イベント案内メールを送る際の書き方・注意点
イベント案内メールは、社内外の関係者や顧客に対して、会社が主催または協賛するイベントやセミナー、ワークショップ、展示会などの開催情報を案内する際に使用されます。参加を促すため、開催日時、場所、内容、目的などを明確に伝え、受け手が予定を調整しやすいようにする目的があります。情報を正確に共有することで、参加者の増加やイベントの成功につなげるため、誠意ある案内が求められます。
メールを送る際の注意点
メール本文では、イベントの目的や魅力、参加によって得られるメリットを具体的かつ分かりやすく説明することが重要です。送信前に情報の正確性や記載漏れがないかを十分に確認し、受け手が迷わずに参加を検討できるよう、必要な詳細情報（開催日時、場所、プログラム内容、参加方法、問い合わせ先など）を漏れなく盛り込みます。文章は丁寧な言葉遣いで、急かす印象を与えないよう、相手の都合を尊重する姿勢を示しつつ、全体の流れが自然で読みやすい構成にすることが大切です。依頼の目的や期待する成果についても明記することで、相手が参加する意義を十分に理解できるよう努めます。
失礼がない伝え方
- お忙しいところ恐れ入りますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
- 何卒ご検討の上、ご出席賜りますようお願い申し上げます。
- ご都合のよろしい時にご参加いただけますと幸いです。
- お手数をおかけいたしますが、ぜひご来場くださいますようお願い申し上げます。
- ご多忙中恐縮ですが、皆様のお力添えをいただけますと大変ありがたく存じます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。日頃のご高配に心より感謝申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。皆様のご支援に厚く御礼申し上げます。
- 日頃のご愛顧に深く感謝いたします。お忙しい中ご確認いただき誠にありがとうございます。
- いつもご高配を賜り、誠にありがとうございます。心より感謝の意を表させていただきます。
- 平素より格別のご支援をいただき、心から御礼申し上げます。
締めの挨拶
- 今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご多忙のところ恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡いただければ幸いです。
- 引き続きご協力を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
例文
- いつもお世話になっております。弊社主催のイベントに関し、最新の開催情報と詳細をご案内申し上げます。今回のイベントは、業界の最新動向を共有し、皆様のビジネスに新たな価値を提供することを目的としております。ぜひご参加いただき、貴重な情報交換の場としてご活用いただければと存じます。今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。このたび、弊社では新たな取り組みとして、業界交流イベントを開催いたします。参加者の皆様にとって有益な情報と交流の機会となるよう、充実したプログラムを準備しております。お忙しい中恐縮ではございますが、ぜひご検討いただき、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
- 日頃のご愛顧に深く感謝いたします。弊社主催のイベントにつきまして、開催日時、場所、内容等の詳細をご案内申し上げます。皆様にとって実り多い機会となりますよう、心を込めて準備いたしましたので、ぜひご参加いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
- いつもご高配を賜り、誠にありがとうございます。今回、弊社では特別なイベントを企画いたしました。業界の先進的な取り組みや最新情報を共有し、参加者全員で未来を切り拓く場となることを目指しております。お手数ですが、ぜひご参加いただき、皆様のご意見をお聞かせいただければと存じます。引き続きご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
- 平素より格別のご支援をいただき、心から御礼申し上げます。弊社主催のイベントについて、詳細な情報を下記の通りご案内させていただきます。ご参加いただけると、業界内の新たな交流や知見の共有につながると確信しております。ご多忙の中恐縮ではございますが、どうぞご検討くださいますようお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
イベント案内メールにおいて、依頼内容が不明確であったり、必要な詳細情報が不足している場合、受け手が正確な情報を把握できず、参加の検討や予定の調整が難しくなる恐れがあります。また、急ぎすぎた印象や、過度に堅苦しい表現は、受け手に不快感を与える可能性があるため、十分な配慮が必要です。依頼メールでは、開催日時、場所、目的、プログラム内容など必要な情報を具体的かつ分かりやすく記載し、参加者に対して安心感と期待感を与えることが求められます。さらに、問い合わせ先や追加情報の提供方法についても明記し、受け手が疑問をすぐに解消できるようにすることで、スムーズな対応が可能となります。
その際の言い方
- ご案内内容につきまして、詳細を十分に記載しておりますので、どうぞご確認いただき、ご都合に合わせたご参加をご検討いただけますようお願い申し上げます。
- 本メールには、開催の背景と具体的なプログラム内容を明記しております。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡いただけますようお願い申し上げます。
- 依頼の内容と目的を具体的に記載しておりますので、皆様にご理解いただけるよう努めております。何卒ご確認の上、前向きなご検討をお願い申し上げます。
- お送りした情報に基づき、皆様のご参加を心よりお待ちしております。ご質問等がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
