「破棄してくださいますようお願い致します」メール例文|敬語で失礼がない書きだし・締めの挨拶
不要になった書類やデータなどを相手に処分してもらいたいときに使います。特に、誤って送信したメールの添付ファイルや、更新された情報があるため古くなった資料など、不要になったものを相手が保管し続けないようにお願いするときに適しています。
例えば、機密情報を含む資料を誤って送ってしまった場合や、修正後の最新データを再送したときに、誤解や混乱を避けるために「以前のものは破棄してください」と伝えることがあります。また、社内で資料を共有する際にも、すでに最新の情報があるため、古いデータが残らないようにするために、この表現を使うことができます。
この言い方は、相手に対して命令のように聞こえないように、できるだけ丁寧に伝えることが大切です。「ご迷惑をおかけいたしますが」や「お手数ですが」などの言葉を添えることで、よりやわらかく伝えることができ、相手に気持ちよく対応してもらいやすくなります。
メールを送る際の注意点
相手に配慮しながら伝えるために気をつけること
メールでこの表現を使うときは、相手に不快な印象を与えないようにすることが大切です。特に、相手にとって大事な資料かもしれない場合や、急な依頼になる場合には、理由を説明したうえでお願いすることが重要です。
例えば、「こちらの資料は誤って送信したものでございますので、お手数ですが破棄していただきますようお願い申し上げます」と書くと、相手に配慮したやわらかい印象になります。また、「差し替えの資料をお送りいたしますので、古いものは破棄をお願いいたします」と付け加えることで、相手がどのように対応すればよいか分かりやすくなります。
さらに、相手がメールや資料をすぐに処分できるとは限らないため、「お手数をおかけいたしますが」といった一言を添えると、より丁寧な伝え方になります。特に、機密情報に関わる場合は、「情報管理のため、ご対応をお願いいたします」といった説明を入れることで、必要な対応であることを伝えられます。
失礼がない伝え方
相手にやわらかくお願いするための言い方
- お手数をおかけして申し訳ございませんが、先ほどお送りした資料は誤りがございましたので、破棄していただけますと幸いです。正しいものを改めてお送りいたします。
- 大変恐れ入りますが、最新のデータをお送りいたしますので、以前のものは破棄してくださいますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
- 先ほどのメールにつきまして、誤って送信したものが含まれておりました。お手数ですが、該当のファイルを破棄していただければと存じます。どうぞよろしくお願いいたします。
- 情報管理の観点から、過去にお送りした資料につきましては、破棄をお願いいたします。新しい資料をご用意しておりますので、そちらをご確認くださいませ。
- 先日のご連絡に関しまして、古いデータが含まれていたため、最新版をご送付いたします。恐れ入りますが、以前のデータは破棄していただけますようお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
メールのはじめに添える丁寧な挨拶
- いつもお世話になっております。先日お送りいたしました件につきまして、ご案内がございますので、ご連絡差し上げました。
- お忙しいところ失礼いたします。先ほどお送りした内容について、確認していただきたく、ご連絡申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。本日は、ご案内した資料に関しまして、お願いがあり、ご連絡を差し上げました。
- 先日はご対応いただき、誠にありがとうございました。本日は、その際にお送りした資料について、ご案内させていただきたく、ご連絡いたしました。
- いつもお世話になっております。先ほどのメールに関しまして、補足のご案内がございますので、恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
メールの最後に添える丁寧な挨拶
- お手数をおかけいたしますが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
- ご確認いただきありがとうございます。引き続き、よろしくお願いいたします。何かございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。
- ご迷惑をおかけし申し訳ございません。お手数ですが、ご対応のほどお願い申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。引き続き、お世話になりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
相手に配慮しながらお願いする例文
柔らかい伝え方で、相手に負担をかけずにお願いする
- 先ほどのご連絡につきまして、誤りがございましたので、大変恐縮ですが、該当のファイルを破棄していただけますでしょうか。改めて正しい資料をお送りいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
