに途中経過を報告し、新たな期日を提示します。沈黙は上司の不信感を招く最大の原因です。
例: 「〇〇部長、〇〇の件でご報告がございます。大変申し訳ございませんが、△△部の確認に想定より時間を要しております。当初の〇日までのご報告は難しくなりましたが、〇日までには必ずご報告させていただきます。お待たせして申し訳ございません。」
簡潔さを心がける: 上司は多くの業務を抱えているため、余計な情報は省き、必要な情報のみを簡潔に伝えるようにします。
部下に対して
部下への指示や返答は、分かりやすさと明確さを重視します。部下が安心して業務を進められるように配慮し、必要に応じて次の行動を示唆することが重要です。
- 期待感を伝える: 「〇〇について確認します」「少し時間をもらいます」など、相手の質問を受け止めたことを伝えます。
- 返答が遅れる理由を明確にする: 部下が納得できるよう、「〇〇の資料を確認してから」「関連部署に確認が必要だから」など、簡潔に理由を伝えます。
- 連絡の期日と方法を明確にする: 部下が次の行動に移せるよう、「〇日までに」「メールで」など、具体的な期日と連絡手段を明確に伝えます。
- 必要に応じてアドバイスや指示を添える: 「その間、〇〇を進めておいてください」「他に何かできることがあれば、声をかけてください」など、部下が待機時間中に何をすべきか、あるいは何かあれば相談してほしい旨を伝えることで、業務の停滞を防ぎます。
部下からの質問で、自分では即答できないが、確認すればわかる内容（対面）
- 部下: 「この資料のグラフの数値、どこから引用したものですか？」
- あなた: 「そのグラフの数値は、過去の市場調査データから引用しているはずだね。念のため確認するから、今日の午後までには改めて連絡するよ。」
- 解説: 即座に回答できない場合でも、確認する旨と明確な期日を伝えることで、部下は安心して待てます。
部下からの質問で、他部署への確認が必要な場合（チャット）
- あなた: 「〇〇さん、お問い合わせの件、ありがとう。△△部の〇〇さんに確認が必要な内容だから、少し時間をもらっていいかな？明日の午前中には改めて連絡するね。その間に、もし何か他に確認したいことがあれば、まとめておいてくれると助かるよ。」
- 解説: 理由を明確にし、部下への依頼事項も添えることで、待機時間を有効活用できます。
部下からの報告に対し、判断を保留する場合（メール）
件名: Re: 〇〇プロジェクト進捗報告
本文:
〇〇さん
進捗報告ありがとう。
新しい提案内容について、いくつか検討すべき点があるね。
部署内で一度協議させてもらって、週明けには改めて私の見解を伝えるよ。
もし、それまでに何か困ったことがあれば、遠慮なく声をかけてください。
引き続きよろしくね。
署名
解説: 判断を保留する旨を伝え、いつまでに回答するかを明確にすることで、部下の不安を解消し、業務の停滞を防ぎます。
部下に対する注意点
- 突き放した印象を与えない: 「後で連絡する」だけでは、突き放されたような印象を与える可能性があります。部下が安心して待てるように、きちんとフォローアップの意思を伝えます。
- 明確な指示を出す: 部下が次に何をすべきか、迷わないように、具体的な指示やアドバイスを添えましょう。
- 期日は守る: 部下は上司からの返答を待って業務を進める場合があります。設定した期日は必ず守りましょう。もし遅れる場合は、早めにその旨を伝え、新たな期日を提示します。
- 部下の成長を促す: 必要であれば、「〇〇について、まずは自分で調べてみてくれる？」「参考になりそうな資料を探してみて」といったように、部下自身で考える機会を与えることも、成長を促す上で有効です。
会社から社員に対して（社内全体への連絡）
会社から社員全体への連絡は、公平性と透明性が求められます。多くの社員が関係するため、誤解のないよう丁寧かつ明確に伝える必要があります。
基本的な書き方とポイント
- 目的を明確にする: 何の件について、後日連絡するのかを明確に提示します。
- 返答が遅れる理由を簡潔に伝える: 「現在、社内調整中のため」「関係各所と協議中のため」など、多くの人が納得できる理由を簡潔に述べます。
- 連絡の期日を明確にする: 社員全員が知りたい情報であるため、「〇日までに、改めて社内掲示板にてご案内いたします」「〇月〇日付けで、改めて詳細を通知いたします」など、具体的な期日と連絡手段を明確に提示します。
- 不便をかけることへの配慮: 「ご迷惑をおかけいたしますが」「ご理解ご協力をお願いいたします」といった言葉を添え、社員への配慮を示します。
