契約書送付依頼メールを送る際の書き方・注意点
契約書の送付依頼メールは、取引先や社内の関係者に対して正式な契約書を送付してもらうよう依頼する際に使用されます。以下のような場面で送られることが一般的です。
- 新規の契約を締結する際に、取引先に契約書を準備してもらう場合
- 更新契約のために、最新の契約書の送付を依頼する場合
- 双方で合意済みの内容を文書化し、正式な契約書として取り交わす場合
- 署名・捺印済みの契約書を郵送や電子データで受け取りたい場合
契約書は重要な書類であるため、依頼の仕方には細心の注意を払う必要があります。
契約書送付依頼メールの注意点
1. 明確で簡潔な依頼を心がける
契約書に関する依頼メールでは、具体的にどの契約書を送付してもらいたいのかを明記することが重要です。「○○の契約書をご送付いただけますでしょうか。」と明確に伝えることで、相手が迷わず対応できるようにします。
2. 送付方法を指定する
契約書の送付方法（郵送、メール、クラウド経由など）を指定することで、スムーズに対応してもらいやすくなります。特に電子データでの送付を希望する場合は、「PDF形式でお送りいただけますと幸いです。」などと記載しておくと良いでしょう。
3. 期日を明確に伝える
契約締結に関わるスケジュールがある場合は、いつまでに送付してほしいのかを具体的に伝えます。「○○日までにご対応いただけますでしょうか。」と依頼することで、スムーズなやり取りが可能になります。
4. 相手の負担にならないよう丁寧な表現を使う
契約書の作成や送付は相手の負担になることもあるため、失礼のないよう配慮が必要です。「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」といったクッション言葉を活用し、柔らかい印象を与えるようにしましょう。
5. 確認事項を付け加える
契約書には双方の合意が必要であり、誤りがないように確認することが重要です。例えば、「送付いただく契約書は、事前に合意した内容で間違いないか、改めてご確認いただけますと幸いです。」と記載すると、相手が確認しやすくなります。
他の失礼がない伝え方
- 「契約書の送付をお願いできますでしょうか。」
- 「お手数をおかけいたしますが、契約書をご送付いただけますと幸いです。」
- 「契約書をご準備のうえ、ご送付いただけますでしょうか。」
- 「○○の契約書につきまして、ご送付のほどお願い申し上げます。」
- 「契約書の送付について、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」
契約書送付依頼メール書き出しと締めの挨拶
書き出し
- 「お世話になっております。○○（会社名）の△△です。」
- 「平素より大変お世話になっております。」
- 「いつもご協力を賜り、誠にありがとうございます。」
- 「先日は○○の件でお打ち合わせいただき、ありがとうございました。」
- 「このたびの○○に関しまして、契約書の送付についてご依頼申し上げます。」
締めの挨拶
- 「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。」
- 「ご確認のうえ、ご対応いただけますと幸いです。」
- 「ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
- 「引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。」
契約書送付依頼メール例文
1. 一般的な契約書送付依頼
「お世話になっております。○○（会社名）の△△です。貴社との○○に関する契約書について、ご送付をお願いできますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、○○日までにご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
2. 送付方法を指定する場合
「平素よりお世話になっております。○○（会社名）の△△です。このたびの○○に関しまして、契約書をご送付いただきたくご連絡いたしました。PDF形式にてメール添付でお送りいただけますでしょうか。ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。」
3. 送付期限を明記する場合