- 先日お送りしたデータにつきまして、新しいバージョンをご用意いたしました。お手数をおかけいたしますが、以前のデータは破棄していただきますようお願い申し上げます。
- こちらの資料は最新の内容ではないため、お手数ですが破棄していただけますと助かります。ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。
- 情報の管理の都合上、以前お送りした書類の破棄をお願いできればと存じます。新しい資料をお送りしますので、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
- 先ほどのメールに含まれていた添付資料ですが、誤りがございましたので、破棄していただけますでしょうか。混乱を招いてしまい申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。
注意しないといけない状況は？
この言葉を使うときには、相手の気持ちや状況を考えて伝えることが大切です。特に、相手が重要な情報として扱っている場合や、すぐに削除できない場合もあるため、理由を明確に説明しながらお願いすることが重要です。
また、機密情報に関わる場合には、単に「破棄してください」と伝えるのではなく、「情報管理の観点から、不要になったデータは削除いただきますようお願いいたします」といった形で、理由を添えて伝えると、相手も納得しやすくなります。
相手が安心して対応できるよう、伝え方を工夫することで、より円滑なやり取りができるようになります。
目上の方へ「破棄してくださいますようお願い致します」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
お礼と経緯を丁寧に伝えつつ処分をお願いする文章
このたび、以前お渡しした資料の件でご連絡申し上げます。まずは日頃よりご指導いただき、誠にありがとうございます。常日頃から助言をいただくことで、私どもの業務や企画内容が大きく進展しております。先日お渡しした書類につきましては、検討いただいたうえで一部修正の必要性が判明しました。しかしながら、当初の資料では改訂すべき点が多岐にわたり、内容自体が古くなってしまいました。そこで、改めて新しい書類を作成し直し、ご説明を差し上げる段取りを整えたいと考えております。
つきましては、先にお渡しした書類に関しては、お手数をおかけして申し訳ございませんが、差し替えの都合上、今後使用しないものとなりました。大変恐縮ではございますが、もしお手元に保管されているようでしたら、情報保護の観点からも、安全かつ速やかに破棄してくださいますようお願い申し上げます。お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒ご理解とご協力をいただけますと幸いです。
お手数ばかりおかけいたしますが、私どもの未熟な点を今後もご指導賜りたく存じます。今後ともご厚誼のほどよろしくお願いいたします。
今後の修正版送付に伴って廃棄を求める文章
先日は貴重なお時間を頂戴し、弊社の企画案に関する書類に目を通していただき、心より感謝申し上げます。ご多忙の折にもかかわらず、詳細にわたり検討いただきましたことは、私どもにとって大変励みとなっております。その後、社内で再検討を行った結果、内容を全面的に見直したうえで修正版を改めてご提示する運びとなりました。
そこで恐縮ではございますが、先日お渡しした旧バージョンの書類は、情報の齟齬や混乱を避けるためにも、保管せず破棄してくださいますようお願い申し上げます。すでにそちらにご用意いただいたコメントやご提案は、こちらで別途記録しておりますので、ご安心ください。今後お送りする修正版には、これまでいただいたご意見を反映させ、より分かりやすい形にまとめております。
何かご不明点や追加でご指導いただく点がございましたら、お手数ですがいつでもお知らせいただければ幸いです。より良い資料作成を目指して努力を重ねてまいりますので、引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。
本来の用途がなくなった資料の削除をお願いする文章
先日はわざわざお時間を割いて、弊社の試作品に関する書類をご覧いただき、ありがとうございました。お忙しいなか、具体的な助言を賜り、私ども一同心強く感じております。あの後、プロジェクトの方向性が大きく変わり、当初の書類に基づく構想が事実上取り下げとなりました。結果、先日お見せした書類の内容が現行方針と大きくかけ離れたものとなってしまった次第です。
つきましては、先日お渡しした書類は今後の方針決定には使わない見込みですので、大変お手数ではございますが、混乱や情報漏洩を防ぐため、速やかに破棄してくださいますようお願い申し上げます。もし保存が必要な点などありましたら、あらためて現行の企画に即した書類をお渡しできるよう手配いたします。
何かご不明な点や疑問などがございましたら、ご遠慮なくお知らせください。今後もご指導を仰ぎながら、より良い方向へと検討を続けてまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。
