欠席させていただきますが使われる場面
会議やイベント、研修、式典などに招待された際に、やむを得ず参加できないことを丁寧に伝える際に使用されます。
特に、ビジネスの場面では、単に「行けません」と伝えるのではなく、相手に対する配慮を示しつつ、欠席の意向を伝えることが求められます。「欠席させていただきます」と伝えることで、相手に対する敬意を保ちつつ、欠席を伝えることができます。
また、家族の事情や体調不良、業務の都合など、欠席する理由がある場合には、簡単に理由を添えることで、より丁寧な印象になります。ただし、プライベートな事情を詳しく説明しすぎる必要はなく、「都合がつかず」「業務の都合上」など、簡潔に伝えることが適切です。
使うときに気をつけること
単に欠席の意向を伝えるだけでなく、できる限り相手に対するお詫びや、代わりに何かできることがあれば提案するとよいでしょう。
例えば、会議やイベントを欠席する場合には、「資料を後日拝見させていただきます」や「結果の報告をいただけると幸いです」といった言葉を添えることで、相手に対して誠意を示すことができます。
また、フォーマルな場面では、「申し訳ありませんが、欠席させていただきます」と、より丁寧な表現を用いることで、相手に不快感を与えずに伝えることができます。
一方で、カジュアルなやり取りでは、堅苦しくなりすぎず、「今回は欠席させていただきますが、次回はぜひ参加させていただきます」といった表現にすることで、相手との関係を良好に保つことができます。
ほかの失礼がない言いかえ
- 「申し訳ございませんが、今回は参加を見送らせていただきます。」
- 「恐れ入りますが、今回は欠席させていただきます。」
- 「ご迷惑をおかけしますが、参加が叶いませんことをお詫び申し上げます。」
- 「残念ながら、出席が難しいため、欠席いたします。」
- 「事情により参加が難しいため、欠席をお知らせいたします。」
「欠席させていただきます」書き出しと締めの挨拶
書き出しの挨拶
- 「お世話になっております。」
- 「いつもお世話になり、ありがとうございます。」
- 「ご案内いただき、誠にありがとうございます。」
- 「お招きいただき、心より感謝申し上げます。」
- 「お忙しい中、ご調整いただきありがとうございます。」
締めの挨拶
- 「また別の機会にお目にかかれることを楽しみにしております。」
- 「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」
- 「何かございましたら、お知らせくださいませ。」
- 「どうぞよろしくお願い申し上げます。」
- 「ご成功をお祈りしております。」
「欠席させていただきます」例文
業務都合で欠席を伝える場合
「申し訳ありませんが、業務の都合上、今回は欠席させていただきます。」
家族の事情で欠席する場合
「ご案内いただきありがとうございます。私事で恐縮ですが、今回は欠席させていただきます。」
イベントや式典を欠席する場合
「せっかくのお誘いをいただきながら申し訳ございませんが、予定が合わず欠席いたします。」
会議の欠席を伝える場合
「お忙しい中、ご調整いただきありがとうございます。申し訳ありませんが、業務の都合で欠席させていただきます。」
定期的な集まりを欠席する場合
「いつもお世話になっております。今回は都合がつかず、欠席させていただきます。また次回はぜひ参加させていただきたく存じます。」
使ってはいけない場面
この言葉は、基本的に欠席を伝える際に適した表現ですが、以下のような場面では注意が必要です。
1. 重要な会議や行事を無断で欠席する場合
「欠席させていただきます」と一方的に伝えるだけではなく、可能な限り代替手段（代理出席や資料共有など）を提案することが重要です。
2. 目上の人への欠席連絡がカジュアルすぎる場合
上司や取引先に対しては、「申し訳ございませんが、やむを得ない事情により欠席いたします」と、より丁寧な表現を用いることが適切です。
3. 欠席することに対して理由を曖昧にする場合
フォーマルな場面では、相手に対する配慮として、「業務の都合上」「先約があるため」など、簡潔ながらも納得感のある理由を添えるとよいでしょう。
4. 繰り返し欠席する場合
何度も欠席が続く場合には、「前回に引き続き欠席となり申し訳ありません」といった一言を添えることで、相手に誠意を伝えることができます。
ふさわしい言葉に言い換えた例
- フォーマルな欠席の伝え方
✖「欠席させていただきます。」
〇「申し訳ございませんが、今回は参加を見送らせていただきます。」 - 目上の人へ伝える場合
✖「今回は都合がつかないので、欠席します。」
〇「ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、都合がつかず欠席いたします。」 - 理由を添えて伝える場合
✖「欠席させていただきます。」
〇「業務の都合上、どうしても外せない予定があるため、欠席させていただきます。」 - 繰り返し欠席する場合
✖「今回も欠席します。」
