顧客情報の更新依頼メール例文|社内向けで担当者に新しい情報に書き換えてとお願いをする

顧客情報の更新依頼メール例文|社内向けで担当者に新しい情報に書き換えてとお願いをする

顧客情報の更新依頼メールは、社内の担当者に対して顧客データの修正や最新情報への書き換えを依頼する際に使用します。顧客の会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス、住所などの情報が変更された場合、社内のデータベースや管理システムに正しく反映させることが重要です。

顧客情報の更新が遅れると、社内の営業活動やカスタマーサポートの対応に支障をきたす可能性があります。そのため、できるだけ早く正確な情報を担当者に共有し、スムーズに更新してもらうよう依頼する必要があります。

メールを送る際の注意点

顧客情報の更新依頼メールを送る際には、具体的な更新内容を明確に記載し、担当者が混乱しないようにすることが重要です。「〇〇の情報を更新してください」といった曖昧な表現ではなく、どの情報がどのように変更されたのかを正確に伝えます。

また、更新が急を要する場合は、その旨を簡潔に伝え、優先的に対応してもらえるよう配慮します。逆に、特に急ぎでない場合は、業務の負担にならないよう配慮した表現を用いると、円滑なコミュニケーションにつながります。

担当者が情報を正しく更新できるよう、変更前の情報と変更後の情報を併記するなど、分かりやすく伝える工夫も必要です。

失礼がない伝え方

• 顧客情報の更新をお願いしたく、ご連絡いたしました。お手数ですが、以下の内容をご確認の上、対応をお願いいたします。
• 〇〇様より連絡があり、顧客情報が変更になったとのことです。お手数ですが、最新の情報に更新をお願いいたします。
• 最新の顧客情報を反映するため、更新作業をお願いできますでしょうか。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
• 〇〇様の情報が変更になりましたので、データベースの更新をお願いいたします。以下、変更内容をご確認ください。
• 顧客情報の正確性を保つため、下記の情報について更新をお願いいたします。不明点がありましたら、お知らせください。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

書き出しの挨拶

• いつもお世話になっております。顧客情報の更新についてお願いがあり、ご連絡させていただきました。
• お忙しいところ恐れ入りますが、顧客情報の修正についてお願いしたく、ご連絡いたしました。
• 〇〇部の〇〇です。顧客情報の変更に伴い、データの更新をお願いしたくご連絡差し上げました。
• 先日、〇〇様より連絡があり、情報が変更になったため、データの修正をお願いいたします。
• 顧客情報の管理に関するご対応、いつもありがとうございます。最新情報に更新したく、ご依頼のためご連絡いたしました。

締めの挨拶

• お手数をおかけしますが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。
• お忙しいところ恐縮ですが、可能な範囲で対応いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
• 不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
• 顧客情報の正確性向上のため、ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
• 更新完了後、ご一報いただけますと助かります。何卒よろしくお願いいたします。

例文

• いつもお世話になっております。顧客情報の更新についてお願いがあり、ご連絡させていただきました。〇〇様の会社情報が変更となりましたので、以下の内容を最新情報に更新いただけますでしょうか。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
• お忙しいところ恐れ入りますが、顧客情報の修正についてお願いしたく、ご連絡いたしました。〇〇株式会社の担当者変更に伴い、新しい担当者情報を反映いただけますと幸いです。ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。
• 先日、〇〇様より連絡があり、顧客情報の変更がございましたので、データベースの更新をお願いいたします。以下に変更後の情報を記載いたしますので、ご確認をお願いいたします。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
• 顧客情報の管理に関するご対応、いつもありがとうございます。今回、〇〇様のご連絡先が変更になりましたため、社内データの更新をお願いできますでしょうか。不明点がありましたら、お知らせくださいませ。どうぞよろしくお願いいたします。
• 〇〇部の〇〇です。顧客情報の変更に伴い、データの更新をお願いしたくご連絡差し上げました。最新の情報を反映し、正確なデータを維持するためにも、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