取扱いが厳密なデータの廃棄をお願いする文章
このたびは、弊社の情報管理に関してご助言いただき、心より感謝申し上げます。以前ご説明のためにお渡しした資料に含まれるデータについて、改めて精査を行いました結果、契約上の保護対象に該当する項目が一部含まれていることが分かりました。内部確認を進めた結果、最新のセキュリティ基準を順守するには、当該資料を外部に保管し続けることが望ましくないとの結論に至っております。
そこで恐縮ですが、先日ご覧いただいた書類につきましては、現時点での利用価値を失っておりますので、今後の誤用を防ぐためにも、破棄してくださいますようお願い申し上げます。こちらの不手際により、わざわざ資料を保管していただいている状況となり、大変恐縮に存じます。何か追加の確認や再送が必要であれば、すぐに対応いたしますので遠慮なくご用命ください。
引き続き皆様のご指導を賜りながら、より堅牢な情報管理体制を整えてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
旧版マニュアルの廃棄を依頼する文章
先日は、弊社製品の取り扱いに関する旧版マニュアルをご確認いただきまして、ありがとうございました。あの後、製品自体に改良を加えることが決定し、操作手順や仕様も変更されることになりました。そこで旧版マニュアルの内容が現行の実態にそぐわなくなり、新たに改定版を作成しているところです。
大変お手数ですが、現段階では旧版マニュアルに記載されている情報を利用されると誤操作を招くおそれがあるため、旧版の書類をお手元に保管していただく必要がございません。そのため、恐れ入りますが、これまでお渡しした旧版マニュアルは破棄してくださいますようお願い申し上げます。改定版が完成し次第、早急にお届けいたしますので、最新情報にて安心して製品をご使用いただければと考えております。
何か疑問点やご要望などございましたら、いつでもお声掛けください。ご協力に深く感謝申し上げますとともに、引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。
提案書のバージョン差し替えに伴う廃棄を依頼する文章
先日は弊社の提案書に関して、具体的なアドバイスをいただきありがとうございます。あらためて内容を検討した結果、抜本的に組み直す必要があると判断し、新しい方針で再作成を進めております。そこで、以前提出しました提案書に関しては、すでに最新バージョンと大幅に異なる記載が多く、誤解を招く恐れがあるため、今後はご参照いただく必要がございません。
そのため、恐れ入りますが、以前お渡しした提案書は破棄してくださいますようお願い申し上げます。最新バージョンは近日中にお送りしますので、改めてご意見をお聞かせいただけますと幸いです。お忙しい中ご面倒をお掛けしますが、何卒ご協力をお願いいたします。
今後とも変わらぬご指導とご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願いいたします。新しい提案の準備が整い次第、またご連絡いたします。
上申資料の差し替えにより古い資料の破棄を依頼する文章
以前ご覧いただきました上申資料に関して、急ぎお目通しをいただきありがとうございました。短期間でのご対応を頂戴したこと、心から感謝申し上げます。その後、経営層からのフィードバックを受け、一部内容に修正が必要になりました。とりわけ売上予測とそれに伴うリスクヘッジの部分について、新しい市場データが手に入り、当初の試算とは大きく異なる結果となっております。
そこで、先日お渡しした上申資料は現状に合わなくなり、混乱を防止するためにも、可能であれば早めに破棄していただきたい所存です。新たに作成した資料は、より正確なデータと具体的な対応策を盛り込んでおり、近日中に改めてご説明の機会を頂戴したく考えております。差し替えに伴いお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
いつも貴重なご指導をいただき、誠にありがとうございます。修正版の準備ができ次第、迅速にお持ちいたしますので、その際に引き続きご助言いただけますと幸いです。
2.取引先の企業へ「破棄してくださいますようお願い致します」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
取り扱い注意のデータを含む資料について削除を依頼する文章
このたびは、弊社の商品企画案についてご協力いただきありがとうございます。先日お送りした資料には、一部機密性の高いデータが含まれている旨をお伝えしておりましたが、後日社内精査を行ったところ、契約上の取り扱いに制限がある情報が追加で判明いたしました。誤って利用されると混乱が生じる恐れもあるため、誠に恐縮ではございますが、お送りした資料のデータは今後の参照を控えていただき、破棄してくださいますようお願い申し上げます。