〇「前回に引き続き欠席となり申し訳ございません。次回はぜひ参加させていただきたく存じます。」 - 重要な会議や行事を欠席する場合
✖「欠席します。」
〇「やむを得ない事情により、今回は欠席させていただきます。資料は後ほど拝見させていただきます。」
目上の方への欠席連絡メール例
慎重なご報告と深いお詫び
いつも大変お世話になっております。突然のご連絡となり誠に恐縮ではございますが、本日、私用により急遽予定されております重要な会合に出席することが困難となりましたため、やむを得ず欠席させていただきたく存じます。事前の調整が不十分でご迷惑をおかけすること、心よりお詫び申し上げます。直前の連絡となりましたこと、誠に遺憾であり、担当部署には代替の対応策を講じておりますので、何かご不明な点やご指示等ございましたら、速やかにご教示いただければと存じます。今後はこのような事態が発生しないよう、十分に留意してまいる所存です。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
重要なご連絡に対する詳細なご説明
いつも格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。誠に勝手ながら、本日予定されておりました打合せに関しまして、家庭の緊急事態により出席が不可能な状況となってしまいましたため、欠席させていただきたく、ここにご連絡申し上げます。直前のご連絡となり、御社のご予定に影響を及ぼしてしまいますこと、深くお詫び申し上げる次第です。担当者との連携の上、急ぎ代替手段の検討を進めておりますので、万が一ご不明な点や追加のご依頼がございましたら、何なりとお申し付けください。今後はより一層の注意を払い、同様の事態を招かぬよう努めてまいります。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
お忙しい中恐縮のご連絡とご報告
平素より大変お世話になっております。大変心苦しいお知らせとなりますが、急な私用のため本日予定されております会議に出席することができなくなり、欠席させていただく運びとなりました。直前のご連絡となり、業務の進行に支障をきたすことと存じますが、予め担当部署にて必要な引継ぎとフォローを完了しておりますので、ご安心いただければと存じます。今後はこのような不手際がないよう、事前の調整と連絡体制の強化に努め、信頼回復に向けた努力を重ねてまいります。何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
出席できぬ旨の詳細なご連絡とお詫び
いつも格別のご指導を賜り、誠にありがとうございます。誠に不本意ながら、本日急遽発生いたしました家庭内の事情により、予定されておりました打合せに参加できなくなってしまいましたため、欠席させていただきたくご連絡申し上げます。急な連絡となり、皆様のご予定に影響を及ぼすことを深く反省するとともに、すでに関係部署には代替の対応策を講じております。今後は、同様の事態を未然に防ぐため、より一層の注意を払ってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。ご迷惑をおかけいたしますが、どうかご理解の程よろしくお願い申し上げます。
深いお詫びと緊急のご報告
いつもお力添えを賜り、心より感謝申し上げます。このたび、私事の都合により急遽、本日予定されております重要な打合せに参加することが叶わず、誠に申し訳ございませんが欠席させていただく運びとなりました。急な連絡となりましたこと、また皆様にご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げるとともに、すでに後任の担当者との連携を図り、必要な情報の共有を完了しております。今後は、このような不手際が再び発生しないよう万全の体制を整えてまいる所存です。何卒ご理解とご容赦の程、お願い申し上げます。
今後の対応に関するご説明とご理解のお願い
いつも大変お世話になっております。誠に勝手ながら、急用により本日の会議への出席が困難な状況となりましたため、やむなく欠席させていただくこととなりました。急なご連絡となり、皆様に多大なるご迷惑をおかけする点、深くお詫び申し上げます。既に関連部門と連携を取り、業務の滞りが生じぬよう必要な措置を講じておりますが、万一ご不明点やご要望がございましたら、迅速に対応させていただく所存です。今後は再発防止に向け、十分な準備と連絡体制の強化に努める所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
取引先企業への欠席連絡メール例
ご挨拶と欠席に関する誠実なご報告