「お世話になっております。○○（会社名）の△△です。先日ご案内いただきました契約書について、ご送付をお願いしたく存じます。業務開始の関係上、○○日までにお送りいただけますと大変助かります。お手数をおかけいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」
4. すでに送付依頼済みの再依頼
「お世話になっております。○○（会社名）の△△です。先日お願いしました契約書の件につきまして、念のためご確認させていただきたくご連絡いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、○○日までにご送付いただけますでしょうか。ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。」
5. 修正した契約書を送付してもらう場合
「いつもお世話になっております。○○（会社名）の△△です。先日お送りいただきました契約書につきまして、修正のご対応をいただきありがとうございます。お手数をおかけしますが、修正後の契約書を再度ご送付いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
使わないほうがよい表現
1. 失礼な言い方
✖「契約書を早く送ってください。」
→「お手数ですが、ご送付いただけますでしょうか。」
2. 命令口調の表現
✖「契約書を○○日までに送ってください。」
→「○○日までにご対応いただけますと幸いです。」
3. 相手を急かす表現
✖「まだ契約書が届いていませんが、どうなっていますか？」
→「念のため、契約書の送付状況についてご確認いただけますでしょうか。」
まとめ
契約書の送付依頼メールは、明確でありながらも、相手に配慮した丁寧な表現を心がけることが大切です。契約に関わる重要な書類であるため、内容に誤解が生じないように明確な表現を使いながら、感謝の気持ちを添えることでスムーズな対応を引き出せます。
また、送付方法や期日を記載することで、相手が対応しやすくなるように工夫しましょう。
目上の方へ契約書送付メール
上位者への敬意を大切にご送付をお願いする件
いつも温かいご指導を賜り、心より感謝申し上げます。先日お話を進めております契約に関しまして、必要書類を確認いたしましたところ、正式な契約書の取り交わしが必須となっております。お手数をおかけし大変恐縮ではございますが、契約書を一部ご用意いただき、こちらにご送付いただけますようお願い申し上げます。
お忙しい中でのご依頼となり誠に恐縮ですが、手続きが円滑に進みますよう、可能な範囲でお早めにお手配いただけますと幸いです。細かな点でご不明な箇所などございましたら、遠慮なくご相談ください。
今後とも変わらぬご指導をいただきながら、円満に手続きを進めていければと願っております。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
改めて正式書面をお願いし先方のご都合を伺う要望
平素より多くの学びを得る機会をいただき、心より御礼申し上げます。以前ご相談いたしました契約内容について、口頭での合意は得られているかと存じますが、正式書面を交わすためには契約書が必要となります。
そこで、誠に恐縮ではございますが、改めて契約書の作成・ご送付をお願いできますでしょうか。もし書式に関する社内規定や押印手続きが複雑であれば、当方も可能な限り協力いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。
手続き完了後は、より具体的に次のステップを進められればと考えております。ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
丁重な言葉遣いで契約手続きを依頼するご連絡
いつも多方面で専門的なアドバイスを賜り、誠にありがとうございます。先日ご確認いただいた条件に基づき、契約締結に向けて準備を進めておりますが、正式な手続きを行うため、貴社発行の契約書をご手配いただけますようお願い申し上げます。
何かご用意いただく上で不明点やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。私どもも可能な限りスムーズに進行できるよう対応してまいります。
