保守契約更新依頼メールを送る際の書き方・注意点
保守契約の更新依頼は、現在ご契約中の保守サービスの継続にあたり、更新手続きを依頼する際に用いられます。これまでのご契約期間中に築かれた信頼関係を踏まえ、引き続きサービスを提供いただくために、丁寧かつ誠実な依頼の意図を伝えることが重要です。相手に対して今までのご協力への感謝と、今後も変わらぬご支援をお願いする姿勢を示すことで、円滑な更新手続きや今後の関係維持につながるよう工夫された文章となります。
メールを送る際の注意点
保守契約の更新依頼のメールを作成する際には、まずこれまでのご協力に対する感謝の気持ちを明確に表し、相手のご負担とご都合を十分に考慮した文面にすることが大切です。依頼の理由や背景、更新の必要性、また今後の展望について、具体的かつ明確に記述し、誤解を招かぬよう丁寧な言葉選びを心がけます。文章全体は温かみのある口調で統一し、相手が安心して内容を受け止められるように、親しみやすさと誠意を両立させた構成にする必要があります。また、今後の連絡方法や問い合わせ先についても分かりやすく記載し、相手がスムーズに対応できるよう配慮することが求められます。さらに、更新依頼のタイミングや背景についても十分な説明を加え、相手にとってのメリットや今後の協力体制についても触れることで、より前向きに検討いただける文面となるよう注意を払う必要があります。
失礼がない伝え方
- このたびは私どもの更新依頼に温かいご配慮をいただき、心から感謝申し上げます。
- 日頃よりご高配を賜り、誠にありがとうございます。今回の更新に関するお願いにつきまして、深い感謝の意を表します。
- いつもご支援いただき、重ねて御礼申し上げます。今回のご判断に対し、心より感謝しております。
- お忙しい中、私どもの依頼にご対応いただき、誠にありがとうございます。感謝の念を込めてお願い申し上げます。
- このたびは温かいご理解をいただき、誠にありがとうございました。今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
保守契約更新依頼のメールでは、冒頭に相手への感謝や敬意、これまでのご支援に対するお礼を伝え、最後には今後のご協力をお願いする温かい締めの言葉で文章をまとめることが重要です。全体を通して相手が安心して依頼内容を受け止め、前向きに検討いただけるような丁寧な言葉を選ぶことが肝要です
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。これまでのご協力に心から感謝申し上げるとともに、本日は保守契約の更新についてお願い申し上げたくご連絡いたします。
- 日頃より温かいご支援をいただき、誠にありがとうございます。今回、今後も変わらぬお付き合いをお願いするため、更新依頼のご案内をさせていただきます。
- 平素よりご高配を賜り、心より感謝しております。本日は保守契約の更新に関し、今後の円滑なご契約継続をお願い申し上げたく存じます。
- いつも温かいご配慮をいただき、誠にありがとうございます。このたびは保守契約の更新について、重ねてご協力をお願い申し上げたくご連絡いたしました。
- 日々のご愛顧に心より感謝申し上げます。今回、今後のサービス継続に向けた保守契約の更新依頼をさせていただくにあたり、何卒ご理解とご支援をお願い申し上げます。
締めの挨拶
- 改めまして、これまでのご協力に感謝申し上げます。今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 本日は保守契約の更新依頼につきましてご検討いただき、誠にありがとうございます。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
- 末筆ながら、今回の更新依頼に対し深く感謝申し上げます。今後とも円滑なご連絡を心よりお願い申し上げます。
- お忙しい中ご確認いただき、誠にありがとうございました。今後ともご高配を賜りますようお願い申し上げます。
- 心より感謝申し上げるとともに、今後もより良い関係を築いて参りたいと存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。
お礼メールの例文
- いつもお世話になっております。これまでのご協力に心から感謝申し上げます。本日、保守契約の更新についてご依頼申し上げたく、ご案内させていただきます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
- 日頃より温かいご支援をいただき、誠にありがとうございます。今回の更新依頼につきまして、皆様のご理解とご協力をお願いするとともに、今後も変わらぬサービス提供に努めて参る所存です。
- 平素よりご高配を賜り、心より感謝申し上げます。本日は保守契約更新のお願いにあたり、これまでのご協力へのお礼と今後の継続的なお付き合いのお願いを申し上げます。
- いつも温かいご配慮をいただき、誠にありがとうございます。今回、保守契約の更新につきましてご検討いただきたく、深い感謝とともにご案内申し上げます。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- 日々のご愛顧に心より感謝いたします。本日は保守契約の更新依頼をさせていただくにあたり、これまでのご支援への感謝と今後のご協力をお願いする次第です。何卒よろしくお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
保守契約の更新依頼メールは、これまでのご契約を継続するための重要な連絡手段であり、取引先との信頼関係を維持するための大切なコミュニケーションとなります。そのため、依頼内容が軽々しく受け取られることがないよう、誠実で具体的な内容とすることが必要です。依頼の背景や更新の必要性、今後のサポート体制について十分に説明することで、相手に安心感と納得感を与えるよう努めなければなりません。また、相手のご都合や業務の状況に配慮した文面を心がけることにより、更新手続きがスムーズに進むようサポートする姿勢が求められます。文章全体は温かみのある口調で統一し、相手に対する感謝と敬意、そして今後のより良い関係構築への前向きな意志をしっかりと伝える内容とすることが重要です。これにより、相手も依頼内容を真摯に受け止め、安心してご対応いただける環境が整えられます