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。大変恐縮ながら、本日貴社と予定しておりました打合せに関しまして、急な社内調整の必要が生じたため、やむを得ず欠席させていただく運びとなりました。急なご連絡でご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。すでに担当者より代替のご案内と必要な情報の共有を実施しておりますので、何かご不明な点や追加のご指示等ございましたら、遠慮なくお申し付けください。今後はこのような不手際が無いよう、内部体制の見直しと連絡体制の強化に努めてまいります。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
お詫びと欠席理由の詳細なご説明
いつもお世話になっております。誠に勝手ながら、本日予定されておりました会議への参加につきまして、急遽生じた社内調整のため、出席が叶わず欠席させていただくこととなりました。ご多忙のところ急な変更となり、貴社のご業務に影響を及ぼすことを深く反省しております。既に後任の担当者に引継ぎを済ませ、万全の対応策を講じておりますので、ご安心いただければと存じます。何かご不明な点やご相談事項がございましたら、迅速にご対応させていただく所存でございます。改めまして、急なご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げますとともに、今後の信頼回復に努めてまいります。
出席不可に伴う迅速なご連絡と今後の調整
平素より大変お世話になっております。誠に恐縮ではございますが、本日予定されております大切な会議に関しまして、急遽社内の業務調整が必要となり、参加が困難な状況となりましたため、欠席させていただく旨ご連絡申し上げます。ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。現在、担当部署との連携を強化し、後任の者にて速やかに業務の継続ができるよう手配しておりますので、何かご懸念やご不明点がございましたら、どうぞお知らせください。今後は、事前の確認と連絡体制の徹底により、同様の事態が生じぬよう努める所存です。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
急な欠席に関するご報告と今後の対応について
平素より格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。誠に不本意ながら、本日予定されております重要な会議につきまして、急な内部事情により参加が難しく、欠席させていただく運びとなりました。直前のご連絡となり、貴社のご予定に多大なご迷惑をおかけすることを深く反省しております。既に担当部門と代替措置について協議を重ね、今後の業務への影響を最小限に抑えるための対策を講じております。万一、追加のご質問やご指示がございましたら、迅速に対応させていただきたく存じます。何卒ご理解とご容赦を賜りますよう、お願い申し上げます。
心からのお詫びと欠席に至った経緯のご説明
いつも大変お世話になっております。突然のご連絡となり誠に恐縮ですが、本日予定されております会議につきまして、急な社内事情により出席が困難となりましたため、欠席させていただく旨ご報告申し上げます。事前に十分な連絡ができず、貴社にご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。既に後任の担当者にて必要な情報の引継ぎ及び業務の継続措置を講じておりますので、何かご懸念やご要望がございましたら、どうぞご指示ください。今後は、連絡体制の再確認と事前調整を徹底し、同様の事態が生じぬよう全力を尽くす所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
緊急の連絡と代替対応に関するご報告
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。このたび、急な内部の事情により、本日予定されております打合せへの出席が不可能となり、やむを得ず欠席させていただく運びとなりました。急なご連絡となりましたこと、また貴社にご不便をおかけいたします点、深くお詫び申し上げます。現在、担当部署との連携の上、代替の手配及び情報共有を迅速に進めており、万全の体制を整えております。何かご不明な点やご要望等がございましたら、速やかにご連絡いただければと存じます。今後は、このような急変に対応するための内部体制の強化に努め、信頼回復に全力を尽くす所存でございます。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
新規取引先への欠席連絡メール例
初めてのご連絡における慎重なご報告
