【ネットショップ・ECサイト】商品不具合への早急対応【メール例文・文例集】

商品不具合への早急対応メールを送る際の書き方・注意点

商品不具合に関するメールでは迅速かつ誠実な対応を伝えることで、お客様の不安を和らげることが重要です。件名は「【重要】商品不具合に関する対応のご案内」といった真摯さが伝わる表現にします。

本文では、まず「このたびは〇〇に不具合が発生し、大変なご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます」と謝罪を述べます。その後、不具合の内容について簡単に触れ、「現在、早急に原因を調査し、対応を進めております」と状況を説明します。

対応策については「該当商品を〇〇へご返送いただけますようお願い申し上げます」「交換品を〇〇日以内に発送いたします」といった具体的な手続きを案内します。必要に応じて返送用ラベルや手続きリンクを提供すると親切です。

最後に「ご不明点がございましたら、下記までご連絡ください」「引き続き安心してご利用いただけるよう努めてまいります」と締めくくり誠実さと迅速な対応を印象づけます。問い合わせ窓口を明確に記載し、安心感を与えることも忘れないようにします。

例文集（文例）

〇〇〇様

このたびは弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合に関する対応についてお知らせいたします。

お客様よりご連絡いただいた【商品名】に関する不具合について、迅速に調査を進めております。  
ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

現在の対応内容は以下の通りです。  
1. 商品の状態確認のため、返品または写真での状況報告をお願いしております。  
2. 不具合が確認された場合、交換品の発送または返金を手配いたします。  
3. 必要に応じて、技術担当者より直接のご連絡を差し上げます。  

お手数ですが、詳細をご確認いただき、以下のリンクまたはメールでご連絡くださいませ。  
[詳細と連絡先はこちら]（リンクを挿入）

お客様に安心してご利用いただけるよう、迅速かつ丁寧に対応してまいります。  
引き続きご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
LINE：  
Instagram：  
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〇〇〇様

このたびは弊社商品をご利用いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合への対応に関してご案内いたします。

お客様よりご報告いただきました【商品名】の不具合について、ただいま調査を進めております。  
ご不便をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。

対応内容は以下の通りとなります。  
・商品交換をご希望の場合：お手元の商品を着払いで弊社指定の住所までご返送ください。  
・返金をご希望の場合：ご購入時のお支払い方法に基づき返金手続きを進めます。  
・技術サポートをご希望の場合：〇〇〇担当者が詳細を確認し、対応いたします。  

迅速に対応を進めさせていただきますので、以下のリンクからご連絡ください。  
[対応方法の詳細はこちら]（リンクを挿入）

お客様の信頼回復に向け、誠心誠意対応してまいります。  
ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
LINE：  
Instagram：  
Twitter：  
Facebook：  
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〇〇〇様

平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合のご報告に関する対応内容をご案内申し上げます。

お客様よりお知らせいただきました【商品名】の不具合について、真摯に対応を進めております。  
ご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。

現在、以下の対応を実施しております。  
1. 不具合箇所の確認作業を進めるため、詳細情報をご提供いただければ幸いです。  
2. 必要に応じて代替品または返金手続きを迅速に行います。  
3. 調査結果に基づき、再発防止策を講じる予定です。  

詳細な対応方法については、以下のリンクをご覧ください。  
[対応方法と連絡先はこちら]（リンクを挿入）

お客様の安心を取り戻せるよう、責任を持って対応してまいります。  
引き続きご不明点がございましたら、いつでもご連絡くださいませ。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
LINE：  
Instagram：  
Twitter：  
Facebook：  
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〇〇〇様

このたびは弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合に関する対応のお知らせを差し上げます。

お客様からご連絡いただいた【商品名】に関する不具合につきまして、以下の対応を進めております。  
お手数をおかけしますが、ご確認いただけますようお願いいたします。

【対応内容】  
・交換対応：不具合の確認後、速やかに代替品をお送りいたします。  
・返金手続き：返金をご希望の場合、手続きに必要な情報をご提供ください。  
・修理：修理が必要な場合、弊社で無償対応いたします。  

詳細な手順については、以下のリンクをご参照ください。  
[詳細はこちら]（リンクを挿入）

お客様に安心してご利用いただけるよう、全力でサポートしてまいります。  
引き続きご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
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〇〇〇様

このたびは弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合に関する対応のご案内を申し上げます。

お客様からご報告いただきました【商品名】における不具合につきまして、迅速に対応を進めております。  
以下の内容をご確認の上、対応手続きを進めていただけますようお願い申し上げます。

【現在の対応状況】  
・商品の状態を詳しく確認するため、状況の詳細をお知らせください。  
・不具合が確認された場合、速やかに交換品を発送いたします。  
・返金をご希望の場合も迅速に対応いたします。  

お手数ですが、以下のリンクより詳細をご確認ください。  
[詳細と連絡フォームはこちら]（リンクを挿入）

お客様にご安心いただけるよう、誠心誠意対応してまいります。  
引き続きご不明な点がございましたら、どうぞご連絡くださいませ。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
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Instagram：  
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〇〇〇様

平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合報告に関する対応の詳細をご案内申し上げます。

このたびご連絡いただいた【商品名】の不具合について、以下の対応を進めております。  
ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。

【対応内容】  
1. 商品の不具合箇所について詳しい状況をお知らせください。  
2. 交換品または返金の手続きを迅速に進めさせていただきます。  
3. 修理対応をご希望の場合、手配の詳細をご案内いたします。  

詳細な手続きについては、以下のリンクをご確認ください。  
[対応手続きの詳細はこちら]（リンクを挿入）

お客様にご安心いただける対応をお約束いたします。  
引き続きご不明点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
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Instagram：  
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Facebook：  
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〇〇〇様

このたびは弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、不具合に関する対応状況をご報告いたします。

お客様よりご連絡いただきました【商品名】の不具合について、深くお詫び申し上げます。  
現在、以下の内容で対応を進めております。

【対応状況】  
・不具合の確認後、速やかに交換品をお届けいたします。  
・返金をご希望の場合、手続きを迅速に進めております。  
・修理が必要な場合は、無償対応で進めさせていただきます。  

ご迷惑をおかけしていることを重ねてお詫び申し上げます。  
詳細については、以下のリンクよりご確認ください。  
[詳細とお問い合わせはこちら]（リンクを挿入）

お客様に安心していただけるよう、最善を尽くして対応してまいります。  
何かご不明点がございましたら、どうぞご連絡くださいませ。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
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〇〇〇様

このたびは弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。  
担当の〇〇〇より、商品不具合に関する迅速な対応についてご案内いたします。

お客様からご報告いただきました【商品名】の不具合について、以下の対応を進めております。  
ご迷惑をおかけしていることを深くお詫び申し上げます。

【対応内容】  
1. 状況の詳細を確認するため、商品の写真や具体的な情報をご提供ください。  
2. 交換品の発送、または修理・返金対応を迅速に進めます。  
3. 必要に応じて技術担当者より直接ご連絡いたします。  

詳細については、以下のリンクから手続きを進めてください。  
[詳細と手続きはこちら]（リンクを挿入）

お客様のご期待に応える対応を目指して、全力を尽くしてまいります。  
引き続きご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。

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会社名：株式会社〇〇〇  
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇  
ホームページURL：  
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇区〇〇〇〇  
メールアドレス：info@〇〇〇.com  
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