依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメールをする際の書き方・注意点
信用状況が悪い相手への依頼断りは、取引の前段階で相手の信用情報を十分に確認した結果、弊社としてリスクが高いと判断した場合に活用されます。このような文章は、取引においてお互いの信頼を守るための予防措置として、また今後のより良い関係を見据えて慎重に判断した結果として用いられます。
- 相手の過去の支払い履歴や提示された資料から、信用に不安があると判断された場合
- 事前に行った信用調査の結果、支払い能力に疑問が生じた場合
- 新規の取引先として、審査の結果信用面で十分な裏付けが得られなかった場合
- 過去に複数回の取引実績がありながら、信用状況に問題が見受けられた場合
- 内部のリスク管理基準に照らして、現時点での取引が困難であると判断された場合
メールを送る際の注意点
このメールを作成する際には、相手に対する敬意や感謝の気持ちを十分に伝えることが大切です。決して一方的な断りの意志だけを示すのではなく、信用調査の結果を客観的な理由として記載することで、誤解や不快感を与えないよう配慮します。文章全体はやわらかな口調でまとめ、今後の関係維持にもつながるよう、慎重な言い回しを心がける必要があります。
- 相手への感謝と敬意を十分に伝える
- 断る理由を客観的な事実に基づいて明確に説明する
- 自社のリスク管理の必要性を丁寧に述べる
- 断りの意志を伝える際に、今後の発展への期待を含める
- 文章全体の口調をやわらかく保ち、相手に安心感を与える
失礼がない伝え方
- 大変お世話になっております。先日ご提出いただいた資料を慎重に拝見いたしましたが、現時点での取引条件や信用調査の結果を踏まえ、弊社としては今回のご依頼をお受けすることが難しいと判断いたしました。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
- 日頃より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。ご依頼いただいた案件につきましては、内部で十分な検討を行った結果、現在の信用状況を考慮し、リスク回避のためにお断りさせていただく運びとなりました。どうかご了承くださいますようお願い申し上げます。
- いつもお世話になっております。ご提案いただいた内容につきまして、弊社内で慎重な審査を実施した結果、今回のご依頼に前向きに応じることが困難であるとの結論に至りました。引き続きご高配賜りますようお願い申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。お送りいただいた情報に基づき内部で検討を重ねた結果、弊社といたしましては現在の信用状況を踏まえ、今回のご依頼を見送らせていただく判断をさせていただきました。何卒ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
- 日頃からのご支援に深く感謝申し上げます。今回のご依頼につきましては、弊社の信用管理上の厳しい審査の結果、リスクが大きいと判断いたしましたため、誠に残念ではございますがお引き受けすることができかねる旨を何卒ご理解いただければと存じます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し見出し
- 平素より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。お送りいただきましたご依頼の内容につきまして、慎重な検討を重ねた結果、私どもの立場から慎重な判断をさせていただく運びとなりました。
- 日頃より皆様には多大なるご支援を賜り、誠にありがとうございます。このたびはご連絡いただきました案件に対して、誠意をもって検討いたしました上でご返答申し上げる所存でございます。
- いつも変わらぬご高配に心より感謝申し上げます。お手数をおかけいたしますが、今回のご依頼につきましては慎重な審査を経た上での判断をご説明させていただく次第でございます。
- 平素よりご愛顧を賜り、深い感謝の念を抱いております。貴社からのご依頼に対し、真摯な気持ちで検討を重ねた結果、ご連絡差し上げる運びとなりました。
- 日頃のご厚情に対し深く感謝申し上げます。ご依頼の内容を拝受いたしました上で、弊社といたしましては慎重な判断を下さざるを得なかった経緯を、ここにご説明申し上げる次第でございます。
締めの挨拶
- この度のご理解とご協力に心より感謝申し上げます。何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。
- 末永く貴社のご発展とご健勝をお祈り申し上げます。今後とも変わらぬご高配を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご検討いただけますよう心よりお願い申し上げ、引き続きご不明な点がございましたらご遠慮なくお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。
- 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げるとともに、貴社の益々のご繁栄とご多幸を心よりお祈り申し上げます。ご質問等ございましたら、どうぞご連絡いただければと存じます。
- 本件につきまして、何かご意見やご不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいますようお願い申し上げ、貴社のご健勝とご成功を心よりお祈り申し上げます。
目上・取引先に使用して良い？また注意点は？
目上の方や取引先に対しても、信用状況に基づく依頼断りを伝える際には、相手への敬意や感謝の気持ちを十分に表し、誠実な理由説明を行うことが肝要です。これにより、相手に不快な印象を与えることなく、弊社の慎重な判断であることを理解していただくことができます。