平素より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。初めてのご連絡ということもあり、大変恐縮ではございますが、本日予定されておりますご面談に関しまして、急な社内調整のため出席することがかなわず、欠席させていただく運びとなりました。突然のご連絡となり、初対面にも関わらずご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。既に担当者より代替の日程調整のご案内をさせていただいておりますので、何かご不明な点やご質問等ございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。今後、より円滑なご連絡を心がけ、信頼の構築に努めてまいる所存でございます。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
重要なお打合せへの出席不可のご報告
いつも大変お世話になっております。誠に申し訳ございませんが、初めてのご連絡にもかかわらず、本日予定されております大切なお打合せに出席することが困難な状況となりましたため、欠席させていただく旨ご報告申し上げます。急な連絡でご迷惑をおかけすること、またご期待に添えず誠に心苦しい限りでございます。既に内部調整の上で代替の日程を調整中であり、改めてご連絡させていただく予定でございますので、何卒ご寛容の程お願い申し上げます。今後は、初対面のご縁を大切にし、信頼回復と円滑な連絡体制の確立に努める所存です。ご理解賜りますようお願い申し上げます。
ご期待に添えず誠に申し訳ないご連絡
平素より大変お世話になっております。初めてのご連絡という重要な機会に際し、誠に勝手ながら本日予定されております面会に出席することが難しく、欠席させていただく運びとなりましたことをご報告申し上げます。急な事情により十分なご説明ができず、誠に申し訳なく、深い反省の念を抱いております。すでに担当部署と連携し、後日改めた機会の調整を進めておりますので、何かご不明点がございましたらどうぞお知らせください。初対面ながら今後の良好な関係構築に向け、誠心誠意努める所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
事情説明を伴うご欠席のご連絡
いつもお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。初めてご連絡させていただくにあたり、誠に不本意ではございますが、本日予定されておりますご面談につきまして、急な内部調整の都合により出席が叶わず、欠席させていただく旨ご報告申し上げます。ご期待に添えず、ご不便をおかけする点につきましては、深くお詫び申し上げます。既に担当者より代替の日程についてご連絡させていただいておりますが、何かご質問やご希望等がございましたら、どうかご遠慮なくお申し付けください。今後は、今回の反省を踏まえ、より迅速かつ丁寧な対応に努める所存でございます。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
改めてのご挨拶と欠席に関するお知らせ
平素より格別のご配慮を賜り、誠にありがとうございます。初めてのご連絡にあたり、重ね重ね恐縮ではございますが、本日予定されております大切な面談に関しまして、急な社内事情により出席が困難な状況となりましたため、欠席させていただく旨ご報告いたします。急なご連絡となりましたこと、また初対面のご縁に対して失礼となりましたこと、深く反省しお詫び申し上げます。すでに内部調整にて代替のご提案を準備中であり、改めてご連絡差し上げる所存です。今後は、信頼関係の構築を第一に、迅速かつ誠実な対応を心がける所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後の調整に関するご連絡と欠席のご報告
平素より大変お世話になっております。初めてご連絡させていただくにあたり、誠に申し訳ございませんが、本日予定されております打合せへの出席が、急な業務都合により困難となりましたため、欠席させていただく旨ご報告申し上げます。急な連絡となり、初対面にもかかわらずご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。現在、内部にて後任の担当者との連携を密にし、今後の調整につきましても迅速に対応するよう手配しております。何かご不明な点やご要望がございましたら、どうぞご遠慮なくご指示いただけますと幸いです。今後とも誠意をもって対応いたしますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
顧客・お客様への欠席連絡メール例
大切なお客様への心からのお詫びとご連絡
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。誠に勝手ながら、本日ご案内申し上げております各種ご説明会に関しまして、急な私用の都合により出席がかなわず、欠席させていただく運びとなりました。お客様に対し、直接ご説明できず大変心苦しく、深くお詫び申し上げるとともに、すでに担当部署にて代替の資料送付及びご説明の手配を進めております。お手数をおかけすることとなりますが、何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡いただければと存じます。今後は、今回の事態を真摯に受け止め、再発防止に向けた取り組みを一層強化する所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
