日程調整|日程を相手に決めてもらう場合のメールの書き方注意点
日程を相手に決めてもらう場合のメールは、会議や打ち合わせ、商談の設定などでよく使われます。相手の都合を優先しながらも、スムーズに日程調整を進めることが求められるため、適切な表現を使うことが大切です。
例えば、取引先との商談をセッティングする際や、社内の上司や他部署の担当者に会議の予定を立ててもらう際などに活用できます。相手の負担にならないよう、丁寧な言い回しを心がけることが重要です。
1. 相手の負担を減らす配慮をする
「ご都合の良い日をお知らせください。」という表現はシンプルですが、相手にすべての選択を委ねることになり、負担をかける可能性があります。そのため、可能な範囲で候補日を提示し、「この中からお選びいただくことは可能でしょうか？」と伝えると親切です。
2. 返信をしやすくする
返信しやすいよう、選択肢を提示しつつ、「ほかにご都合の良い日がございましたら、お知らせください。」と伝えることで、相手が気軽に提案できる雰囲気を作ることができます。
3. 期限を明確に伝える
「ご都合の良い日をお知らせください。」だけでは、いつまでに返信すればよいのか分かりません。できるだけ、「〇日までにご返信いただけますと幸いです。」と期限を伝えるとスムーズです。
4. 返信不要な場合はその旨を伝える
「特にご指定がなければ、こちらで調整させていただきます。」と補足すると、相手が負担に感じずに済みます。
- 「ご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。」
- 「お手数をおかけしますが、ご都合の良い日時をお知らせください。」
- 「候補日をお知らせいただければ幸いです。」
- 「可能な範囲で、ご都合の良い日程をお知らせください。」
- 「ご都合に合わせて調整させていただきますので、お知らせいただけますでしょうか。」
書き出しと締めの挨拶
書き出し
- 「いつもお世話になっております。」
- 「お忙しいところ恐れ入ります。」
- 「突然のご連絡失礼いたします。」
- 「ご連絡ありがとうございます。」
- 「先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
締めの挨拶
- 「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 「ご都合に合わせて調整いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「ご返信をお待ちしております。」
- 「どうぞよろしくお願いいたします。」
例文
相手に候補日を出してもらう場合
「お手数をおかけいたしますが、ご都合の良い日程をいくつかお知らせいただけますでしょうか。」
柔らかい印象を与えたい場合
「ご無理のない範囲で、ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。」
期限を設ける場合
「恐れ入りますが、〇日までにご都合をお知らせいただけますでしょうか。」
こちらで調整する旨を伝える場合
「ご指定がなければ、こちらで調整させていただきますので、お知らせください。」
迅速な対応を促したい場合
「お急ぎの件でしたら、できるだけ早く日程を調整させていただきますので、ご都合をお知らせください。」
避けたほうがよい使い方
1. 相手に負担をかける表現
✖「いつでも大丈夫ですので、お知らせください。」
→ いつでも良いと言われると、相手は決めづらくなるため、候補日を提示した方がよい。
2. 返信を催促するような表現
✖「早めにご連絡ください。」
→ 「〇日までにご返信いただけると助かります。」とする方が、丁寧でわかりやすい。
3. 曖昧な表現
✖「日程を決めてください。」
→ 「候補日をお知らせいただければ幸いです。」の方が柔らかく、丁寧な印象になる。
言い換えの例
・返信の負担を軽減する表現
✖「ご都合の良い日を教えてください。」
〇「可能な範囲で、ご都合の良い日時をお知らせください。」
・迅速に返信が欲しい場合
✖「すぐに日程を決めていただけますか？」
〇「お急ぎの件でしたら、できるだけ早く日程を調整いたしますので、ご都合をお知らせください。」
・相手に配慮を示す表現
✖「日程を調整してください。」
〇「ご都合に合わせて調整させていただきますので、お知らせいただけますでしょうか。」
このように、相手が気持ちよく日程を決められるような表現を意識すると、よりスムーズなやり取りが可能になります。
日程調整|日程を相手に決めてもらう場合のメール例文
新商品のプロモーションについての訪問日程調整（製造業）
件名：新商品プロモーションに関するご訪問日程のお願い
このたびは弊社の新商品「〇〇」にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
新商品の特徴や市場への展開計画について、直接お伺いしてご説明する機会をいただければと考えております。
可能であれば、1時間ほどお時間を頂戴し、詳細な内容をお伝えするとともに、
御社のニーズに合ったご提案をさせていただければと思います。
つきましては、御社のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
いただいた日程を基に調整させていただきますので、お気軽にご連絡ください。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
ソフトウェア導入に関するご相談（IT業界）
件名：ソフトウェア導入に関するお打ち合わせ日程のお願い
このたびは弊社提供の業務管理ソフト「〇〇」についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
貴社の業務効率化に向けた最適な導入プランをご提案させていただきたく、
直接お話しするお時間をいただければと存じます。
ご希望に合わせ、1時間ほどのご説明を予定しておりますが、
必要に応じて内容をカスタマイズさせていただきますので、柔軟に対応いたします。
つきましては、貴社ご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけますでしょうか。
ご連絡をお待ちしておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
コンサルティング提案に向けた訪問日程の調整（コンサル業界）
件名：コンサルティング提案に向けた日程調整のお願い
このたびは、弊社コンサルティングサービス「〇〇」に関心をお寄せいただき、ありがとうございます。
貴社の現状分析と課題解決の方向性について、直接お打ち合わせさせていただきたく存じます。