その際の言い回し
- いつも大変お世話になっております。今回の更新依頼に際し、これまでのご支援に対する感謝の気持ちとともに、今後のサービス向上に努める決意をお伝えいたします。
- 日頃より温かいご支援を賜り、誠にありがとうございます。今回の依頼につきまして、皆様のご期待に沿えるよう一層努力する所存でございます。
- 平素よりご高配を賜り、心より感謝申し上げます。今回の保守契約更新にあたり、これまでのご愛顧に感謝するとともに、今後も変わらぬご支援をお願いする次第でございます。
- いつもご配慮いただき、誠にありがとうございます。今回の更新依頼に際し、私どもの誠意と今後の更なる努力をお約束し、皆様に安心してご判断いただけるよう努めて参ります。
- 日々のご愛顧に深く感謝いたします。今回の更新に関しまして、これまでのご協力に対する感謝の念とともに、今後もより良いサービス提供に努める所存でございます。
保守契約更新依頼メール例文集（文例）
【お名前】様、保守契約の更新についてお願い申し上げます
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します。
この度は、保守契約更新のご案内をさせていただきます
保守契約は、お客様のシステムを安定的に運用するために必要なサービスです
保守契約には
以下の内容が含まれます
・システムの定期的な点検・メンテナンス
・システムの障害発生時の対応・復旧
・システムのバージョンアップや機能追加の提案・実施
・システムの利用方法や操作方法に関するご相談・ご指導
保守契約の期間は、毎年4月1日から翌年3月31日までとなっております
現在、お客様と弊社との間で締結している保守契約は、2023年3月31日で満了となります
そのため、2023年4月1日から2024年3月31日までの保守契約を更新する必要がございます
保守契約更新の手続きにつきましては
以下の通りです
・弊社から保守契約更新書を郵送いたします
・お客様は、保守契約更新書に必要事項を記入し、捺印の上、返送してください
・弊社は、保守契約更新書を受領後、確認し、正式に保守契約を更新いたします
・弊社から保守契約更新完了のご連絡をいたします
保守契約更新書は、2023年2月中旬にお送りする予定です
お手数をおかけいたしますが2023年3月15日までにご返送いただけますようお願い申し上げます
また保守契約更新にあたりまして
システムに関するご質問やご要望がございましたら
お気軽にお問い合わせください
弊社では、お客様のシステムをより良くするために
常に最新の技術や知識を取り入れております
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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保守契約更新のご協力をお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
弊社は〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
貴社とは昨年から保守契約を結ばせていただいておりますが
この度契約期間が満了することになりました
そこで契約を更新させていただきたく存じます
貴社のサービスには大変満足しておりますし今後も弊社のシステム運用に欠かせないものと考えております
契約更新に関する手続きや条件などについて詳しくご教示いただけますでしょうか
また契約更新にあたって
以下の点について質問をさせていただきたく存じます
・貴社のサービスは今後どのような機能追加や改善が予定されていますか
・弊社のシステムとの互換性やセキュリティ面において注意すべき点はありますか
・保守契約に含まれるサポートの範囲や対応時間は変更されますか
お忙しいところ恐縮ですが
ご返信をお待ちしております
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お名前】様、保守契約更新手続きのお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
この度は、弊社との保守契約更新についてご連絡させていただきました
現在、弊社では貴社の製品を使用しておりますが保守契約期間が近日中に満了となります
保守契約の更新について貴社のご意向を伺いたく存じます
弊社では貴社の製品に大変満足しており、今後も継続して利用したいと考えております
しかし保守契約の内容や料金について
いくつか質問がございます
例えば
保守契約にはどのようなサービスが含まれておりますでしょうか
また保守契約の更新料金は前回と同じでしょうか
さらに保守契約の期間は何ヶ月から何ヶ月まででしょうか
以上のような質問につきまして
貴社の担当者様からご回答をいただければ幸いです
ご多忙のところ恐縮ですが何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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お手数おかけいたしますが、保守契約の更新をお願い申し上げます
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます
さて弊社は貴社との保守契約を更新したいと考えております
現在の契約期間は来月末までとなっておりますが
引き続き貴社のシステムの安定稼働をサポートさせていただきたく存じます
保守契約の更新については貴社のご都合に合わせてお話しできれば幸いです
また契約内容に関しても
ご要望やご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください
弊社では、貴社のシステムに関する質問にも対応しております
例えば
システムの性能やセキュリティ
バックアップや障害対応などについて
ご相談いただけます
もちろん保守契約の範囲内であれば
追加料金は発生いたしません
貴社のシステム管理者様として保守契約の更新をご検討いただければ幸いです
ご連絡をお待ちしております
