上司に忌引き申請メールの例文・書き方|上司へ報告する際の書き出し・締めの挨拶

上司に忌引き申請メールの例文・書き方|上司へ報告する際の書き出し・締めの挨拶

深い悲しみと混乱の中、会社への連絡を滞りなく行うのは、心身ともに計り知れない負担となるでしょう。特に、直属の上司への忌引き申請は、失礼なく、かつ迅速に行うべき非常に重要な手続きです。適切な対応は、あなたの職場における信頼を損なわず、何よりも故人を心ゆくまで悼むための大切な時間を確保することにつながります。

忌引き申請メールの基本的な構造

忌引き申請メールは、その緊急性と重要性から、受け取った上司が内容を一目で、かつ正確に理解できるような構成が不可欠です。以下に示す要素は、単に情報を伝えるだけでなく、あなたのプロフェッショナリズムと、不在中の業務への配慮を示すためのものです。

件名: メールの内容と緊急度が瞬時に伝わる「顔」です。上司は日々多くのメールを受け取ります。あなたのメールが他の業務連絡の中に埋もれることなく、すぐに開封されるために、明確で分かりやすい件名は極めて重要です。

宛名: 直属の上司の氏名と役職を正確に記載します。役職は、相手への敬意を示す基本であり、組織内での序列を尊重する姿勢を表します。複数人宛てにする場合は、全員の役職・氏名を漏らさず記載し、必要であればCCに含めるなど、適切な共有範囲を意識しましょう。

本文:

• 忌引きの申請である旨の明確化: 何の連絡であるかを冒頭で明確に伝えることで、上司はすぐにメールの目的を把握できます。「私事で大変恐縮ですが」といったクッション言葉を用いることで、相手への配慮を示します。
• 故人との続柄: 会社の就業規則では、故人との続柄によって忌引き休暇の日数が細かく定められていることがほとんどです。そのため、故人との関係性（例：父、母、祖父、配偶者、兄弟姉妹など）を明確に示すことは、会社が適切な休暇日数を判断するための必須情報となります。
• 逝去された日付: 故人がいつ亡くなったのかを伝えることで、上司は状況をより具体的に把握し、今後の手続きや連絡のタイミングを予測しやすくなります。
• 忌引き希望期間: 休暇の開始日と終了日を具体的に記載することが、上司があなたの不在期間を把握し、業務調整を行う上で最も重要な情報です。まだ葬儀日程が未定で期間が確定できない場合は、その旨を正直に伝え、確定次第改めて連絡する旨を明記することで、不確実性による不安を軽減します。
• 業務への配慮・引き継ぎ状況: あなたの不在中に業務が滞らないよう、引き継ぎの状況や対応策を具体的に示すことは、上司が最も重要視する点の一つです。これを示すことで、あなたは責任感のある従業員であると同時に、上司の業務負担を軽減しようとする姿勢が伝わります。具体的な担当業務、引き継ぎ先の担当者名、そして簡単な進捗状況などを記載することで、より安心感を与えられます。
• 不在時の連絡先: 緊急時に連絡が取れる電話番号などを記載することで、万が一の事態に備えることができます。ただし、状況によっては返信が遅れる可能性も考慮し、その旨も伝えておくのが親切です。
• お詫びと感謝の言葉: 急な休暇取得で業務に迷惑をかけることへの配慮と、あなたの状況を理解し、配慮してくれる上司や同僚への感謝の意を伝えることで、円滑な人間関係を維持します。

署名: 自身の氏名、所属部署、内線番号、そして緊急連絡先（携帯電話番号など）を記載します。これは、ビジネスメールにおける基本的なマナーであり、相手があなたに連絡を取りたい場合にスムーズにアクセスできるようにするためです。

忌引き申請メールの例文集：状況に応じた最適なメッセージとは？

ここでは、あなたの様々な状況に対応できるよう、具体的な忌引き申請メールの例文を複数ご紹介します。これらの例文はテンプレートとしてだけでなく、ご自身の状況に合わせて適宜修正し、最適なメッセージを作成するための出発点として活用してください。