弊社内では改訂版の資料を作成中で、今回問題となった機密情報を分離し、改めて必要な範囲のみ提示できるよう整備しております。もし再度ご確認いただく際は、近く新たな資料を送付いたしますので、そちらをご利用いただきたく存じます。お忙しい中お手数をおかけして申し訳ありませんが、安全管理と適切な運用の観点から、どうぞご理解とご協力をお願いいたします。
今後とも末永く良好な協力関係を築いていきたいと考えておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。ご質問やご不明点がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。
納品後に仕様変更があった場合の書類破棄を依頼する文章
平素より大変お世話になっております。以前納品した部材の仕様を確認いただくために、弊社から詳細書類をお送りしましたが、その後開発部門で追加の要件が出されたため、製品仕様そのものを大きく変更する必要が出てまいりました。これに伴い、先にお渡しした書類と実際の最終仕様の間に差異が生じております。
つきましては、旧仕様に基づく書類は誤解を招く可能性があるため、混在を避けるべく破棄してくださいますようお願いいたします。追って、新しい仕様を反映した正式書類をお送りいたしますので、そちらを参照いただけますと幸いです。お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします。
今後とも円滑な取引を続けていくうえで、何かお気づきの点やご要望などございましたら、いつでもお申し付けください。これからもどうぞよろしくお願い申し上げます。
誤って送付したファイルの廃棄をお願いする文章
先日は弊社新商品のデザイン資料について、早々にご意見をいただきありがとうございます。大変申し訳ないのですが、先ほどお送りしたファイルのうち、誤って社内限定のドラフト版を含めてしまった可能性が判明いたしました。このドラフト版には確定していないロゴ案やキャッチコピーが盛り込まれており、公に共有する段階に至っていない情報が含まれております。
つきましては、誠に勝手ながら誤送付したドラフト版のファイルにつきましては使用せず、破棄してくださいますようお願い申し上げます。正式に確認済みの資料はすでにお送り済みのものになりますので、今後はそちらを基にご意見いただければ幸いです。お手数をおかけし大変恐縮ですが、情報管理の都合上、何卒ご協力をお願いいたします。
貴社との連携を深めるうえで、このような不手際が発生したことを心よりお詫び申し上げます。今後は再発防止に向けて、社内共有体制を見直してまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
進捗管理用の資料が不要になった場合の削除依頼
日頃より弊社の業務進行にご協力いただき、誠にありがとうございます。先日までの進捗管理に使用していたExcelファイルにつきまして、プロジェクトの段階移行が決まり、新たな体制で管理を進めることになりました。現行の方法に合わせるため、これまでのファイルでは集計形式が合わず、不備が生じる可能性がございます。
よって大変恐縮ですが、過去にお渡ししていた進捗管理ファイルは最新の情報と一致しない恐れがあるため、もしお手元に保管されているようであれば、混乱を回避するため破棄してくださいますようお願いいたします。改めて最新フォーマットをお送りいたしますので、今後はそちらをご利用いただきたく存じます。
本プロジェクトの円滑な完遂を目指し、より良い連携を築いてまいりたいと考えております。不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
不要となった製品パンフレットの処分を依頼する文章
いつも弊社の製品をご検討いただき、ありがとうございます。先にお送りした製品パンフレットですが、製造部門からの改良提案が急遽承認され、製品の仕様が一部変更されることになりました。そのため、従来版のパンフレットに記載されている仕様が現状と異なる内容となってしまいました。
誠に申し訳ございませんが、改めて新仕様を反映したパンフレットを近日中にお届けいたしますので、それまでの間、旧版パンフレットは破棄してくださいますようお願い申し上げます。もしすでにお客様に配布された分がございましたら、念のため不正確な情報が含まれる可能性をご説明いただけると幸いです。
今後とも御社との関係を大切に考えておりますので、何かご要望や懸念点などありましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。より正確な情報提供に努めてまいります。
取引終了に伴う書類の廃棄を依頼する文章
長きにわたりお取引いただき、誠にありがとうございました。このたび、特定プロジェクトの契約期間が終了となりましたので、合わせてお渡しした資料の取り扱いについてご連絡させていただきます。社内規定や機密保持契約に基づき、契約終了後は該当情報を保持し続けないよう求められているため、弊社側も保管分を廃棄する手続きを進めております。
つきましては、誠にお手数ではございますが、御社内に保管されている弊社提供の資料につきましても、すでに不要となる分は破棄してくださいますようお願い申し上げます。万が一、今後の参考に残したい部分がございましたら、改めてご相談ください。適切な範囲での情報提供を検討いたします。
