アルバイト・パート|忌引きによるシフト変更のお願いメール例文・依頼時の注意点

アルバイト・パート|忌引きによるシフト変更のお願いメール例文・依頼時の注意点

アルバイトやパートとして働いていると、人生には予期せぬ出来事が起こり、どうしてもシフトの変更をお願いしなければならない状況に直面することがあります。特に忌引きは、ご家族の不幸という非常にデリケートな状況であり、会社や店舗にスムーズに理解と協力を仰ぎ、心おきなく故人を悼む時間を得られるよう、適切な対応が求められます。

忌引きとは何か？まずは会社・店舗の「慶弔休暇制度」を確認しよう

忌引きとは、親族が亡くなった際に、喪に服し、葬儀の準備や参列、法要などの手続きを行うために仕事を休むことを指します。多くの企業や店舗では、福利厚生の一環として「慶弔休暇（忌引き休暇）」という制度を設けています。この制度を利用することで、有給休暇を消費することなく、必要な休みを取得できる場合があります。

シフト変更をお願いする前に、まずご自身の勤務先の忌引きに関するルールを正確に把握することが極めて重要です。

確認すべきポイント

忌引き休暇制度の有無と詳細:

• そもそも忌引き休暇制度があるのか、それとも有給休暇や欠勤扱いになるのかを確認しましょう。
• 制度がある場合、故人との続柄（配偶者、父母、子、祖父母、兄弟姉妹など）によって取得できる日数が定められていることがほとんどです。例えば、「配偶者の場合は10日間、実父母の場合は7日間、祖父母の場合は3日間」といった具体的な日数が明記されているはずです。
• 具体例: 「もし、あなたの勤務先の就業規則に『配偶者：10日、二親等以内の親族：5日、三親等以内の親族：3日』と記載されていれば、祖父の場合は多くの場合『二親等以内の親族』に該当し、5日間の忌引き休暇が取得できる可能性があります。」

申請方法と連絡先:

• 忌引き休暇の申請は、誰に、どのような方法（口頭、書面、システム入力など）で行う必要があるのかを確認します。
• 直属の上司、シフト担当者、人事部など、連絡すべき部署や担当者を明確にしておきましょう。
• 具体例: 「勤務先が少人数の個人店であれば、店長に直接口頭で伝えるのが最優先でしょう。一方、大手のチェーン店であれば、まずは店長に電話で連絡し、その後、決められた申請書を提出したり、社内システムに入力したりする流れになるかもしれません。」

必要書類の有無:

• 忌引き休暇取得の際に、死亡診断書のコピー、会葬礼状、訃報の連絡文書など、証明書類の提出が求められる場合があります。事前に把握しておけば、慌てずに準備できます。
• 具体例: 「葬儀後も慌ただしいことが多いため、事前に必要書類が分かっていれば、葬儀社に死亡診断書のコピーを多めに発行してもらうなど、先手を打って準備できます。」

シフト変更をお願いする際の「連絡手段」と「ベストなタイミング」

忌引きによるシフト変更は、緊急性が高く、かつデリケートな連絡です。適切な手段とタイミングを選ぶことが、円滑な調整の鍵となります。

連絡手段の優先順位

最優先は「電話」での直接連絡:

• 訃報を受けたら、何よりもまず、直属の上司やシフト担当者に電話で直接連絡しましょう。メールやメッセージアプリは、相手がすぐに確認できない可能性があります。
• 電話で簡潔に事情を伝え、休みが必要な期間を共有することが最も重要です。
• 具体例: 「『〇〇さん、夜分遅くに申し訳ありません。アルバイトの〇〇です。大変恐縮なのですが、本日、祖母が亡くなりまして、つきましては〇日から〇日まで、忌引きでお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。』と、まずは落ち着いて要点を伝えましょう。」

メールは「補足的な連絡手段」として活用

• 電話で口頭での連絡を終えた後、改めてメールで詳細を伝えることで、言った言わないのトラブルを防ぎ、書面として記録を残すことができます。
• 上司が多忙で電話に出られない場合でも、留守番電話メッセージを残した後、すぐにメールを送ることで、状況をいち早く伝えることができます。
• 具体例: 「電話で上司が不在だった場合、『〇〇様、先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。アルバイトの〇〇です。この度、祖母が逝去いたしましたため、忌引きのため〇月〇日〜〇月〇日までお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。改めてお電話差し上げます。』といった形で、簡潔に状況を伝えます。」