1. 【一般的な忌引き申請】故人が親族（期間確定済み）

最も一般的なケースで、親族が亡くなり、葬儀の日程も決まっている場合の例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の祖母が逝去いたしました。
つきましては、下記の日程で忌引き休暇をいただきたく、ご連絡申し上げます。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

急なご連絡となり、業務にご迷惑をおかけすること、心よりお詫び申し上げます。
不在中の業務は、〇〇の件は〇〇さんに、〇〇の件は〇〇さんに引き継ぎ済みです。
緊急の際は、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。

ご多忙の折、恐縮ですが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

2. 【葬儀日程が未定の場合】まず一報を入れる

訃報は受けたものの、葬儀の日程がまだ決まっていない場合に、まず会社に状況を伝えるための例文です。
件名：【ご報告・忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に父が逝去いたしました。
つきましては、本日〇月〇日より忌引き休暇をいただきたく存じます。

誠に申し訳ございませんが、現在、葬儀の日程は未定です。
日程が確定次第、改めてご連絡させていただきます。

急なご連絡で大変ご迷惑をおかけいたしますが、不在中の業務は〇〇さんに引き継ぎ済みです。
緊急の際は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただけると幸いです。

何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

3. 【遠方での葬儀】移動時間も考慮

故人が遠方に住んでおり、移動時間を含めて休暇を申請する場合の例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、この度、遠方に住む私の伯父が〇月〇日に逝去いたしました。
つきましては、移動および葬儀参列のため、下記の期間で忌引き休暇をいただきたく存じます。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間（移動日含む）

急なご報告でご迷惑をおかけいたしますが、現在担当中の〇〇案件は〇〇さんに、〇〇の件は〇〇さんに引き継ぎを依頼済みです。
緊急のご連絡は携帯電話（090-XXXX-XXXX）までお願いいたします。移動中や葬儀中は返信が遅れる可能性もございます。

ご理解いただけますようお願い申し上げます。

4. 【義理の親族の場合】続柄を明確に

配偶者の親など、義理の親族が亡くなった場合の例文です。続柄を明確にすることで、会社規定と照合しやすくなります。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、この度、〇月〇日に妻の父（義父）が逝去いたしました。
つきましては、下記の日程で忌引き休暇をいただきたく、ご連絡いたします。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

急なご連絡で恐縮ですが、現在対応中の〇〇に関する資料は〇〇さんに共有済みです。
緊急の際は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）へご連絡ください。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

5. 【忌引き対象外の続柄だが休暇を希望】有給休暇で申請

会社規定の忌引き休暇の対象とならない親族や友人などが亡くなった場合に、有給休暇などで対応を希望する例文です。
件名：【休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の友人である〇〇 〇〇さんが逝去いたしました。
つきましては、葬儀に参列させていただきたく、下記の期間で有給休暇を申請いたします。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

ご迷惑をおかけいたしますが、担当業務の〇〇は〇〇さんに、〇〇は〇〇さんに引き継ぎ済みです。
緊急の際は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただければ幸いです。

ご検討いただけますようお願い申し上げます。

6. 【緊急性が高く、まず電話で連絡した場合】改めてメールで詳細を送る

電話で上司に一報を入れた後、詳細を改めてメールで送る際の例文です。
件名：【電話連絡の件】忌引き休暇申請（〇〇部 〇〇 〇〇）

〇〇部長

先ほどはお電話にて失礼いたしました。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の母が逝去いたしました。
つきましては、お電話でもお伝えしましたが、下記の日程で忌引き休暇をいただきたく、正式にご連絡いたします。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

急なご連絡となり、業務にご迷惑をおかけすること、重ねてお詫び申し上げます。
不在中の業務は、既に〇〇さんに主なものを引き継いでおります。
緊急の際は、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。

何卒ご理解とご配慮をお願いいたします。

7. 【期間が延長になる可能性を伝える】

当初の予定より忌引き期間が長くなる可能性があることを、事前に伝えておく場合の例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の祖父が逝去いたしました。
つきましては、葬儀および法要の準備のため、下記の期間で忌引き休暇をいただきたく存じます。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

大変恐縮ですが、親族の状況により、この期間が延長となる可能性もございます。
その際は改めてご相談させていただきますこと、何卒ご容赦ください。

業務は〇〇の件は〇〇さんに、〇〇の件は〇〇さんに引き継ぎ済みです。
緊急の際は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただければ幸いです。