心よりのお詫びと欠席理由の詳細なご説明
いつも格別のお引き立てをいただき、心より御礼申し上げます。誠に申し訳なく、急な私用の都合により、本日予定されておりますお打合せに参加できず、欠席させていただくこととなりました。お客様に直接ご説明申し上げる機会を逸してしまいましたこと、誠に遺憾であり、深い反省の念を抱いております。すでに後任の担当者にて、関連資料のご提供及び必要なフォローアップを進めておりますので、何かご不明な点やご要望がございましたら、迅速に対応させていただきたく存じます。今後は、このような急なご連絡がないよう、事前の調整と連絡体制の充実に努める所存でございます。何卒ご寛容のほどお願い申し上げます。
お客様への欠席に伴う詳細なご案内とお詫び
いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。大変心苦しいお知らせではございますが、本日予定されておりますお打合せに関しまして、急な都合により出席が不可能となり、欠席させていただくこととなりました。お客様には直接お目にかかる機会を逸してしまい、十分なご説明ができないことに対し、深くお詫び申し上げます。既に担当部署と連携し、必要な情報の送付及び個別のご対応を進めておりますので、何かご不明な点がございましたら、どうぞご連絡いただけますと幸いです。今後は、お客様の信頼に応えるべく、より一層の努力を重ね、同様の事態が発生しないよう努める所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
ご不便をおかけする点への丁寧なご説明とお詫び
平素よりご高配を賜り、誠にありがとうございます。誠に勝手ながら、本日予定しておりましたご説明会につきまして、急な私用の事情により出席がかなわず、欠席させていただく運びとなりました。お客様に対し、十分なご説明を行えずご不便をおかけすること、心よりお詫び申し上げます。すでに担当部署において、代替のご案内及び補足資料の送付を手配しておりますので、万一ご不明点やご要望がございましたら、速やかにご連絡いただけますようお願い申し上げます。今後は、今回の反省を踏まえ、事前の連絡体制をさらに充実させ、信頼回復に努めてまいります。何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
重要な会合への不参加に関するご連絡と代替案のご提示
いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。大変心苦しいご連絡ではございますが、本日予定されております大切な会合に関しまして、急な私用の都合により出席が不可能となりましたため、欠席させていただく旨ご報告申し上げます。お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。すでに担当部署と連携の上、今後の代替案や必要なフォローアップの準備を進めておりますので、何かご懸念点やご質問等がございましたら、どうぞお気軽にお申し付けください。今後もお客様のご期待に沿えるよう、全力で対応してまいる所存でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
迅速なご連絡と今後の対応に関するお知らせ
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。このたび、急な私用の都合により本日予定されておりますご面談に出席することが叶わず、欠席させていただく運びとなりましたことを、深くお詫び申し上げます。お客様には直接ご説明申し上げる機会を逸し、また急なご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げる次第でございます。現在、担当部署にて代替の日程調整及び必要な情報のご提供を進めておりますので、何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡いただければと存じます。今後は、事前の連絡体制を一層強化し、同様の事態が生じぬよう努めてまいる所存でございます。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
社内メールでの欠席連絡例
部署内連絡における迅速な欠席報告
各位、いつもお疲れ様です。大変申し訳ないお知らせとなりますが、本日、急な私用の事情により予定されております会議に参加することが困難な状況となりましたため、欠席させていただくこととなりました。急な連絡となり、皆様の業務進行に影響を及ぼす可能性があることを重々承知しておりますが、すでに後任の担当者との情報共有及び必要な引継ぎを完了しております。今後は、同様の事態が再発しないよう、連絡体制の見直しと事前の調整を徹底する所存です。何かご不明な点や補足事項がございましたら、どうぞご連絡ください。ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