今後も新たな案件でご一緒できる機会がございましたら、ぜひお声掛けいただけますと幸いです。これまでのご厚情に感謝申し上げ、またお力添えをいただける日を楽しみにしております。
3.新規取引先に「破棄してくださいますようお願い致します」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
仕様変更のお知らせと旧資料の削除を願い出る文章
初めまして、先日は弊社と新たにご契約いただき、誠にありがとうございます。早速ですが、当初お渡ししておりました製品仕様の資料につきまして、先日緊急の改良が決定し、内容に大幅な修正が生じました。急ぎ作成した改訂版をお送りしますので、以後はそちらの情報をご参照いただければ幸いです。
恐れ入りますが、旧仕様の資料は誤った情報を含む可能性があるため、混乱を防ぐためにも破棄してくださいますようお願いいたします。初めてのお取引にもかかわらず、早々に手間をかけさせることになり大変申し訳ございません。今後のスムーズなお取引のために、最新情報を共有することを最優先と考えておりますので、ご理解いただけると助かります。
ご質問や追加でご確認いただきたい点などございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。これからも末永くお付き合いできればと願っておりますので、何卒よろしくお願いいたします。
契約前にお渡しした参考資料を処分していただく文章
このたびは弊社との新規契約のご検討を賜り、ありがとうございます。ご契約いただく前にお見せした参考資料について、内容が社内で正式な検証を経ていない試作段階のものが含まれていた可能性がございます。実際に進行が決定したプロジェクトとは異なる方針で作成された部分があり、誤解を招きかねない箇所があると判明いたしました。
そのため、正式な案件として進めるうえでは、当該資料を使い回しされると混乱を生じる恐れがございます。大変お手数ですが、もしその資料をお手元に残していらっしゃる場合は、破棄してくださいますようお願い申し上げます。新たに確定版の資料を別途お送りいたしますので、そちらをご確認いただければ幸いです。
何かご不明な点や追加情報のご要望がございましたら、ぜひお知らせください。まだ始まったばかりのお取引ではありますが、今後とも円滑な連携を図りながら一緒にプロジェクトを進められればと考えております。どうぞよろしくお願いいたします。
機密保持契約を締結した後に古い書類の廃棄を依頼する文章
このたび、機密保持契約を正式に締結いただき、ありがとうございます。契約手続き前にご参考としてお渡しした資料について、改めて精査したところ、一部古いデータが混在していることが判明しました。その内容は、現在の企画立案には沿わない情報となっておりますうえ、扱いづらいフォーマットになっており、誤解を招く恐れがあります。
そこで申し訳ありませんが、もしその古い資料をお手元に保管されていましたら、破棄してくださいますようお願いいたします。新しい契約条件に基づいて整理した最新データを、追ってご連絡いたします。ご足労をおかけしますが、安全かつ効率的に進めるための措置として、ご理解いただけますと幸いです。
今後のやりとりにおいては、最新の契約内容と機密保護の観点を厳守しつつ、スムーズに情報を共有してまいります。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
新商品開発の試案を下げる際に前案の書類廃棄を願う文章
はじめまして、このたびは弊社と新たな連携の機会をいただき、大変うれしく思っております。先日お渡しした新商品開発の試案に関する書類ですが、内部検討の結果、市場調査で得られた新たなデータに基づき、開発コンセプトを見直すことが決定しました。従来案は根本的に方向が変わるため、引き続き参考資料として保持いただく必要がないと判断しております。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、先日の書類は新方針の立案には適していない情報が散在しておりますので、破棄してくださいますようお願いいたします。改めて練り直した開発案をお伝えする際には、最新の市場動向と合わせた形で提出を予定しておりますので、その際にぜひご意見をいただきたく存じます。
今回が初めてのお取引となりますゆえ、情報共有に混乱を招かないためにも、私どもとしても最新の資料を明確に一本化する方針です。今後ともよろしくお願いいたします。何かご不明点やご要望があれば、いつでもご連絡ください。
契約前提の打ち合わせ用メモを廃棄してもらうお願い
このたびは、弊社との取引開始に向けたお打ち合わせにご足労いただき、ありがとうございました。検討段階でお見せした簡易メモにつきまして、あれは社内会議用の覚書に近い内容だったため、実際の契約や運用に直接適用するには不十分な点が多く含まれております。そのまま参照されますと、後日誤解が生じる可能性があると感じております。
