【電話対応】の報告メールを送る際の書き方・注意点
【電話対応】の報告に関するメールを送る際に注意することは
まず件名を明確にし、受信者がメールの目的をすぐに理解できるようにすることが重要です
件名には「【電話対応】の報告」と記載しましょう
本文では、最初に挨拶を行った後、電話対応が行われた日時や相手先の企業名、担当者名を明記します
次に、電話対応の内容を簡潔に要約し、受信者が理解しやすいように説明します
重要な点や要対応事項があれば、それについても触れることが望ましいです
また、今後のアクションプランや対応が必要な社内関係者を明示し
必要であればタスクの進行状況や期限も共有しましょう
最後に、受信者への感謝の言葉や協力へのお願いを述べ、挨拶で締めくくります
これらのポイントに注意しながら、【電話対応】の報告に関するメールを適切に作成できます
一般的な電話対応の報告
件名：電話対応のご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時頃にお電話をいただき、以下の通り対応させていただきましたので、ご報告申し上げます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：商品の在庫確認、注文の変更、サポートに関する問い合わせ等）
対応内容：
- 〇〇様から〇〇に関するご質問をいただきました。
- こちらから、〇〇（商品の詳細や対応方法等）をご案内し、〇〇様がご納得いただける形でお話を進めました。
- 最後に、今後の対応について〇〇（今後の手続きやフォローアップ等）をお伝えしました。
【結論・確認事項】
- 〇〇様がご希望の内容を確認し、対応方法についても了承をいただきました。
- 〇〇に関する書類を〇月〇日中にお送りする予定です。
もしご不明点や追加のご質問がございましたら、遠慮なくご連絡いただければ幸いです。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
問い合わせ対応の報告
件名：〇〇様からのお問い合わせ対応について
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に〇〇様から電話でのお問い合わせがありましたので、以下の通りご報告いたします。
【対応内容】
お電話の内容：〇〇（例：商品の在庫についての確認）
対応内容：
- 〇〇様から、〇〇商品の在庫状況についてお尋ねがありました。
- 在庫があり、即日発送可能である旨をご案内しました。
- また、配送日程についてもご確認いただき、ご希望の日時にお届けできることをお伝えしました。
- さらに、〇〇様から「他の商品も見てみたい」というご要望がありましたので、関連商品の案内もさせていただきました。
【結論】
- 〇〇様にご満足いただけた旨を確認しました。
- 引き続き、他の商品についての質問があればお知らせいただけるようお伝えしました。
今後もご質問等があれば、お気軽にご連絡いただけますようお願い申し上げます。
クレーム対応の報告
件名：〇〇様からのクレーム対応報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に〇〇様からクレームの電話をいただきましたので、以下の通り報告いたします。
【対応内容】
お電話の内容：〇〇（例：商品の不具合についての苦情）
対応内容：
- 〇〇様から、商品に不具合があるとのご指摘をいただきました。
- お詫びの言葉を申し上げ、商品の状態を確認させていただきました。
- さらに、交換対応を即座に進める旨をお伝えし、交換手続きに関する詳細もご説明しました。
- 交換商品の発送について、〇月〇日に行うことをご確認いただきました。
【結論】
- 〇〇様には早急に対応を進め、再発防止に努める旨を伝えました。
- もし今後、何か気になる点があれば、すぐに対応させていただくことをお約束しました。
引き続きご不安やご質問があれば、何なりとお知らせください。
予約確認対応の報告
件名：〇〇様の予約確認対応報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時にお電話をいただきました〇〇様の予約確認について、以下の通り対応いたしましたので、ご報告申し上げます。
【対応内容】
お電話の内容：〇〇（例：予約内容の確認）
対応内容：
- 〇〇様から、予約した日時に関して確認のご連絡をいただきました。
- 予約内容を確認したところ、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に予約が確定していることがわかりました。