連絡のベストなタイミング

訃報を受けたら「できるだけ早く」連絡

• 訃報は突然訪れるものです。連絡が早ければ早いほど、会社側も代替人員の手配やシフト調整など、対応する時間的な余裕が生まれます。
• 深夜や早朝など、営業時間外であっても、緊急性を考慮して、連絡手段（電話、メールなど）を使い分けながら、一報を入れましょう。
• 具体例: 「深夜に訃報が入った場合でも、翌朝まで待たずに、まず上司の携帯電話にショートメッセージで『〇〇です。夜分遅くに申し訳ありません。身内に不幸があり、急遽〇月〇日よりお休みをいただきたく、改めて朝一番でご連絡いたします。』と一報入れておくことで、相手も心の準備ができます。」

【メール例文集】忌引きによるシフト変更のお願い（

電話での口頭連絡後、改めて詳細を伝えるためのメールは、冷静かつ簡潔に、しかし必要な情報は漏れなく伝えることが重要です。以下の例文を参考に、ご自身の状況に合わせて適宜修正して使用してください。

例文1：最も一般的なケース（電話連絡済み）

件名：シフト変更のお願い（忌引き）／〇〇（あなたの名前）

〇〇様（上司・シフト担当者の名前）

お疲れ様です。

アルバイトの〇〇です。

先ほどはお電話にて失礼いたしました。

改めてメールにてご連絡させていただきます。

この度、〇月〇日（日付）に、私の祖母が永眠いたしました。

つきましては、大変恐縮ですが、下記期間を忌引きのためお休みをいただきたく、シフトの変更をお願いできますでしょうか。

【お休み希望期間】

〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。

何かございましたら、上記期間中も私の携帯電話（〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）にご連絡いただければと思います。

取り急ぎ、メールにてご連絡いたしました。

氏名：〇〇〇〇

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：XXXXX@XXXXX.com

例文2：担当業務への配慮を示す場合（責任感が伝わる）

件名：忌引きに伴うシフト変更のお願いと業務引き継ぎについて／〇〇（あなたの名前）

〇〇様（上司・シフト担当者の名前）

いつもお世話になっております。

アルバイトの〇〇です。

ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。

この度、〇月〇日に、私の祖父が逝去いたしました。

つきましては、誠に恐縮ですが、下記期間を忌引きでお休みをいただきたく、シフトの変更をお願いできますでしょうか。

【お休み希望期間】

〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）

〇月〇日の〇〇（具体的な業務名、例：レジ締め、品出し、開店準備）の業務につきましては、〇〇さん（同僚の名前）に事情を説明し、引き継ぎをお願いいたしました。また、〇〇の資料（例：日報、発注リスト）は〇〇（具体的な場所、例：レジ下のファイル、事務所のホワイトボード）に置いてありますので、ご確認いただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけし、大変心苦しいのですが、何卒ご理解とご配慮いただけますようお願い申し上げます。

何か緊急のご連絡がございましたら、忌引き期間中も〇〇の携帯電話（〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）にご連絡ください。

恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。

氏名：〇〇〇〇

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：XXXXX@XXXXX.com

例文3：急な連絡で申し訳ない気持ちを強調する場合（緊急性が高い時）

件名：【緊急】忌引きによるシフト変更のお願い／〇〇（あなたの名前）

〇〇様（上司・シフト担当者の名前）

お疲れ様です。

アルバイトの〇〇です。

夜分遅く（または早朝、急なご連絡）に大変申し訳ございません。

先ほど、訃報が入り、本日〇月〇日に私の父が急逝いたしました。

つきましては、大変恐縮ではございますが、急遽、下記期間を忌引きのためお休みをいただきたく、シフトの変更をお願いできますでしょうか。

【お休み希望期間】

本日〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）

突然のことで、店舗にご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。

〇月〇日の〇〇（あなたのシフト時間）の穴を空けてしまい、誠に申し訳ございません。

ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

状況が落ち着き次第、改めてご連絡させていただきます。

氏名：〇〇〇〇

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：XXXXX@XXXXX.com

例文4：葬儀が終わった後の連絡で、事後報告になる場合

件名：忌引き休暇のご報告と本日よりの勤務について／〇〇（あなたの名前）

〇〇様（上司・シフト担当者の名前）

お疲れ様です。

アルバイトの〇〇です。

先日は、急なご連絡にもかかわらず、忌引きでお休みをいただき、誠にありがとうございました。

お陰様で、〇月〇日に執り行われました祖父の葬儀も無事に終えることができました。

本日〇月〇日（〇曜日）より、通常通り勤務させていただきます。

不在の間、ご迷惑をおかけしたことと存じますが、本日より気を引き締めて業務に励みますので、どうぞよろしくお願いいたします。

取り急ぎ、ご報告とお礼を申し上げます。

氏名：〇〇〇〇

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：XXXXX@XXXXX.com

依頼時の「心遣いとマナー」

忌引きというデリケートな状況だからこそ、細やかな配慮とマナーが重要になります。

訃報の詳細は簡潔に

• メールでは、訃報の詳細は必要以上に書かず、簡潔に伝えるに留めましょう。個人的な詳細や感情的な表現は避け、事実を正確に伝えることに徹します。
• 具体例: 「『祖父が亡くなりました』と伝えるだけで十分です。『持病が悪化し、苦しい闘病の末、〇〇で息を引き取りました』といった詳細な描写は避けるべきです。」

「お詫び」と「感謝」の気持ちを明確に伝える:

• 急な休みでシフトに穴を開けてしまうことに対する「お詫び」の気持ちと、理解し、対応してくれることへの「感謝」の気持ちを丁寧に伝えましょう。
• 具体例: 「『ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません』という謝意と、『何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます』という配慮への感謝を伝えることで、相手も気持ちよく対応しやすくなります。」

「代わりの手配」への協力姿勢を示す（無理のない範囲で）

• もし、代わりに入ってくれる同僚が見つかるようであれば、「〇〇さんに相談してみます」「代わりに入れる人を探してみます」といった姿勢を見せることは、責任感の表れとして好印象を与えます。ただし、これは義務ではありませんので、無理は禁物です。ご自身の体調や状況を最優先しましょう。
• 具体例: 「『もし、シフトに入れる方が見つからないようでしたら、私の友人（アルバイト経験者で、お店のルール上認められている場合）に声をかけてみることも可能です。』といった具体的な提案ができれば、より協力的な姿勢が伝わります。」

担当業務への「引き継ぎ」や「配慮」を具体的に

• あなたが担当している業務がある場合、その業務が滞りなく進むよう、可能な範囲で引き継ぎや指示を具体的に伝えましょう。これにより、残されたスタッフの負担を軽減できます。
• 具体例: 「『〇月〇日に提出予定の書類は、すでに〇〇さんのデスクの上に置いてあります。』『〇〇の備品は、在庫が少なくなっているので、発注をお願いします。発注先は〇〇です。』など、具体的な指示をすることで、相手は次に何をすべきか明確になります。」

忌引き期間中の「連絡のつきやすさ」を明示する

• 緊急の連絡が入る可能性を考慮し、忌引き期間中でも連絡がつきやすい手段（携帯電話など）とその時間帯を伝えておくと安心です。ただし、故人を悼む期間でもあるため、無理に連絡を取れる状態を維持する必要はありません。
• 具体例: 「『誠に恐縮ですが、〇〇時〜〇〇時頃でしたら携帯電話での連絡がつきやすいかと思います。』といった、具体的な目安を伝えると相手も配慮しやすくなります。」

相手からの「返信への配慮」

• 忙しい上司や担当者に対し、返信を急かさないよう、配慮の言葉を添えることも大切です。
• 具体例: 「『ご多忙の折、大変恐縮ですが、お時間のある時で結構ですのでご返信いただけますと幸いです。』と付け加えることで、相手に無理強いしない姿勢が伝わります。」

シフト変更後の「復帰時の対応」：感謝と再出発

忌引き休暇が明け、職場に復帰する際には、改めて感謝の気持ちを伝えることが大切です。

上司や同僚への挨拶

• 出勤したら、まず直属の上司やシフト調整をしてくれた担当者に、お礼と挨拶をしましょう。
• 具体例: 「〇〇様、先日は大変ご迷惑をおかけいたしました。忌引き休暇をいただき、ありがとうございました。本日よりまたよろしくお願いいたします。」
• 職場の同僚にも、「先日はお休みをいただき、ご迷惑をおかけしました。ありがとうございました。」と一言声をかけることで、良好な人間関係を維持できます。

業務状況の確認とスムーズな復帰

• 不在の間に業務がどのように進んだかを確認し、スムーズに通常の業務に戻れるよう努めましょう。
• 具体例: 「不在の間、何か困ったことはございませんでしたか？」「何か引き継ぎが必要な業務はありますでしょうか？」など、積極的に声をかけることで、業務への意欲を示すことができます。

忌引き中のシフト変更のお願いメール【例文】

〇〇さんへ、お願いがございます。

皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。

こ勝手ながら、都合が合う日・合わない日など教えて頂けると幸いです。

ご迷惑おかけいたしますが、よろしくお願いいたします