「電話がつながらなかったのでメールしました」をスマートに伝えるメール例文集
電話がつながらなかった際に送るメールは、状況や相手によって表現を使い分けることが重要です。ここでは、ビジネスのあらゆるシーンに対応できる例文を20種類ご紹介します。各例文は、具体的な状況を想定して作成されており、そのままコピー＆ペーストして使用できるだけでなく、ご自身の状況に合わせて適宜修正して活用いただけます。
営業担当者への連絡
件名：〇〇（貴社名）〇〇様へのご依頼について（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
本日午前中、〇〇（案件名）の件で〇〇様のお電話番号に数回お電話させていただきましたが、誠に恐縮ながら、お電話が繋がらない状況でございました。〇〇様におかれましては、お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇（具体的な要件）について、ご確認いただきたくご連絡いたしました。
つきましては、お手数をおかけいたしますが、〇〇様のご都合の良い時間帯にご連絡いただけますと幸いです。もし、〇〇様が外出中などで電話に出られない場合は、お戻りになられてからでも構いませんので、ご一報いただけますようお願い申し上げます。
また、もしメールでご返信いただけるようでしたら、〇〇について詳細をご説明いたしますので、お申し付けください。〇〇様の貴重なお時間を割いてしまい大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
会議日程調整のお願い
件名：会議日程調整のご相談（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先ほど、〇〇（会議名）の日程についてお電話差し上げましたが、お忙しいところ恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。つきましては、メールにて失礼いたします。
来週、〇月〇日の週で〇〇（具体的な会議内容）に関する会議の開催を検討しております。〇〇様のご都合を伺いたく、いくつか候補日時をご提案させていただきます。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記以外でも、〇〇様のご都合の良い日時がございましたら、お気軽にお申し付けください。お手数をおかけいたしますが、ご返信いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
資料送付のお願い
件名：〇〇（資料名）のご送付について（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先日ご依頼いたしました〇〇（資料名）につきまして、本日お電話にて進捗状況を確認させていただこうとしましたが、あいにくお電話が繋がりませんでした。
つきましては、大変恐縮ですが、メールにて再度ご連絡させていただきました。〇〇（資料名）のご準備状況はいかがでしょうか。もし、ご送付の目途が立ちましたら、ご一報いただけますと幸いです。
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
問い合わせへの返信希望
件名：〇〇（問い合わせ内容）の件について（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇様からお問い合わせいただいております〇〇（問い合わせ内容）の件につきまして、詳細をお伺いしたく、先ほどお電話を差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにてご連絡いたしました。お手数をおかけいたしますが、〇〇様のご都合の良い時間帯に、再度お電話を差し上げるか、ご返信にて詳細をご連絡いただけますでしょうか。
もし、〇〇様がメールでのやり取りをご希望でしたら、このメールにご返信いただければ、質問事項を記載いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。
プロジェクト進捗報告
件名：〇〇プロジェクト進捗のご報告（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇プロジェクトの進捗状況につきまして、本日お電話にてご報告させていただこうとしましたが、大変申し訳ございませんが、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにてご報告させていただきます。現在、〇〇プロジェクトは〇〇の段階まで進んでおります。詳細につきましては、添付資料をご確認いただけますでしょうか。
何かご不明な点やご質問がございましたら、お手数ですがメールにてご返信いただくか、お電話にてご連絡いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
担当者変更の連絡
件名：担当者変更のご挨拶（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
本日、〇〇様へお電話差し上げましたが、お忙しいところ大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。この度、〇〇案件の担当を、わたくし〇〇から〇〇（後任者名）に引き継ぐことになりました。〇〇（後任者名）は〇〇の経験が豊富でございますので、引き続きご安心してお任せいただけると存じます。
後日改めて〇〇（後任者名）よりご連絡させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
