データ入力の依頼（お願い）メール例文（社内用・社外宛て）|丁寧な書き出しと締めの挨拶

【データ入力】の依頼メールを送る際の書き方・注意点

データ入力の依頼メールは、社内や社外の関係者に対して、特定のデータを入力してもらうようお願いする際に使用します。

社内向けのメールでは、同じチームや他部署のメンバーに対し、データ入力の作業を依頼することが主な目的となります。業務の一環として依頼する場合が多いため、作業の必要性を伝えたうえで、できるだけ円滑に進められるよう配慮した文面が求められます。

社外向けのメールでは、取引先や外部委託先に対して依頼することが一般的です。そのため、より丁寧な言葉遣いや、具体的な指示を含めたわかりやすい内容にすることが重要です。納期やフォーマットなどを明確に記載し、ミスなく作業を進めてもらえるようにします。

また依頼する側として、相手の負担を減らす工夫をすることが大切です。できるだけ入力が簡単に行えるフォーマットを用意する、締切までの期間に余裕を持たせる、ミスが発生しにくい手順を案内するなど、スムーズに作業を進めてもらうための準備を整えておくことが求められます。

メールを送る際の注意点

データ入力の依頼メールを送る際には、作業をスムーズに進めてもらうために、いくつかのポイントを意識することが重要です。

まず、件名は明確にし、受信者がひと目で依頼内容を理解できるようにします。例えば、「データ入力のご依頼」「〇〇データ入力のお願い」など、簡潔でわかりやすい表現を使用するのが望ましいです。

次に、メール本文では、最初に依頼の目的を伝えます。「〇〇のデータを整理するため、入力作業をお願いしたくご連絡いたしました」といった形で、作業の背景を説明することで、相手が納得しやすくなります。

また、入力すべきデータの詳細やフォーマット、入力方法を明確に伝えることが大切です。例えば、「添付のExcelファイルの〇〇列に情報を入力してください」「データの形式は〇〇に統一してください」といった具体的な指示を入れることで、相手の混乱を防ぐことができます。

さらに、納期や提出方法についても明記します。「〇〇日までにご提出をお願いいたします」「完了後、〇〇のメールアドレスまでご返信ください」といった形で、締め切りや送付先を明確にすることで、スムーズな対応を促せます。

最後に、依頼に対する感謝の気持ちを伝え、作業に関する不明点があれば問い合わせができるようにしておくことが重要です。「お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします」「何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」といった一文を加えることで、相手が安心して対応できるようになります。

失礼がない伝え方

データ入力の依頼メールを送る際に、相手に不快感を与えず、丁寧な印象を持ってもらえる表現を紹介します。

• お忙しいところ恐縮ですが、〇〇のデータ入力についてご対応をお願いいたします。詳細は添付ファイルをご確認ください。
• 〇〇の業務に関しまして、データ入力のご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。何卒よろしくお願いいたします。
• 〇〇に関するデータ整理のため、入力作業をお願いしたく存じます。作業手順を添付しておりますので、ご確認のうえ、ご対応いただけますと幸いです。
• 〇〇データの入力について、お力添えいただきたく、ご依頼させていただきました。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
• 〇〇のデータ入力作業をお願いしたく、ご連絡いたしました。詳細につきましては、添付資料をご確認ください。何かご不明な点がございましたら、お知らせください。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

書き出しの挨拶

メールの冒頭では、相手に敬意を示しながら、依頼の目的を明確に伝えることが重要です。

• いつもお世話になっております。〇〇の業務に関しまして、データ入力のご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。
• お忙しいところ失礼いたします。〇〇の件で、データ入力の作業をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
• いつもご対応いただき、誠にありがとうございます。〇〇業務に伴い、データ入力が必要となりましたので、ご協力をお願いできますでしょうか。
• いつもお世話になっております。〇〇のデータ整理を進めるにあたり、入力作業をお願いしたく、ご相談させていただきました。
• 先日は〇〇の件でお世話になりました。現在、データ入力作業が必要となりましたため、ご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。

締めの挨拶

締めくくりでは、依頼に対する感謝を示し、何か不明点があれば問い合わせできることを伝えると、丁寧な印象を与えます。

• お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
• ご多忙のところ恐縮ですが、何卒ご対応いただきますようお願い申し上げます。ご質問等ございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
• ご確認いただき、ご対応のほどよろしくお願いいたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
• 何かご不明点やご質問がございましたら、いつでもご連絡ください。お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
• お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。ご対応に関しまして、何かございましたら、お知らせください。

注意しないといけない状況や場面

データ入力の依頼をする際には、いくつかの点に注意する必要があります。

まず、作業内容が明確であることが重要です。指示があいまいだと、相手がどのように入力すればよいのか迷ってしまい、ミスが発生する可能性が高くなります。フォーマットを統一し、入力ルールを簡潔に説明することで、スムーズに進めることができます。

次に、締め切りを明確に伝えることが大切です。特に、急ぎの依頼である場合は、「〇〇日までにご対応いただけますでしょうか」と期限を明記し、余裕を持ったスケジュールを設定すると、相手も対応しやすくなります。

さらに、相手が作業に負担を感じないよう、依頼する際の表現に注意することも必要です。命令口調にならないよう、「ご協力をお願いできますでしょうか」など、丁寧な言い回しを使うことで、円滑なやり取りが可能になります。