新しい福利厚生制度導入に関する問い合わせが多数来ているが、まだ詳細が固まっていない場合（社内ポータルサイト告知）
件名: 新福利厚生制度に関するお問い合わせについて（今後のご案内）
本文:
社員各位
平素より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、新福利厚生制度に関する多数のお問い合わせを頂戴しており、心より感謝申し上げます。
現在、皆様から寄せられたご質問を精査し、より分かりやすい形でご案内できるよう、最終調整を進めております。
つきましては、〇月〇日（〇）までには、改めて詳細を社内ポータルサイトにて公開いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、人事部〇〇までお問い合わせください。
以上
〇〇株式会社 人事部
解説: 多くの問い合わせがあることを認識し、感謝の意を伝えることで、社員の不安を和らげます。具体的な公開日と場所を明示することで、社員は情報がいつどこで入手できるか明確に把握できます。
社内システムトラブル発生で、復旧に時間がかかりそうな場合（全社メール）
件名: 【緊急連絡】社内システム障害発生と復旧見込みについて
本文:
社員各位
本日〇時頃より、社内システムに障害が発生しております。
現在、復旧作業に全力を挙げておりますが、復旧までには時間を要する見込みです。
皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力をお願い申し上げます。
システム復旧の見込みにつきましては、進捗があり次第、改めて〇時間ごとに本メールにてご報告いたします。
緊急連絡事項については、別途〇〇で通知する場合がございますので、併せてご確認ください。
以上
〇〇株式会社 情報システム部
解説: 緊急事態においては、定期的な情報提供を約束することで、社員の混乱を防ぎ、安心して業務に取り組めるよう促します。連絡頻度を明確にすることも重要です。
会社から社員に対する注意点
- 公平性を保つ: 特定の部署や個人に偏った表現にならないよう、全体へのメッセージとして適切な言葉遣いを心がけます。
- 誤解を招かない表現: 曖昧な表現は避け、誰が読んでも同じ解釈ができるよう、簡潔で分かりやすい言葉を選びます。専門用語の使用は避け、どうしても必要な場合は解説を加えます。
- 複数の連絡手段の活用: メールだけでなく、社内掲示板やイントラネット、場合によっては会議での口頭説明など、複数の手段で情報共有を図ることで、見落としを防ぎ、より確実に情報を届けます。
- 質問窓口の設置: 連絡内容について質問がある場合に備え、「ご不明な点がございましたら、〇〇までお問い合わせください」といった問い合わせ窓口を明示しておくと親切です。
取引先に対して
取引先とのコミュニケーションは、信頼関係の構築に直結します。丁寧かつ迅速な対応が求められ、特に期日厳守は絶対です。
基本的な書き方とポイント
- 感謝の気持ちを伝える: まずは、問い合わせや連絡をしてくれたことに対し、「ご連絡いただきありがとうございます」「お問い合わせいただき誠にありがとうございます」と感謝の意を伝えます。
- 返答が遅れる理由を丁寧に伝える: 「現在確認中でございます」「社内にて検討中のため」など、丁寧な言葉遣いで理由を説明します。
- 連絡の期日と手段を明確にする: 「〇月〇日までには、改めてメールにて詳細をご連絡させていただきます」「週明けには、お電話にてご説明させていただきます」など、具体的な期日と連絡手段を必ず明示します。
- 相手への配慮を示す: 「お待たせして申し訳ございませんが」「ご迷惑をおかけいたしますが」といった言葉を添え、相手への配慮を示します。
- 緊急連絡先の提示（必要な場合）: もし、すぐに連絡を取る必要がある状況であれば、「お急ぎの際は、〇〇（担当者名）までお電話ください」といった緊急連絡先を提示するのも有効です。
具体的なシチュエーションと例文:
新製品に関する技術的な質問で、詳細な確認が必要な場合（メール）
件名: Re: 貴社新製品〇〇に関するお問い合わせ
本文:
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
この度は、弊社新製品〇〇に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
ご質問いただきました〇〇の技術仕様につきましては、念のため担当部署にて詳細を確認中でございます。
恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までには、改めてメールにて詳細をご連絡させていただきます。
お待たせして大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
署名
解説: 感謝と理由、そして明確な期日を伝えることで、相手は安心して返答を待てます。
契約内容の変更依頼があり、社内検討が必要な場合（電話を受けた後、メール）
件名: 〇〇に関するご依頼の件（後日改めてご連絡いたします）
本文:
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先ほどお電話にてご依頼いただきました〇〇の契約内容変更につきまして、誠にありがとうございます。
本件につきましては、社内にて慎重に検討を進める必要がございますため、恐れ入りますが、少々お時間を頂戴いたします。
つきましては、〇月〇日（〇）までには、改めて検討結果をご連絡させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
解説: 電話で受けた内容でも、改めてメールで期日を明確にすることで、記録にも残り、相手も状況を正確に把握できます。
取引先からのクレームで、原因究明に時間がかかる場合（電話で一次対応後、メール）
件名: Re: 〇〇に関する件（お詫びと今後の対応について）
本文:
〇〇株式会社
〇〇様
この度は、〇〇の件で大変ご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
ご指摘いただきました内容につきましては、現在、事実関係の確認と原因究明に努めております。
恐れ入りますが、詳細の確認には少々お時間を頂戴いたします。
つきましては、〇月〇日（〇）までには、原因と今後の対応について、改めてメールにてご報告させていただきます。
お急ぎのところ大変恐縮ではございますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
署名
解説: クレーム対応では、まずお詫びの気持ちを伝えることが最優先です。その上で、原因究明に時間がかかる旨と、いつまでに報告するかを明確にすることで、相手の不信感を最小限に抑えます。
取引先に対する注意点:
期日は厳守する: 取引先は、提示された期日に合わせて業務を進める場合があります。期日は必ず守るようにしましょう。万が一遅れる場合は、遅れることが判明した時点で速やかに連絡し、謝罪とともに新たな期日を提示します。
例: 「〇〇株式会社 〇〇様、平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。先日の〇〇の件につきまして、大変申し訳ございませんが、〇〇の確認に時間を要しており、当初ご案内いたしました〇日までにご連絡することが難しくなりました。つきましては、〇月〇日（〇）までには、必ずご連絡させていただきます。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
- 丁寧な言葉遣いを徹底する: 常に尊敬語、謙譲語を使用し、失礼のないよう細心の注意を払います。
- 簡潔かつ明確に伝える: 余計な情報は省き、必要な情報を簡潔に伝えます。特に、確認中の内容であれば、現時点での進捗状況や見込みを伝えることも有効です。
- 誤解を招かない表現: 「後日改めて」という表現は、取引先に対しては特に曖昧に聞こえる可能性があります。具体的な期日を示すことで、相手の不安を取り除きます。
問い合わせに対して（顧客など）
顧客からの問い合わせは、企業の顔として迅速かつ丁寧な対応が求められます。顧客満足度を向上させるための重要な機会と捉えましょう。
基本的な書き方とポイント
- 問い合わせへの感謝: 「この度は、お問い合わせいただき誠にありがとうございます」と、まず感謝の気持ちを伝えます。
- 問い合わせ内容の確認: 可能であれば、「〇〇の件でお問い合わせですね」と、問い合わせ内容を簡潔に復唱することで、相手に「きちんと理解している」という安心感を与えられます。
- 返答が遅れる理由を丁寧に伝える: 「現在、担当部署にて確認中でございます」「専門の者より改めてご連絡させていただきます」など、丁寧な言葉遣いで理由を伝えます。
- 連絡の期日と手段を明確にする: 「〇日以内には、メールにてご連絡させていただきます」「本日中に、担当者よりお電話させていただきます」など、具体的な期日と連絡手段を明確に提示します。
