依頼を丁寧にお断りする際の敬語を使ったメール例文と書き方
相手の気持ちに配慮し、丁寧かつ誠実にお断りすることが重要です。特に、相手の依頼をしっかりと検討した旨を伝え、感謝の気持ちを表現することで誠意を示します。また、具体的な理由を述べる際には簡潔に説明し、相手の立場を尊重した言葉遣いを心がけましょう。
- 冒頭で相手の依頼に感謝の言葉を述べる。
- お断りする理由は簡潔に説明し、詳細には踏み込みすぎない。
- 「恐れ入りますが」や「誠に申し訳ございませんが」などのクッション言葉を用いる。
- 最後にお詫びと感謝の気持ちを添える。
「謹んでお断りをいたします」という表現があまり使われない方が良い理由には、以下のような点があります
相手に冷たさや距離感を与える可能性
「謹んでお断りをいたします」というフレーズは形式的でかしこまり過ぎた印象を与えます。これにより、特にビジネスや日常会話では、相手に冷たさや壁を感じさせる可能性があります。
敬意の過剰表現になる場合がある
「謹んで」という言葉自体が非常に丁寧な表現であり、文全体としてやや重々しくなることがあります。このため、相手に「過剰にかしこまりすぎている」と受け取られ、不自然に感じられる場合があります。
柔軟性や配慮を欠いているように見える場合がある
お断りの際には、相手の状況や気持ちへの配慮を感じさせる柔らかい表現が求められることがあります。「謹んでお断りをいたします」は一方的な印象を与え、相手への共感や配慮が不足していると捉えられることがあります。
現代のビジネスシーンではやや時代遅れ
現代のコミュニケーションでは、過度に形式張った表現よりも、簡潔で誠意が伝わる表現が好まれる傾向があります。このフレーズは、特に若い世代には堅苦しすぎると感じられる場合があります。
依頼を丁寧にお断りするメール例文1
件名：〇〇の件についてのお詫び 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは〇〇についてのご依頼をいただき、誠にありがとうございました。ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、社内のスケジュールの都合上、今回のご依頼をお受けすることが難しい状況です。 貴社のご厚意に対し、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。何か他にお力添えできることがございましたら、ぜひお知らせいただければ幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
依頼をやむを得ずお断りする際の例文2
件名：ご依頼の件について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 このたびは〇〇の件でご依頼をいただき、誠にありがとうございます。せっかくのお申し出ではございますが、現在の業務状況を鑑み、今回はお引き受けすることが難しいと判断いたしました。 恐れ入りますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
依頼を丁寧にお断りしつつ感謝を示す例文3
件名：〇〇についてのお詫び 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは貴重なご依頼をいただき、誠にありがとうございます。検討を重ねた結果、今回の件につきましては、やむを得ずお引き受けできない状況となりました。 誠に申し訳ございませんが、他の案件でお役に立てる機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 引き続きよろしくお願い申し上げます。
スケジュールの都合でお断りする際の例文4
件名：ご依頼に関するお詫び 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、現在のスケジュールの都合により、今回はお引き受けすることが難しい状況でございます。 貴社にはご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
他の案件を提案しつつお断りする例文5
件名：〇〇の件についてのお詫びとご提案 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございます。慎重に検討をさせていただきましたが、現在の体制では対応が難しい状況でございます。 誠に申し訳ございませんが、別途、代替案として〇〇の形でお手伝いが可能かと存じます。ご検討いただけます場合は、ぜひお知らせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。
依頼を誠実にお断りし今後の協力を申し出る例文6
件名：ご依頼に関するお詫び 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは貴社より〇〇のご依頼をいただき、心より御礼申し上げます。慎重に検討をさせていただきましたが、現在の状況では対応が難しいため、今回はお引き受けすることが叶いません。 貴重な機会をいただきながら、このような結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。今後、別の形でお力添えできる場がございましたら、ぜひお知らせくださいませ。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
代替の提案を交えつつお断りする例文7
件名：〇〇の件についてのお詫び 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）です。 このたびは〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、現在の業務状況を鑑み、今回は対応が難しい状況でございます。 ただし、〇〇のような方法であればサポートが可能かと存じますので、ご検討いただけます場合はお知らせいただけますと幸いです。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 引き続きよろしくお願い申し上げます。
具体的な理由を簡潔に述べたお断りの例文8
件名：ご依頼に関するお詫び 〇〇様 お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは、〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討させていただきましたが、リソースの都合上、今回はお引き受けできない状況でございます。 貴社にはご不便をおかけする形となり、心よりお詫び申し上げます。今後とも何かお力になれる場がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。
感謝を強調しつつ丁寧に断る例文9
件名：ご依頼に関するお詫び 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは貴重なご依頼をいただき、誠にありがとうございます。慎重に検討させていただきました結果、現在の体制では対応が難しい状況であることが判明いたしました。 お力添えできず大変申し訳ございませんが、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。引き続きよろしくお願い申し上げます。
可能な範囲の協力を示すお断り例文10
件名：〇〇の件についてのお詫び 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）でございます。 このたびは、〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございました。せっかくのご提案ではございますが、現時点では全面的な対応が難しい状況でございます。 ただし、一部サポートが可能な部分があれば、ぜひご相談くださいませ。ご期待に沿えない点を深くお詫び申し上げるとともに、引き続きお役に立てるよう尽力いたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。
