“容量が大きいので分けて送ります”送る際に気をつけること
「容量が大きいので分けて送ります」メールを送る際の気を付けるポイントや注意点を以下にまとめました。相手にとってわかりやすく、スムーズに資料が受け取れるよう配慮することが大切です。
分割送信する理由を明確に伝える
「容量が大きいので分けて送ります」という理由を最初に簡潔に伝え、相手が何を予期しているかを把握できるようにしましょう。これにより、相手はメールを受け取った際に混乱を避けられます。
「ファイルの容量が大きいため、複数回に分けてお送りいたします。」
ファイルの順番と内容を明示する
ファイルの順番や内容を事前に伝えることで、相手はどのファイルが届いたか、どの順番で確認すべきかを理解できます。
「本メールには〇〇の資料（Part1）を送付いたします。次のメールでPart2をお送りしますので、順番にご確認ください。」
各メールにファイル名を明記
添付ファイルの名前やファイル内容を明記して、受け取った相手がどのメールにどのファイルが含まれているのかすぐにわかるようにします。
「添付ファイルは〇〇_part1.pdfです。」
「次のメールには〇〇_part2.pdfを添付いたします。」
受信確認と再送の案内
メールが届かなかった場合の対応を明記しておくと、相手は安心して受け取れます。また、迷惑メールフォルダを確認するよう促すことも効果的です。
「万が一、ファイルが届かない場合はご連絡いただければ、再送いたします。」
「メールが迷惑メールフォルダに振り分けられる場合がありますので、そちらもご確認ください。」
一通目を送った後に二通目が来る旨を予告
次のメールの到着予定を伝え、相手が混乱しないようにします。
「続けて、残りの資料を別途お送りしますので、併せてご確認いただけますようお願いいたします。」
圧縮ファイルの利用（パスワードの案内）
圧縮ファイルを使用する場合は、パスワードを設定して送ることが一般的です。その際は、パスワードをどのように伝えるか（別メール、同メールなど）を明確にしましょう。
「ファイルは圧縮して送信しています。パスワードは次のメールにてお伝えいたします。」
送信する前にテスト確認
ファイルが正しく送信されているか、サイズが適切か、開けるかどうかを確認してから送信しましょう。特に大きなファイルを送る際は、送信ミスや誤送信を避けるために念入りにチェックすることが重要です。
ファイルの受信・確認後に再度確認をお願い
ファイルの受け取り後に確認をお願いすることで、受信側がすべてのファイルを受け取ったかどうかを確認でき、トラブルを未然に防げます。
「すべてのファイルを受け取ったことをご確認いただけましたら、ご一報いただけると助かります。」
大きなファイルを一度に送らない
一度に送るファイルの容量が非常に大きい場合、受信側のメールサーバーでブロックされることもあります。容量を抑えて少しずつ送ることで、確実に受け取ってもらえます。
送信後、トラブルが発生した場合の対応
万が一、受信側でファイルの開封に問題があった場合に備え、サポート窓口を明記しておくと、より親切です。
「万が一、ファイルにアクセスできない場合は、サポート窓口にご連絡いただければ、再送などの対応をさせていただきます。」
これらのポイントを意識することで、ファイルを分けて送る際のやり取りがスムーズになり、相手に不便をかけずにデータを届けることができます。
“容量が大きいので分けて送ります”メール例文
容量が大きいためファイルを分けて送信します
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お送りするファイルの容量が大きいため、数回に分けてお送りいたします。
お手数ですが、順番にご確認いただけますと幸いです。」
大きなファイルの分割送信についてのご案内
「お疲れ様です。株式会社△△の□□です。
添付ファイルが大きいため、分割して送信させていただきます。
それぞれのファイルをご確認のうえ、何か不明点がございましたらご連絡ください。」
ファイル容量オーバーのため分割して送信いたします
「いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
お送りする資料が容量オーバーのため、複数回に分けてお送りいたします。
ご確認いただけますと幸いです。」
大容量ファイルの送信について（分割送信）
「株式会社△△の□□です。
送信するファイルの容量が非常に大きいため、数回に分けてお届けいたします。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
大容量ファイルの分割送信についてご案内
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどご依頼いただいたデータは、容量の関係で分割して送信いたします。
各ファイルを順次ご確認いただければと思います。」
ファイル分割送信のご連絡（容量が大きいため）
「株式会社△△の□□です。
送付するデータの容量が大きいため、2回に分けてお送りします。
お手数ですが、ご確認いただき、ご不明点があればお知らせください。」
データの分割送信についてのお願い
「お疲れ様です。株式会社△△の□□です。
お送りするファイルのサイズが大きいため、分けて送信させていただきます。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
大きなファイルの分割送信についてお知らせ
「いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
データが大きいため、複数回に分けて送信いたします。
お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。」
容量オーバーのためファイルを分割して送信いたします
「株式会社△△の□□です。
送信するデータのサイズが大きく、複数回に分けてお送りいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。」
ファイル分割送信のお願い（容量が大きい）
「お世話になっております。株式会社△△の□□です。
お送りするファイルの容量が大きいため、分割して送信させていただきます。
順次ご確認いただけますようお願い申し上げます。」
シンプルな案内（ファイルが複数に分かれる場合）
件名: 【資料送付】〇〇の資料を分割してお送りします
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼いただきました〇〇の資料をお送りいたします。