- 相手の役職や立場に対する敬意を丁寧に伝える
- 断る理由が客観的な事実に基づいていることを明確にする
- 感謝の気持ちをしっかりと表現し、相手の将来の発展を祈る
- 個人的な感情を排除し、事実に基づく判断であることを示す
- 今後の関係維持に努める意志を文章に盛り込む
注意しないと状況・場面は？
この断りの文章は、相手に誤解を招く可能性があり、特に過度に厳しい言い回しや感情的な言葉を使用すると、相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。慎重な言葉遣いを心がけることで、後の関係悪化を防ぎ、今後の取引の可能性を残すためにも、次のような点には十分に注意が必要です。
- 強い否定や感情的な言葉を用いる内容
- 相手の人格や能力を否定するような断定的な内容
- 十分な事実確認がされていない、根拠の薄い説明
- 過度に厳しい口調や、一方的な断りの意志だけを伝える内容
- 理由が不明瞭で相手に納得感を与えられない文章
活用し、その際の言い方・言い回し
- 弊社の信用管理の結果、慎重な判断をせざるを得なかったため、大変恐縮ではございますが今回のご依頼につきましてはお断りさせていただく運びとなりました。今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
- いただきましたご依頼の内容を拝見し、深い検討を重ねた結果、弊社の現状に照らし合わせた上で、リスクを最小限に抑えるためにご期待に沿うことができないと判断いたしました。何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
- 日頃からのご支援に心から感謝申し上げるとともに、信用に関する厳しい審査の結果、誠に残念ではございますが今回の案件につきましてはお引き受けすることが難しいと結論付けた次第でございます。
- お送りいただきましたご依頼内容に対し、弊社内での慎重な検討を経た結果、現在の信用状況を踏まえた判断により、ご期待に添うことができない旨を申し上げるに至りました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- 大変ご期待に沿えず心苦しい限りではございますが、弊社の信用管理上の判断により、今回のご依頼をお断りさせていただくこととなりました。引き続きご支援賜りますようお願い申し上げる次第でございます。
現状の事情を理由にお断りする場合
件名：ご依頼に関するご回答 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のご依頼をいただき誠にありがとうございます。 社内で慎重に検討を重ねましたが、現状の事情を踏まえ、 今回はお引き受けすることが難しいとの結論に至りました。 〇〇様のご期待に添えず誠に申し訳ございませんが、 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 また機会がございましたら、その際にはぜひお力添えさせていただければと存じます。 ご不明な点やご相談などがございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
社内の方針を理由にお断りする場合
件名：お取引についてのご回答 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇についてのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 弊社内にて検討させていただきましたが、現在の社内方針および諸事情により、 今回はお取引を見送らせていただきたく存じます。 ご期待に添えず心苦しい限りですが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 また、状況が変わりました折には、改めてご相談をさせていただければ幸いです。 何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡くださいませ。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
業務多忙を理由にお断りする場合
件名：ご依頼についてのお詫びとご回答 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のご依頼をいただき誠にありがとうございます。 弊社内で検討いたしましたところ、現在他の業務が立て込んでおり、 ご希望の案件をお引き受けすることが難しい状況でございます。 せっかくご依頼をいただいたにも関わらず、このようなお返事となり、 大変申し訳ございません。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 また何かの機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。 引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
今回のお取引を辞退する旨を伝える場合
件名：お取引辞退のご連絡 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございました。 社内にて慎重に検討をいたしました結果、 誠に勝手ながら、今回はお取引を辞退させていただくこととなりました。 ご期待に添えず大変恐縮ではございますが、 何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 今後、状況が変わり次第改めてご相談させていただくこともあるかと存じますので、 その際はぜひお力添えさせていただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
総合的な判断を理由にお断りする場合