つきましては恐縮ですが、そのメモについては、正式な書類ではないため参考用としても残さず、破棄してくださいますようお願い申し上げます。後日、最終化した契約案の詳細や、プロジェクト進行に関する確定事項をきちんとまとめた資料を改めてお送りいたしますので、そちらを基にご検討いただければ幸いです。
初めてのお取引ゆえ慎重に進めてまいりたいと考えておりますので、ご面倒をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。気になる点などございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
プレゼンテーション用の初期スライドを処分していただく文章
お忙しい中、弊社のプレゼン資料をご覧くださり誠にありがとうございます。今回初めてのお取引として、ご検討いただくために送付したスライドのうち、初期構想段階で作成したものが含まれておりました。改めて精査したところ、現在の最終案とは異なる情報が多く盛り込まれており、進捗に合わせて随所で手直しを加える必要があると判明いたしました。
誤ったイメージを抱かれないためにも、初期スライドについてはお手元での保管を継続せず、破棄してくださいますようお願いいたします。新たに修正を反映したスライドは追ってお送りいたしますので、そちらを最終的な検討資料としてご覧いただければ幸いです。初期段階の不完全な情報をお見せしてしまったこと、大変失礼いたしました。
今後はより正確な資料作りに注力し、混乱を招かないよう配慮してまいります。引き続き前向きにご検討いただけますよう、よろしくお願いいたします。
4.顧客・お客様へ「破棄してくださいますようお願い致します」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
誤情報を含む製品カタログの処分を依頼する文章
このたびは、弊社製品のカタログをご覧いただきありがとうございます。お忙しい中お時間を割いていただいたにもかかわらず、実は先日ご覧いただいたカタログの一部に誤情報が含まれていることが判明いたしました。具体的には、機能一覧の箇所で実際には搭載されていないオプションが記載されており、混乱を招く恐れがございます。
そのため、大変勝手ではございますが、もしお手元にカタログを保管されていましたら、混同を避けるために破棄してくださいますようお願いいたします。正確な仕様を反映した新しいカタログをただいま作成中でして、整い次第早急にお届けいたしますので、そちらをご参照いただければと存じます。
今後は情報の確認体制を一層強化し、再発防止に努めてまいります。何かご不明点やご質問がおありでしたら、いつでもお問い合わせください。引き続きよろしくお願いいたします。
新作案内メールの誤送付に伴う資料破棄をお願いする文章
先日は弊社ニュースレターにご登録いただき、誠にありがとうございます。今回、新作商品のご案内メールを一斉送信した際、一部のお客様に対しては誤って異なる商品の情報が記載された資料を添付してしまいました。大変申し訳ございません。添付資料の内容は最終確認が完了しておらず、表記や価格が実際と異なる恐れがございます。
つきましては、ご迷惑をおかけしますが、もし誤って受信されたメールに添付された資料をダウンロードされている場合は、破棄してくださいますようお願いいたします。正式に校正済みの資料をあらためてお送りいたしますので、正しい情報をそちらでご確認いただければ幸いです。
今回の誤送付につきまして、深くお詫び申し上げますとともに、今後はチェック体制を強化し、再び同様のミスが起きぬよう努めてまいります。何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
間違ったマニュアルをお送りした際のお願い
このたびは、弊社製品をお買い上げいただきありがとうございます。商品とともにお送りしたマニュアルに関して、印刷手配の段階で在庫を取り違えてしまい、古いバージョンを同梱してお送りしていた可能性があることが分かりました。古いバージョンのマニュアルには、一部誤った操作手順が含まれており、お客様にご不便をおかけする恐れがございます。
大変お手数ですが、もし古いバージョンのマニュアルがお手元にございましたら、混乱を避けるため、破棄してくださいますようお願いいたします。新しいバージョンのマニュアルは別途郵送にてお送りさせていただきますので、そちらの記載内容をご確認いただければ安心してご利用いただけます。
万一、ご不明な点などございましたら、弊社サポート窓口までお気軽にお問い合わせください。引き続き弊社製品を末永くご愛用いただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。
修理案内の誤った日程情報を破棄してもらう文章
このたびは弊社カスタマーセンターをご利用いただき、ありがとうございます。修理受付の際にお渡ししたご案内用紙に記載している日程情報に、一部不備が判明いたしました。本来の修理完了予定日よりも早い日付が印刷されており、実際の対応日時と異なるため、誤解を招く可能性がございます。