恐縮ながら、お忙しいところ書類のご送付をお願いする形となりますが、完了時期の目安や必要な手順についても事前にお聞かせいただけますと幸いです。引き続きご指導をいただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
慎重な確認を求めつつ書類送付をお願いする申し出
日頃から手厚いご助言をいただき、深く感謝しております。お話を進めております件ですが、社内での審査を行うにあたり、正式な契約書が必要となりました。すでに合意済みの条件を明確に反映した書面を準備いただき、それを当方までご送付いただきたくお願い申し上げます。
こちらでも内容の確認後、問題がなければ速やかに手続きを進められるよう体制を整えております。お手数をおかけすることになり申し訳ございませんが、ご都合に合わせてご対応いただけますと助かります。
今後とも末永くご指導いただきますよう、お願い申し上げます。何かお困りのことがございましたら、ご遠慮なくお申しつけください。
改訂事項を踏まえて書類を早急にお願いする打診
平素は格別のご厚情をいただき、ありがとうございます。このたび協議いたしました内容に一部修正が生じ、それを反映した契約書を改めて作成していただく必要が出てまいりました。つきましては、恐れ入りますが新しい契約書をご準備の上、当方へお送りいただければと存じます。
追加となる条項や修正項目の詳細については、先日メールにてお伝えしておりますので、ご確認いただければ幸いです。もし不明点などありましたら、遠慮なくお尋ねください。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、スケジュールにも限りがございますため、早めのご対応をいただけますと助かります。引き続きご高配を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
取引先の企業へ契約書送付メール
正式な合意に必要な書面を要請するご案内
いつもお世話になっております。先日の打ち合わせでご承諾いただいた条件を正式に合意するにあたり、契約書を取り交わす必要がございます。貴社指定の書式や捺印の手順があるかと存じますので、可能であればその詳細をお伺いしつつ、契約書をご送付いただけますと幸いです。
もし不備や追加確認事項がありましたら、事前にご連絡いただければ早急に対応いたします。引き続き円滑に業務を進めていくためにも、どうぞご協力をお願いいたします。何かご質問がございましたら、遠慮なくお知らせください。
今後とも、良好なお取引が継続できるよう尽力してまいります。どうぞよろしくお願いいたします。
先方の承認印が必要な書式を依頼するご連絡
平素より格別のご高配を賜り、ありがとうございます。先日お伝えした内容につきまして、当社としても契約締結に向け準備を進めておりますが、貴社のご担当部署で作成された契約書への捺印が必須となっていると聞いております。
そのため、お忙しい中恐縮ですが、正式書面を作成のうえ、ご捺印いただいた原本をご送付いただけませんでしょうか。書類の細部につきましては、事前にすり合わせを行いたく存じますので、修正点や加筆が必要な個所がありましたら速やかにご連絡ください。
今後のスケジュールを円滑に進めるためにも、何卒ご協力をお願い申し上げます。引き続きよろしくお願いいたします。
お互いのリスク回避を目的とした送付依頼
日頃より貴社には大変お世話になっております。今回の業務遂行にあたり、口頭ベースでの取り決めだけではリスクが残る可能性がございますため、双方の安心と信頼を担保するためにも、契約書の正式な取り交わしを進めたく存じます。
つきましては、貴社からご用意いただく契約書のご送付をお願い申し上げます。こちらでも事前に内容を確認させていただき、必要に応じて修正案を提示できるよう準備しておきます。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ご質問やご不明点などございましたら、いつでもお問い合わせください。今後とも、両社にとって有益な協力関係を築いてまいりたいと考えております。
相互確認のため契約書作成を早めに依頼する連絡
日頃より格別のお付き合いをいただき、深く感謝しております。先日合意に至りました案件につきまして、実務を進める前に正式な契約書を締結する必要がございます。ご多忙とは存じますが、正確な内容での書面化をお願いしたいと考えております。
