【書類保管】の整理メール【例文】

【書類保管】の整理メールを送る際の書き方・注意点

【書類保管】の整理に関するメールを送る際に注意する事は
件名を明確にし、受信者がメールの目的をすぐに把握できるようにすることです
件名には「【書類保管】の整理」と記載しましょう

本文では、まず挨拶を行った後、書類保管の整理が必要となる理由や目的を簡潔に説明します
整理作業の期限や対象となる書類の範囲、整理方法についても触れておくと効果的です

さらに、整理作業に関する注意点や、どのように整理された書類を保管するかについての指示も明記しましょう
必要に応じて、作業をサポートするためのリソースやツールを提供することが望ましいです

また、作業の進捗や終了時の報告方法、連絡先を明示しておくと、円滑に進められます
最後に、協力への感謝の意を示し、挨拶で締めくくります
これらのポイントに注意しながら【書類保管】の整理に関するメールを適切に作成できます

【書類保管】の整理メール例文集（文例）

件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の田中太郎と申します
本日は、書類保管の整理についてお伝えさせていただきます

近年、当社の業務量が増加し、書類保管スペースが限界に達しております
そのため、各部署ごとに保管されている書類の整理が必要となってまいりました
各部署は、重要度を判断し、適切に保管・廃棄の手続きを行っていただくことが求められます

整理に関しては、〇〇年〇月〇日までに各部署で完了させていただきたく存じます
廃棄が必要な書類は、適切な手続きに従って処分していただくようお願いいたします
また電子化が可能な書類については、デジタル化して保管スペースの節約に努めていただくことをお勧めいたします

何かご質問やアドバイスがございましたら、お気兼ねなくお申し付けください
今後も一緒に働く上で、継続的な協力をお願いいたします

どうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の山田太郎と申します
この度は、書類保管に関する整理のお願いについてご連絡させていただきます

当社では、過去の書類保管に関して整理を進めることになりました
各部署において、不要となった書類の整理・廃棄を行うことが求められております
〇〇〇様のご担当部署においても、過去の書類を適切に保管し、不要な書類は廃棄していただきたく存じます

書類保管の整理については、〇〇年〇月〇日までに完了していただくようお願いいたします
適切な保管・廃棄方法については、総務部が作成した書類保管ガイドラインに従っていただけますと幸いです
また、廃棄が必要な機密書類については、適切な処理がされるよう十分にご注意ください

整理作業に関するご質問やご相談がございましたら、お気軽に総務部までお問い合わせください
今後ともよろしくお願い申し上げます

どうぞよろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、書類の整理についてお知らせいたします

弊社では、日々様々な書類を取り扱っておりますが、その中で保管が不要なものや、保管期間が経過しているものがございます
これらの書類は、保管スペースの確保や個人情報保護の観点から、定期的に処分する必要があります

そこで、この度、書類の整理を実施することになりました
具体的には、保管期間が経過している書類の削除や、不要な書類の廃棄などを行います
処分対象となる書類については、事前に通知いたします

処分作業の期間は、〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までとなります
処分対象となる書類の内容や量により期間が変更になる場合がございますが、その場合は改めてご連絡差し上げます

なお、処分作業により必要な書類が紛失してしまわないよう
保管しておく必要がある書類については、再度整理し保管いたします

以上、書類の整理についてご報告いたしました
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
今後ともよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
この度、書類保管について整理することとなりましたのでご報告致します

現在、保管している書類が増加し、整理が必要と判断致しました
具体的には、既に不要な書類の廃棄や、必要書類の整理・仕分けを行い、保管場所を整理することです

この作業には、弊社の総務部門が携わります
作業期間は、〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までの約一週間を予定しております
作業中は、保管場所が一時的に使用不可となりますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます

また、作業後は保管場所がスッキリとして、必要書類の検索や管理がしやすくなると考えております
作業完了後には、保管場所の確認を行い、書類整理により生じた変更点についてご報告差し上げます

以上、ご報告までとなります
何かご不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください引
き続きよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、弊社の書類保管の整理について報告がございます

弊社の書類保管において、過去の書類の整理が追いつかず、膨大な量の書類が保管されておりました
これに伴い、スペース不足と保管上の問題が発生しておりましたが、先日行われた社内会議において、書類の整理・処分を行うこととなりました

具体的な処分方法は、定期的なチェックと、必要のない書類は破棄することです
破棄方法はセキュリティー上の問題から、シュレッダーを使用し、完全な破壊を行うこととなっております

この書類整理の期限は〇〇年〇月〇日と定めております
期限までには、弊社の保管スペースの解放と、書類の整理・処分を完了する予定でございます

なお、弊社の書類保管についてのご意見・ご提案がございましたら
お気軽にお知らせください
今後ともよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【書類保管】整理のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します

この度は、書類保管に関するお知らせです

弊社では、書類の整理を行うことになりました。過去に保管された書類のうち、不要なものは削除することとしました
この整理作業によって、情報管理を効率的に行い、データ保管スペースの有効活用を図ることを目的としております

今回整理対象となるのは、〇〇〇期間中に作成された書類です。期間内に必要のない書類は削除されますので、不要な書類がないか、ご確認いただけますでしょうか
削除された書類は回収されますが、必要な書類がある場合は、速やかにご連絡ください

整理作業は〇〇年〇月〇日から始め、〇〇年〇月〇日までを予定しています
ご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます

今後ともよろしくお願いいたします
何かご質問やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【書類保管】の整理について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、社内の書類保管について整理をすることとなりましたのでご報告いたします

現在、社内の書類保管庫には大量の書類が保管されており、管理が煩雑となっております
そこで、本日より、不要となった書類の廃棄作業を開始し、保管期間が満了している書類の整理を行います
これにより、保管庫のスペースを確保し、今後の管理作業の効率化を図ります

作業完了予定日は〇〇年〇月〇日となっております
なお、今回の整理に伴い、必要な書類の保管場所については、担当者から改めてご連絡いたします

今後とも、書類保管については定期的な整理を行い、スペースの有効活用と効率化を図ってまいります
何かご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください

最後に、今回の作業にご協力いただきました皆様に心より感謝申し上げます

何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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