メール受信確認のご連絡をビジネスメールで送る際の注意点と例文
ビジネスメールでの受信報告の適切な表現
ビジネスメールでは、受信報告を行う際に適切な敬語を使用することがとても重要です。「受け取りました」という表現自体は敬語として問題ありませんが、状況に応じてより丁寧な言い回しに変えることもできます。ここでは、ビジネスシーンでよく使われる受信報告の方法
受信報告の敬語の使い分け
メールを受け取った際、目上の方やお客様に対しては、さらに丁寧な表現を使うことが推奨されます。以下のような言い回しが一般的です。
- 「メールを拝受いたしました」
これは「受け取る」という意味の謙譲語で、非常に丁寧な表現です。特に目上の方や大切なお客様に対して使うことが多いです。 - 「確かに受け取りました」
この表現も丁寧ではありますが、少しカジュアルな印象を与えることがあるため、状況によって使い分けが必要です。正式な場面では、「拝受いたしました」の方が適切です。
例文
受信報告を行う際には、感謝の気持ちを込めた表現を使うことで、より良い印象を与えることができます。以下の例文を参考にしてください。
例1
「お世話になっております。メールを拝受いたしました。迅速なご対応、心より感謝申し上げます。」
この表現は、メールを受け取ったことに加えて、相手の迅速な対応に対して感謝の気持ちを伝えることができます。
例2
「株式会社〇〇の田中様、先ほどお送りいただきました資料を確かに受け取りました。お忙しい中、ご準備いただきありがとうございました。」
この表現では、相手に感謝を示しつつ、受け取った資料についても明確に言及しています。
受信報告のマナーとポイント
受信報告を行う際には、以下のポイントを押さえておくと良いです。
- 件名はそのままに
返信メールの件名は、元の件名を変更せずにそのままにしておくことが重要です。これにより、相手はどのメールに対する返信かをすぐに理解できます。 - 迅速な返信を心がける
受信確認の返信はできるだけ早く行いましょう。特に、相手の業務に影響を与える可能性がある重要なメールに関しては、即座に反応することが大切です。これにより、相手の不安を軽減できます。 - 感謝の言葉を添える
メールの内容が事務的になりがちなため、相手への感謝の気持ちを一言添えると、良い印象を与えます。例えば、「お忙しい中、迅速なご対応に感謝しております」といった表現です。 - メールの内容に目を通したことを伝える
「確認しました」といった言葉を使って、実際にメールの内容に目を通したことを伝えましょう。これにより、相手は内容がきちんと把握されていると感じ、安心します。
メール受信確認のご連絡が重要な理由
- 安心感を与える
相手は「自分のメールが届いたかどうか」が気になるものです。受信確認をすることで、相手に安心感を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。 - 次の行動につなげる
受け取ったことを伝えることで、次の連絡や打ち合わせの準備がスムーズに進みます。 - 業務の効率化
受信確認の連絡があると、双方で連絡漏れを防ぎ、業務がスムーズに回るようになります。
「メールを受信したことを相手に伝えたい」の注意点
丁寧な敬語表現を使う
- 基本の表現
「メールを確かに受信いたしました。」や「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」など、正しい敬語を使いましょう。 - 言い換え例
「お送りいただいたメールを確かに拝受いたしました。」
※「拝受いたしました」は、より丁寧な表現です。
受信確認の目的を明確にする
- 何を受信したのか明記する
例：「○○に関するメールを受信いたしました。」と書くことで、どの内容についての連絡かが相手に伝わります。 - 次のステップに触れる
必要に応じて、次にどのような対応をするか、または確認事項があれば簡単に記載するとよいでしょう。
相手に合わせた文面の調整
- 目上の方や大切なお客様の場合
よりフォーマルで堅い表現にし、丁寧な言葉遣いを徹底します。 - 社内や同僚の場合
ややカジュアルでも構いませんが、基本は礼儀正しくすることが大切です。 - 新規の取引先やパートナーの場合
初対面の印象を良くするため、自己紹介を交えた上で、受信確認の連絡をするのが望ましいです。
文章全体のバランスを考える
- メール全体の構成
冒頭の挨拶、本文、締めの言葉と合わせて、受信確認の一文が自然に入るように工夫しましょう。 - 簡潔かつ明確に
受信確認は短い一文で十分です。余計な説明を省き、シンプルで分かりやすい文章にすることが大切です。
目上の方や大切なお客様へ「メールを受信したことを相手に伝えたい」を適切に言い換えた例文
件名：○○に関するご連絡の受信確認
「平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは、○○に関するご連絡を確かに受信いたしました。
お忙しい中ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご連絡いただいたメールの受信確認について
「いつも格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社△△の□□と申します。
先日お送りいただいた○○に関するメールを確かに受信いたしました。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
件名：ご提案資料受信のご連絡
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは、ご提案資料を確かに受信いたしました。
早速内容を拝見し、今後の参考とさせていただきます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。」
件名：○○に関するご連絡の受信確認
「平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは、○○に関するご連絡を確かに受信いたしました。