お礼の連絡
件名：〇〇の件、御礼（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
先日は、〇〇（件名）の件で大変お世話になりました。株式会社△△の〇〇です。
本日、改めて御礼をお伝えしたく、〇〇様へお電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。先日の〇〇（具体的な内容）では、〇〇様のおかげで無事に〇〇を終えることができました。心より感謝申し上げます。
今後とも、何かお困りのことがございましたら、お気軽にお声がけください。引き続きよろしくお願い申し上げます。
緊急連絡
件名：【緊急】〇〇（要件）に関するご相談（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
誠に恐縮ではございますが、〇〇（緊急の要件）の件で、先ほど〇〇様にお電話差し上げましたが、お忙しいところ恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、緊急のご連絡となりますため、メールにて失礼いたします。〇〇の件につきまして、早急にご判断いただきたい事項がございます。
お手数をおかけいたしますが、本メールをご確認いただき次第、ご返信いただくか、お電話にてご連絡いただけますと幸いです。大変恐縮ですが、早急にご対応いただけますようお願い申し上げます。
スケジュール変更の依頼
件名：〇〇（会議名）スケジュール変更のご相談（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先ほど、〇〇（会議名）のスケジュール変更についてご相談したくお電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇（具体的な理由）により、〇月〇日の〇〇（会議名）の開催日時を、誠に恐縮ですが変更させていただきたく、ご相談させていただきました。
いくつか候補日時をご提案させていただきますので、〇〇様のご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。
契約更新の連絡
件名：〇〇契約更新のご案内（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇（契約名）の契約更新につきまして、本日お電話にてご案内させていただこうとしましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇契約の更新時期が近づいてまいりました。詳細につきましては、添付資料をご確認いただけますでしょうか。
ご不明な点やご質問がございましたら、お手数ですがメールにてご返信いただくか、お電話にてご連絡いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
サービス導入後のヒアリング
件名：〇〇（サービス名）ご利用状況に関するヒアリングのお願い（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇（サービス名）のご利用状況に関するヒアリングにつきまして、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇（サービス名）をよりご満足いただけるよう、現在のご利用状況やご意見をお伺いしたく、ぜひお時間をいただきたく存じます。
つきましては、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかご提案いただけませんでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますようお願い申し上げます。
イベント参加のお誘い
件名：〇〇（イベント名）ご参加のお誘い（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
この度、〇〇（イベント名）の開催を企画しており、ぜひ〇〇様にご参加いただきたく、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇（イベント名）では、〇〇（イベント内容）を通じて、〇〇（得られるメリット）をご提供できるかと存じます。
詳細につきましては、添付の案内資料をご確認いただけますでしょうか。ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
採用に関する連絡
件名：〇〇様（応募者氏名）選考結果のご連絡（株式会社△△）
〇〇様
この度は、株式会社△△の〇〇（職種名）にご応募いただき、誠にありがとうございます。採用担当の〇〇です。
先ほど、選考結果につきまして、お電話を差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇様におかれましては、書類選考の結果、次のステップへお進みいただくことになりました。
今後の選考につきましては、改めてご連絡させていただきます。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
社内連絡（上司へ）
件名：〇〇（案件名）進捗のご報告（〇〇部 〇〇）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