件名：お取引に関するご回答 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇についてご相談いただき、誠にありがとうございました。 社内にて総合的に検討させていただいた結果、 誠に恐縮ではございますが、今回はお引き受けすることが難しい状況でございます。 お力になれず大変申し訳なく存じますが、 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 また、別の機会にご一緒できますことを心より願っております。 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
自社の状況を理由にお断りする場合
件名：ご依頼についてのお詫びとご回答 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただいた結果、弊社の業務方針および現在の状況を踏まえ、 誠に申し訳ございませんが、今回はご依頼をお受けすることが難しい状況でございます。 お力添えできず大変心苦しい限りではございますが、 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 今後、状況が整いました際には改めてご相談させていただければと存じます。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
経営判断としてお断りする場合
件名：お取引に関するご回答 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇についてご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 社内にて経営的な視点から慎重に検討いたしました結果、 誠に申し訳ございませんが、現時点でのお取引は見送らせていただきたく存じます。 ご期待に沿えず心苦しい限りではございますが、 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 また機会がございましたら、その際はぜひお力添えさせていただければと存じます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
他案件優先を理由にお断りする場合
件名：ご依頼についてのご回答 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇についてご相談いただき、誠にありがとうございます。 誠に恐縮ではございますが、現在他のお取引先様の案件が立て込んでおり、 ご期待いただいているスケジュールおよび内容でのご対応が難しい状況でございます。 お客様にはご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、 今回のご依頼は見送らせていただきたく存じます。 また別の機会がございましたら、ぜひご相談いただけますと幸いです。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
リスク回避のため柔らかくお断りする場合
件名：お取引のご依頼について 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のお取引についてご相談いただき、誠にありがとうございます。 慎重に検討させていただきましたところ、諸般の事情により、 今回はお引き受けすることが難しい状況でございます。 お力添えできず大変恐縮ではございますが、 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 また別の機会にお役に立てることがございましたら、 その際はぜひご相談いただければ幸いです。 引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
今後の検討を含めつつお断りする場合
件名：ご依頼についてのお詫び 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇に関するご依頼をいただき、誠にありがとうございました。 社内にて検討を重ねましたが、現時点におきましては対応が難しい状況でございます。 ご期待に添えず心苦しい限りではございますが、 今後の状況次第では、改めてご相談をさせていただければと考えております。 引き続き、何かお役に立てる機会がございましたら、 その際はぜひお声がけいただけますと幸いです。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール例文集（文例）
依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール①
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は貴社の商品に関するお見積りのご依頼をいただき誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが今回のご依頼につきましては弊社としてお受けすることができません。
ご依頼主様の信用状況を確認したところ過去に複数の取引先から支払い遅延や未払いのトラブルがあったことが判明いたしました。
弊社で、信用情報を重視しておりますので、このような場合は残念ながらお取引をお断りさせていただくことになっております。
ご依頼主様には大変ご迷惑をおかけいたしますが何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
今後とも貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール②
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
このたびは貴社の商品に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
