【ネットショップ】発送通知メールを送る際の書き方・注意点
件名で発送完了を明確に伝える
お客様がメールの意図をすぐに理解できるよう、件名には発送が完了した旨を明確に記載しましょう。これにより、お客様は「いよいよ商品が届く」と期待感を抱けます。
- 「ご注文[注文番号]：商品を発送いたしました」
- 「【〇〇ストア】発送完了のお知らせ（注文番号：〇〇）」
- 「発送いたしました：ご注文〇〇」
感謝と商品発送の報告を冒頭で伝える
メールの冒頭では、ご注文いただいたことへの感謝の気持ちと、商品の発送が完了したことを簡潔に伝えましょう。
- 「この度は、〇〇ストアをご利用いただき、誠にありがとうございます。」
- 「ご注文番号〇〇の商品を本日発送いたしましたので、ご案内申し上げます。」
のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
注文内容と配送情報を詳細に案内
お客様が注文内容を再確認できるよう、注文番号や商品名、数量などを記載しましょう。その上で、配送業者名、お問い合わせ伝票番号（追跡番号）、到着予定日など、配送に関する詳細な情報を具体的に伝えると、お客様は安心して商品の到着を待てます。
- 「ご注文番号：[注文番号]」
- 「商品名：[商品名]（数量：〇）」
- 「配送業者：[配送業者名]」
- 「お問い合わせ伝票番号：[伝票番号]」
- 「到着予定日：[〇月〇日]頃」
可能であれば、お問い合わせ伝票番号から配送状況が確認できる追跡ページのURLを記載すると、お客様はさらに便利です。
受け取りに関する注意事項を伝える
お客様がスムーズに商品を受け取れるよう、受け取りに関する注意事項や、長期不在の場合の対応などを記載しておくと親切です。
- 「商品のお受け取りまで、今しばらくお待ちください。」
- 「万が一、ご不在の場合は、配送業者より不在票が投函されますので、再配達のお手続きをお願いいたします。」
- 「長期ご不在などにより商品が弊社に返送された場合は、再送料をご負担いただく場合がございますのでご注意ください。」
締めの言葉と今後の関係構築
最後は、改めて感謝の気持ちを伝え、今後も利用を促す言葉で締めくくりましょう。
- 「商品到着まで、楽しみにお待ちいただけますと幸いです。」
- 「今後とも〇〇ストアをよろしくお願いいたします。」
メール作成時の注意点
- 迅速な送信： 商品発送後、可能な限り速やかにメールを送信しましょう。お客様は商品の到着を心待ちにしています。迅速な連絡は、お客様満足度向上に繋がります。
- 正確な情報： 注文番号、商品名、配送業者、伝票番号など、記載する情報は正確であるかを必ず確認してください。誤った情報は、お客様に混乱を与え、トラブルの原因になる可能性があります。
- 追跡番号の有効性： 記載する追跡番号が実際に機能するか、送信前に一度確認することをおすすめします。リンク切れや番号の間違いがあると、お客様は不便を感じてしまいます。
- 簡潔な表現： 不要な情報は避け、必要な情報を簡潔にまとめることを意識しましょう。忙しいお客様がすぐに内容を把握できるよう、分かりやすい言葉で表現することが大切です。
- 自動送信の場合の配慮： 自動送信メールであっても、丁寧な言葉遣いを心がけてください。機械的な印象を与えないよう、温かみのある文面を意識しましょう。
- 視覚的な読みやすさ： 適度な改行や箇条書きを活用し、視覚的に読みやすいレイアウトにすることも重要です。情報が詰まりすぎていると、お客様は読むのを途中でやめてしまうかもしれません。
【ネットショップ】発送通知メール例文集（文例）
【発送のお知らせ】〇〇〇様、お待たせいたしました！
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、〇〇〇株式会社のネットショップでのお買い物にご利用いただき、誠にありがとうございます
お客様のご注文商品の発送が完了いたしましたので、お知らせ申し上げます
お手元に届くお荷物の詳細は以下の通りです
配送業者：〇〇運輸
追跡番号：XXXXXXXXXXXX
ご注文商品は、お客様が指定された配送先へお届けする予定でございます
なお、お荷物の配送状況は、〇〇運輸のウェブサイトにて追跡番号を入力してご確認いただけます
お荷物の到着まで、今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます
さらに、〇〇〇株式会社では、お客様の満足度向上を目指して
様々なサービスや商品のラインナップを充実させております
今回お買い上げいただいた商品に関しても、アフターサポートがございますので
ご使用中に何かお困りごとやご不明な点がございましたら、お気軽にカスタマーサポートまでお問い合わせください
また、定期的に開催されるセール情報や新商品のお知らせもございますので、ぜひお見逃しなく
最後に、今後とも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただけますよう
心よりお願い申し上げます
お客様のご意見やご要望を大切にし、より良いサービスの提供に努めてまいります
どうぞこれからも〇〇〇株式会社を宜しくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【発送通知のお知らせ】〇〇〇様、商品出荷いたしました！
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
お客様のご注文商品の発送が完了いたしましたことをお知らせ申し上げます
お客様のご注文商品は、〇〇〇運送会社により配送される予定です
お荷物の追跡番号は「1234567890」でございます
追跡番号を利用して、運送会社のウェブサイトやアプリから配送状況をご確認いただけます
また、お荷物の到着予定日は〇〇〇となっておりますが
天候や交通状況により前後する場合がございますので、予めご了承ください
〇〇〇株式会社では、お客様に安心してお買い物をお楽しみいただくために
梱包には細心の注意を払っております
商品がお手元に届きましたら、まずは外箱の状態をご確認いただき破損や汚れがある場合はカスタマーサポートまでご連絡ください
その後、商品の開封・検品をお願いいたします
万が一、商品に不備がございましたら、お手数ですが弊社までお知らせください
今後とも、〇〇〇株式会社のネットショップをどうぞよろしくお願い申し上げます
お客様の声を大切にし、より良いサービスを提供できるよう努めてまいります
何かご不明な点やお困りごとがございましたら
いつでもカスタマーサポートまでお気軽にお問い合わせください