本日、〇〇（案件名）の進捗をご報告させていただきたくお電話しましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。現在、〇〇（案件名）は〇〇の段階まで進んでおります。詳細につきましては、後ほど改めてご説明させていただきます。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。よろしくお願いいたします。
社内連絡（同僚へ）
件名：〇〇の件について
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇です。
〇〇の件で、先ほど〇〇さんにお電話したのですが、不在のようでしたのでメールしました。
〇〇（具体的な要件）について、〇〇さんのご意見を伺いたいです。
お時間のある時にでも、ご連絡いただけると助かります。よろしくお願いします。
顧客へのアフターフォロー
件名：〇〇（製品名）ご利用状況のお伺い（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先日は、〇〇（製品名）をご購入いただき、誠にありがとうございます。
その後、〇〇（製品名）のご利用状況はいかがでしょうか。何かご不明な点やご不便な点がございましたら、お気軽にご相談いただきたく、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。もし、ご質問等ございましたら、本メールにご返信いただくか、お電話にてご連絡いただけますと幸いです。引き続きよろしくお願い申し上げます。
支払いに関する確認
件名：〇〇（請求書番号）ご入金確認のお願い（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇月〇日付の〇〇（請求書番号）の件で、ご入金状況を確認させていただきたく、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。誠に恐縮ですが、〇〇（請求書番号）のご入金状況をご確認いただけますでしょうか。
もし、すでにお手続きいただいておりましたら、行き違いで大変申し訳ございません。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
お詫びの連絡
件名：〇〇（件名）の件に関するお詫び（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
先日は、〇〇（謝罪内容）の件で、多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。改めてお詫び申し上げたく、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。この度の件につきましては、〇〇（具体的な原因）が原因で発生いたしました。今後はこのようなことのないよう、細心の注意を払ってまいります。
〇〇様にはご不快な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。
納期に関する連絡
件名：〇〇（案件名）納期に関するご相談（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇（案件名）の納期につきまして、ご相談したく、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。現在、〇〇（具体的な理由）により、〇〇（案件名）の納期に遅れが生じる可能性がございます。
つきましては、〇〇様のご都合の良い時間帯に、改めてお電話にて詳細をご説明させていただけませんでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。
協力会社への依頼
件名：〇〇（依頼内容）に関するご依頼（株式会社△△）
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
〇〇（依頼内容）の件で、本日お電話差し上げましたが、大変恐縮ながら、お電話が繋がりませんでした。
つきましては、メールにて失礼いたします。〇〇（依頼内容）につきまして、貴社にご協力いただきたく、詳細をご説明させていただきます。
- 依頼内容：〇〇
- 納期：〇〇
- その他：〇〇
ご検討いただけますでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
「電話がつながらなかったのでメールしました」を失礼なく伝える書き方と注意点
電話がつながらなかった旨を伝えるメールは、相手に不快感を与えず、かつ自身の意図を明確に伝えることが重要です。ここでは、そのための具体的な書き方と注意点について詳しく解説します。
件名で要件を明確にする
件名は、メールの内容を相手に瞬時に理解してもらうための重要な要素です。「電話がつながらなかったのでメールしました」とだけ記載するのではなく、何の用件で電話をかけたのかを具体的に示すようにしましょう。これにより、相手はメールを開封する前から内容を把握でき、対応の優先順位をつけやすくなります。
例えば、「〇〇の件で」「〇〇に関するご相談」「〇〇の進捗について」など、具体的なキーワードを盛り込むことで、より分かりやすい件名になります。さらに、自身の会社名や氏名を加えることで、相手が誰からのメールであるかをすぐに認識でき、信頼性も高まります。
悪い例: 件名：ご連絡
良い例: 件名：〇〇プロジェクトに関するご相談（株式会社△△ 〇〇）
このように、件名を見ただけでメールの目的が伝わるように工夫しましょう。
冒頭で電話をかけた旨を簡潔に伝える
メールの本文冒頭では、まず電話をかけた事実と、それが繋がらなかった旨を簡潔に伝えましょう。ここで冗長な言い回しや言い訳がましい表現は避けるべきです。「先ほどお電話いたしましたが、あいにくご不在でしたので、メールにて失礼いたします」「お電話させていただきましたが、繋がらない状況でしたので、メールいたしました」といった、丁寧かつストレートな表現が適切です。
