問い合わせが来たが担当者が休みを敬語で伝えたい|メール例文と書き方
- 担当者が休みであることを丁寧に伝える表現を使用する。
- 「現在、担当者がお休みをいただいております」などの柔らかい言い回しを心掛ける。
- 休みの理由に深入りせず、相手に失礼のない表現を選ぶ。
- 別の対応可能な担当者がいる場合は、その旨を明確に伝える。
- 対応可能な日程が分かる場合、具体的な復帰予定を添える。
- メールやLINEの例文は、丁寧かつすぐに使える文章を意識して作成する。
メールで「担当者が休みであることを丁寧に伝える例文」
件名：お問い合わせの件について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇（会社名または部署名）の〇〇（自分の名前）でございます。 このたびはお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。 ご連絡いただきました件につきまして、担当の〇〇は現在休暇をいただいており、〇月〇日（〇曜日）に復帰する予定でございます。お急ぎの場合は、代わりに私が対応させていただきますので、遠慮なくお申し付けください。 担当者復帰後、速やかに確認しご連絡申し上げますが、それまでの間、ご不明点などございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前） 〇〇（会社名または部署名）
電話対応で「担当者が休みであることを伝える例文」
お電話ありがとうございます。〇〇（会社名または部署名）の〇〇（自分の名前）でございます。 このたびはお問い合わせいただきありがとうございます。あいにく担当の〇〇は本日お休みをいただいており、〇月〇日（〇曜日）に復帰予定でございます。 お急ぎの場合は、私〇〇が代わりに対応させていただきますので、ご要件をお伺いしてもよろしいでしょうか。 担当者復帰後に改めて確認の上、ご連絡差し上げることも可能でございます。ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
LINEやチャットで「担当者が休みであることを伝える例文」
〇〇様 お問い合わせいただきありがとうございます。〇〇（会社名または部署名）の〇〇（自分の名前）です。 担当の〇〇は現在お休みをいただいており、復帰は〇月〇日（〇曜日）を予定しております。お急ぎの件がございましたら、私が対応させていただきますので、遠慮なくお知らせください。 担当者復帰後、確認の上で改めてご連絡させていただくことも可能です。どうぞよろしくお願い申し上げます。
「担当者が休みであることを説明しつつフォローを約束する例文」
件名：お問い合わせの件について 〇〇様 お世話になっております。〇〇（会社名または部署名）の〇〇（自分の名前）でございます。 このたびはお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。あいにく担当の〇〇は本日お休みをいただいておりますが、〇月〇日（〇曜日）には復帰予定でございます。 お急ぎの場合は、代わりに私が対応いたしますので、どうぞご用件をお知らせください。担当者に直接ご確認が必要な場合は、復帰後すぐに対応させていただきます。 ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇（自分の名前）
担当者不在と代替対応を丁寧に伝える例文
件名：お問い合わせについて 〇〇様 いつもお世話になっております。お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は現在休暇をいただいておりますが、復帰予定は〇月〇日（〇曜日）でございます。それまでの間、私が代わりに対応させていただきますので、お気軽にお申し付けください。 担当者復帰後、迅速に確認の上ご連絡を差し上げます。ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
担当者の復帰予定を明示した例文
件名：お問い合わせのご返答について 〇〇様 お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 現在、担当の〇〇はお休みをいただいておりますが、〇月〇日（〇曜日）に復帰予定でございます。お急ぎの内容がございましたら、私が対応させていただきます。どうぞご遠慮なくお知らせください。 担当者が戻り次第、詳細を確認のうえ改めてご連絡申し上げます。ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
代替対応と迅速なフォローを約束する例文
件名：お問い合わせの件について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。お問い合わせありがとうございます。 担当の〇〇は現在お休みをいただいておりますが、必要に応じて私が対応させていただきます。また、担当者復帰後には速やかに確認を進め、改めてご連絡を差し上げるよう手配いたします。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。ご要件がございましたら、いつでもお気軽にお知らせください。
対応可能な事項を明確に伝える例文
件名：お問い合わせについてのご連絡 〇〇様 このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は本日お休みをいただいておりますが、急ぎの内容やご相談につきましては、私が対応させていただきます。どうぞ遠慮なくお申し付けください。担当者が対応すべき事項に関しては、復帰後に速やかに確認のうえ、ご連絡申し上げます。 ご不便をおかけすることになり、大変申し訳ございません。よろしくお願い申し上げます。
感謝を込めて丁寧に代替対応を伝える例文
件名：お問い合わせの件 〇〇様 いつも大変お世話になっております。このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は現在休暇中で、〇月〇日（〇曜日）に復帰予定でございます。お急ぎの場合やお困りの点がございましたら、私が代わりに対応させていただきますので、ご安心ください。 担当者復帰後、速やかに内容を確認のうえ、改めてご連絡を差し上げるよう努めます。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
担当者の不在と代替案を提案する例文
件名：お問い合わせの件について 〇〇様 いつもお世話になっております。このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は現在休暇をいただいておりますが、〇月〇日（〇曜日）には復帰予定でございます。お急ぎの件で対応が必要な場合、社内で確認のうえ、代わりの者が迅速に対応させていただきますので、詳細をお知らせいただけますと幸いです。 また、復帰後すぐに担当者本人が確認することも可能です。対応が遅れることなく進められるよう最善を尽くしてまいりますので、どうぞご安心ください。ご不明点などございましたら、何なりとお申し付けください。 ご迷惑をおかけしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
代わりの担当者を案内する例文
件名：お問い合わせへの対応について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は本日お休みをいただいておりますが、お急ぎの件がございましたら、私または〇〇（代替担当者名）が対応させていただきます。対応が必要な内容をお知らせいただけましたら、速やかにご連絡を差し上げます。 なお、担当者復帰後には改めて確認のうえ、フォローアップさせていただきます。万全の対応を心掛けてまいりますので、どうぞご安心くださいませ。 引き続きよろしくお願い申し上げます。
具体的な対応手順を示した例文
件名：お問い合わせに関するご案内 〇〇様 いつもお世話になっております。このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇が現在休暇中のため、〇月〇日（〇曜日）まで不在となっております。お急ぎの案件の場合は、私が代わりに対応を進めさせていただきます。また、内容に応じて、適任のスタッフを手配させていただきますので、ご安心ください。 ご希望のスケジュールや対応事項について、詳細をお知らせいただけますと助かります。復帰後には担当者が速やかに対応を引き継ぎますので、何かご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。 よろしくお願い申し上げます。
緊急時の対応を前提とした例文
件名：お問い合わせへの緊急対応について 〇〇様 平素より大変お世話になっております。このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は現在休暇中でございますが、内容が急を要する場合、私または〇〇（代替担当者名）が対応させていただきますので、詳細をご連絡いただけますと幸いです。必要に応じて、社内で情報を共有し、迅速な対応を心掛けてまいります。 なお、担当者復帰後は速やかに確認を行い、追加対応やフォローアップをいたします。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
お客様の都合を最優先にした例文
件名：お問い合わせの件について 〇〇様 いつもお世話になっております。このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の〇〇は現在休暇をいただいており、〇月〇日（〇曜日）に復帰予定でございます。お客様のご都合やご要望を最優先に考え、対応方法を柔軟に調整いたします。必要に応じて、私または他の担当者が迅速に対応させていただきます。 対応内容やご希望がございましたら、何なりとお知らせください。復帰後には担当者自身が状況を確認し、引き続き対応を進めさせていただきますので、ご安心ください。 ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