1時間程度のミーティングを予定しておりますが、詳細な内容に応じて時間調整も可能です。
また、お伺いする際には必要な資料を準備し、効率的な進行を心掛けたいと考えております。
つきましては、貴社ご担当者様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
ご提案の場をいただけますこと、心よりお待ち申し上げております。
サービス契約に関する説明会の開催（サービス業）
件名：サービス契約に関する説明会日程のお願い
このたびは弊社のサービス「〇〇」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
サービス内容や契約条件について、詳細をご説明する機会を設けさせていただきたく、
日程のご相談をさせていただきたく存じます。
当日は、サービスの活用方法やお客様の業務に合わせた利用例などもご紹介し、
ご不明点や懸念点についても丁寧に回答させていただく予定です。
つきましては、御社のご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただければ幸いです。
迅速に日程を調整いたしますので、どうぞお気軽にご連絡ください。
新規製品のプレゼンテーション日程調整（製造業）
件名：新規製品プレゼンテーションのための訪問日程のお願い
このたびは、弊社新製品「〇〇」にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。
「〇〇」は、業界の課題を解決し、より高いパフォーマンスを実現するために開発された製品でございます。
製品の特徴や導入のメリットについて、直接ご説明させていただき、
御社のニーズに合った形でのご提案を行う機会をいただきたく存じます。
また、実際に製品を使用した際の事例や、これまでの導入事例についても併せてご紹介する予定です。
訪問に際しまして、約1時間程度のお時間を頂戴できればと考えておりますが、
具体的な内容に応じて柔軟に調整させていただきます。
つきましては、御社のご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
ご連絡をお待ちしております。
ITシステム導入の説明会日程のお願い（IT業界）
件名：ITシステム導入に関する説明会日程のお願い
弊社のITシステム「〇〇」にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
「〇〇」は、業務効率化やデータ管理の向上を目的として設計されており、
多くのお客様からご好評をいただいている製品でございます。
ぜひ直接お伺いして、システムの具体的な機能や活用方法についてご説明させていただきたく存じます。
さらに、御社の現在の業務プロセスにどのように適応できるか、
また、それによる期待効果についても詳しくお話しできればと思っております。
訪問に際しては、約1時間程度の時間を見込んでおりますが、
内容に応じて調整可能ですので、何なりとお申し付けください。
つきましては、ご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
貴社のビジネス発展に向けたお手伝いができることを心より願っております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
コンサルティング提案の詳細説明日程調整（コンサル業界）
件名：コンサルティング提案に関するお打ち合わせ日程のお願い
このたびは、弊社のコンサルティングサービス「〇〇」にご関心をお持ちいただき、ありがとうございます。
「〇〇」は、組織の課題を可視化し、持続可能な成長をサポートするためのプログラムです。
今回、御社のニーズや課題について具体的にお伺いしながら、
カスタマイズした提案内容を直接お伝えする機会をいただきたく存じます。
当日は、これまでの成功事例やデータに基づく解決方法も併せてご紹介いたします。
訪問は1時間程度を想定しておりますが、必要に応じて詳細な打ち合わせの時間を延長することも可能です。
つきましては、御社のご担当者様のご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。
御社にとって最適なソリューションを提供できるよう努めますので、
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
サービス契約に伴う訪問日程のお願い（サービス業）
件名：サービス契約に関するご訪問日程のお願い
このたびは、弊社サービス「〇〇」をご検討いただき、誠にありがとうございます。
「〇〇」は、日々の業務負担を軽減し、効率的なオペレーションを実現するために設計されたサービスでございます。
サービス内容や契約の詳細について、直接お伺いしてご説明する機会をいただきたく、
日程の調整をお願いしたく存じます。
さらに、御社の業務にどのように適応し、どのような成果を期待できるか、具体例を交えてお話しする予定です。
訪問に際しましては、1時間ほどを予定しておりますが、内容に応じて柔軟に対応いたしますので、
お気軽にご希望をお知らせください。
つきましては、貴社ご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご連絡をお待ちしております。
業務提携に関する初回打ち合わせ日程調整（商社）
件名：業務提携に関する初回打ち合わせ日程のご相談
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、業務提携に関するご検討を賜り、心より感謝申し上げます。
つきましては、初回の打ち合わせとして、具体的な連携方法やスケジュールについてご相談させていただきたく存じます。
当日は、弊社の提案内容や、御社にとっての利点についても詳しくお伝えできればと考えております。
お忙しいところ恐れ入りますが、御社ご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
なお、1時間程度のお時間をいただければ幸いですが、内容によっては柔軟に対応いたします。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
貴社からのご返信を心よりお待ちしております。
共同研究プロジェクトに関するミーティング日程調整（研究開発）
件名：共同研究プロジェクトに関するミーティング日程のお願い
平素よりご指導ご鞭撻を賜り、誠にありがとうございます。
先般お話しいただいた共同研究プロジェクトについて、進行を具体化するためのミーティングをお願いしたく存じます。