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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保守契約更新に関するお手続きのお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
弊社は〇〇〇株式会社の〇〇〇部門の〇〇〇と申します
この度は貴社との保守契約更新についてご連絡させていただきました
貴社とは昨年からお取引させていただいており大変お世話になっております
保守契約の期限は来月末までとなっておりますが弊社としては引き続き貴社のサービスを利用させていただきたく存じます
そこで保守契約の更新手続きについてお伺いしたく思います
更新手続きに必要な書類や手順、更新料金などをご教示いただけますでしょうか
また貴社のサービスに関して、専門的な質問をさせていただきたいのですが
貴社のサービスはどのような技術やアルゴリズムを用いておりますか
貴社のサービスの特徴や優位性は何でしょうか
貴社のサービスは今後どのような開発や改善を予定しておりますか
以上、３点についてご回答いただければ幸いです
お忙しいところ恐縮ですが
ご対応のほどよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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お忙しいところ恐れ入りますが、保守契約更新のご確認と手続きをお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。△△△株式会社の△△△と申します
この度は保守契約の更新についてご連絡させていただきました
現在、貴社と当社との間で締結しております保守契約は来月末で期限が切れます
保守契約の内容は貴社のシステムに関する障害対応や定期的なメンテナンスなどを含んでおります
当社では貴社のシステムを安定的に運用するために保守契約の更新をお勧めしております
そこで保守契約の更新について貴社のご意向を伺いたく存じます
更新を希望される場合は添付の更新申込書に必要事項をご記入の上
メールでご返送ください
更新しない場合は、その理由をお教えいただけますと幸いです
また保守契約の内容や料金に関してご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください
貴社のご返答をお待ちしております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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保守契約の更新手続き：【お名前】様へ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は保守契約更新のご案内をさせていただきます
現在、弊社では、お客様のシステムの安定稼働を支えるために保守契約をご提供しております
保守契約には以下のサービスが含まれております
・システムの定期点検
・障害発生時の迅速な対応
・システムのバージョンアップ
・システムのカスタマイズ
・システムの運用相談
保守契約は毎年4月1日から翌年3月31日までの1年間となっております
現在、お客様と弊社との間で締結されている保守契約は2023年3月31日で満了となります
そこ、2023年4月1日から2024年3月31日までの保守契約を更新していただきたく、ご連絡させていただきました
保守契約更新の手続きについては、以下の通りです
・弊社から保守契約更新申込書を郵送いたします
・お客様は、保守契約更新申込書に必要事項をご記入の上、弊社まで返送してください
・弊社では、保守契約更新申込書を確認し、保守契約書を作成いたします
・弊社から保守契約書を郵送いたします
・お客様は、保守契約書に署名捺印の上、弊社まで返送してください
・弊社では、保守契約書を確認し、保守契約更新の完了となります
保守契約更新申込書は2023年2月28日までに弊社までご返送いただけますようお願いいたします
また保守契約更新に関するご質問やご不明点がございましたら
お気軽にご連絡ください
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お名前】様への保守契約更新について、ご協力のお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて、弊社ではお客様により良いサービスを提供するために
保守契約の更新をお願いしております
保守契約とは弊社が提供するシステムやソフトウェアの動作保証や不具合対応、アップデートなどを行う契約です
保守契約の期間は一年間で期限が近づくと自動的に更新されますが
お客様のご都合により更新を希望しない場合は、事前にご連絡いただく必要があります
現在、貴社との保守契約は〇月〇日に満了となりますので
更新の可否についてお伺いしたく存じます
更新を希望される場合は、本メールに返信いただくか、下記の電話番号までご連絡ください
更新を希望されない場合は、理由をご記入の上、本メールに返信いただくか下記の電話番号までご連絡ください
また保守契約に関する専門的な質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください
弊社では、お客様のニーズに応えるために
最新の技術や知識を持ったエンジニアが常駐しております
エンジニアは貴社のシステムやソフトウェアの状況や仕様を把握しておりますので
迅速かつ正確に対応させていただきます
この度は保守契約の更新依頼をさせていただきましたことをお詫び申し上げます
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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貴殿の保守契約更新に関するお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
この度は弊社との保守契約更新についてご連絡させていただきました