お手数をおかけいたしますが、貴社ご担当部署にご相談いただき、契約書のドラフトをご送付いただければ幸いです。確認後、当社内でも法務部門と連携し、改めてご要望に沿う形で手続きを進める所存です。
何か追加説明や補足が必要な点などありましたら、遠慮なくご連絡ください。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
進捗管理の観点から契約書を早急に欲しい旨を伝えるお願い
いつもご協力いただき、ありがとうございます。現在進めているプロジェクトにおいて、具体的な納期や責任範囲を明確にするためにも、早期の契約書締結が不可欠と考えております。貴社側でご用意が整い次第、当社へ送付いただけないでしょうか。
あらかじめ頂戴できれば、実務担当者同士で詳細確認を進め、スケジュールにも反映しやすくなります。急なご依頼となり恐れ入りますが、双方の作業を円滑にするためにも、どうかご理解とご協力を賜りますようお願いいたします。
今後とも末永いお付き合いを続けていけるよう、社員一同努めてまいります。どうぞよろしくお願いいたします。
新規取引先に契約書送付メール
はじめての契約を円滑に進めるため送付を依頼する連絡
このたびは弊社にご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。先日の打ち合わせに基づき、まずは正式に契約書を取り交わさせていただく必要がございます。貴社の書式や規定がありましたら、それに準じた形で書面をご用意いただけますでしょうか。
弊社としても、スムーズに作業へ移行できるよう社内体制を整えつつ、お送りいただいた内容を速やかに確認する準備を進めております。もし書面作成に際して不安な点や疑問がございましたら、どんなことでもお気軽にご相談ください。
今後とも、互いにとってメリットの大きいお取引を実現してまいりたいと考えております。引き続きよろしくお願いいたします。
新しいお取引に伴う正式書面の要請と今後の協力関係を示すお知らせ
はじめまして。このたびご縁をいただき、誠にありがとうございます。今回のご契約に関しましては、初回取引であることから、しっかりと書面を交わしてお互いの内容を明確化しておきたいと考えております。
お手数をおかけしますが、貴社の規定に沿ってご用意いただいた契約書を、当方へお送りいただけますでしょうか。こちらでもすぐに拝見し、必要な箇所がございましたら追ってご連絡いたします。
末永く協力体制を築けるよう、弊社としても誠実かつ丁寧に対応させていただく所存です。何か不明点等ございましたら、いつでもお声がけください。
誤解を防ぐため初回契約書を丁寧に依頼するメッセージ
このたびは弊社とお取引をご検討いただき、誠にありがとうございます。初めてのご契約でございますので、後々のトラブルを回避し、誤解なく進めていくためにも、正式な契約書をご用意いただければと存じます。
弊社といたしましては、書類の内容を確認の上、社内承認を得るプロセスを迅速に行う準備ができております。書式や押印の手順など、貴社に特有のルールがある場合には、最初に教えていただけるとスムーズに進められます。
まだ右も左も分からぬ新たな関係ゆえ、丁寧に確認を重ねながらよい信頼関係を築いていければと願っております。今後ともよろしくお願いいたします。
双方の利益を守る趣旨で契約書の発行をお願いする依頼
はじめまして。今回お声がけいただきまして、心より感謝申し上げます。新規の業務となりますが、当方としても安心して進められるよう、まずは契約書の発行と送付をお願いできればと考えております。
お力添えいただけるようでしたら、貴社内で想定されている条件や注意事項があれば一通り盛り込んだ書面をご準備いただき、当方までご送付ください。そちらを基に調整し、不備があれば早めに修正提案させていただきます。
今後のやり取りが円滑かつ確実なものになるよう、こちらでも万全を期して対応してまいります。何卒よろしくお願いいたします。
信頼構築を見据えた上で書面送付を求める案内
このたびはご協力の機会をいただき、ありがとうございます。弊社にとっても、新たなパートナーと連携を深める大切な第一歩となりますので、できる限り明確な文書を基盤としてスタートを切りたいと考えております。
つきましては、貴社規定の契約書をご手配のうえ、ご送付いただけないでしょうか。ご提示いただいた内容をもとに、弊社も細部を確認し、役員決裁などの社内手続きを適切に行います。