- また、〇〇様から「変更やキャンセルは可能か？」というご質問がありましたので、その際の手続きについてもご案内いたしました。
- 〇〇様には、変更手続きが可能なこと、またキャンセルについても規定がある旨をお伝えしました。
【結論】
- 〇〇様には安心していただけたことを確認しました。
- 今後、何か変更があれば早めにご連絡いただけるようお願いしました。
今後もご不明点があれば、どうぞご遠慮なくお知らせください。
問題解決型の電話対応報告
件名：電話対応の結果報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
先ほど、〇〇様よりお電話をいただき、以下の通り対応いたしましたのでご報告させていただきます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：配送の遅延に関する苦情）
対応内容：
- 〇〇様から配送遅延に関するご不満をいただきました。
- 遅延の原因について調査した結果、〇〇（例えば配送業者の手違いなど）が判明し、その旨を〇〇様にご説明いたしました。
- その後、遅延の解決策として〇〇（例えば代替品の発送や返金手続き等）を提案し、ご了承いただきました。
【今後の対応】
- 〇〇様には〇月〇日中に代替品を発送いたします。
- ご不便をおかけしたことを改めてお詫び申し上げ、今後はこのような事態が再発しないよう対応を強化することをお伝えしました。
ご報告までにとどまらず、何か追加でお力になれることがあればお知らせください。引き続きよろしくお願い申し上げます。
確認事項を含んだ電話対応報告
件名：電話対応結果のご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）の〇〇時にお電話をいただき、以下の通り対応いたしましたので、ご報告させていただきます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：サービスに関する不明点の確認）
対応内容：
- 〇〇様からサービス内容について詳細なご質問をいただきました。
- ご質問に対し、〇〇（詳細な情報、例えば「ご提供するサービスの範囲」や「料金プラン」等）について丁寧にご説明いたしました。
- 〇〇様から追加の確認事項もいただき、再度ご案内いたしました。
- 最後に、〇〇（お約束した次のステップや確認が必要な事項）についてご確認いただきました。
【結論・次回対応】
- 〇〇様には〇月〇日までに〇〇をお届けする予定です。
- 〇〇様からは、内容についてご納得いただき、次回のステップも確認済みです。
今後も〇〇様が快適にサービスをご利用いただけるよう、引き続きサポートさせていただきますので、何かご不明点等があればお気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
クレーム対応後の報告
件名：クレーム対応の結果ご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）の〇〇時にお電話をいただき、下記の通り対応させていただきましたので、ご報告いたします。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：商品に不具合があったというご連絡）
対応内容：
- 〇〇様から商品に不具合があった旨のご連絡をいただきました。
- こちらで不具合内容を確認したところ、〇〇（例：パーツの不具合、発送時のミス等）が原因であることが判明いたしました。
- すぐに〇〇（例：交換手続き、返金対応等）の手続きを進め、〇〇様にその旨をお伝えしました。
- また、今後同様の事態が起きないよう、〇〇（例：製造ラインの見直し、検品体制の強化等）の対策を講じることもお伝えしました。
【結論・今後の対応】
- 〇〇様には〇月〇日中に新しい商品を発送いたします。
- 引き続き、再発防止に向けた取り組みを行い、今後とも安心してご利用いただけるよう努めます。
ご不明点などがあれば、いつでもご連絡ください。今後ともよろしくお願い申し上げます。
注文内容の確認に関する電話対応報告
件名：注文内容確認のご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
先程、〇月〇日（〇曜日）〇〇時にお電話をいただき、以下の通り対応いたしましたのでご報告申し上げます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：注文内容の確認）
対応内容：