現在、弊社では、お客様のシステムの安定稼働を支えるために保守契約を定期的に更新しております
保守契約の内容は以下の通りです
・システムの障害対応
・システムのバージョンアップ
・システムの定期点検
・システムの性能改善提案
・システムの操作方法や設定方法などのご相談
保守契約の更新期限は、本年度末（2023年3月31日）となっております
更新期限までに保守契約の継続をご希望される場合は弊社までご連絡ください
保守契約の継続をご希望されない場合は、更新期限までにご解約手続きをお願いいたします
保守契約の更新に関して
ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽に弊社までお問い合わせください
今後とも、弊社とのお取引をよろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お名前】様、保守契約の更新手続きについてお願い申し上げます
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
この度は弊社との保守契約更新についてご連絡させていただきました
現在、弊社では貴社の製品を使用しており大変満足しております
保守契約は今年度末で満了となりますが引き続き更新したいと考えております
そこで保守契約更新に関する手続きや条件について詳しくお伺いしたく存じます
具体的には、以下の点についてお尋ねしたいと思います
・更新期間は何年ですか
・更新料金はどのように決まりますか
・支払い方法や支払い期限はどうなりますか
・保守サービスの内容や範囲は変更されますか
・保守サービスの利用方法や連絡先はどうなりますか
お忙しいところ恐縮ですが
ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです
ご不明な点やご質問がございましたら
お気軽にご連絡ください
今後ともよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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お手数をおかけいたしますが、【お名前】様の保守契約更新をお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
この度は保守契約更新のご案内をさせていただきます
保守契約は、お客様のシステムを安定的に運用するために必要なサービスです
保守契約には以下の内容が含まれます
・システムの定期的な点検・メンテナンス
・システムの障害発生時の迅速な対応・復旧
・システムのバージョンアップや機能追加の提案・実施
・システムの利用方法や操作方法に関するご相談・ご指導
保守契約は毎年4月1日から翌年3月31日までの1年間となっております
現在、お客様との保守契約は、2023年3月31日で満了となります
そのため2024年3月31日までの保守契約更新をお願いいたします。
保守契約更新の手続きは、以下の通りです
・保守契約更新申込書に必要事項をご記入ください
・保守契約更新申込書に押印をお願いいたします
・保守契約更新申込書を弊社まで郵送またはFAXでお送りください
・弊社で確認後、保守契約更新証明書をお送りいたします
保守契約更新申込書は添付ファイルにてご確認ください
保守契約更新の締切は、2023年3月15日となっております
お手数をおかけいたしますが期日までにご返送いただけますようお願い申し上げます
また、保守契約更新に関してご不明な点やご質問がございましたら、お気軽に弊社までご連絡ください
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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保守契約更新に関するご連絡：【お名前】様
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
弊社は〇〇〇と申します。貴社の保守契約更新依頼をさせていただきたく、ご連絡いたしました
現在、貴社の製品を使用しておりますが大変満足しております。
しかし保守契約の期限が近づいており更新の手続きをお願いしたく存じます
保守契約の更新にはどのような手順が必要か
また更新料金はいくらかかるか
ご教示いただければ幸いです
尚、弊社では貴社の製品に関して以下のような質問があります
・製品の性能や仕様に変更はありませんか
・保守契約にはどのようなサービスが含まれますか
・保守契約を更新しない場合、どのようなリスクがありますか
以上、お忙しいところ恐縮ですが
ご返信をお待ちしております
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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お願い申し上げます：【お名前】様の保守契約更新
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お名前】様、保守契約更新のご確認とお手続きをお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます
さて弊社は貴社との保守契約を更新したく存じます
現在、貴社の製品を使用しておりますが大変満足しております
しかし最近製品の動作に関していくつか質問が生じました
例えば、製品の設定を変更する際に、どのような手順を踏む必要があるのか
また製品の性能を最大限に引き出すために
どのような工夫ができるのか
などです
そこで貴社の保守契約を更新することで
これらの質問に対して回答をいただけると幸いです
保守契約の内容や料金については貴社のウェブサイトを拝見しましたが、詳細については直接お聞きしたいと思います
下記の連絡先までご連絡ください
弊社担当者が折り返しご連絡させていただきます
この度はお忙しいところ恐縮ですが
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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