ご迷惑をおかけしますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

8. 【複数人にCCで送る場合】連名での宛名

直属の上司だけでなく、チームリーダーや部署長など、複数人に同時に連絡する場合の例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長
〇〇課長
（CC：〇〇さん）

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の祖父が逝去いたしました。
つきましては、下記の日程で忌引き休暇をいただきたく、ご連絡申し上げます。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
不在中の業務は、現在担当中の〇〇に関する資料作成は〇〇さんに、〇〇に関する顧客対応は〇〇さんに、それぞれ引き継ぎをお願いしております。
緊急のご連絡が必要な場合は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただければ幸いです。

ご多忙の折、恐縮ではございますが、何卒ご理解とご配慮を賜りますようお願い申し上げます。

9. 【業務への配慮をより詳細に】具体的に引き継ぎ内容を記載

業務引き継ぎの具体的な内容を、より詳細に記載することで、上司の安心感を高める例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、この度、〇月〇日に私の父が逝去いたしました。
つきましては、下記の日程で忌引き休暇をいただきたく、ご連絡申し上げます。

期間：〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間

急なご連絡で大変恐縮ですが、不在中の業務について以下のように対応いたします。
・A案件の進捗報告：〇〇さんに現在の進捗状況を共有済みです。次回のミーティング（〇月〇日）は〇〇さんが代理出席します。
・Bプロジェクトの顧客対応：緊急連絡先と過去の経緯を〇〇さんに伝達済みです。
・定常業務（日報作成など）：〇〇さんに代行をお願いしております。
その他、デスクに詳細な引き継ぎメモを残しております。

緊急のご連絡は携帯電話（090-XXXX-XXXX）までお願いいたします。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

10. 【簡潔さを重視】緊急時で詳細な記述が難しい場合

精神的な負担が大きい中で、できるだけ簡潔に要点のみを伝える必要のある場合の例文です。
件名：【忌引き休暇申請】〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、この度、私の祖父が逝去いたしました。
つきましては、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで忌引き休暇をいただきたく、ご連絡いたします。

急なことで申し訳ありませんが、業務は〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。
緊急の際は、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけしますが、ご理解をお願いいたします。

忌引き申請メール作成時の重要ポイントと詳細解説：上司の視点に立って考える

忌引き申請メールは、単に休暇を申請する手続きに留まらず、悲しい状況下でのあなたの責任感と、職場への配慮を示す重要なメッセージとなります。以下のポイントを深く理解し、実践することで、上司からの理解とサポートをより円滑に得られるでしょう。

連絡のタイミングと手段：迅速かつ丁寧な一報の重要性

訃報を受けた際は、まず「できるだけ早く」上司に連絡を入れることが最優先です。時間が経てば経つほど、上司はあなたの安否や状況を心配することになりますし、業務調整にも支障が出る可能性があります。

• メールを基本とする理由: 記録として残り、情報伝達の正確性が担保されるため、ビジネスシーンではメールでの連絡が最も推奨されます。後で「言った」「聞いていない」といった誤解を防ぐことができます。
• 緊急時は電話も活用する柔軟性: 勤務時間外、深夜・早朝、あるいはメールを打つ精神的余裕がないほど精神的に辛い状況の場合は、まず電話で上司に一報を入れましょう。その際も、「今、取り急ぎご連絡いたしました。後ほど改めてメールにて詳細をお送りいたします」と伝え、落ち着いてから改めて正確な情報を盛り込んだメールを送るようにしてください。電話での口頭連絡は、相手に感情や緊急性が伝わりやすいという利点もあります。
• 代理人による連絡の検討: 自身が連絡できる状態ではない、または精神的に連絡が難しい場合は、信頼できる家族や親しい友人に代理で連絡してもらうことも検討してください。その際は、「本人の〇〇に代わって、〇〇がご連絡しております」と、代理人であること、そして本人の状況を簡潔に伝えてもらう必要があります。