今後は緊密な連携を図り、互いに発展的な成果を出せるよう全力を尽くしていく所存です。ご要望などございましたら、遠慮なくお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
顧客・お客様へ契約書送付メール
購入やサービス導入に伴う契約書をご請求する説明
このたびは弊社商品にご関心をお寄せくださり、ありがとうございます。ご購入やアフターサポートなど諸条件を明確にするため、契約書を取り交わさせていただきたいと考えております。お手数ですが、お客様からご利用いただいている契約書式や、既定の書類がございましたらご送付いただけますでしょうか。
弊社では、お客様のご要望を一つひとつ丁寧に確認しながら、より良いサービスを提供できるよう努めております。もし書面の作成や送付に際してご不安な点がありましたら、いつでもお問い合わせください。
これからも快適にお使いいただけるよう、誠心誠意対応してまいります。どうぞよろしくお願いいたします。
サービス仕様確定に伴う正式書面をお願いするご連絡
平素より弊社サービスをご検討いただき、誠にありがとうございます。このたびは新規プランについて合意が進み、いよいよ導入手続きへ移行する段階となりました。つきましては、正式に契約を結ぶための書面を交わしたく存じます。
もしお客様のお手元に既定の契約書がございましたら、そちらを下地として進めることも可能です。その場合は、書類を当方へお送りいただければ、担当部署にて内容を照合いたします。
迅速に手続きを完了し、早急にサービスをご利用いただけるよう努力いたしますので、ご都合に合わせて書類をご用意ください。何か気になる点がございましたら、いつでもお声がけください。
ご要望に合わせた書面修正を希望する際の送付依頼
日頃より弊社へ多大なるご支援をいただき、ありがとうございます。先日いただいたご要望を踏まえ、契約条件にいくつか変更点が発生いたしました。そこで、改定後の内容が反映された契約書を作成いただき、お送りいただければと存じます。
当方でも、いただいた書面を拝見し次第、速やかにご意見や修正提案をお返しできるよう準備を整えております。お忙しいところ恐れ入りますが、今後の進行を円滑にするためにも、何卒ご協力をお願いいたします。
万が一、ご不明点や追加要望がございましたら、遠慮なくご連絡ください。お客様に安心してご利用いただけるよう、誠意を持って対応させていただきます。
保証やアフターケアを記載した契約書を依頼するお知らせ
いつも弊社商品をご検討いただき、誠にありがとうございます。今回は特に保証内容やアフターケアに関して、しっかりとした取り決めを行う必要があると考えております。万全の体制でサポートするためにも、契約書にこれらの事項を盛り込んだうえでご提示いただけますでしょうか。
もし既存の書式に追記・修正が必要な場合など、お手続きに時間がかかるようであれば、その旨を早めにお知らせいただけると助かります。スムーズに対応できるよう、弊社側でもスタッフを配置して対応に備えております。
大切なお取引を滞りなく進めるため、ぜひご理解とご協力をお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
ご利用条件確認のため契約締結を急ぎたいと伝えるお願い
日頃より弊社サービスにお問い合わせいただき、ありがとうございます。現在ご検討いただいているプランにつきましては、早めに導入を開始するためにも、契約書の締結が重要なステップとなります。
お客様が既にお使いの書式がありましたら、そちらを参考にさせていただきつつ、調整を進めたいと考えております。よろしければ、ご用意いただいた書類を当方へご送付いただけますでしょうか。
導入後も継続的にサポートいたしますので、安心してご利用いただけるよう、細部にわたってしっかり確認させていただきたく存じます。どうぞよろしくお願いいたします。
社内メールで「契約書送付メール」
部署内で書類準備を協力してもらうための情報共有
お疲れさまです。現在、外部企業との取り決めに必要な契約書を社内で準備しようとしておりますが、こちらに加筆や押印が必要となる箇所が多く、総務や法務の皆さんのお力添えをいただきたいと考えています。
つきましては、契約内容のドラフトを近々お渡ししますので、ご確認いただいた上で問題点があればご指摘ください。また、必要に応じて最終的に捺印された書類を相手先へ送付する手配もお願いすることになるかと思います。