データ入力の依頼メールは、簡潔かつ丁寧に作成し、相手が迷わず対応できるよう工夫することが重要です。

【データ入力】の依頼メール例文集（文例）

件名：【データ入力】の依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務部の田中裕子です
本日はデータ入力に関する依頼のお知らせをさせていただきます

近日中に、新たなプロジェクトのためのデータ入力が必要となりました
これに伴い、各部署から担当者を選出していただき、データ入力業務をお願いしたいと考えております
具体的な内容としては、売上データや顧客情報などの重要な情報を、社内システムに適切に入力していただくことが求められます

データ入力の期限は、〇〇年〇月〇日を予定しております
担当者の選出は、〇〇年〇月〇日までにお願いいたします
選出された方には、専用のマニュアルをお渡しし、データ入力に関する研修も実施いたしますので
初めての方でも安心して取り組んでいただけます

ご協力いただけることに感謝いたします
ご不明な点やアドバイスがございましたら、お気軽にお知らせください
今後ともよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】のご依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務部の山田太郎と申します
本日は、データ入力の依頼についてご連絡させていただきます

近日中に新規プロジェクトが開始される予定で、そのためのデータ入力作業が発生いたしました
具体的には、取引先の情報や商品データなどを社内システムに登録する作業が必要となります
これにより効率的な業務遂行が可能となり、プロジェクトの円滑な進行が期待できます

データ入力作業については、〇〇年〇月〇日までに完了するようお願いいたします
作業についての詳細は、別途共有ドキュメントに記載しておりますので、そちらをご参照いただきますようお願い申し上げます
万が一、期限内に作業が完了しない場合は、事前にご連絡いただけますと幸いです

本件に関するご意見やアドバイスがございましたら
お気軽にお知らせください
今後ともよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】の依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。今回は、データ入力に関する依頼についてお知らせいたします

弊社では、〇〇〇部署において、新しいデータの入力作業を行うこととなりました
そのため、お手数ですが〇〇〇の方々に、データ入力をお願いしたく存じます

具体的には、本日中にエクセルファイルを添付したメールにて、必要なデータの入力をお願いいたします
期限は、〇〇年〇月〇日の〇時までとなります

また、データ入力に際しては、以下の点にご注意ください
・ファイル名は、必ず「〇〇〇」としてください
・各項目の入力内容については、エクセル内の「入力例」シートをご確認いただき、ご入力いただけますようお願いいたします

以上、お忙しい中恐れ入りますが、ご協力いただけますようお願い申し上げます
何かご不明点やご要望がありましたら、いつでもご連絡ください
引き続き、〇〇〇のご支援を賜りますようお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】の依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。いつもお世話になっております。本日はデータ入力についてご連絡致します

弊社では、日々たくさんのデータを扱っており、その入力作業をスムーズに進めるため
皆様にご協力いただけますようお願い申し上げます

具体的には、〇〇〇のデータ入力をお願いしたく存じます
期限は〇〇年〇月〇日までに完了していただけますようお願い致します

なお、データ入力についての詳細な手順書は
別途お渡しする予定ですので、必要な方はご連絡ください

何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください
ご協力いただけますようお願い申し上げます

以上、よろしくお願い致します
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。突然のご連絡になり恐縮ですが、お手数ですがデータ入力をお願いできないでしょうか

先日行われた会議にて、来月末までに売上データの入力が必要とのことでした
現在、そのデータを入力する作業をお願いしている方が欠員となり
人手不足となっております。そこで、お力を貸していただけないでしょうか

データはExcelファイルにまとめられており、1ファイルあたり200行程度で、予想される作業時間は1ファイルあたり1時間程度です
総数につきましては、現在調整中ですが、最大で10ファイル程度になる見込みです

データ入力の期限は来月末までとなります
出来るだけ早い段階での作業をお願いいたします

何かご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください

以上、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】の依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております、〇〇〇です

この度は、データ入力の依頼についてご連絡を差し上げます

弊社では、最近の業務拡大に伴い、大量のデータ入力が必要になっております
そこで貴社にデータ入力をお願いしたいと思い、このメールをお送りいたしました

具体的には、以下のデータを入力していただきたいと思います
・取引先の住所データ（1000件程度）
・販売履歴データ（500件程度）

期限は、〇〇年〇月〇日までにお願いいたします

なお、データの入力にあたっては、セキュリティに配慮した作業をお願いいたします
また、細かなミスもないように確認を行っていただきますようお願い申し上げます

何かご不明点やご相談等ございましたら、お気軽にご連絡ください
お力になれることがありましたら
何卒ご指導いただけますよう、お願い申し上げます

今後とも、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【データ入力】の依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
本日はデータ入力の依頼についてご報告いたします

弊社では、〇〇部門で使用するデータの入力作業を行っておりますが、業務量の増加により、作業が追いつかなくなってきております
そこで、〇〇部門よりデータ入力の外注化の提案を受け、検討を進めております
このため、データ入力の業務を〇〇社に外注することとなりました

今回は、〇〇社に対して、データの入力依頼を行う予定です
具体的な内容としては、入力するデータの形式について、弊社規定に従って作業を進めていただきます
入力作業の期限は〇〇年〇月〇日となっております

なお、入力内容に関する質問や、提出物についての指示がある場合は
直接〇〇部門にお問い合わせください

このように、データ入力の外注化により、業務効率化を図ることができると考えております
今後とも、引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます
何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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