出張手配の確認メールを送る際の書き方・注意点【例文】

【出張手配】の確認メールを送る際の書き方・注意点

出張手配確認メールのポイント

出張手配の確認メールは、関係者が安心して出張に臨めるよう、必要な情報を明確に伝えることが大切です。抜け漏れがないように、そして、何かあった際の連絡先なども含めて、細やかな配慮を心がけましょう。

件名で用件と対象者を明確に

件名を見ただけで、出張手配の確認メールだと分かり、誰宛のメールかすぐに判断できるようにしましょう。「【出張手配のご確認】〇月〇日〜〇〇出張（氏名）」や「〇〇様：出張手配の最終確認」のように、具体的な日付や行先、氏名を含めると親切です。

目的の確認と感謝を冒頭で

メールの冒頭で、まずは今回の出張手配に関する確認であることを伝えます。「いつもお世話になっております」に続けて、「〇月〇日からの〇〇出張について、手配内容のご確認をお願いいたします」と切り出すと良いでしょう。スムーズな手配への協力への感謝を伝える一文を添えるのも良いですね。

手配内容を具体的に提示

最も重要なのが、手配内容を具体的に、かつ分かりやすく提示することです。箇条書きや表を活用すると、視覚的に情報が整理され、相手がスムーズに確認できます。

• 出張期間: 〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）
• 行先: 〇〇（国・都市名など）
• 目的: 〇〇（会議、商談、視察など）

【交通手段】

• 航空券（または新幹線、列車など）:
  • 便名／列車名: 〇〇
  • 出発日時: 〇月〇日 〇時〇分
  • 出発地: 〇〇
  • 到着日時: 〇月〇日 〇時〇分
  • 到着地: 〇〇
  • 予約番号: 〇〇（必要であれば）
• 宿泊先:
  • ホテル名: 〇〇ホテル
  • 住所: 〇〇
  • チェックイン: 〇月〇日 〇時
  • チェックアウト: 〇月〇日 〇時
  • 予約番号: 〇〇（必要であれば）

【その他】

• 現地での移動手段: （レンタカー、送迎バスなど手配している場合）
• 会議／アポイントメント: （時間や場所など、決まっている範囲で）

確認のお願いと変更・修正の連絡先

記載した手配内容に誤りがないか、相手に確認を促します。もし内容に間違いや変更希望があった場合の連絡方法も明確に伝えましょう。「つきましては、上記内容をご確認いただき、万が一、変更や修正点がございましたら、〇月〇日までに〇〇（担当部署名または担当者名、連絡先）までご連絡ください」と、期限と連絡先を明記することが大切です。

緊急連絡先や注意事項

出張中に何かあった際の緊急連絡先や、知っておいてほしい注意事項があれば記載します。例えば、現地の気候や服装に関するアドバイス、海外出張の場合はビザの要不要、危機管理に関する情報などです。「何かご不明な点や緊急の際には、〇〇（緊急連絡先）までご連絡ください」といった一文があると安心ですね。

安全な出張への配慮と感謝

最後に、安全な出張を願う言葉と、今回の確認への感謝を伝えます。「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。道中お気をつけて、実り多き出張となりますことをお祈りしております」といった言葉で締めくくると、丁寧な印象を与えます。

【出張手配】の確認メール例文集（文例）

件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の田中でございます
本日は、〇〇〇様の出張手配についての確認事項をお伝えさせていただきます

ご存じの通り、〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までの期間
〇〇〇様は〇〇県〇〇市への出張を予定されています。そのため、以下の手配を行いました

交通手段：新幹線（往復）
宿泊先：〇〇ホテル（〇〇年〇月〇日～〇〇年〇月〇日）
会議場所：〇〇会議センター
手配内容については、確認の上、ご承認をお願いいたします
また、特別な要望や変更点がございましたら、〇〇年〇月〇日までにお知らせいただけますと幸いです
なお、手配が完了次第、改めて詳細情報をお送りさせていただきます

ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます
また、今後ともどうぞよろしくお願いいたします
何かお困りの際はお気兼ねなくお申し付けくださいませ
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の鈴木です
本日は、近日中に予定されている出張手配について、ご確認とご意見をお願いしたくご連絡いたしました