件名の工夫：多忙な上司の目を引く工夫

件名はメールの「顔」であり、上司が受信トレイを見た際に、あなたのメールの重要性を瞬時に判断できるかどうかが決まります。

• 具体的な内容を簡潔に: 「忌引き休暇申請」「休暇申請」など、何の連絡であるかを一目で明確に示します。これにより、上司は他のメールよりも優先して開封する必要があると判断できます。
• 差出人を明記し識別しやすく: 「〇〇部 〇〇 〇〇（あなたの氏名）」のように、誰からのメールか分かるように自身の氏名と所属部署を必ず入れましょう。これは、上司があなたのメールを素早く認識し、組織内の誰がどのような状況にあるかを把握するための基本情報です。
• 記号を活用して視認性アップ: 【】や■などの記号を件名の頭につけることで、他の一般的なメールと区別しやすくなり、視覚的に目立たせることができます。ただし、過度な絵文字や不必要な記号はビジネスメールには不適切です。

故人との続柄と逝去日：会社規定に合わせた情報提供の重要性

会社は、就業規則に基づいて忌引き休暇の日数を決定します。そのため、正確な休暇日数を把握し、適切な手続きを行うためにも、以下の情報は不可欠です。

• 続柄の明確化: 「私の祖父 〇〇 〇〇が逝去いたしました」のように、故人との関係性（父、母、祖父、配偶者、兄弟姉妹、義理の親など）を具体的に記載してください。これにより、会社側は就業規則に照らし合わせて、あなたが取得できる忌引き休暇の日数を判断できます。
• 逝去日の明記: 故人がいつ亡くなったのかを伝えることで、上司は状況をより詳細に把握し、今後の連絡や葬儀日程の予測に役立てることができます。
• 会社規定の確認: 会社によっては、何親等まで忌引き休暇の対象になるか、また日数がどのように定められているかが異なります。事前に就業規則を確認しておくか、不明な場合は人事部に問い合わせることも検討しましょう。

忌引き期間の明確化：具体的であることのメリット

休暇期間は、開始日と終了日を具体的に記載し、トータルの日数も明記することで、上司があなたの不在期間を正確に把握し、業務調整や人員配置を計画する上で非常に役立ちます。

• 例: 「〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの〇日間」と、曜日も併記するとより分かりやすくなります。
• 未定の場合の対応: 葬儀の日程がまだ確定していない場合は、「誠に申し訳ございませんが、現在、葬儀の日程が未定となっております。日程が確定次第、改めてご連絡させていただきます」と正直に伝えましょう。これにより、不確実性による上司の不安を軽減し、確定後速やかに連絡することで、あなたの責任感を示すことができます。
• 規定の確認と相談: 会社の忌引き規定で定められた日数が分からない場合や、規定の日数を超える休暇が必要な場合は、無理に期間を決めずに「忌引き休暇をいただきたく存じます」とだけ伝え、後ほど上司と相談して決定する形でも構いません。状況によっては、有給休暇との組み合わせなどを検討する必要も出てくるでしょう。

業務への配慮と引き継ぎ：あなたの責任感を最大限に示す項目

悲しい状況下ではありますが、あなたの不在期間中に業務が滞らないよう、最大限の配慮を示すことが、上司からの理解と承認を得るための最も重要なポイントです。

• 担当業務の洗い出しと優先順位: まず、あなたが現在担当している業務の中で、不在中に対応が必要となる可能性のあるものをリストアップし、緊急度や重要度に応じて優先順位をつけます。
• 引き継ぎ先の明確化と具体的な依頼内容: 各業務を誰に引き継ぐのか、具体的な担当者名と、その担当者に何を依頼したのかを簡潔に記載します。例えば、「△△プロジェクトのA社向け最終提案資料作成は、〇〇さんが既に内容を把握しておりますので、何か緊急の修正や確認が必要な場合は、〇〇さんにご連絡いただけますようお願いしております」といった具体性があると、上司も安心できます。
• 引き継ぎ内容の簡潔な説明: メール本文に書ききれない詳細な引き継ぎ内容がある場合は、「詳細は〇〇さんに共有済みです」「別途、引き継ぎ資料をデスクに置いております」などと記載し、補足情報の場所を明示します。
• 緊急時の連絡先と対応可能範囲: 連絡が取れる携帯電話番号などを記載し、可能な範囲で対応する意思を示します。ただし、無理はせず、ご自身の体調や精神状態を優先してください。無理な約束は、かえって後でトラブルになる可能性があります。
  • 例文: 「緊急のご連絡が必要な場合は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡いただければ、可能な限り対応させていただきます。」といった「可能な限り」という言葉を入れることで、無理強いではないことを示唆できます。
• もし引き継ぎが難しい場合: 精神的に非常に辛く、十分な引き継ぎが難しい場合は、正直にその旨を伝え、上司に指示を仰ぎましょう。「現在、精神的に余裕がなく、十分な引き継ぎが行える状況ではないため、誠に恐縮ですが、〇〇部長にご指示いただけますでしょうか」といった形で相談することも可能です。無理をして体調を崩すことのないよう、柔軟な対応を心がけてください。