注意しないと状況・場面は？

顧客情報の更新依頼をする際に、間違った情報を共有すると、社内の業務に支障が出る可能性があります。そのため、変更内容をしっかりと確認し、正確な情報を伝えることが重要です。特に、メールアドレスや電話番号の誤りは、重要な連絡が届かなくなる原因となるため、慎重に取り扱う必要があります。

また、緊急性の高い情報の場合は、メールだけでなく、チャットや口頭でも補足すると対応がスムーズになります。依頼する際は、担当者の業務負担を考慮し、期限を設定する場合はできるだけ余裕を持たせることも大切です。

その際の言い方

• 〇〇様より連絡があり、顧客情報が変更になったとのことです。お手数ですが、最新の情報に更新をお願いいたします。
• 顧客情報の正確性を維持するため、以下の内容について修正をお願いいたします。何卒よろしくお願いいたします。
• 最新のデータを社内で共有するため、変更内容をご確認の上、更新いただけますと幸いです。
• 緊急性のある情報のため、可能な限り早めに対応いただけると助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
• 〇〇様の情報が更新されましたので、データの修正をお願いいたします。不明点がありましたら、お知らせくださいませ。

顧客情報の更新依頼メール例文集（文例）

件名：【顧客情報】更新のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつも大変お世話になっております。総務部の田中でございます
本日は、顧客情報の更新に関するお願いをさせていただきたく、ご連絡いたしました

近頃、顧客情報の正確性が重要視されている中、弊社でも顧客情報の更新を行いたいと考えております
特に、顧客の住所や連絡先、担当者情報などは変更があることが多く、これらの情報が最新のものであることが業務効率化や顧客対応の向上に繋がります

そこで、皆様におかれましては、〇〇年〇月〇日までにご自身が担当する顧客情報を確認し
更新が必要な情報がございましたら、適宜修正していただくようお願い申し上げます
また、情報の確認や修正に関して不明な点がございましたら、お手数ですが総務部までお問い合わせください

今後とも、顧客情報の正確性向上にご協力いただきたく存じます
お忙しいところ恐縮ではございますが、どうかご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
また、顧客情報管理に関する改善案やアイデアなどございましたら、ぜひお聞かせください

どうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【顧客情報】更新依頼のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の田中と申します
本日は、顧客情報の更新についてお願いがございます

顧客情報の正確性と最新性は、私たちの業務遂行において非常に重要です最
近の顧客訪問やコミュニケーションを通じて、変更があった顧客情報がございましたら、速やかにデータベースへの更新をお願いいたします
これにより、他部署との円滑な連携が図れるとともに、顧客満足度の向上にもつながります

今回の顧客情報の更新期限は〇〇年〇月〇日までとなっております
期限までに、担当顧客の情報に変更がないかどうかを確認し、必要に応じて更新をお願いいたします
また、情報更新が完了しましたら、総務部にご連絡いただけると幸いです

引き続き、お互い協力し合いながら業務に取り組んでまいりましょう
また、顧客情報の管理や更新に関する改善点やアドバイスがございましたら
お気軽にお知らせください
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【顧客情報】の更新依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です。

この度、弊社の顧客情報について、更新作業を実施することとなりました
顧客情報の正確性を維持するため、お手数ですが必要な情報をご提供いただきたくご連絡いたします

更新していただきたい項目は以下の通りです
・企業名
・ご担当者様氏名
・メールアドレス
・電話番号

弊社のデータベースを参照し、最新の情報を把握させていただいたところ、お客様情報が古くなっていることが分かりました
よりスムーズな業務を行うため、正確な情報を提供していただくことをお願い申し上げます

更新期限は〇〇年〇月〇日となっておりますので
期日までに必要事項をご提供いただけますよう、お願い申し上げます
ご協力いただけない場合、誤った情報での業務処理となり、大変な迷惑をおかけする恐れがございます
何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます

また、更新作業について、ご不明な点がございましたら遠慮なくお問い合わせください
弊社担当者が丁寧にご案内いたします

今後とも、〇〇〇様との取引を大切にしてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【顧客情報】更新のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。お世話になっております
この度は弊社において、顧客情報の更新作業を行うことになりました
今回は、お客様にお願いして、最新の情報を提供していただく必要があります

弊社では、お客様の情報を正確に管理することが重要であるため、更新作業を実施しております
更新作業にご協力いただくことで、今後のビジネスにおいて円滑な取引を行うことができます

お手数をおかけいたしますが、下記項目をご確認いただき、必要な情報をご提供いただけますようお願い申し上げます

【更新が必要な項目】
・住所
・電話番号
・メールアドレス

ご提供いただいた情報は、厳重に管理し、第三者に提供することはございません
また、情報の取り扱いについては、個人情報保護法に基づき、厳正に遵守しております

なお、提供いただきました情報は、〇〇年〇月〇日までに更新作業を完了させていただけるようお願いいたします
お手数をおかけしますが、ご協力いただけますようお願い申し上げます

今後とも、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【顧客情報】の更新依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております、総務の〇〇〇です

この度、弊社において顧客情報の更新作業を実施することになりましたので、ご案内申し上げます

弊社では顧客情報の正確性を維持することが、顧客満足度向上につながると考え、顧客情報の更新作業を定期的に実施しております
この度、新たな更新作業を行うにあたり、お手数をおかけいたしますが
以下の情報についてご確認・更新の程、よろしくお願いいたします

＜更新対象情報＞
・会社名
・所在地
・電話番号
・担当者名
・メールアドレス

＜更新期限＞
〇〇年〇月〇日（○曜日）まで

なお、更新作業は弊社からの確認連絡後、ご都合のよい時に実施いただければ結構です
また、更新作業に際してご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください

引き続き、〇〇〇様とのご縁を大切にし
今後ともご愛顧賜りますようお願い申し上げます

何卒よろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【顧客情報】更新依頼のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です

この度は、弊社が保有する顧客情報の更新についてご連絡差し上げます

弊社では、顧客情報の管理に最大限の注意を払い、お客様により良いサービスを提供することを目指しています
しかし、時が経つにつれて、一部の情報が古くなり、不備や誤りが生じている場合がございます

そこで、この度はお客様にご協力いただき、顧客情報の更新を実施させていただくこととなりました
お手数をおかけいたしますが、以下の内容を確認の上、ご返信いただけますようお願い申し上げます

【お問い合わせ先】
弊社総務部　〇〇〇
TEL：〇〇〇
E-mail：〇〇〇

【更新内容】
（1）住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先
（2）役職、所属部署、担当者名などの情報

ご返信いただいた内容は、弊社内で厳重に管理し、お客様からのご連絡やサービス提供に利用させていただきます

期限は〇〇年〇月〇日（〇曜日）までとさせていただきます
なお、期限を過ぎますと更新の対象から外れる場合がございますので、お早めにご返信いただけますようお願い申し上げます

以上、顧客情報の更新依頼のお願いでございました
何かご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください
今後ともよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【顧客情報】の更新依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
この度は、弊社において重要なご連絡がございますので、ご一読いただけますようお願い申し上げます

この度、弊社に登録している〇〇〇様の顧客情報につきまして、更新の必要性が生じております
弊社では、お客様のプライバシー保護のために、顧客情報の正確性を常に確認しております
更新作業につきましては、お手数をおかけいたしますが、ご協力いただけますようお願い申し上げます

詳細につきましては、下記の通りご案内いたします。
・更新期限：〇〇年〇月〇日
・更新方法：弊社専用サイトから、ログインしていただき、必要事項をご記入の上、送信いただく形となります

また、この機会に、弊社が保有するお客様の情報につきまして、ご確認いただけますと幸いです
弊社では、お客様により良いサービスを提供するために、お客様の声をお聞きしております
今後とも、お客様にご満足いただけるサービスを提供してまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます

以上、ご確認をお願い申し上げます
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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