【来客対応】のお知らせメール【例文】

【来客対応】のお知らせメールを送る際の書き方・注意点

【来客対応】のお知らせに関するメールを送る際に注意することは
まず件名を明確にして、「【来客対応】のお知らせ」と記載し、受信者がメールの目的をすぐに理解できるようにすることです

本文では、挨拶を行った後、来客の日時や来訪者の名前、所属企業、訪問の目的などの詳細を明記しましょう
対応が必要な部署や担当者がいる場合は、その旨を伝え、連絡先や打ち合わせ場所もお知らせします

また、来客対応に関する注意事項やマナーについても触れ、受信者が適切な対応をできるように説明しましょう
例えば、受付での挨拶の仕方や会議室の準備などが該当します

最後に、受信者への感謝の言葉や協力へのお願いを述べ、挨拶で締めくくります
これらのポイントに留意しながら、【来客対応】のお知らせに関するメールを適切に作成できます

【来客対応】のお知らせメール例文集（文例）

件名：【来客対応】のお知らせと注意事項
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお疲れ様です。総務部の鈴木と申します
本日は、来客対応に関するお知らせと注意事項をご連絡いたします

当社では、お客様や取引先の方々を迎える機会が増えております
そこで、来客対応の円滑化を図るため、以下のポイントに注意していただくようお願いいたします

・受付での来客確認：受付で来客の方がいらっしゃった際は、確認を怠らず担当者に連絡をお願いいたします
・敬語の使用：来客対応時には、丁寧な言葉遣いで接するようお願いいたします
・清潔な服装：来客がある場合は、特に清潔感のある服装を心掛けていただくようお願い申し上げます
さらに、〇〇年〇月〇日からは、新たに来客対応専用の部屋が設けられます
来客対応の際は、この部屋を使用していただくことになりますので、ご了承ください
部屋は1階に位置しており、受付からすぐの場所にございます

今後とも、来客対応に関して改善点やアドバイスがございましたら、お気輪なく総務部までお知らせいただければ幸いです
皆様のご協力に感謝申し上げます

どうぞよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【来客対応】のお知らせと注意事項
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお疲れ様です。総務部の田中です
本日は来客対応に関するお知らせと注意事項についてご連絡させていただきます

まず、来客対応において、受付カウンターに新たな受付システムが導入されることとなりました
これにより、来客者が自身で受付手続きを行い、担当者への連絡が自動的に送信される仕組みが整いました
このシステム導入により、従来の受付方法が廃止され、迅速な対応が可能となります

〇〇年〇月〇日より新システムの運用が開始されますので
皆様には以下の点に注意していただくようお願いいたします

1.受付カウンターにて、来客者に新システムの操作方法を案内してください
2.担当者への連絡が届いたら、速やかに受付まで来客者をお迎えにあがってください
3.社内での案内や打ち合わせ等、来客者への対応を丁寧に行ってください
皆様の協力により、新システムの運用が円滑に進められることを期待しております
また、新システムに関するご意見や改善点がございましたら
お気軽に総務部までお申し付けください

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名： 【来客対応】のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、来客対応に関するお知らせがございます

弊社では、今後、来客の方に対してより一層のサービス向上を目指して、以下の対応を実施いたします

まず、来客された方のご案内の際には、お客様のお名前をお聞きして、必ずご挨拶を申し上げるようお願い申し上げます
また、お客様が待合室でお待ちの間、お茶やお菓子などをご提供して、くつろいでいただけるよう心掛けてまいります

さらに、来客される方がお帰りになる際には、総務担当者が必ずお見送りし、お礼を申し上げるように致します

上記の対応により、お客様にはより快適にお過ごしいただけることと思います

なお、上記の対応については〇〇月〇〇日より実施いたしますので
ご理解いただけますようお願い申し上げます

今後とも、弊社のサービス向上に努めてまいりますので
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【来客対応】のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、来客対応に関するお知らせがございます

弊社では、今後社内外からの来客対応にあたり、来客者の感染リスクを考慮し、以下の対応を実施いたします
来客の際は、下記の点にご協力いただけますようお願い申し上げます

１．マスク着用のお願い
来客の際は必ずマスク着用をお願いいたします

２．手指消毒のお願い
来客者の手指消毒に、来客用のアルコール消毒液を設置いたしますので、必ずご利用ください

３．来社前の体調確認のお願い
来社前に体調の優れない症状がある場合は、速やかに延期いただくようお願いいたします

４．来社時の検温のお願い
体調が優れない症状がある場合は、来社前に検温を行い、37.5度以上の場合は来社を控えていただきますようお願いいたします

以上が来客対応に関するお知らせでございます。皆様のご協力をいただき、安心・安全な環境で業務を行ってまいりたいと考えております
ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください

今後ともよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【来客対応】のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇と申します

この度、当社において来客対応のルールが変更となりましたので、ご報告申し上げます

以前は、来客時に直接社員が対応する方式でしたが、今後は受付窓口での受付となります
受付には社員が常駐し、来客者様に対応いただきます
また、来客者様には必ず訪問目的・氏名・所属・来社時間をお伺いいたしますので、ご協力をお願いいたします

このルールの改定により、来客者様に対するサービス品質の向上、そして社員の業務効率化を図ってまいります

改定日は〇〇年〇月〇日より施行いたします
今後は、受付での手続きが必須となりますので、来社される際にはご協力をお願いいたします

以上、ご報告申し上げました。今後とも、何卒よろしくお願いいたします
また、何かアドバイスがございましたら、お気軽にご連絡ください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【来客対応】のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。この度
来週の水曜日に取引先の〇〇〇社様よりご来社いただくことになりました。ご報告いたします

当社では、お客様の来社については事前に予定表にて管理し、必要な対応をしております
今回の来社にあたっては、対応体制を整えるために下記の対応を行います

来客日：〇〇年〇月〇日（水）
来社時間：10:00
来社者：〇〇〇社の〇〇〇様
対応担当者：〇〇〇

また、来客に際しましては、お客様に快適な空間を提供するため、来社前に清掃業者による掃除を行う予定です
また、お茶菓子をご用意してお待ちしております

今後とも、当社の取引先企業のお客様には、十分なサポートを提供することができるよう努めてまいります
何かご不明点やご質問等ございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください

ご確認のほど、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【来客対応】のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇です

この度、来週に当社に来客が予定されておりますことをご報告いたします

来客は、弊社との取引がある〇〇〇様でございます。〇〇〇様とは、これまでも多くの取引をさせていただいており、今後ともより一層のご繁栄をお祈り申し上げます

来客の日程は、〇〇年〇月〇日の午前10時より、弊社の会議室にてお会いすることとなっております
また、来客との打ち合わせ内容は、弊社の担当者と共に準備を進めてまいります

この度の来客に際し、社内の皆様にはご迷惑をおかけすることと存じますが
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます

今後とも、〇〇〇様との取引において、より一層の円滑なコミュニケーションを図り、お互いにとって良い結果が出るよう努めて参ります
何かご不明点等ございましたら、遠慮なくご連絡ください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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