- 必要な詳細をすべて記載いたしましたので、どうかご確認いただき、安心してご参加いただけますようお願い申し上げます。
イベント案内メールの例文
件名：新製品発表イベントのご案内
拝啓
ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
日頃より、格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、弊社では新製品「〇〇〇」の発表を記念して、以下の内容でイベントを開催いたします。
ぜひご参加いただき、新製品の詳細や実際にご覧いただける機会にしていただければと思います。
イベント詳細
- 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 場所：〇〇〇会場（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 新製品「〇〇〇」の発表
- 実演デモンストレーション
- 製品に関するQ&Aセッション
- 軽食・ドリンクの提供
本イベントでは、実際に新製品の特徴を体験していただけるだけでなく、製品開発者や担当者から直接詳しい説明を聞くことができます。
ぜひご参加いただき、貴社にとっても有益な情報を得ていただければと考えております。
ご参加いただける場合は、〇月〇日までにご出席の旨をご連絡いただけますようお願い申し上げます。
皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。
敬具
件名：【〇〇株式会社】特別イベント開催のご案内
拝啓
時下ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたび、弊社では〇〇をテーマにした特別イベントを開催する運びとなりました。新しい技術や製品に関する最新情報を直接お伝えできる貴重な機会ですので、ぜひご参加いただければと存じます。
イベント詳細
- 開催日：〇月〇日（〇曜日）
- 時間：〇〇時～〇〇時
- 場所：〇〇会場（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 新技術の紹介
- ゲストスピーカーによる講演
- ネットワーキングの時間（他の参加者と交流いただけます）
- 製品デモンストレーション
参加をご希望される場合は、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
ご不明点等がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
皆様とお会いできることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
件名：新製品発表会のご案内とご招待
拝啓
時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
この度、弊社では新製品の発表会を開催することとなりましたので、心よりご案内申し上げます。
本発表会では、製品の詳細説明に加え、実際にその機能をご覧いただけるデモンストレーションを行います。ぜひ貴社の皆様にもご参加いただき、製品をご確認いただければと思います。
発表会詳細
- 日程：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 会場：〇〇会場（住所：〇〇〇）
- プログラム：
- 開会のご挨拶
- 新製品の発表
- 実演・デモンストレーション
- 参加者との質疑応答・意見交換
ご参加いただける場合は、〇月〇日までにご連絡をいただけますようお願い申し上げます。
皆様のご参加をお待ち申し上げております。
敬具
件名：〇〇株式会社主催「〇〇イベント」のご案内
拝啓
皆様には益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
この度、弊社では〇〇に関する特別イベントを開催いたします。新たに発表された製品のご紹介や、業界のトレンドに関するセッションを行いますので、ぜひご参加ください。
イベント概要
- 日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 場所：〇〇〇会場（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 新製品「〇〇〇」の発表
- 競合分析と市場動向の紹介
- 製品に関するQ&Aセッション
- 参加者限定特典の提供
参加ご希望の際は、〇月〇日までにご一報いただけますようお願い申し上げます。
皆様とお会いできることを楽しみにしております。
敬具
件名：【〇〇株式会社】業界セミナーのご案内
拝啓
〇〇の候、皆様にはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
この度、弊社では「〇〇業界の未来を切り拓く」と題した業界セミナーを開催いたします。セミナーでは、今後の業界の方向性や、最新技術に関する情報をお伝えする予定です。ぜひご参加いただき、業界の最新動向をお見逃しなく。
セミナー詳細
- 開催日：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 場所：〇〇セミナールーム（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 業界動向と将来の展望について
- 新技術の紹介と実際の活用事例
- ゲスト講演者によるパネルディスカッション
- 参加者間でのネットワーキングの時間
参加をご希望の場合は、〇月〇日までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
敬具
件名：新規事業説明会のご案内
拝啓
ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