今回の出張では、〇〇県〇〇市への訪問が予定されており
以下の手配を進めております

交通手段：新幹線（往復）
宿泊先：〇〇ホテル
期間：〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までの2泊3日
スケジュール：初日は〇〇社訪問、2日目は〇〇市内の観光施設訪問、最終日は〇〇社との打ち合わせ
手配に関しては、〇〇年〇月〇日までに確定させたいと考えております
そのため上記の内容についてご確認いただき
変更や追加が必要であれば、〇〇年〇月〇日までにお知らせいただけますでしょうか

また、何かご質問やご不明な点がございましたら
お気兼ねなくお申し付けください
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇〇と申します
この度は、〇〇〇の出張手配の確認についてメール致します

先日、〇〇〇様の出張手配を担当しましたが、改めて確認させていただきたく思います
ご出張の目的は〇〇〇との打合せとのことでございますが、ご旅程や交通手段などの詳細が把握できておりますでしょうか
もし不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください

出張までのスケジュールについても、今一度確認していただきたく思います
〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までの〇泊〇日のご予定で、交通手段は〇〇〇でお手配させていただきました
ホテルの手配については、〇〇〇にご宿泊予定とお聞きしておりますが
こちらに変更があった場合は、お手数ですが速やかにご連絡いただけますようお願い申し上げます

最後に、今後とも〇〇〇様の出張手配につきまして
適切かつ迅速に対応してまいりますので、何かお困りの点がございましたら
お気軽にご相談ください
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認依頼
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております、総務の〇〇〇と申します

この度、〇〇月に行われる〇〇〇出張の手配について、確認のためご連絡差し上げました

先日、手配を進めるためにお送りした手配依頼書について、問題なく届いているでしょうか

また、出張先の交通手段や宿泊先について、ご希望の内容に沿って手配が行われました

手配内容を確認いただき、問題がなければ返信いただけますでしょうか。もし、何か問題がございましたら、お手数ですが直ちにご連絡いただけますようお願い申し上げます

また、ご不明な点やご要望等がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください

〇〇月〇〇日（〇）までにご確認いただき、問題がなければその旨をご返信いただけますようお願い申し上げます

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております、総務の〇〇〇と申します

この度は〇〇〇社員の出張手配に関しまして、確認のメールを差し上げました
出張の日程や移動手段、宿泊先等の手配が全て完了しており、今回の出張は円滑に進行することができると確信しております

出張の日程についてですが、〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までとなっております
移動手段は飛行機を利用し、現地ではレンタカーを手配しております
また、宿泊先はビジネスホテルを予約しており、出張先からも近く便利な立地になっております

今回の出張に関しまして、何かご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください
また、今後も社員の出張手配につきましては
全力でサポートしてまいりますので、何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です

この度は〇〇社の出張手配に関してご担当いただきありがとうございます

このメールは、〇〇様の出張手配に関して、確認をしたいと思いご連絡いたしました

先日、〇〇様が出張されることが決まりましたが、まだ航空券の手配が完了していない旨、確認をさせていただきます

現在の手配の進捗についてお知らせください
また、手配が完了していない場合は、最新のスケジュールに合わせて手配を進めていただきたく、ご協力をお願いいたします
なお、出張日程は〇〇月〇日から〇〇月〇日までの予定です

また、出張にあたって必要な書類や手続きについても確認いただけますでしょうか
手配に不備があった場合は、万全な状態での出張を実現するため、迅速に対応をお願いいたします

以上、〇〇様のご協力をお願いいたしま

何かご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】の確認について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度は、〇月に予定している〇〇出張に関して、手配が進んでいるかの確認をさせていただきたくご連絡差し上げました

前回お伝えした通り、出張の目的は〇〇〇です。現在、交通手段および宿泊先の手配は完了しており、〇〇〇社内での予定も確認済みです

さらに、出張期間中の予定については、既にスケジュール調整を行い、業務の円滑な遂行が図れるよう計画しています

ただ、万が一何か不備がある場合や、ご要望等ございましたら、いつでもご連絡いただけますようお願い申し上げます
また、出張に際してご不明点や心配な点がある場合は、遠慮なくお問い合わせください

〇〇〇様にとって、出張が有意義なものとなるよう、社員一同心を込めて準備しております
今後とも、何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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