勤怠管理の変更申請メールを送る際の書き方・注意点【例文】

勤怠管理の変更申請メールを送る際の書き方・注意点

勤怠管理変更申請メールのポイント

勤怠管理の変更申請を促すメールは、従業員が正確に、そして迷うことなく手続きを行えるよう、明確な情報提供と具体的な指示が不可欠です。

件名で目的と重要性を明確に

件名を見ただけで、何に関するメールなのか、どのような対応が必要なのかがわかるようにしましょう。「勤怠変更申請のお願い（〇月度分）」や「【重要】勤怠修正申請について」のように、具体的な内容や対象月を含めると、相手も優先順位をつけやすくなります。

変更申請の目的と協力を冒頭で

メールの冒頭では、まず勤怠変更申請の依頼である旨を伝えます。「いつもお疲れ様です」といった労いの言葉に続けて、「〇月度の勤怠データに修正がある場合、下記要領にて変更申請をお願いいたします」と切り出すと良いでしょう。正確な勤怠管理への協力をお願いする姿勢を示すことで、協力を促しやすくなります。

申請の目的や背景を簡潔に説明

なぜ勤怠の変更申請が必要なのか、その目的や、正確な勤怠管理の重要性を簡潔に説明すると、従業員も納得して対応できます。「正確な給与計算や労働時間の把握のため、皆様の勤怠情報を正確に管理することが不可欠です」といった目的や、「適正な勤怠管理へのご理解とご協力をお願いいたします」といった言葉で、重要性を伝えると良いでしょう。

申請手順と必要な情報を具体的に提示

最も重要なのが、申請に必要な情報や手順を明確に、そして具体的に示すことです。箇条書きや番号付きリストを活用すると、視覚的に情報が整理され、理解しやすくなります。

• 申請対象期間: 〇月〇日〜〇月〇日（〇月度分など）
• 申請期限: 〇月〇日（〇）
• 申請方法: 〇〇（例：社内システム「〇〇」にログインし、修正箇所を登録）
• 申請時に必要な情報: 変更内容（出勤、退勤、休憩、休日出勤、有給休暇など）、変更理由、具体的な時間、承認者など
• 添付書類: （もし必要な場合、例：病院の領収書、公共交通機関の遅延証明書など）

不明点が生じやすいポイントについては、特に丁寧に説明を加えるか、よくある質問（FAQ）としてまとめるのも有効です。

問い合わせ先を明確に

手続きに関して不明点があった場合に、誰に、どこに問い合わせれば良いのかを明確に示しましょう。「ご不明な点がございましたら、〇〇部〇〇（担当部署名や担当者名）までお気軽にお問い合わせください」と記載することで、従業員の方々が安心して質問できます。

協力への感謝を伝える

最後に、忙しい中での手続きへの協力に感謝の言葉を述べましょう。「お忙しいところ恐縮ですが、皆様のご理解とご協力をよろしくお願いいたします」といった言葉で締めくくると、丁寧な印象を与え、次回以降の協力にもつながります。

【勤怠管理】の変更申請メール【例文集（文例）

件名：【勤怠管理】の変更申請手続きについて
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の佐藤です。本日は勤怠管理に関する変更申請手続きについてご案内申し上げます

これまでの勤怠管理において、変更申請は紙ベースで行ってまいりましたが、今後は社内システムを利用してオンラインで手続きが可能となりました
これにより、各部署での手間を軽減し、効率的な勤怠管理が実現されることを目指しております

新しい変更申請手続きは以下の通りです

1.社内システムにログインし、勤怠管理画面へアクセス
2.申請したい日付を選択し、変更内容を入力
3.上司への承認依頼を行い、承認が得られるまで待機
今後の勤怠管理においては、〇〇年〇月〇日より新しい手続きに移行いたします
それに伴い、現行の紙ベースの手続きは〇〇年〇月〇日をもって終了いたしますので、ご注意ください

なお、新しい手続き方法に関する資料を別途配布いたしますので、ご一読いただければ幸いです
ご不明な点やご意見がございましたら、お気兼ねなくお申し付けください
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】の変更申請について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の山本と申します
本日は、勤怠管理に関する変更申請についてご案内申し上げます