社内連絡における欠席理由と業務調整についてのご報告
お疲れ様です。急な連絡となり恐縮ですが、本日予定されている部内会議に関しまして、急な私用の都合が生じたため、欠席させていただくことになりました。すでに関係部署には事情を共有済みであり、業務の滞りが生じないよう、代替の対応を講じております。急な欠席により皆様にご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げるとともに、後日改めて詳細な報告および今後の対応策についてご説明させていただく予定です。何かご不明な点があれば、迅速にご連絡いただけますようお願い申し上げます。今後は、連絡体制の強化に努め、円滑な業務運営に貢献してまいります。
出席不可に伴う連絡と今後の対応策についてのご報告
お疲れ様です。急な事情により、本日予定されております会議に出席することが不可能となり、欠席させていただく旨ご連絡いたします。急な連絡となり、チーム全体の調整に支障をきたすことを大変心苦しく思っております。すでに関係部署とは代替措置についての打合せを行い、業務の継続に万全を期すよう対応しております。今後は、同様の急変に備えた連絡体制の強化と事前調整を徹底し、円滑な業務遂行に努める所存です。何かご不明な点がございましたら、速やかにご連絡いただければ幸いです。ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
業務調整を踏まえた欠席連絡と今後の連携について
お疲れ様です。急な連絡となり大変申し訳ございませんが、本日予定していた打合せに関しまして、急な私用のため出席が困難な状況となりましたので、欠席させていただきたく存じます。既に関連部署と情報共有を行い、業務に支障が出ぬよう代替対応を実施しておりますが、皆様にはご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。今後は、今回の事態を踏まえ、連絡体制と業務引継ぎの再確認を行い、同様の事態が発生しないよう努める所存です。何か追加のご質問やご要望等ございましたら、どうぞ遠慮なくご連絡ください。何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
緊急連絡としての欠席報告と今後のフォローアップ
お疲れ様です。急な連絡となり大変申し訳ございませんが、本日予定されております会議に関し、急用が発生したため出席が叶わず、欠席させていただくこととなりました。急な事態により業務全体に影響が出ることを重く受け止め、すでに後任との情報共有及び必要な業務調整を実施しております。今後は、今回の反省を基に、連絡体制の強化と事前準備の徹底に努め、皆様への負担軽減に努める所存です。何かご不明点や確認事項がございましたら、速やかにご連絡いただけますようお願い申し上げます。ご理解とご協力、何卒よろしくお願い申し上げます。
今後の業務継続に向けた欠席連絡と対策のご報告
お疲れ様です。急な連絡となり誠に申し訳ございませんが、本日予定されております部内会議につきまして、急用により出席が困難となりましたため、欠席させていただくこととなりました。既に担当部署と連携を取り、必要な業務のフォローアップおよび代替措置を講じておりますので、業務に支障が出ることはない見込みです。急なご連絡で皆様にご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げるとともに、今後は事前連絡の徹底と万全の引継ぎ体制の構築に努める所存です。何かご質問等がございましたら、どうぞご連絡ください。ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
欠席連絡メール使用時の注意点とまとめ
- ご連絡は可能な限り早期に行い、急な欠席により相手に混乱や不都合が生じないよう努めること。
- 欠席理由については詳細すぎず、かつ誠実かつ具体的に伝え、相手が安心できるような補足情報を提供する。
- 担当部署や後任者との連携状況、代替措置についても必ず明記し、業務の継続性に配慮する。
- 連絡文中の挨拶および締めの言葉は、相手の立場に応じた適切な敬意と謝意を示すよう工夫する。
- 初対面の相手や取引先には、今後の信頼関係構築に努める旨を、具体的な対応策とともに示すことが重要である。
- 社内の場合でも、関係者への十分な情報共有と迅速な対応策の説明を心がけ、円滑な業務遂行を支える工夫が求められる。
- 突然の欠席連絡に際しては、相手への配慮と謝罪の気持ちを十分に表現し、再発防止に努める姿勢を明確に伝えること。
- 全体として、常に相手の立場や状況を考慮した文面を作成し、誠実かつ丁寧な対応を心がけることが、信頼回復に向けた最も重要なポイントである。