本ミーティングでは、研究テーマの詳細や、役割分担について確認させていただくとともに、
今後のスケジュールを調整する機会とさせていただきたく考えております。
つきましては、御社のご担当者様のご都合に合わせて日程を調整させていただきたく存じますので、
お手数ですがご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
貴社との連携を通じて、さらに意義ある成果を生み出すべく尽力してまいります。
何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
展示会出展準備に関する打ち合わせ日程調整（イベント企画）
件名：展示会出展準備に関する打ち合わせ日程のご相談
平素より大変お世話になっております。
このたび、弊社が出展を予定しております「〇〇展示会」に関し、
御社との協力内容を具体的にお打ち合わせさせていただきたく存じます。
打ち合わせでは、展示ブースの設計や運営計画について、さらに詳細な調整を進めるとともに、
集客やマーケティング戦略についてのご提案をさせていただければと考えております。
お忙しい中恐縮ですが、御社のご担当者様のご都合に合わせて日程を調整いたしたく、
お手数ではございますが、候補日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
貴社のご協力を得て、展示会をより成功に導くために全力を尽くしてまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
セミナー講師依頼に伴う打ち合わせ日程調整（教育サービス）
件名：セミナー講師ご依頼に伴う打ち合わせ日程のお願い
平素より弊社活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊社主催の「〇〇セミナー」において講師をお引き受けいただけるとのお話を頂戴し、大変光栄に存じます。
つきましては、セミナー内容の具体化や進行スケジュールの確認を目的とした打ち合わせの機会をいただきたく、
日程の調整をお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
なお、打ち合わせ時間は約1時間を想定しておりますが、必要に応じて調整させていただきます。
セミナーの成功に向け、全力でサポートさせていただきますので、
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
新製品導入に向けた打ち合わせ日程調整（ITソリューション）
件名：新製品導入に向けた打ち合わせ日程のお願い
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、新製品「〇〇システム」の導入に関する具体的な計画を立てるため、
打ち合わせの機会をお願いしたくご連絡申し上げました。
今回の打ち合わせでは、導入スケジュールや必要なカスタマイズ事項について、
御社のご要望を詳しく伺うとともに、弊社の提案をご説明させていただければと存じます。
つきましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、
貴社ご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
打ち合わせ時間は1時間ほどを想定しておりますが、柔軟に調整可能ですのでお申し付けください。
貴社との連携を深め、新製品の導入を成功に導くため、尽力いたします。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
大規模工事の進捗確認会議の日程調整（建設業）
件名：大規模工事進捗確認会議の日程調整のお願い
平素より弊社事業に格別のご協力を賜り、誠にありがとうございます。
現在進行中の「〇〇プロジェクト」につきまして、進捗状況の確認および今後のスケジュール調整を目的とした会議をお願いしたく存じます。
会議では、現在の進捗状況の報告、課題の共有、ならびに今後の取り組みについて意見交換を行いたいと考えております。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、貴社ご担当者様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
なお、会議の所要時間は約1時間半を予定しておりますが、必要に応じて柔軟に対応させていただきます。
引き続き円滑なプロジェクト遂行を目指して努力してまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
サービス契約更新の詳細確認ミーティング（通信業）
件名：サービス契約更新の詳細確認ミーティングのお願い
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
現在ご利用いただいております「〇〇サービス」の契約更新につきまして、
詳細をご説明させていただく機会をいただきたくご連絡申し上げます。
本ミーティングでは、更新に伴う特典や、新たに追加されたオプションサービスについてご案内させていただき、
併せて今後のサポート体制についてもご説明させていただければと存じます。
お手数をおかけしますが、ご担当者様のご都合のよろしい日時を数点お知らせいただけますでしょうか。
所要時間は1時間程度を予定しておりますが、調整も可能ですのでお気軽にご相談ください。
貴社にとってより一層価値のあるサービスを提供するため、尽力いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
人材育成セミナーの事前調整ミーティング（人材サービス）
件名：人材育成セミナー事前調整ミーティングのお願い
平素より大変お世話になっております。
このたび御社社員様向けに企画しております「〇〇人材育成セミナー」について、
事前調整のためのミーティングをお願いしたくご連絡申し上げました。
ミーティングでは、セミナーの具体的な内容やスケジュール、使用する教材の選定について、
御社のご要望を伺いながら最適なプログラムをご提案させていただきたいと考えております。
お手数をおかけしますが、貴社のご担当者様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。
ミーティングの所要時間は1時間半程度を想定しておりますが、御社のご希望に応じて調整可能です。
御社の発展に寄与できるセミナーとなるよう、最大限の努力を尽くしてまいります。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
