クレーム対応依頼メール【例文】

【お名前】様、クレーム対応のお願い

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

この度は、弊社の商品に関してクレームをお受けしたことを深くお詫び申し上げます
お客様からのご指摘を真摯に受け止め早急に原因究明と改善策の検討を行っております

クレームの内容につきましては以下の通りでございます

・商品名：〇〇〇
・購入日：〇〇年〇〇月〇〇日
・不具合内容：〇〇〇

お客様には大変ご迷惑をおかけしておりますことを重ねてお詫び申し上げます
弊社では、このような事態が再発しないように品質管理体制の見直しや教育の強化などを行ってまいります

また、お客様には商品の返品・交換・返金などの対応をさせていただきたく存じます

恐れ入りますが下記の連絡先までご連絡いただけますでしょうか

連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇
担当者：〇〇（営業部長）

お手数をおかけいたしますが何卒よろしくお願い申し上げます
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

お手数おかけいたしますが、クレーム対応のご協力をお願い申し上げます

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

このたびは、弊社製品に関するクレームの対応をお願いしたくご連絡いたしました

クレームの内容は以下のとおりです

・製品名：〇〇〇
・購入日：〇〇年〇〇月〇〇日
・不具合箇所：〇〇〇
・不具合内容：〇〇〇

お客様からのご連絡を受けて弊社では早急に原因究明と対策を行っておりますが、残念ながら現時点では解決策が見つかっておりません

そこで、お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、製品の回収と交換をさせていただきたく存じます

回収と交換につきましては、貴社の担当者様にご協力いただきたく思います

具体的には以下の手順でお願いいたします

・お客様に製品の回収日時をご連絡する
・弊社から回収用の箱と伝票を送付する
・お客様に箱に製品を入れて伝票を貼ってもらう
・弊社から配送業者に回収依頼をする
・配送業者が貴社に回収に伺う
・弊社が回収した製品を検査する
・弊社から交換用の製品を送付する
・弊社からお客様に交換完了のご連絡をする

このような手続きになりますので、貴社の担当者様には、お客様との連絡や製品の管理など、大変お手数をおかけいたしますが何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます

また、クレームの原因や対策につきましては、弊社から改めてご報告させていただきます

この度は、弊社製品に不具合が発生し、お客様や貴社にご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした

今後とも弊社製品をご愛顧いただきますよう、心よりお願い申し上げます

何かご不明な点やご質問などございましたら、下記の連絡先までお気軽にご連絡ください

〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課 〇〇担当
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxx@xxx.com

以上、よろしくお願いいたします

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

【お名前】様へのクレーム対応のお願い

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

このたびは、弊社製品に関するクレームの対応をお願いしたくご連絡いたしました
クレームの内容は以下のとおりです

・製品名：〇〇〇
・購入日：〇〇年〇〇月〇〇日
・不具合箇所：〇〇部分
・不具合内容：〇〇が正常に動作しない

お客様からのご連絡を受けて弊社では早急に原因を調査し対策を講じる予定です
しかし製品の修理や交換には時間がかかる可能性がありますので、その間、お客様にはご迷惑をおかけすることになります