この度、弊社では新規事業の立ち上げに伴い、その概要と今後の展望をお伝えする説明会を開催することとなりました。事業計画や目標、さらに提携先に向けた協力体制についても詳細にご紹介いたします。是非、関心のある方はご参加いただきたく存じます。
説明会詳細
- 開催日：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 会場：〇〇会議室（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 新規事業の詳細な説明
- 今後の市場展開と戦略
- 事業パートナーの役割について
- 参加者との意見交換・質疑応答
ご参加希望の方は、〇月〇日までにご返信をお願い申し上げます。
皆様のご参加をお待ちしております。
敬具
件名：最新技術を体験できる特別イベントのご案内
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたび、弊社では最新技術を実際に体験できる特別イベントを開催いたします。今回のイベントでは、最新の製品を実際に操作し、その特長を体験していただける貴重な機会です。技術の進化をいち早くご確認いただけるチャンスですので、ぜひご参加いただければ幸いです。
イベント詳細
- 開催日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～〇〇時
- 場所：〇〇〇センター（住所：〇〇〇）
- 内容：
- 最新技術に関するプレゼンテーション
- 実際の製品を使ったデモンストレーション
- 参加者との意見交換セッション
- 開発チームとの個別相談会
ご参加をご希望される場合は、〇月〇日までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。
皆様のご参加をお待ちしております。
敬具
【イベント案内】お楽しみ企画のご案内です
件名：【イベント案内】お楽しみ企画のご案内です 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇〇と申します。いつも格別のお引き立てに感謝申し上げます この度、弊社では新たなイベントを開催いたしますことをお知らせいたします ご参加いただく皆様に楽しんでいただける特別な企画をご用意しております ぜひ、この機会にお集まりいただき、素晴らしいひとときをお過ごしください イベント詳細は以下の通りです 日時：〇〇年〇月〇日（〇）〇時〜〇時 場所：〇〇〇会議場（〇〇市〇〇区〇〇町〇〇） 参加費：無料 当日は、業界の著名な専門家を招き、最新のトレンドや成功事例についての講演を予定しております また、交流の場も設け、他社の方々とのネットワーキングをお楽しみいただけます 参加者全員に、特別な記念品もご用意しておりますので、お楽しみに！ ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます 参加ご希望の場合は、下記の連絡先までお申し込みください お申し込み期限は〇〇年〇月〇日までとなっておりますので、お早めにお申し込みいただけますようお願い申し上げます 尚、本イベントに関するご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください 楽しいひとときを共に過ごせることを心よりお待ちしております ※お申し込み・お問い合わせ先 〇〇事務局 電話：〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 メール：〇〇〇@〇〇.co.jp ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【イベント案内】
件名： 【イベント案内】 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇〇と申します。いつもお世話になっております この度、弊社主催のイベントについてご案内申し上げます 弊社では、〇〇業界における最新の動向や技術について学ぶ機会を提供するイベントを開催いたします 参加者の皆様には、業界のトップエキスパートからの講演やパネルディスカッションを通じて、貴重な知見を得ることができます。 イベントの詳細は以下の通りです。 日程: 〇〇年〇月〇日（土） 時間: 午後〇時から午後〇時まで 場所: 〇〇会議センター 当日は、参加者同士の交流やネットワーキングの機会も設けられております 業界の同僚や専門家との有意義なコミュニケーションを通じて、新たなビジネスチャンスやアイデアの発見が期待できます 参加費は無料となっておりますが、先着順での申し込みとなりますので、お早めにお申し込みください 申込方法については、別途ご案内いたします ご不明な点やお問い合わせがございましたら、お気軽にお知らせください 皆様のご参加を心よりお待ちしております ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【イベント案内】
件名：【イベント案内】 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇と申します。いつもお世話になっております この度、弊社では新たなイベントの開催を予定しておりますことをお知らせいたします 詳細は以下の通りです 日程：〇〇年〇月〇日（土曜日） 時間：午後〇時から〇時まで 場所：〇〇ホール（〇〇市〇〇町〇〇） 当イベントでは、〇〇に関する最新情報やトレンドについてのセミナーを実施いたします また、業界の専門家によるパネルディスカッションやネットワーキングの場も設けております 参加費は無料となっておりますので、ぜひご多忙の折でもお気軽にご参加ください なお、お申し込みは下記のURLからお願いいたします 参加申込URL：〇〇〇〇〇 お忙しい中、ご参加いただけることを心よりお待ちしております 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【イベント案内】
