メールが続いてしまい申し訳ありません|言いまわして失礼がなく送るメールの注意点・書き方
メールが続いてしまう場合、複数の要点に分けてメールを送る際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
適切な件名を設定する
- まず、別の話題を扱う場合は、件名を変更して新しいメールを送ることが基本です。これにより、受け取った側がメール内容を簡単に把握できます。
- もし同じ話題の追加情報を送る場合は、件名に「追記」や「再送」などと書くことで、続きがあることを明確に伝えます。
例
- 件名: 「〇〇についての追加情報」
- 件名: 「再送: 〇〇の件について」
- 件名: 「追記: 先日のご案内について」
文末で前回のメールに触れる
- メールが続いている場合でも、前回のメールに関する言及をしっかりと記載することで、相手はどのメールの続きかを把握しやすくなります。
- 「先ほどお送りしたメールについて追記させていただきます」など、前回の内容を簡潔に振り返り、その後に本題に入ります。
例
「先ほどお送りしたメールの続きとなりますが、さらに詳細な情報をお伝えいたします。」
「先日のメールに関して追加でお知らせしたい点がございます。」
言いまわすと
- 「度重なるご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、引き続きご確認いただけますでしょうか。」
- 「何度もお手数をおかけしますが、こちらの件に関して、さらに追記させていただきます。」
- 「お手数ですが、再度のご連絡となりますことをお詫び申し上げます。引き続きご確認いただけますと幸いです。」
- 「先ほどのメールに続いて、再度ご連絡を差し上げることとなり、申し訳ありません。よろしくご確認ください。」
- 「複数回のご連絡となり、恐縮ですが、もう少し詳細をお伝えさせていただきます。」
- 「度重なるご連絡でお手数をおかけいたしますが、引き続きこちらの件についてご確認をお願い申し上げます。」
- 「前回のメールに続いて、さらにご説明させていただきますこと、誠に申し訳なく存じますが、ご確認いただけますでしょうか。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、メールが続いてしまい、重ねてお詫び申し上げます。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 「恐れ入りますが、少しばかり追加でお伝えしたいことがあり、再度ご連絡させていただきます。」
- 「お手数をおかけし、申し訳ありませんが、こちらの件についてもう少し補足させていただきますので、どうぞご確認ください。」
- 「度重なるご連絡にてお手数をおかけし、誠に申し訳ありません。まだいくつか追ってご連絡させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。」
- 「先ほどのメールに続き、何度もお手数をおかけしますが、五月雨式に詳細をお送りいたしますので、改めてご確認ください。」
- 「再度のご連絡となり恐縮ですが、少しずつ追加情報をお伝えいたします。何卒ご確認いただけますようお願いいたします。」
- 「度重なるご連絡でご迷惑をおかけし、申し訳ありませんが、少しずつ情報をお送りいたしますので、引き続きご確認いただけますでしょうか。」
- 「お手数をおかけして申し訳ありません。五月雨式にいくつかご案内させていただきますので、ご確認いただけますようお願い申し上げます。」
メールの内容が増えている場合でも丁寧に
メールが長くなる場合でも、相手にとって読みやすい内容であることを意識しましょう。ポイントを整理して、箇条書きや段落分けを活用することで、内容を明確に伝えることができます。
内容が増えていることに対して恐縮の意を示し、感謝の気持ちを添えることが大切です。
例
「長文となってしまい申し訳ありませんが、以下の通りご確認ください。」
「度々のご連絡となり申し訳ございませんが、引き続きよろしくお願いいたします。」
相手に負担をかけないように配慮する
メールが続くこと自体は問題ではありませんが、相手にとって負担にならないよう心配りが大切です。「お手数ですが」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」など、相手の時間に配慮する言葉を添えると良いでしょう。
例
「お手数をおかけしますが、よろしくご確認いただけますようお願い申し上げます。」
「ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくご対応のほどお願い申し上げます。」
署名を統一しておく
- メールが続いているときに、署名が一貫していると、相手がすぐに送信者情報を確認できるため、スムーズなやり取りが可能です。
- 必要に応じて、メールの最後に署名を加え、どの担当者が送ったメールか明確にしておきましょう。