簡潔かつ丁寧な言葉遣い：感情的にならず、プロフェッショナルに

悲しい状況だからこそ、ビジネスメールとしてのマナーはより一層重要になります。感情的な文章ではなく、簡潔で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

• 冒頭と結びの挨拶: 「いつも大変お世話になっております」などの丁寧な挨拶と、「ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、何卒ご理解とご配慮を賜りますようお願い申し上げます」といった結びの言葉は、相手への敬意を示す基本的なマナーです。
• クッション言葉の活用: 「私事で大変恐縮ですが」「誠に申し訳ございませんが」などのクッション言葉を用いることで、急な連絡や休暇取得に対する配慮を伝えることができます。
• 敬語の徹底: 上司に対するメールなので、適切な敬語を使用するのは当然のことです。謙譲語や尊敬語を正しく使い、失礼のないように注意しましょう。
• 簡潔性: 必要最低限の情報を明確に伝えることを意識し、余計な私情や詳細な感情表現は控えます。

緊急時の対応：返信がなくても焦らず、冷静に

メール送信後、すぐに上司からの返信がなくても焦らないでください。上司も多忙であり、またあなたの状況を配慮して、あえてすぐに返信をせず、あなたが故人を悼む時間を尊重している可能性もあります。

• 確認の必要性: 連絡した旨を上司が確認したか心配な場合は、しばらく時間をおいてから、改めて簡潔なメールで「メールをご覧いただけましたでしょうか」と確認することも可能です。しかし、基本的には上司の判断と状況に委ねる姿勢も大切です。
• 緊急度が高い場合: どうしても急ぎで上司からの返信や指示が欲しい状況であれば、メールだけでなく、電話で再度確認するのも一つの有効な手段です。その際も、相手の状況を考慮し、簡潔に用件を伝えましょう。

忌引き休暇後の対応：円滑な職場復帰と周囲への感謝

忌引き休暇は、故人を偲び、心を落ち着けるための非常に大切な期間です。休暇明けも、職場への配慮を忘れないことで、円滑に業務に復帰し、周囲との良好な関係を維持できます。

出社時の挨拶と感謝の表明

復帰初日には、まず直属の上司に直接挨拶し、その後、引き継ぎをしてくれた同僚や、日頃お世話になっている方々にも挨拶をしましょう。その際には、以下の点を明確に伝えることで、感謝と配慮の気持ちが伝わります。

• 休暇中のご迷惑へのお詫び: 「この度は、急な休暇をいただき、皆様には大変ご迷惑をおかけいたしました。」と、明確に謝意を示しましょう。
• 業務への配慮と協力への感謝: 「不在中、皆様にご協力いただき、誠にありがとうございました。」「特に、〇〇さんには△△の件で大変お世話になりました。本当に助かりました。」と具体的に感謝の気持ちを伝えることで、相手も「協力してよかった」と感じてくれるでしょう。
• 今後の業務への意気込み: 「本日より通常通り業務に復帰いたします。ご迷惑をおかけした分、一層業務に励んでまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」と、前向きな姿勢を示すことで、周囲も安心して業務を任せられるようになります。
• 菓子折りなどについて: 職場によっては、忌引き休暇明けに菓子折りなどを持参する慣習がある場合もあります。これは必須ではありませんが、感謝の気持ちを形にする一つの方法として検討しても良いでしょう。職場の雰囲気や慣習が分からない場合は、親しい同僚に相談してみるのも良い方法です。