- 待たせることへのお詫び: 「お待たせして申し訳ございませんが」「ご迷惑をおかけいたしますが」といったお詫びの言葉を添えます。
- 問い合わせ窓口の提示: 「その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」といった形で、引き続きの問い合わせを促す言葉を添えることも有効です。
具体的なシチュエーションと例文
製品の不具合に関する問い合わせで、原因調査に時間がかかる場合（メール）
件名: Re: 製品〇〇に関するお問い合わせ（お問い合わせありがとうございます）
本文:
〇〇様
この度は、製品〇〇に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
ご指摘いただきました〇〇の不具合につきまして、現在、弊社専門部署にて原因究明のため詳細な調査を進めております。
恐れ入りますが、調査には少々お時間を頂戴いたします。
つきましては、〇月〇日（〇）までには、改めてメールにて調査結果と今後の対応についてご連絡させていただきます。
お急ぎのところ大変恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
署名
解説: 顧客の不安を和らげるために、調査中であること、いつまでに連絡するかを具体的に伝えます。問い合わせ窓口を再提示することも親切です。
サービス内容に関する複雑な質問で、担当者からの詳細説明が必要な場合（電話対応後、メールで補足）
件名: Re: 〇〇サービスに関するお問い合わせ（改めて担当よりご連絡いたします）
本文:
〇〇様
先ほどはお電話にてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
〇〇サービスの詳細につきまして、より専門的な見地からのご説明が必要と判断いたしました。
つきましては、担当の〇〇より、本日中に改めてお電話にてご連絡させていただきます。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
署名
解説: 電話で一次対応した後にメールを送ることで、顧客に安心感を与え、担当者からの連絡を待つ準備を促します。
オンラインストアの商品在庫に関する問い合わせで、倉庫に確認が必要な場合（チャット）
あなた: 「〇〇様、お問い合わせありがとうございます。ご希望の〇〇の在庫状況ですね。現在、倉庫に確認中でございます。本日中に改めてチャットにてご連絡させていただきます。少々お時間を頂戴いたしますが、よろしくお願いいたします。」
解説: チャットの特性を活かし、簡潔に返答し、同じ手段で再連絡することを明確にします。
顧客に対する注意点
迅速な一次回答: 問い合わせがあったことに対して、可能な限り早く一次回答をすることが重要です。これにより、顧客は「無視されていない」と安心できます。
具体的な期日設定と厳守: 顧客は返答を待っています。可能な限り早く、具体的な期日を設定し、必ずその期日を守るようにしましょう。万が一遅れる場合は、遅れる旨と新たな期日を速やかに連絡し、丁寧に謝罪します。
丁寧かつ分かりやすい言葉遣い: 専門用語は避け、誰にでも理解できる平易な言葉を選びます。顧客の年齢層やITリテラシーなども考慮し、表現を調整しましょう。
真摯な姿勢: 常に顧客の立場に立ち、真摯な姿勢で対応することが重要です。顧客の声は企業の改善点を見つける貴重な情報源でもあります。
目上の方に対して（社外含む）
目上の方（社外の役職者、取引先の担当役員、長年の顧問など）への連絡は、最大限の敬意と丁寧さが求められます。言葉遣いはもちろん、細やかな配慮が重要になります。
基本的な書き方とポイント
- 深掘りした敬意表現: 「ご丁寧なご連絡をいただき、誠にありがとうございます」「ご多忙の折、恐縮ではございますが」「お手数をおかけいたしますが」といった、より丁寧なクッション言葉や感謝の言葉を選びます。
- 返答が遅れる理由を謙譲語で伝える: 「現在、社内にて確認を進めておりますため」「担当者と協議いたしておりますため」など、謙譲語を適切に使用し、理由を丁寧に説明します。
- 連絡の期日を明確かつ謙遜して伝える: 「〇月〇日までには、改めてご報告させていただきます」「来週早々には、詳細をご連絡申し上げます」など、具体的な期日を提示しつつ、「ご迷惑をおかけいたしますが」などの言葉を添えることで、相手への配慮を示します。
- 相手の都合を優先する姿勢: 「お忙しいところ恐縮ですが」「ご都合の良い折にご連絡いただければ幸いです」といった言葉を添え、相手の都合を優先する姿勢を示します。