つきましては、もしそのご案内用紙を大切に保管されているお客様には申し訳ないのですが、誠に勝手ながら破棄してくださいますようお願いいたします。改めて正しい修理完了予定日を記載した用紙をお送りいたしますので、そちらをご参照いただければ幸いです。
お客様にはご不安を与えるような誤りとなり、重ねてお詫び申し上げます。今後とも快適なサポートを提供できるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
販売終了商品の価格リストを破棄していただく文章
平素より弊社商品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。以前お渡しした価格リストの中に、すでに生産や販売が終了している商品が掲載されたままになっていることが分かりました。誠に申し訳ございませんが、これらの商品は現在お取り扱いできない状況ですので、現行の販売ラインナップとは異なるため混乱を招く恐れがございます。
つきましては、旧版の価格リストにつきましては情報が古くなっておりますので、恐れ入りますが破棄してくださいますようお願い申し上げます。代わりに最新のリストをお送りいたしますので、今後はそちらをご参考いただけますと幸いです。お客様の誤解を招く可能性があったことを深くお詫びいたします。
常に正確な情報をお届けするよう細心の注意を払ってまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。ご不明な点やご要望などございましたら、いつでもお問い合わせください。
キャンセルになったサービス案内のチラシ処分をお願いする文章
いつも弊社サービスにご興味をお寄せいただき、ありがとうございます。先日お送りしたチラシにてご紹介していた新サービスですが、諸事情により急遽リリースを見合わせることになりました。そのため、チラシに記載されていた日時や料金プランは現時点で無効となり、お客様を混乱させかねない状況です。
大変ご迷惑をおかけしますが、もしお手元にチラシを保管されている場合は、ご利用にならないよう破棄してくださいますようお願いいたします。今後、サービス提供の目処が立ち次第、改めて正確な情報をお知らせいたしますので、引き続き興味を持っていただければ幸いです。
このたびの突然の変更により、ご期待に添えず申し訳ございません。さらなる企画や改善を重ねて、より満足度の高いサービスをお届けできるよう努めてまいります。何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
注文誤記載の用紙を破棄してもらうお願い
このたびは弊社オンラインショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。先日発送時に同梱した納品書につきまして、商品名と数量の一部に誤記載があったことが判明いたしました。実際にお届けした商品内容とは合致しない記載となっており、大変混乱を招く恐れがございます。
つきましては、先にお手元に届いた納品書には誤りが含まれますので、破棄してくださいますようお願いいたします。新しい正しい納品書を追って郵送にてお送りいたしますので、今後はそちらを正式な書類としてご確認ください。ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
今後は社内の確認体制をより厳格にし、再発防止に努めてまいります。もし商品の内容や数量についてご不安な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。今後ともよろしくお願いいたします。
5.社内メールで「破棄してくださいますようお願い致します」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
誤送信した社内連絡資料を削除してもらう文章
各位
お疲れさまです。先ほど一斉送信した連絡メールに、企画部が使用中の下書き資料を誤って添付してしまいました。まだ調整段階の情報が多く含まれており、正式に公開するには不適切な内容となっております。混乱を招かないよう、該当の資料を開かずに破棄していただければ幸いです。万一すでにダウンロードされていた場合も、そのまま削除していただきますようお願いいたします。
改めて、正式な連絡事項は別途送付いたします。ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。今後は添付資料の確認を徹底し、誤送信を防ぐよう努めてまいります。何卒ご協力をお願いいたします。
旧ルールから新ルールへ移行時の書類処分をお願いする文章
総務部より連絡です。今回の就業規則改訂に伴い、以前配布していた旧規則に基づくガイドラインを廃止といたします。内容に相違があるため、継続して保管していると混同が生じる恐れがあります。大変お手数ですが、旧規則のガイドライン文書をお持ちの方は、早めに破棄していただきますようお願いいたします。
今後は新規則に沿ったガイドラインを共有フォルダに置いておりますので、必要に応じてダウンロードしてご確認ください。社内全体で情報を統一し、トラブルを防止するためにも、ご協力のほどよろしくお願いいたします。なにか不明点や質問がありましたら、総務部までお問い合わせください。