- 〇〇様から、ご注文の商品の内容に関する確認をいただきました。
- ご注文内容を再確認したところ、〇〇（例：数量の間違い、色の指定がない等）について不明点がありました。
- すぐに確認を行い、〇〇様に訂正内容をお伝えしました。
- また、商品の発送予定日についても再確認し、問題なく予定通り発送できることをお伝えしました。
【結論・次回対応】
- 〇〇様には、注文内容に基づき正しい商品を〇月〇日発送予定です。
- 次回ご注文の際には、注文確認書をお送りするよう手配し、今後もより一層の確認を行ってまいります。
引き続きご不明点があればご連絡ください。何卒、よろしくお願い申し上げます。
緊急の問い合わせ対応報告
件名：緊急対応結果のご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
先程、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に緊急のお電話をいただき、迅速に対応させていただきましたので、その内容をご報告いたします。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：サービス停止に関する緊急の問い合わせ）
対応内容：
- 〇〇様から、サービスが突然停止したことについてご連絡をいただきました。
- こちらで調査を行ったところ、〇〇（例：サーバートラブル、システムエラー等）が原因であることが判明しました。
- その場で技術チームに連絡を取り、〇〇（例：サーバーの復旧作業、システムの再起動等）の対応を進めました。
- 復旧作業が完了した後、〇〇様に進捗状況をご報告し、無事にサービスの復旧をお伝えしました。
【結論・今後の対応】
- サービスは〇〇時に復旧し、現在正常に動作しています。
- 再発防止のため、〇〇（例：システムの定期点検、バックアップの強化等）を実施していく所存です。
引き続きご不明点がございましたら、ご遠慮無くお知らせください。今後ともご安心いただけるサービス提供に努めてまいります。
クレームに対する謝罪と対応報告
件名：クレーム対応結果のご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時にお電話をいただき、〇〇様のクレーム対応を行いました。以下、対応内容をご報告申し上げます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：商品の不具合に関するクレーム）
対応内容：
- 〇〇様から、商品に不具合があるとのご指摘をいただきました。
- ご指摘の内容について調査を行い、〇〇（例：パーツの不具合、製造工程の問題）であることが判明しました。
- その場でお詫びを申し上げ、すぐに交換手続きを進める旨をお伝えしました。
- 交換商品は〇月〇日中に発送予定です。
【結論・今後の対応】
- 〇〇様には新しい商品を〇月〇日に発送いたします。
- 今後、同様の事例を防ぐため、〇〇（例：品質チェック体制の強化）を実施いたします。
- 今回のご迷惑に対して、改めてお詫び申し上げます。
引き続きご不明点がございましたら、ご遠慮無くお知らせください。〇〇様にご満足いただけるよう努めてまいります。
問い合わせ対応後のご報告
件名：〇〇様のお問い合わせに対するご対応結果報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
先程、お電話をいただきました〇〇様の問い合わせに関して、以下の通り対応いたしましたのでご報告いたします。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：サービスの機能についての質問）
対応内容：
- 〇〇様から、サービスの〇〇機能についてのご質問をいただきました。
- 詳細をお伺いし、サービス内での利用方法や設定方法についてご説明させていただきました。
- ご説明後、〇〇様から確認の質問がありましたが、再度丁寧にお答えしました。
- 最後に、〇〇様が理解された旨を確認し、ご安心いただけたことをお伝えしました。
【結論・今後の対応】
- 〇〇様が今後サービスをスムーズに利用できるよう、引き続きサポートを行います。
- もし、今後さらにご不明点等があれば、再度ご連絡いただければと思います。
ご質問があればいつでもお知らせください。今後ともよろしくお願い申し上げます。
〇〇（自分の名前）
障害対応後の結果報告
件名：サービス障害の対応結果報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時にご連絡をいただきましたサービス障害の件について、以下の通り対応を行いましたので、ご報告申し上げます。