具体的なシチュエーションと例文:
重要な提案に対する意見を求められ、社内調整が必要な場合（メール）
件名: Re: 貴社からのご提案に関する件（ご意見拝聴について）
本文:
〇〇株式会社
〇〇取締役
この度は、ご多忙の折、大変貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございます。
先日の会議にてご提示いただきました〇〇の件につきまして、拝聴させていただきましたご意見を深く受け止めております。
本件につきましては、社内にて慎重に検討し、関係部署と調整を進める必要がございますため、恐れ入りますが、今しばらくお時間を頂戴したく存じます。
つきましては、〇月〇日（〇）までには、改めて弊社の見解をご報告させていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。
署名
解説: 相手の多忙を気遣い、丁寧な言葉遣いを徹底します。社内調整が必要な旨を伝え、いつまでに連絡するかを明確にすることで、相手に安心感を与えます。
業界団体からの質問で、専門部署からの回答が必要な場合（電話を受けた後、書面での回答を約束）
あなた: 「〇〇協会 〇〇様、この度は貴重なご質問をいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました〇〇に関する件ですが、弊社の専門部署にて詳細な確認が必要となります。つきましては、〇月〇日（〇）までに、改めて書面にてご回答申し上げます。お急ぎのところ恐縮ではございますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。」
解説: 電話で受けた後でも、書面での正式な回答を約束することで、より丁寧な対応となります。具体的な期日と連絡手段を明示します。
長年の取引先の社長からのイレギュラーな依頼で、確認に時間を要する場合（メール）
件名: 〇〇に関するご依頼の件（ご回答について）
本文:
〇〇株式会社
〇〇社長
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。
この度は、〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
本件につきましては、誠に恐縮ではございますが、いくつかの情報を精査し、慎重に確認を進める必要がございます。
つきましては、来週早々には、改めて私からお電話にてご説明申し上げます。
ご多忙の折、お待たせして大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
署名
解説: 社長クラスの目上の方には、より丁寧な言葉遣いを心がけ、個人的な連絡（電話）を約束することで、特別な配慮を示します。
目上の方に対する注意点
- 最高の敬意を払う: 尊敬語、謙譲語を適切に使い分け、二重敬語にも注意し、常に最高の敬意を払うことを意識します。
- 簡潔かつ明瞭に: 丁寧さゆえに回りくどい表現にならないよう、簡潔かつ明瞭に伝えることを心がけます。
- 期日は絶対厳守: 目上の方への連絡は、期日厳守が基本中の基本です。万が一遅れる場合は、遅れることが判明した時点で速やかに、かつ丁寧に謝罪し、新たな期日を提示します。
- 誤字脱字の徹底チェック: 誤字脱字は、相手への不注意や失礼と受け取られかねません。送信前に複数回、徹底的にチェックしましょう。
- 返信の迅速性: 可能な限り迅速に一次回答を行うことで、相手に不快感を与えません。
「後日改めてご連絡いたします」を伝える際のNG例と改善策
最後に、避けるべきNG例とその改善策について、より詳しく解説します。
NG例1：「後日改めて連絡します。」（上司・取引先など）
問題点: 非常にカジュアルで、ビジネスシーンにおいては不適切です。特に目上の方や取引先に対しては失礼にあたります。「後日」という言葉だけでは、いつ連絡が来るのかが全く不明確で、相手に不安や不信感を与えます。
改善策
具体的な期日と言葉遣いの変更:
上司に対して: 「恐れ入りますが、現在確認中のため、明日中に改めてご報告させていただきます。」
取引先に対して: 「お問い合わせいただきありがとうございます。現在確認中でございますので、〇月〇日までに改めてメールにてご連絡させていただきます。」
ポイント: 相手が「いつ連絡が来るのか」を明確に把握できるよう、具体的な日時や期間を必ず提示し、ビジネスにふさわしい丁寧な言葉遣いを徹底します。