弊社ではお客様のご要望に応えるために様々な商品を取り揃えております。
誠に残念ながら今回の依頼主様の信用状況については弊社の基準を満たしていないことが判明いたしました。
弊社では商品の発送前に依頼主様の信用情報を確認することが必須となっております。
その結果、依頼主様は過去に複数の債務不履行や延滞があることがわかりました。
このような状況では弊社としては商品の提供をお断りせざるを得ません。
この度は、ご期待に沿えない結果となり大変申し訳ございません。
依頼主様には信用状況の改善に努めていただきたく存じます。
また将来的には弊社の商品をご利用いただけることを心より願っております。
ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール③
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
このたびは貴社の商品に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
誠に恐れ入りますが弊社では現在、依頼主の信用状況が悪い場合には商品の販売を控えております。
依頼主様の信用状況については弊社の信用調査部門が独自に調査した結果、以下のような問題点が見つかりました。
・過去に複数の取引先から支払い遅延や未払いの苦情があったこと
・財務諸表が不透明であり、資金繰りに不安があること
・法律上のトラブルや訴訟が多発していること
これらの事実を踏まえて弊社では依頼主様との取引を見合わせる判断をいたしました。
大変申し訳ございませんが何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール④
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
このたびは貴社の商品に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ですが弊社では現在、依頼主の信用状況を確認するための審査を行っております。
その結果、依頼主様の信用状況が弊社の基準を満たしていないことが判明いたしました。
このような事態に至りましたこと深くお詫び申し上げます。
弊社としては貴社とのお取引を継続したいと考えております、依頼主様の信用状況が改善されるまで残念ながら商品の提供を見合わせる必要がございます。
依頼主様の信用状況が改善されましたら再度ご連絡いただければ幸いです。その際には速やかに商品の提供を再開させていただきます。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール⑤
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
このたびは貴社の商品に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
弊社では、お客様の信用状況を確認した上で商品の販売を行っております。
残念ながら依頼主様の信用状況につきましては弊社の基準を満たしていないことが判明いたしました。
そのため誠に申し訳ございませんが今回のお問い合わせにはお応えできません。
依頼主様には大変ご迷惑をおかけいたしますが何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
弊社では信用状況の改善に向けて様々なサポートを提供しております。
もし今後も弊社の商品にご興味をお持ちでしたら、ぜひご連絡ください。
その際には信用状況の再確認をさせていただきます
〇〇さんとのご縁がありましたことを心より感謝申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール⑥
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
このたびは貴社の商品に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
弊社では、お客様のニーズに応えるために様々な商品を取り揃えております。
残念ながら今回のご依頼につきましては、お受けすることができません。
ご依頼主様の信用状況を確認したところ過去に何度も支払い遅延や未払いがあることが判明しました。
弊社では信用状況が不安定なお客様に対しては商品の販売を控えております。
このような対応をとらせていただくのは弊社の経営方針であり、また他のお客様への公平性を保つためでもあります。
ご依頼主様には大変申し訳ございませんが何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
今後とも貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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依頼主の信用状況が悪い場合のお断りメール：フレーズ例文・文例
件名
その他：メール例文・文例
- 【回答】信用状況によるプロジェクトの見送り
- 【お知らせ】信用状況に基づくご提案の対応制限
- 【お返事】依頼主の信用に関する検討結果
- 【回答】信用状況を鑑みたプロジェクトの対応困難
- 【お知らせ】信用状況を考慮したプロジェクトの見合わせ
- 【お返事】ご提案への対応における信用状況の影響
- 【回答】依頼主の信用状況によるプロジェクト検討
- 【お知らせ】信用情報に基づくプロジェクト対応の見送り
- 【お返事】信用状況が悪いためのプロジェクトの慎重な検討
- 【回答】信用状況によるご提案の検討結果
- 【お知らせ】依頼主の信用に関わるプロジェクトの対応制限
- 【お返事】プロジェクト実施における信用状況の懸念
- 【回答】信用情報を考慮したプロジェクトの対応見送り
- 【お知らせ】依頼主の信用状況を鑑みたプロジェクト対応
- 【お返事】信用状況によるプロジェクト対応の見合わせ