ダブルチェック前の未確定データを廃棄してもらう文章
経理課よりお知らせします。先ほど配布した決算用の試算表ですが、上長のダブルチェックが未完了の段階で配信してしまいました。まだ数値に修正が入る見込みがあるため、現時点で参照いただくと誤った金額を把握してしまう恐れがあります。従いまして、お手数をおかけしますが、先に送信したファイルは破棄してくださいますようお願いいたします。
確定版は各部署から最終報告が集まり次第、改めてお送りいたします。混乱を招く形となり、申し訳ありません。今後は配信手順の見直しを実施し、再発防止に努めます。引き続きよろしくお願いいたします。
社内プロジェクトの旧計画書を捨ててほしい旨を伝える文章
プロジェクト事務局です。先日お配りした計画書に関して、上層部の承認を得た後に内容をかなり修正することになりました。旧計画書を参考にされると作業やスケジュールが食い違うため、プロジェクトメンバーの皆さんには混乱を回避していただくためにも、旧計画書は破棄していただきますようお願いします。
追って、新しい計画書をプロジェクト共有フォルダにアップロードいたしますので、そちらを基にタスクなどを進めてください。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。疑問があれば遠慮なく連絡してください。
誤った手順書を配布してしまった際の通知
開発部門よりお知らせです。先週共有した手順書の一部に誤記があり、実際の作業手順と食い違う箇所が含まれておりました。修正した最新版をすでにフォルダにアップロードいたしましたので、今後はそちらをご参照ください。旧バージョンの手順書は誤操作を誘発する恐れがありますため、速やかに破棄していただくようお願いいたします。
もし旧バージョンをすでに印刷されている場合は、お手数ですが廃棄のうえ、新たに最新版を印刷してご使用いただけると助かります。業務の効率化を図るためにも、皆様のご協力をお願い申し上げます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
社内報の誤植が含まれる号の処分を依頼する文章
広報室からの連絡です。先日配布いたしました社内報に、重大な誤植が見つかりました。掲載されている人事異動の箇所に、当事者のお名前および部署を取り違えて印刷している部分があり、正確な情報をお伝えできておりません。こちらの社内報につきましては、該当部分の修正が完了した版を再印刷して配布いたしますので、お手持ちの号は破棄していただけますようお願いいたします。
社員の皆様には混乱や誤解を与える恐れがあるため、大変恐縮ではございますが、ご理解とご協力をお願いいたします。改訂版が完成次第、速やかにお届けしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
旧作業マニュアルを保管しないよう求めるメール
各部署の皆様にご案内します。社内作業マニュアルの統合に伴い、従来使用していた細分化されたマニュアルをすべて破棄していただきたく、ご連絡差し上げます。新しい統合版マニュアルは、部門間で重複する項目を整理し、最新の規定に合わせてまとめてあります。旧マニュアルを残していると手順ミスの原因になる恐れがあるため、ご注意ください。
すでに統合版マニュアルは社内ポータルの「マニュアル」セクションにアップロード済みです。今後は必ずそちらの内容をご確認くださいますようお願いいたします。何か不明点や追加修正の要望がありましたら、マニュアル作成チームまでお寄せください。
6.「破棄してくださいますようお願い致します」を使用する際の注意点、まとめ
- 相手に誤解を与えないために、なぜ処分をお願いするのかを明確に説明する。不要や誤情報が含まれている事情が伝わるほど、相手も理解しやすい。
- なるべく具体的に「旧版の〇〇は使わないでほしい」「混乱を避けるために廃棄が望ましい」など、相手が実際にどう動けば良いかを示す。
- 恐縮の意を表しながら依頼することが大切。手間を取らせる点を踏まえて、相手への配慮やお詑びの気持ちを必ず盛り込み、失礼のないように留意する。
- 代替資料や修正版をすでに用意している場合は、その旨をあらかじめ伝えておく。使用する側の不安を取り除くため、新しい資料が準備できていることが伝われば、相手もスムーズに処分に応じやすい。
- ビジネスメールで伝える際は、敬語表現に加えて相手との関係性に合った文面を工夫する。社内の場合は簡潔にまとめつつも、丁寧さを失わないよう注意する。外部の場合はより丁寧さを心掛け、相手の手間や状況に配慮した表現にする。
- データ管理や情報保護の観点から破棄をお願いする場合は、契約内容や守秘義務に関係する旨を付記すると相手の理解が深まりやすい。取り扱いを誤るとトラブルにつながる可能性がある点も明記しておくと、説得力が高まる。
- 相手から再確認や不明点について問い合わせが来る可能性を考慮し、連絡先や窓口を明示することも重要。手戻りや行き違いを防ぐためにも、最後まで責任をもって対応する姿勢を示すことが大切。