件名：【イベント案内】 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇〇と申します。お元気でお過ごしでしょうか この度、弊社主催の素晴らしいイベントのご案内をさせていただきます お忙しい中恐れ入りますが、是非ご参加いただければ幸いです 本イベントでは、〇〇〇に関する最新の情報とトレンドをお届けいたします 業界のリーダーや専門家が講演を行い、貴重な知見を共有いたします また、交流の場としてのネットワーキングセッションも予定しております 開催日程は以下の通りですので、ご都合の良い日時をお選びいただければ幸いです ・〇〇年〇月〇日（〇） 〇時〜〇時 ・〇〇年〇月〇日（〇） 〇時〜〇時 ・〇〇年〇月〇日（〇） 〇時〜〇時 なお、イベント参加には事前の申し込みが必要です 以下のリンクからお申し込みいただけますので、お手数ですがご登録をお願いいたします イベント参加申し込みリンク：【リンクを挿入】 また、ご質問やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください スタッフ一同、心よりお待ち申し上げております 最後になりますが、この度は貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます 皆様との素晴らしい出会いと盛り上がりを楽しみにしております ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【イベント案内】お楽しみのイベントにご参加ください
件名：【イベント案内】お楽しみのイベントにご参加ください 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇と申します。いつもお世話になっております このたび、弊社主催の素敵なイベントのご案内をさせていただきます ぜひ、ご参加いただき、楽しいひとときをお過ごしください イベントは〇〇というテーマで開催されます。参加者の皆様には、最新の〇〇について学び、交流の場を提供いたします 著名な講演者による講演やディスカッション、ネットワーキングの機会などがございます 開催日時は〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇時から〇時までを予定しております 会場は〇〇ホールになります。参加費は無料となっておりますので、ぜひお誘い合わせの上、ご参加ください お申し込み方法や詳細につきましては、添付のチラシをご確認ください お申し込み締切日は〇〇年〇月〇日となっておりますので、お早めにお申し込みいただけますと幸いです ご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください 皆様のご参加を心よりお待ちしております 何卒よろしくお願い申し上げます ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【件名】【イベント案内】ファッションショー開催のお知らせ
件名：【件名】【イベント案内】ファッションショー開催のお知らせ 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇〇と申します 今回は、ファッションショーの開催についてお知らせいたします 本日、弊社が主催するファッションショーを〇〇年〇月〇日に開催いたします 今回のファッションショーは、最新のデザインと技術が融合された、業界トップクラスのショーとなっております また、当日は特別に、一般入場者には見ることのできない限定コレクションの展示もございます 当社の最新の技術やデザインに触れる絶好の機会となっておりますので、ぜひお越しください なお、詳細につきましては、下記の通りです 日程：〇〇年〇月〇日（土） 時間：1部 〇時〜、2部 〇時〜 場所：〇〇ホール 入場料：無料 ご参加いただける方は、事前にご予約いただくことをお勧めいたします お問い合わせは、下記の連絡先にて承っております ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください また、当日は〇〇〇さんをはじめとする、多数の著名人が来場予定です 是非、この機会にファッション業界の最前線をご体感ください 今後とも〇〇株式会社〇〇をよろしくお願い申し上げます ご多用中恐縮ですが、ご回答いただけますようお願い申し上げます ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【イベント案内】
件名：【イベント案内】 株式会社〇〇（会社名） 〇〇課（部署） 〇〇（役職） 〇〇〇様（名前）orご担当者様 〇〇株式会社〇〇の〇〇と申します。いつもお世話になっております このたび、弊社主催のイベントのご案内をさせていただきます 弊社では、〇〇業界における最新のトレンドや技術に焦点を当てたセミナーを開催いたします 参加者の皆様には、業界のリーダーとの交流の場を提供し、さまざまな知識と洞察を得る機会となります 日程：〇〇年〇月〇日（土曜日） 時間：〇時から〇時まで 会場：〇〇ホテル 〇〇ホール セミナーでは、業界の著名な専門家が講演し、最新のトピックスや成功事例についてご紹介いたします また、参加者同士の交流やネットワーキングの機会も設けておりますので、貴重なつながりを築くことができます ご参加いただくことで、業界の最先端の情報を得るだけでなく、ビジネスにおける新たな展望を得ることができます ぜひ、この機会にご参加いただき、皆様のビジネスの成長にお役立てください ご参加を希望される方は、添付の申込フォームに必要事項をご記入の上、〇〇までお申し込みください お申し込みいただいた方には、参加確定のご連絡をさせていただきます ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください 皆様とお会いできることを楽しみにしております ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 会社名 所属部署〇〇 氏名〇〇 TEL: ホームページURL： 住所： 携帯電話： メールアドレス： ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