そこで、お客様に対して弊社からの謝罪と補償の提案をお伝えしたいと考えております
その際には貴社の営業担当者様のご協力をお願いしたく存じます

貴社は弊社製品の販売代理店として、長年にわたり信頼できるパートナーであります
今回の件では貴社にもご迷惑をおかけすることになりますが

何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます

クレームの対応に関する詳細は、後日改めてご連絡させていただきます

その際には貴社の営業担当者様と弊社の担当者が直接やり取りすることになるかと思いますが

よろしくお願いいたします

ご不明な点やご質問などがございましたら下記の連絡先までお気軽にご連絡ください

今後ともよろしくお願いいたします

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

お忙しいところ恐れ入りますが、クレーム対応をお願いいたします

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

この度は、弊社製品に関するクレームの対応をお願いしたくご連絡いたしました

先日、お客様から弊社製品の不具合についてご指摘をいただきましたが

原因の調査に時間がかかっております

お客様には大変ご迷惑をおかけしておりますがクレームの処理には専門的な知識と技術が必要であるため
貴社の〇〇部長様にご協力をお願いしたく存じます

貴社の〇〇部長様は弊社製品の仕様や機能に精通されていると伺っております
またクレーム対応の経験も豊富であると聞いております

そこで貴社の〇〇部長様には弊社製品の不具合の原因究明と対策の立案をお願いしたいと考えております
もちろん弊社からも必要な情報や資料を提供させていただきます

この件につきましては、できるだけ早急に対応したいと思っております

貴社の〇〇部長様には大変ご負担をおかけしますが何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます

ご連絡をお待ちしております
どうぞよろしくお願いいたします。

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

クレーム対応のご協力をお願いいたします

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

このたびは、弊社製品に関するクレームをお受けし誠に申し訳ございませんでした

クレームの内容は、〇〇〇というものでした

弊社ではこのような事態を防ぐために品質管理を徹底しておりますが万が一不具合が発生した場合は速やかに対応させていただきます

そこでクレーム処理の協力を〇〇様にお願いしたく存じます
具体的には以下の点をご確認いただきたいです

・クレームが発生した製品の型番と製造番号
・クレームが発生した日時と状況
・クレームの詳細な内容と影響範囲
・クレームの原因と対策についてのご意見

これらの情報をお送りいただければ弊社では迅速に原因究明と改善策の検討を行い、ご報告させていただきます

お手数をおかけいたしますが

何卒ご協力のほどよろしくお願い申し上げます

ご連絡は、下記の電話番号またはメールアドレスまでお願いいたします

電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇
メールアドレス：xxx@yyy.com

以上、よろしくお願いいたします

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

【お名前】様、クレーム対応に関するお願い

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

この度は弊社の商品に関するクレームをお受けし大変申し訳ございませんでした

クレームの内容は商品の配送時に梱包が破損していたことと商品自体に傷があったことです
お客様からのご連絡を受けて早急に原因究明と対策を行うように指示しましたが、残念ながらまだ結果が出ておりません

そこで、〇〇様にお願いしたいことがございます
弊社ではクレーム処理の際には、商品の写真や梱包の状況などを確認する必要があります
そのため、お手数をおかけいたしますが

以下の点についてご協力いただけますでしょうか

・商品の写真を撮影してメールで送付していただく
・梱包の状況を詳しく記載していただく
・商品の返送方法や返金方法などのご希望をお伺いする

これらの情報をもとに弊社では迅速かつ適切なクレーム処理を行うことができます
また今回の件につきましては弊社の責任でありますので送料や手数料などは一切かかりません
ご安心ください

〇〇様には大変ご迷惑をおかけしておりますが何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
ご連絡をお待ちしております

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

お手数ですが、クレーム対応のご対応をお願いいたします

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

この度は、弊社製品に関するクレームをお受けし大変申し訳ございませんでした

クレームの内容は、〇〇〇というものでしたが

こちらの原因は弊社の不手際によるものであり、お客様にはご迷惑をおかけしてしまいました

早急に対応させていただきたいと思いますのでクレーム処理を〇〇様にお願いしたく存じます

〇〇様は相手の会社の営業部長として弊社との取引に関して信頼できる方です
クレーム処理には製品の返品・交換・返金などの方法がありますが

どの方法がお客様にとって最適かを判断していただきたいと思います

またクレーム処理に伴う費用は全て弊社が負担いたしますので

ご安心ください

クレーム処理については、できるだけ早く結果をご連絡いただけますと幸いです

ご連絡先は

電話番号〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

または

メールアドレス〇〇〇@〇〇〇.comです

このようなトラブルを起こしてしまい誠に申し訳ございません
今後はこのようなことがないように品質管理を徹底してまいります
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

クレーム対応のお願い：【お名前】様

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
弊社は〇〇〇と申します。
クレーム処理をお願いしたくご連絡いたしました。
商品の到着後、検品を行ったところ一部の商品に不良品が混入していることが判明いたしました
不良品の内容は以下の通りです

・商品番号：123456
・商品名：〇〇〇
・数量：10個
・不良内容：色あせ、ほつれ、破れ

これらの商品は貴社の品質基準に満たないものと考えられます
お客様にご迷惑をおかけすることなく迅速に対応していただきたく存じます。
具体的には以下の処理をお願いいたします

・不良品の回収
・良品との交換
・交換にかかる送料の負担

この件につきましては至急ご対応いただけますようお願い申し上げます
ご連絡は下記の電話番号またはメールアドレスまでお願いいたします

電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇
メールアドレス：xxx@yyy.com

以上、何卒よろしくお願い申し上げます

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

【お名前】様へのクレーム対応のお願い申し上げます

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて、このたびは弊社製品に関するクレーム処理をお願いしたく、ご連絡させていただきました
先日、貴社に納品した〇〇〇製品に不具合が発生したとのご連絡をいただきました
誠に申し訳ございませんでした

弊社では、お客様にご満足いただける品質の製品を提供することを第一に考えておりますが

今回の件は弊社の不手際により、その目標を達成できなかったことを深く反省しております

お客様のご迷惑を最小限に抑えるために早急にクレーム処理を行いたいと考えております
そこで貴社の担当者様と弊社の技術部長との間でクレーム内容の確認と対策の打ち合わせをさせていただきたく存じます

ご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです

弊社からも改めてご連絡させていただきますが、お電話でのご連絡も可能です
弊社の電話番号は〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇です

この度は大変ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう心よりお願い申し上げます

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

お願い申し上げます：【お名前】様のクレーム対応

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日お届けした弊社製品につきまして不具合が発生したとのご連絡をいただきました
誠に申し訳ございませんでした

早急にクレーム対応をさせていただきたく存じます

お手数をおかけいたしますが以下の内容をご確認の上

弊社までご連絡いただけますでしょうか

・不具合が発生した製品の型番と数量
・不具合の内容と発生時期
・ご希望の対応方法（返品・交換・修理など）

お客様には大変ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます
今後ともお客様の満足に努めてまいりますので

何卒よろしくお願い申し上げます

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