【対応内容】
お電話いただいた理由：〇〇（例：サービス停止のお知らせ）
対応内容：
- 〇〇様から、サービスが一時的に停止しているとのご連絡をいただきました。
- こちらで早急に調査を行った結果、システムトラブルが原因であることが判明しました。
- トラブル解消後、サービスは正常に動作するようになりました。
- 〇〇様にはその後の対応状況について、〇月〇日にご連絡をし、現在も問題なくサービスが利用できることをお伝えしました。
【結論・今後の対応】
- 今回のトラブルを受け、システムのチェック体制を強化し、再発防止策を講じていきます。
- ご不便をおかけしたことをお詫び申し上げますとともに、今後も安定したサービス提供に努めてまいります。
何か気になる点がございましたら、お気軽にご連絡ください。今後ともよろしくお願い申し上げます。
納期遅延に関する問題解決対応報告
件名：〇〇様の納期遅延に関する問題解決対応報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に〇〇様から、納期遅延についてのお問い合わせをいただきましたので、以下の通り対応いたしました。
【対応内容】
お電話の内容：納期遅延についてのクレーム
対応内容：
- 〇〇様より、当初予定していた納期よりも遅れるとのご指摘をいただきました。
- まず、お詫びを申し上げ、遅延の原因を確認したところ、〇〇（例：仕入れ元の配送遅延）が原因であることが判明しました。
- すぐに遅延を解消するため、仕入れ元に再確認し、発送日を再調整いたしました。
- 〇〇様には、最新の発送日を〇月〇日に設定し、遅延分の補償として、次回の注文時に使用できる割引を提供させていただくことを提案しました。
- また、配送状況の進捗を逐一〇〇様にご報告することをお約束しました。
【結論】
- 〇〇様には遅延解消の見通しをご説明し、安心していただけた様子です。
- 今後は配送業者と密に連携し、遅延が再発しないよう努めていきます。
引き続き何かご不明点があれば、いつでもお知らせください。
製品の不良品対応報告
件名：〇〇様の製品不良対応報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時にお電話で〇〇様より製品の不良についてご連絡いただきました。以下、対応内容をご報告いたします。
【対応内容】
お電話の内容：製品不良について
対応内容：
- 〇〇様から、購入された〇〇製品に不良があったことを報告されました。
- まず、問題の詳細を伺い、不良の原因を調査しました。〇〇様が購入した製品は、製造時に誤った部品が組み込まれていたことが判明しました。
- すぐに製品の交換を手配し、新しい製品を〇月〇日までに発送することをお伝えしました。
- さらに、〇〇様がご不便を感じられたことをお詫び申し上げ、再発防止策として品質チェック体制の強化を進めることをお伝えしました。
- 〇〇様には、今後の製品に関しても不安がないようサポートを継続することをお約束しました。
【結論】
- 〇〇様は迅速な対応に感謝していただき、交換品が届くことを楽しみにされている様子でした。
- 再発防止のための取り組みを進め、品質向上に努めていきます。
今後とも、何か問題があればご連絡いただけるようお願い申し上げます。
〇〇（自分の名前）
サービスの不具合対応報告
件名：〇〇様のサービス不具合対応報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
本日、〇月〇日（〇曜日）〇〇時に〇〇様からサービスに関する不具合のお問い合わせをいただきましたので、以下の通り対応させていただきました。
【対応内容】
お電話の内容：サービスの不具合について
対応内容：
- 〇〇様より、サービスの利用中に不具合が発生したとの報告を受けました。
- 不具合の内容を確認し、原因が〇〇（例：システムエラー）によるものであることが分かりました。
- すぐに担当部署に連絡し、修正作業を開始しました。
- 〇〇様には、修正完了予定日をお伝えし、その後、再度確認を取らせていただくことをお約束しました。
- さらに、〇〇様の不便をおかけしたことをお詫びし、特別サービスとして〇〇（例：次回利用時に割引）を提供することを提案しました。
【結論】
- 〇〇様には迅速な修正をお伝えし、今後のサポートについても安心していただける旨を確認しました。
- 今後はシステム監視を強化し、再発防止策を講じていきます。
何かご不明点があれば、いつでもご連絡いただければと思います。