NG例2：「分かりません。後で調べます。」（誰に対しても）
問題点: 「分かりません」と突き放した印象を与え、不誠実な対応と受け取られかねません。プロとしての責任感に欠ける印象を与えます。「後で調べます」も曖昧で、いつ、どのように調べるのかが不明確です。
改善策
質問を受け止める姿勢と、具体的な確認の意図を示す:
「ご質問の件につきましては、現在確認中でございます。恐れ入りますが、〇月〇日までには改めて詳細をご連絡させていただきます。」
ポイント: 「分かりません」を「確認中」「調査中」「検討中」などの表現に置き換え、即答できない理由を簡潔に伝えます。その上で、いつまでに、どのような形で回答するのかを明確にすることで、相手に安心感を与え、プロフェッショナルな印象を保ちます。
NG例3：「たぶん〇日までに連絡します。」（誰に対しても）
問題点: 「たぶん」「おそらく」といった曖昧な表現は、信頼性を著しく損ないます。提示された期日が守られない可能性を示唆してしまうため、相手は返答を当てにできなくなり、不信感を抱きます。
改善策
確実な期日を提示する:
「〇月〇日までに、改めてご連絡させていただきます。」
期日が不確実な場合の代替案:
もし確実な期日が設定できない場合は、「恐れ入りますが、現在調整中のため、〇月〇日以内にはご連絡できるよう手配いたします。改めて期日が確定次第、ご連絡させていただきます。」
ポイント: 不確実な情報で相手を振り回すことは避けるべきです。確実な期日を約束できない場合は、まず「いつまでに期日を確定させるか」を約束し、その期日を厳守する姿勢を見せることが重要です。
NG例4：連絡すると言ったきり、連絡が途絶える
問題点: これは「後日改めてご連絡いたします」という言葉を使った際に最も信頼を損なう行為であり、ビジネスにおいて致命的です。相手は連絡を待っており、約束を破ることはプロとしての責任放棄と見なされます。結果として、信用失墜につながります。
改善策
期日厳守を徹底する: 設定した期日は、どんなことがあっても守るという強い意識を持つことが重要です。
万が一期日に間に合わないことが判明した場合の対応:
期日前に必ずその旨を連絡する: 遅れることが判明した時点で、速やかに相手に連絡を入れます。
丁寧に謝罪する: 遅れることに対して心から謝罪の意を表します。
新たな期日を提示する: いつまでに連絡できるのか、新たな期日を明確に提示します。
途中経過を報告する: 可能であれば、なぜ遅れているのか、現在の進捗状況はどうなっているのかを簡潔に報告することで、相手の不安を軽減し、誠意を示します。
例: 「〇〇様、平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。先日の〇〇の件につきまして、大変申し訳ございませんが、〇〇の確認に想定よりも時間を要しており、当初ご案内いたしました〇日までにご連絡することが難しくなりました。現在、〇〇の段階まで進んでおります。つきましては、〇月〇日（〇）までには、必ずご連絡させていただきます。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
ポイント: 沈黙は最大の悪手です。遅れる可能性がある場合は、早めに、そして丁寧に連絡を入れることで、相手への配慮を示すことができます。信頼は築くのに時間がかかりますが、失うのは一瞬です。
信頼を築く「後日改めてご連絡いたします」
「後日改めてご連絡いたします」という一言は、単なる時間稼ぎの言葉ではありません。これは、相手への配慮、誠実な対応、そしてビジネスにおける信頼関係を構築するための、非常に重要なコミュニケーションツールです。
- 丁寧な言葉遣いを心がけ、常に相手への敬意を示す。
- 返答が遅れる理由を簡潔かつ明確に伝え、相手の理解を得る。
- 具体的な連絡期日と手段を明確にし、相手の不安を取り除く。
- 感謝と配慮の気持ちを忘れず、常に相手の立場に立って考える。
- 設定した期日は何があっても厳守する。万が一遅れる場合は、速やかに連絡と謝罪を行う。
これらの点を踏まえ、本記事で解説した様々なシチュエーションに応じた具体的な表現を用いることで、皆様のビジネスコミュニケーションは格段に円滑になり、相手からの信頼をより一層深めることができるはずです。この「後日改めてご連絡いたします」という言葉を、単なる事務的なフレーズではなく、「今は無理だが、必ず責任を持って対応する」という強い意思表示として活用し、ビジネスの成功に繋げていただければ幸いです。