この一文を入れることで、相手は「電話をかけてくれたんだな」と理解し、その後の本文をスムーズに読み進めることができます。
例文
- 「先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。」
- 「本日お電話させていただきましたが、誠に恐縮ながら、お電話が繋がりませんでしたので、メールいたしました。」
用件を具体的に記載する
電話がつながらなかったことを伝えた後は、すぐに本来の用件を具体的に記載しましょう。相手は忙しい時間を割いてメールを読んでいますので、何のために連絡したのかを明確に伝えることが重要です。
用件は、箇条書きを活用したり、重要な部分を太字にしたりするなど、視覚的に分かりやすくする工夫も有効です。相手に「何をしてほしいのか」「何を知ってほしいのか」を明確に伝え、迅速な対応を促しましょう。
例えば、資料送付のお願いであれば、何の資料が必要なのか、いつまでに必要かなどを具体的に記載します。会議日程の調整であれば、希望日時をいくつか提示するなど、相手が次の行動をとりやすいように情報を整理して伝えましょう。
相手への配慮を示す言葉を加える
電話がつながらなかった状況を伝える際には、相手が電話に出られなかったことに対して、配慮の言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多忙の中、申し訳ございませんが」といったクッション言葉を用いることで、相手に不快感を与えることなく、こちらの都合で連絡していることを理解してもらえます。
また、相手の状況を慮る言葉を加えることも大切です。例えば、「もしお忙しいようでしたら、ご無理なさらないでください」といった一言は、相手への心遣いを示すことになります。
返信や連絡方法について指示を明確にする
メールの結びでは、相手にどのようなアクションを求めているのかを明確に伝えましょう。電話をかけ直してほしいのか、メールで返信してほしいのか、あるいは都合の良い日時を知らせてほしいのかなど、具体的な指示を出すことで、相手は迷うことなく次の行動に移れます。
例えば、「お手数ですが、ご都合の良い時間帯にご連絡いただけますと幸いです」や「本メールにご返信いただければと存じます」など、相手に求める行動を具体的に示しましょう。
また、相手の負担を軽減するために、複数の選択肢を提示することも有効です。例えば、「お電話が難しいようでしたら、メールにてご返信いただけますでしょうか」といったように、相手の状況に合わせた選択肢を提示することで、より柔軟な対応を促すことができます。
相手に合わせた言葉遣いと丁寧さを心がける
ビジネスメールでは、相手との関係性や立場によって言葉遣いを使い分けることが非常に重要です。取引先や目上の方に対しては、より丁寧な敬語を使用し、謙譲語や尊敬語を適切に用いることを心がけましょう。社内の同僚や部下に対しては、よりフランクな言葉遣いでも構いませんが、基本的な丁寧さは保つべきです。
「拝啓」「敬具」といった頭語・結語は、形式ばったメールでは使用されますが、一般的なビジネスメールでは省略されることが多いです。しかし、状況によっては用いることで、より丁寧な印象を与えることもできます。
また、メールの文面全体を通して、相手への感謝や配慮の気持ちを忘れないようにしましょう。一方的に自身の都合を押し付けるような印象を与えないよう、常に相手の立場を尊重する姿勢が大切です。
誤字脱字がないか確認する
どんなに丁寧な言葉遣いを心がけても、誤字脱字があるメールは相手に与える印象を悪くしてしまいます。送信前には必ず、宛名、氏名、会社名、日付、時間、そして本文の内容に誤字脱字がないかを複数回確認しましょう。特に、相手の会社名や氏名は、間違いがあると大変失礼にあたりますので、細心の注意を払ってください。
可能であれば、第三者に目を通してもらうことも有効です。自分では気づかないミスを発見してもらえる可能性があります。
営業時間外の連絡に配慮する
相手が営業時間外に電話に出られないのは当然のことです。もし営業時間外に電話をかけてメールを送る場合は、その旨をメール本文に記載し、相手のプライベートな時間を侵害していることへの配慮を示しましょう。
例えば、「夜分遅く（早朝）に恐縮ですが」「営業時間外に失礼いたします」といった一言を添えることで、相手への配慮を示すことができます。
添付ファイルがある場合はその旨を明記する
もしメールに資料などの添付ファイルがある場合は、本文中にその旨を明記することで、相手はファイルの見落としを防ぎ、スムーズに内容を確認できます。「詳細につきましては、添付資料をご参照ください」といった一文を入れるようにしましょう。
また、添付ファイルの容量が大きすぎる場合は、相手の受信環境に負荷をかける可能性があるため、事前に確認するか、クラウドサービスなどを利用してダウンロード形式で送るなどの配慮も必要です。
返信がない場合の対応
メールを送ったにもかかわらず、一定期間返信がない場合は、再度連絡を試みる必要があります。しかし、いきなり催促するようなメールを送るのは避けましょう。まずは相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いで再度の連絡を行うことが大切です。
例えば、「先日は〇〇の件でメールを差し上げましたが、その後いかがでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」といった形で、一度送ったメールの件名や内容を簡潔に記載し、再度確認を促すようにしましょう。