調整に時間がかかることも想定されますが、スムーズに進めるために、定期的に状況を共有させていただきます。何かご提案などありましたら、遠慮なくお申し出ください。よろしくお願いいたします。
関係部署に押印手続きを依頼する社内連絡
お世話になっております。ただいま進行中の案件に関する契約書ですが、社内規定上、上席の承認に加えて複数部門の捺印が必要となることが判明しました。そこで、手続きに詳しい方がいらっしゃいましたら、お力をお貸しいただきたいです。
具体的には、先方から送られてきたドラフトに当社コメントを入れたうえで、最終版を複数部門で取りまとめる必要があります。期限も限られておりますため、なるべく早めに着手したいと考えています。
皆さまの協力なくしてはスムーズに完了できませんので、何卒よろしくお願いいたします。後ほど改めて打ち合わせのご連絡を差し上げますので、ご参加をお願いいたします。
契約締結のステータスを報告し送付依頼をアナウンスする連絡
お疲れさまです。先日外部と取り交わす契約条項の草案がほぼ固まりましたので、今後は正式な契約書を作成・送付する段階に入ります。確認してくださった皆さま、ありがとうございました。
つきましては、最終的に外部から返送していただくための手続きや社内押印の流れを整理したうえで、各担当者へ依頼を進めさせていただきます。もしリスクや留意点など見つかった際には、速やかに共有いたしますので、ご意見をお寄せいただけますと助かります。
社内全体でスピード感を持って進めたいと考えています。引き続きご協力をお願いします。
契約書類の電子化に関する社内合意を得るお願い
お疲れさまです。近年、ペーパーレス化の流れが進んでいるため、今回の契約書も電子署名による締結を検討したいと考えています。ただし、相手企業の方針とのすり合わせや、社内システム上の運用ルールの確認が必要です。
そこで、法務や情報システム部門の皆さんにご協力をいただき、電子契約で進められるかどうかを早急に精査していただけますと助かります。もし問題なく運用可能であれば、先方に電子データの送付をお願いしたいと思います。
今後の効率化にもつながる大切な取り組みですので、何か懸念点があれば遠慮なく共有ください。よろしくお願いいたします。
社内規定改訂に伴う契約書修正を調整するお願い
お疲れさまです。最近の社内規定改訂により、契約書の文面に追記する必要がある事項が増えました。先方との契約締結前に、この部分を加えた最新のひな型を用いて書面を仕上げなければなりません。
そのため、関係者の皆さまには、加筆内容の確認と必要な承認手続きをお願いしたく存じます。早めに取りまとめを行い、書類が整い次第、先方へ送付する流れとしたいと思います。
タイトなスケジュールで申し訳ありませんが、何卒ご協力のほどよろしくお願いいたします。疑問点や不都合がございましたら、気軽にお知らせください。
契約書送付メールの注意点、まとめ
- 送付依頼をする場合、相手がどのような書式や社内ルールを持っているかを事前に把握し、それを踏まえたうえでお願いするとスムーズに進む。特に捺印の有無や電子契約の可否など、企業によって異なる部分を早期に確認しておくことが重要。
- 新規や目上の相手には、過度に失礼にならないよう丁寧な敬語表現を用い、依頼の背景や意図をわかりやすく伝えるとともに、手続きにかかる負担への配慮を示すことが望ましい。
- 相手の事情を尊重しつつ、自社内でも必要書類や押印手続き、承認プロセスを明確にしておく。送付をお願いしたのに、受け取った後の対応が滞ると相手方に不安を与えてしまうため、社内フローの整備と周知も欠かせない。
- 先方に書類を送ってもらう場合には、宛先や提出期限、フォーマットなど、相手に具体的な手順が伝わるよう配慮する。こちらから詳細を提示すれば、相手もどのように動けばよいか把握しやすくなる。
- 書面のやり取りであっても、口頭やメールだけで済ませられる工程がある場合は、余計な作業を増やさないよう臨機応変に対応する。柔軟な姿勢で進めることで、相手にとっても協力しやすい印象を与えられる。
- 文面における言葉遣いや依頼の仕方は、社外の場合はより丁寧に、社内の場合は要点を端的にまとめるなど、相手との関係性や組織内外を意識して変化させる。最後には「不明点があれば遠慮なく連絡ください」などの一文を入れ、質問や意見を促しやすい雰囲気を作る。