お忙しい中ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご連絡いただいたメールの受信確認について
「いつも格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社△△の□□と申します。
先日お送りいただいた○○に関するメールを確かに受信いたしました。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
件名：ご提案資料受信のご連絡
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは、ご提案資料を確かに受信いたしました。
早速内容を拝見し、今後の参考とさせていただきます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご案内メールの受信確認
「いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいただいたご案内メール、確かに受信いたしました。
内容を確認し、必要な対応をさせていただきます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。」
件名：○○についてのご連絡を確認いたしました
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○○に関するご連絡を受け取りましたことを、ここにご報告申し上げます。
ご確認いただき、誠にありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。」
件名：ご依頼メールの受信確認
「いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご依頼いただきました内容について、確かに受信いたしました。
今後の対応について、ご案内をお待ちください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。」
件名：メールの受信について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先ほどお送りいただいたメールを確かに受信いたしました。
ご確認いただき、誠にありがとうございます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
件名：お送りいただいた内容の受信確認
「いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
お送りいただいた○○に関する内容を確かに受け取りました。
詳細について確認後、速やかに対応させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご案内メール受信のご報告
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご案内いただきましたメール、確かに受信いたしました。
内容に基づき、対応を進めてまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。」
件名：受信したご連絡へのお礼
「いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○○に関するご連絡を受信しましたことを、ここにお知らせいたします。
今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。」
同僚や社内の方へ「メールを受信したことを相手に伝えたい」を適切に言い換えた例文
件名：メール受信の確認
「お疲れ様です。
先ほどの○○に関するメールを受信しました。
内容については確認済みですので、引き続き作業を進めましょう。
よろしくお願いします。」
件名：○○案件のメール受信について
「こんにちは。
○○さん、送ってくれた○○案件のメールを確かに受信しました。
内容は把握しておりますので、次のステップに進みましょう。
よろしくお願いします。」
お客様や取引先へ「メールを受信したことを相手に伝えたい」を適切に言い換えた例文
件名：ご連絡メールの受信確認
「平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは、○○に関するご連絡を確かに受信いたしました。
ご送付いただいた情報は、今後の参考にさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご提案メール受信の御礼
「いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいただいたご提案メールを確かに受信いたしました。
早速拝見し、今後の検討に役立てさせていただきます。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。」
件名：メール受信の確認
「お疲れ様です。
先ほどの○○に関するメールを受信しました。
内容については確認済みですので、引き続き作業を進めましょう。
よろしくお願いします。」
件名：○○案件のメール受信について
「こんにちは。
○○さん、送ってくれた○○案件のメールを確かに受信しました。
内容は把握しておりますので、次のステップに進みましょう。
よろしくお願いします。」
件名：○○に関するメールの受信確認
「お疲れ様です。
先ほど○○に関するメールを受け取りました。
内容については確認済みですので、次の対応をお願いします。
引き続きよろしくお願いします。」
件名：○○に関するご連絡を受信しました
「お疲れ様です。
○○に関するご連絡を受け取りました。
内容を確認しましたので、必要な対応を進めていきます。
よろしくお願いします。」
件名：○○に関するご案内受信のご報告
「お疲れ様です。
先日、○○に関するご案内メールを確かに受信いたしました。
内容については把握しておりますので、今後の対応を進めていきます。
よろしくお願いします。」
件名：○○案件の進行に関するメール受信の確認