業務のキャッチアップと協力体制の再確認：スムーズな復帰のために

休暇中にたまった業務や、変更点などを速やかに確認し、スムーズに業務に復帰することが大切です。

• メールの確認と優先順位付け: 休暇中に届いた大量のメールは、件名や差出人を確認しながら、緊急度や重要度に応じて優先順位をつけて確認していきましょう。全てを一度に処理しようとせず、焦らず一つずつ対応することが大切です。
• 共有事項の確認: 会議の議事録、共有されている資料、チャットツールでの連絡などを確認し、不在中の決定事項、業務の進捗状況、変更点などを正確に把握します。
• 引き継ぎ事項の再確認: 引き継いでもらった業務の状況を、引き継ぎ担当者と改めて確認しましょう。感謝を伝えつつ、滞りなく業務を引き継ぐための情報共有を行うことで、お互いの負担を軽減できます。
• 不明点の確認とサポート依頼: 業務内容で不明な点や、不安な業務があれば、遠慮なく上司や同僚に確認し、必要であればサポートを求めましょう。無理に抱え込まず、周囲に頼ることも、円滑な業務遂行には不可欠です。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶

書き出しの挨拶

• お忙しいところ失礼いたします。突然のご連絡となり大変恐縮ですが、家族が他界し、葬儀のために休暇を申請させていただきたく存じます。
• いつもお世話になっております。大変申し訳ないのですが、このたび身内が亡くなり、葬儀に参列する必要があるため、休暇をいただきたくご連絡いたしました。
• ご多忙のところ恐れ入ります。このたび、家族の訃報を受け、通夜および葬儀に参列するため休暇の申請をさせていただきます。
• 突然のご報告となり申し訳ございません。家族の訃報が入り、急ではございますが忌引きの申請をお願いしたく、ご連絡申し上げました。
• 平素よりお世話になっております。このようなご連絡となり恐縮ですが、身内の不幸により、数日間の休暇をお願いしたく存じます。

締めの挨拶

• ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。なお、業務に関しましては事前に引き継ぎを行い、支障がないように対応いたします。
• このたびは急なお願いとなり申し訳ございません。業務に支障が出ないよう努めますので、どうかよろしくお願いいたします。
• 突然の申し出となり恐縮ですが、ご理解をいただけますと幸いです。引き継ぎなど、必要な対応については事前に調整いたします。
• お忙しいところお手数をおかけしますが、どうかよろしくお願いいたします。復帰後は業務に尽力する所存ですので、ご容赦のほどお願い申し上げます。
• このたびは突然のご報告となり、申し訳ございません。業務の調整については可能な限り対応いたしますので、ご理解のほどお願い申し上げます。

注意しないといけない場合

忌引きの申請は急を要するため、冷静な対応が求められます。しかし、連絡が遅れたり、上司に対して十分な説明がなかったりすると、業務に支障が出る可能性があります。そのため、できるだけ迅速に報告し、適切な言葉を選んで伝えることが重要です。また、感情的になりすぎると文章の整理ができなくなるため、落ち着いて冷静に書くことを心がける必要があります。

さらに、忌引きの期間が長くなる場合は、あらかじめ上司と相談し、適切な期間を申請することが求められます。例えば、家族が遠方にいる場合や、諸手続きが長引くことが予想される場合には、必要な日数を見積もっておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。また、忌引き中に業務が滞らないよう、同僚と事前に相談し、引き継ぎの手続きをしっかり行っておくことも大切です。

このように、忌引きの申請メールを送る際には、相手への配慮を忘れず、正確で簡潔な文章を心がけることで、円滑なやり取りを行うことができます。

忌引き休暇の申請について（祖父母の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日に祖父（または祖母）の〇〇が永眠いたしました。
つきましては、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

急なお願いとなり申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
休暇期間中、業務の件で何かございましたら、携帯電話までご連絡いただければ幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

忌引き休暇の取得について（親の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

このたび、〇月〇日に父（または母）の〇〇が永眠いたしました。
急なご連絡となり恐縮ですが、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

業務の引継ぎについては、〇〇様へ事前にお伝えしておりますが、何かございましたら携帯電話までご連絡いただければ幸いです。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