先日から導入された新しい勤怠管理システムにおいて、変更申請の手続きが一部変更となりました
具体的には、出勤・退勤時間の修正や休暇申請の際、システム上で直接申請が可能となり、手間が大幅に削減されることが期待されております
また、管理者は申請の承認や却下を行うことができ、スムーズな対応が可能となります

これに伴い、〇〇年〇月〇日より新しい手続きが適用されます
変更申請を行う際は、以下の手順に従って操作をお願いいたします

勤怠管理システムにログイン
「変更申請」タブを選択
修正内容を入力し、「申請」ボタンをクリック
皆様には、新しいシステムに慣れるまでお手間をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます
また、操作方法や手続きについて不明な点がございましたら
お気輪なく総務部までお問い合わせください

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】変更申請の件について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
この度、勤怠管理についての変更申請についてご連絡致します

２月中旬より、出勤時間の変更を希望しております。具体的には、通常の出勤時間を30分早め、午前8時半から出勤するよう変更したいと考えております
これは、通勤時間を考慮して、効率的に仕事に取り組めるようにするためでございます

変更は、4月1日（木）からとなる予定でございます
当該期間中は、旧勤務時間帯での勤務も可能でございますので、ご迷惑をおかけいたしませんよう
ご対応いただけますと幸いです

なお、変更に伴いまして、勤怠管理システム上での出勤時間の修正手続きを実施する予定でございます
具体的な修正期間に関しましては、再度ご連絡差し上げます

以上、変更申請についてご報告差し上げました。今後ともよろしくお願い申し上げます
何かご不明な点やご意見等ございましたら、お気軽にお申し付けください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】変更申請について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です

この度は勤怠管理に関して、変更申請をさせていただきますことをご報告いたします

具体的には、今まで毎月末日までに提出していた勤怠報告書の提出期限を、翌月5日までに変更したいと考えております

これは、従業員の勤務状況の正確性をより高めるためであり、また、従業員の報告の負担を軽減するためでもあります

変更については〇〇〇月〇〇日から適用されますので、今後はご注意ください

もし何かご不明な点がございましたら、総務部までお問い合わせください

今後とも、よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】変更申請の件について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇と申します

この度、勤怠管理に関して変更が必要になりましたのでご報告いたします

具体的には、来月から勤務時間の変更があり、出社時間が1時間早くなることになりました
この変更に伴い、勤怠管理システムにて出勤・退社時間の変更が必要になります
変更期限は〇〇年〇月〇日までとなります
お手数をおかけいたしますが、早急に変更を行っていただけますよう、ご協力をお願いいたします

また、変更に関するアドバイス等がございましたら、お気軽にご連絡いただけますと幸いです

引き続き、何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】変更申請の件について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
この度は勤怠管理について変更申請がありましたので、ご報告申し上げます

弊社の勤怠管理システムにおいて、〇〇部署の〇〇〇様の出退勤時刻が反映されなかったことが判明しました
このため、正確な勤務時間が記録されていないことになります
お手数をおかけしますが、改めて出退勤時刻をご報告いただけますでしょうか

改めてご報告いただける場合は、〇〇年〇月〇日までにご連絡いただきたく存じます
また、もし問題がございましたら、何なりとご相談ください
弊社は正確な勤怠管理を行うことを重視しておりますので、ご協力いただけますようお願い申し上げます

以上、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【勤怠管理】変更申請のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です

この度、勤怠管理に関する変更申請がございますので、お知らせいたします

現在、当社では出勤・退社時間の打刻に、ICカードを使用しております
しかしながら、従業員の方々からのご要望を受けまして、スマートフォンからの打刻が可能となるよう
勤怠管理システムを変更することといたしました

具体的には、〇〇年〇月〇日より、スマートフォンからの打刻が可能となります
お手数をおかけいたしますが、以下の手順に沿ってアプリのダウンロードと登録をお願いいたします

1.スマートフォンのアプリストアから「勤怠管理アプリ」を検索し、ダウンロードする
2.ダウンロード後、アプリにログインし、個人情報の登録を行う
3.出勤時には、「出勤」ボタン、退社時には「退社」ボタンを押して打刻する
変更内容についてご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
また、アプリの登録においても不具合が生じた場合は、早急に対応いたします

今後とも、引き続きご支援の程、宜しくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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