しかしながら、ファイル容量が大きいため、データを分割してお送りいたします。
本メールには【ファイル名：〇〇】を添付しております。
残りのデータにつきましては、別のメールにてお送りしますので、引き続きご確認いただけますようお願いいたします。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
事前に分割送信を予告する場合
件名: 【ご案内】資料送付について（分割送信のご連絡）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日ご依頼いただきました〇〇の資料につきまして、ファイルの容量が大きいため、複数回に分けて送信させていただきます。
本メールでは【ファイル名：〇〇】を添付しております。
続けて、残りのデータを別メールにてお送りいたしますので、すべてのメールをご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
既に1通目を送った後の2通目の案内
件名: 【追加資料送付】〇〇の資料（2通目）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先ほどお送りしたメールに続き、〇〇の資料をお送りします。
ファイル容量の関係上、分割してお送りしております。
本メールには【ファイル名：〇〇】を添付しておりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
すべてのファイルが届かない場合や、開封に問題がある場合は、お手数ですがご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
圧縮せずに分割送信する場合
件名: 【資料送付】ファイルを分割してお送りします
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼いただきました〇〇の資料をお送りいたします。
ファイル容量が大きいため、圧縮せずに分割して送付いたします。
本メールには、以下のファイルを添付しております。
【添付ファイル：〇〇_part1.pdf】
残りのデータは、別メールにて送付いたしますので、すべてのメールが届き次第ご確認をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
クラウド共有と併用して送る場合
件名: 【資料送付】分割送信およびクラウド共有のご案内
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼いただいた〇〇の資料につきまして、ファイル容量が大きいため、分割して送信いたします。
また、万が一メールで受信できない場合に備え、以下のクラウドリンクからもダウンロードいただけます。
【クラウドリンクURL】〇〇〇〇
本メールには、以下のファイルを添付しております。
【添付ファイル：〇〇_part1.pdf】
続けて残りのファイルを別メールでお送りしますので、すべてのメールをご確認いただきますようお願いいたします。
何か不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
送信ミスを防ぐために分割送信を事前案内する場合
件名: 【事前連絡】資料送付について（分割送信のご案内）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
〇〇の資料につきまして、ご依頼いただきありがとうございます。
ファイル容量が大きいため、複数回に分けて送信させていただきますので、事前にご案内申し上げます。
送信予定は以下のとおりです。
- 1通目（本メール）：〇〇_part1.pdf
- 2通目（次のメール）：〇〇_part2.pdf
- 3通目（最終メール）：〇〇_part3.pdf
順次お送りしますので、お手数ですがすべてのメールをご確認いただきますようお願いいたします。
万が一、ファイルが届かない場合や開封できない場合は、ご連絡くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。
メールの受信容量を考慮した分割送信
件名: 【資料送付】メール受信容量の関係で分割送信いたします
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼いただきました〇〇の資料をお送りします。
しかしながら、ファイルの容量が大きいため、メールの受信容量の影響を考慮し、分割してお送りいたします。
本メールには、以下のファイルを添付しております。
【添付ファイル：〇〇_part1.pdf】
続けて残りのファイルを別のメールでお送りしますので、順次ご確認いただきますようお願いいたします。
万が一、受信できなかった場合は、お手数ですがご連絡いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
セキュリティのためパスワード付きZIPファイルで送信
件名: 【資料送付】分割送信およびパスワードのお知らせ
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼の資料をお送りしますが、ファイル容量が大きいため、セキュリティの観点からパスワード付きZIPファイルで分割して送信いたします。
本メールには、以下のファイルを添付しております。
【添付ファイル：〇〇_part1.zip】
パスワードは、次のメールでお知らせいたしますので、そちらのメールも併せてご確認ください。
万が一、ファイルが開けない場合は、お手数ですがご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手にどの順番で確認すればいいかを伝える場合
件名: 【資料送付】ファイルを分割してお送りします（確認順のご案内）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
ご依頼いただいた〇〇の資料ですが、ファイル容量が大きいため、複数のメールに分けてお送りいたします。
以下の順番でご確認いただくと、スムーズに内容をご覧いただけます。
- 本メール（1通目）：概要・基本情報（〇〇_part1.pdf）
- 次のメール（2通目）：詳細資料（〇〇_part2.pdf）
- 最後のメール（3通目）：補足資料（〇〇_part3.pdf）
各メールを順次お送りしますので、お手数ですがすべてのメールをご確認いただきますようお願いいたします。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