「こんにちは。
○○案件に関する進行状況についてのメールを受け取りました。
内容については確認しましたので、次のステップに進めるよう準備します。
よろしくお願いします。」
件名：○○関連の情報を受信しました
「お疲れ様です。
○○に関連する情報を受け取りましたので、確認後、必要な作業を開始します。
引き続きよろしくお願いいたします。」
件名：メールの受信について
「こんにちは。
○○に関するメールを受け取ったことを確認しました。
内容についてはすでに確認済みですので、今後の進行についてはご指示いただければと思います。
よろしくお願いいたします。」
件名：○○に関するご連絡を拝受しました
「お疲れ様です。
○○に関するご連絡を拝受しました。
内容をしっかり確認しましたので、次の作業に取りかかります。
よろしくお願いします。」
件名：○○に関するメールを確認いたしました
「お疲れ様です。
○○に関するメールを確認しました。
引き続き進捗に応じた対応を行っていきます。
よろしくお願いいたします。」
新規の取引先やパートナー企業へ「メールを受信したことを相手に伝えたい」を適切に言い換えた例文
件名：初めまして（メール受信のご連絡）
「初めまして。株式会社△△の□□と申します。
このたびは、弊社宛のご連絡を確かに受信いたしました。
お忙しい中ご送付いただき、誠にありがとうございます。
今後の業務連携につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご連絡の受信確認と今後のご連携について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいただきました○○に関するご連絡を、確かに受信いたしました。
今後とも、円滑な連携が図れるよう努めてまいりますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：初めまして（メール受信のご連絡）
「初めまして。株式会社△△の□□と申します。
このたびは、弊社宛のご連絡を確かに受信いたしました。
お忙しい中ご送付いただき、誠にありがとうございます。
今後の業務連携につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご連絡の受信確認と今後のご連携について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいただきました○○に関するご連絡を、確かに受信いたしました。
今後とも、円滑な連携が図れるよう努めてまいりますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご提案資料受信のご連絡
「初めまして。株式会社△△の□□でございます。
このたびは、ご提案資料を確かに受信いたしました。
内容については確認し、今後の進捗についてご連絡いたしますので、
引き続きよろしくお願い申し上げます。」
件名：ご案内メールの受信確認について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいただきましたご案内メールを確かに受信いたしました。
今後の対応に関してご相談させていただきたく存じますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：○○案件のご連絡受信のご報告
「初めまして。株式会社△△の□□でございます。
このたびは、○○案件に関するご連絡を確かに受信いたしました。
今後の進捗についてはご連絡差し上げますので、
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。」
件名：ご連絡内容の受信について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご連絡いただいた内容について、確かに受信いたしました。
今後の詳細については、追ってご連絡させていただきます。
よろしくお願い申し上げます。」
件名：ご案内メール受信のお礼
「初めまして。株式会社△△の□□と申します。
ご案内いただきましたメールを確かに受信いたしました。
内容については確認し、対応を進めてまいりますので、
引き続きよろしくお願い申し上げます。」
件名：ご提案内容の受信確認について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご提案いただきました内容について、確かに受信いたしました。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」
件名：○○に関するご案内を受信いたしました
「初めまして。株式会社△△の□□と申します。
○○に関するご案内を確かに受信いたしました。
引き続きご確認の上、必要な対応を進めてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
件名：お送りいただいたご連絡について
「平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
お送りいただいたご連絡内容を確かに受信いたしました。
今後の進行については、ご指示に従い進めてまいります。
よろしくお願い申し上げます。」
「メールを受信したことを相手に伝えたい」を適切に言い換えまとめ
メール受信の確認を伝える際には、相手に安心感と信頼を与えるために、以下のポイントを守ることが重要です。
- 丁寧な敬語を使用する:
「確かに受信いたしました。」、「お世話になっております。」など、正しい敬語表現を用いて相手に敬意を示します。 - 具体的な内容を明記する:
どのメールや連絡事項について受信したのか、具体的に記載することで、相手がすぐに内容を把握できます。 - 相手との関係性に合わせた表現:
目上の方やお客様にはよりフォーマルに、社内や同僚には少しカジュアルに、適切な文面に調整しましょう。 - 全体の文章バランスを整える:
冒頭、本文、締めの言葉と自然に連携するような構成にすることで、全体が丁寧で分かりやすいメールになります。