忌引き休暇のご連絡とお願い（兄弟姉妹の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

誠に恐縮ですが、〇月〇日に兄（または姉・弟・妹）の〇〇が永眠いたしました。
つきましては、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

急なご連絡となり申し訳ございませんが、何卒ご了承いただきますようお願いいたします。
なお、休暇中も緊急のご用件がございましたら、携帯電話までご連絡いただければ対応可能です。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

忌引き休暇の申請と業務引継ぎについて（祖父母の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日に祖父（または祖母）の〇〇が永眠いたしました。
つきましては、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の引継ぎについて】
・〇月〇日締切の〇〇の資料作成は、本日中に仕上げ、〇〇様へ共有いたします。
・〇〇の対応については、〇〇様へお願いしております。
・私宛の急ぎのご連絡がございましたら、メールにてご一報いただければ確認できるようにいたします。

急なお願いとなり申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

忌引き休暇の取得と業務対応について（親の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

このたび、〇月〇日に父（または母）の〇〇が永眠いたしました。
誠に恐縮ですが、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・進行中の〇〇の件は、〇〇様へ引継ぎをお願いしております。
・〇〇の書類は、本日中に整理し、関係者へ共有いたします。
・お急ぎのご連絡がありましたら、メールまたは携帯電話へご連絡いただければ対応可能です。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

忌引き休暇の申請と緊急対応について（兄弟姉妹の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

誠に恐縮ですが、〇月〇日に兄（または姉・弟・妹）の〇〇が永眠いたしました。
つきましては、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・現在進行中の〇〇の案件は、〇〇様へ引継ぎをお願いしております。
・〇〇の確認事項については、〇〇様へ事前に説明し、対応をお願いしております。
・急ぎの案件については、可能な範囲でメール確認いたしますので、ご連絡ください。

急なお願いとなり申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇の申請と業務の引継ぎについて】（配偶者の親の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日に義父（または義母）が永眠いたしました。
突然のことで大変申し訳ありませんが、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・現在担当している〇〇の業務は、〇〇様へ引継ぎをお願いしました。
・〇月〇日までに提出予定の〇〇の書類は、本日中に仕上げて共有いたします。
・急ぎの案件につきましては、可能な範囲でメール確認いたしますので、必要があればご連絡ください。

急なお願いとなり申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇取得のお願いと業務の調整について】（叔父・叔母の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

このたび、〇月〇日に叔父（または叔母）が永眠いたしました。
つきましては、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・進行中の〇〇の案件は、〇〇様へ引継ぎを依頼しております。
・〇〇の対応については、〇月〇日までに完了できるよう調整いたします。
・休暇期間中の急ぎのご連絡がございましたら、メールにてご連絡いただければ対応可能です。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇の取得に関するご連絡】（従兄弟・従姉妹の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日に従兄（または従姉）が永眠いたしました。
急なお願いとなり申し訳ありませんが、葬儀へ参列するため、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・現在進めている〇〇の案件は、〇〇様へ事前に共有し、対応をお願いしております。
・〇月〇日に予定していた〇〇の会議については、〇〇様に代わりをお願いしました。
・休暇中に急ぎの対応が必要な場合は、メールにてご連絡いただければ可能な範囲で対応いたします。

お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇の取得についてのご相談】（父母の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

このたび、〇月〇日に父（または母）が永眠いたしました。
突然のことで恐縮ですが、葬儀へ参列するため、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご相談申し上げます。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・進行中の〇〇の案件については、〇〇様へ引継ぎをお願いしました。
・社内対応が必要な業務については、事前に資料を整理し、〇〇様にお渡ししております。
・休暇中に急ぎの対応が必要な場合は、メールまたは携帯へご連絡ください。

急なご相談となり申し訳ありませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇の申請と業務の進行について】（祖父母の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日に祖父（または祖母）が永眠いたしました。
つきましては、葬儀へ参列するため、忌引き休暇を申請させていただきたく、ご連絡いたしました。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・担当業務については、事前に〇〇様と調整を行い、引継ぎ資料を共有しております。
・〇〇の案件については、〇〇様が対応できるよう準備いたしました。
・休暇期間中の緊急の連絡は、メールまたは携帯にてお願いいたします。

ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

【忌引き休暇取得のご連絡と業務の調整について】（兄弟姉妹の場合）

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇です。

突然のご連絡となり申し訳ありませんが、〇月〇日に兄（または弟・姉・妹）が永眠いたしました。
葬儀への参列に伴い、忌引き休暇を取得させていただきたく、ご連絡いたします。

【休暇の申請内容】
休暇期間：〇〇年〇月〇日（〇曜日）～〇〇年〇月〇日（〇曜日）〇日間
葬儀日程：〇月〇日（通夜）、〇月〇日（告別式）
式場　　：〇〇
住所　　：〇〇
喪主　　：〇〇

【業務の対応について】
・〇〇の業務は、〇〇様に相談し、対応をお願いしました。
・休暇前に可能な限り進め、〇月〇日までに必要な作業を完了させる予定です。
・休暇期間中の緊急対応が必要な場合は、メールまたは携帯までご連絡ください。

急なお願いとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】
〇〇部 〇〇（氏名）
携帯電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

フレーズ毎の例文・文例

急なお願いで大変恐縮ですが、忌引き休暇を申請させていただきたくご連絡いたしました

急な申し出で申し訳ありませんが、〇月〇日から〇日まで葬儀のために忌引き休暇～

メールでの連絡となり申し訳ございません。休暇中になにかありましたら、携帯電話までご連絡いただけますと幸いです

夜分遅くに申し訳ございません。

葬儀及び告別式につきましては詳細が決まり次第、ご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

故人の訃報は突如として訪れることが多い

故人の訃報は突如として訪れることが多く、職場や学校にいるときに知らされるとは限りません。夜間や早朝など、電話を控えるべき時間帯に訃報が届くことも珍しくありません。

そういった場合、無礼とならない時間帯まで待って電話で忌引き休暇の連絡をする代わりに、まずはメールで訃報を伝えることが好ましいです。特に、職場の上司に速やかに連絡を入れることで、業務への影響を最小限に抑え、同僚の負担を軽くすることができます。

忌引き休暇のメールで伝えるべき内容

忌引き休暇のメールで伝えるべき内容は、冗長にならないように心掛け、必要な情報を簡潔に伝えることが重要です。伝えるべき情報には、「故人の氏名」、「故人との関係」、「通夜や告別式の日程」、「葬儀が行われる場所」が含まれます。葬儀の形式が分かっている場合は、それも併せて伝えましょう。

忌引き休暇を取得するには、関係者に休暇を取る旨を伝える必要があります。まず上司に連絡をし、その後業務の引き継ぎについて同僚や部下とも相談します。クライアントとの約束がある場合、予定変更を申し出る必要があるかもしれません。

上司に忌引き休暇の申請を伝えた後も、業務がスムーズに進むよう同僚やクライアントへの連絡を怠らないようにしましょう。

訃報を受け取ったら、できるだけ速やかに上司に忌引き休暇の連絡を入れる

訃報を受け取ったら、できるだけ速やかに上司に忌引き休暇の連絡を入れることが望ましいです。

以前はメールという便利な手段がなく、電話でしか連絡が取れなかったため、訃報の連絡が遅れることがよくありました。

現代ではメールが利用できるため、迅速に忌引き休暇の連絡を入れることができます。連絡が早ければ早いほど、上司や同僚はあなたが休暇中の仕事をどのように分担して対処していくかについて考慮する時間が与えられ、引き継ぎが円滑に進むでしょう。

業務に支障をきたさないように迅速かつ効率的に行動

急な訃報によって心に重い思いや葬儀の準備で頭がいっぱいになるかもしれませんが、業務に支障をきたさないように迅速かつ効率的に行動することも重要です。そのためには、忌引き休暇の連絡をできるだけ早く行い、関係者と適切なコミュニケーションを取ることが大切です。

結論として、忌引き休暇の連絡はメールで行っても問題ありません。ただし、その際には故人に関する重要な情報を簡潔かつ適切に伝え、上司や同僚とのコミュニケーションを円滑に進めることが求められます。また、連絡を怠らず、業務がスムーズに継続できるように努めましょう。