引き続き、〇〇〇株式会社をどうぞ宜しくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【発送通知メール】〇〇〇様、大変お待たせしました！
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、〇〇〇株式会社のネットショップにてご注文いただき、誠にありがとうございます
お客様のご注文に関しまして、発送手続きが完了いたしましたので、お知らせ申し上げます
お荷物は、本日〇〇より発送いたしました。配送業者は〇〇〇を利用しております
お荷物の追跡番号は【〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇】でございます
お手元に届くまで、おおよそ〇〇日ほどお時間をいただいております
お荷物の到着が楽しみにお待ちいただければ幸いでございます
また、配送状況については、追跡番号を配送業者のウェブサイトにてご確認いただけます
お客様の満足度向上のため、〇〇〇株式会社では商品到着後のアフターサポートも充実させております
商品到着後、何かお困りのことやご不明点がございましたら、どうぞお気軽にカスタマーサポートまでお問い合わせください
また、商品レビューも大歓迎でございます。ぜひ、お客様のご意見をお聞かせいただければと存じます
この度は、〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございました
今後とも、お客様に喜んでいただけるサービスを提供できるよう、努力してまいります
どうぞ宜しくお願い申し上げます。またのご利用を心よりお待ち申し上げております
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お知らせ】〇〇株式会社よりご注文の商品を発送いたしました
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、弊社〇〇〇株式会社の商品をご購入いただき、誠にありがとうございます
このメールは、お客様のご注文の商品が無事発送されたことをお知らせするためにお送りしております
発送日時：〇月〇日(〇曜日)〇時〇分
お客様のご注文の商品は、上記の日時に弊社から発送されました
ご注文いただいた商品は
追跡番号「〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇」によって確認できます
詳しい配達日時については、運送会社のサイトにてご確認いただけます
お客様の商品の配達まで、今しばらくお待ちくださいませ
商品がお手元に届くまで、何かご不明点やご質問がございましたら
お気軽にお問い合わせください。弊社スタッフが迅速かつ丁寧に対応させていただきます
また、今後も弊社のサービスをご愛顧いただけますよう
よろしくお願い申し上げます
何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【発送通知】〇〇〇株式会社より、ご注文商品の発送完了のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は〇〇〇株式会社をご利用いただき、誠にありがとうございます
商品のご購入、誠にお疲れ様でした
お客様のご注文いただいた商品について、本日発送いたしましたことをお知らせいたします
商品の発送に際し、梱包作業にも細心の注意を払っておりますので
商品がお手元に無事に届くことを心よりお祈りしております
お客様の商品は
〇〇〇配送センターから出荷され
〇〇〇運輸にてお届けいたします
お届け予定日は、ご注文時にご選択いただいた配送方法によって異なりますので
詳細については別途ご確認ください
商品の到着まで今しばらくお待ちいただきますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
今後とも〇〇〇株式会社をご利用いただけますよう
スタッフ一同、努力してまいります
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【発送通知】〇〇〇様のご注文商品が発送されました
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、〇〇〇株式会社のオンラインショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
お客様のご注文商品が本日発送されましたことをご連絡いたします
ご注文いただいた商品の内容は下記の通りです
【注文商品】
〇〇〇〇〇〇〇 1個 価格:〇〇〇〇〇円
配送先情報は以下の通りです。
【配送先】
〇〇〇〇〇〇様
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
〇〇ビル〇〇号室
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
配送業者は〇〇運輸を利用し、商品のお届けは〇〇月〇〇日(〇)に予定しております
商品到着まで今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます
ご注文いただいた商品は弊社の倉庫にて慎重に梱包し確実に発送いたしました
配送業者による商品の配達につきましては、専門的に厳選された配送員が迅速かつ丁寧にお届けいたします
今回は、〇〇〇様のご注文商品を発送させていただき誠にありがとうございました
今後とも、当店をご利用いただけますようお願い申し上げます
何かご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【〇〇〇株式会社】商品の発送が完了しました
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、〇〇〇株式会社のECサイトをご利用いただき、誠にありがとうございます
このメールは、お客様がご注文いただいた商品の発送が完了した旨をお知らせするものでございます
商品の発送が完了しましたので、お届けまで今しばらくお待ちくださいませ
以下に、商品の配送状況についての詳細を記載いたします
配送業者: 〇〇〇
お荷物の追跡番号: 〇〇〇〇〇〇〇〇
配送予定日: 〇〇月〇〇日
商品のお届けまで、もうしばらくお待ちいただきますよう
ご了承くださいますようお願い申し上げます
また、今後も〇〇〇株式会社のECサイトをご利用いただけますよう
よろしくお願い申し上げます
何かご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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