ビジネスメールの構成と書き方

ビジネスメールの書き出しの構成と書き方

件名・挨拶・名乗り

1. 頭語・結語を省略する： ビジネスメールの書き出しでは、一般的に拝啓や敬具を省略します。メールでは用件を相手に効率的かつ分かりやすく伝えることが重要であるため、冗長な表現は避けるべきです

拝啓・敬具を使用しない代わりに、「お世話になっております」や「お疲れ様です」といった短い挨拶が一般的に使われます。

2. 宛名を入れる： ビジネスメールでは、相手が個人のアドレスを使っているとは限りません。そのためメールが受け取る相手に確実に伝わるように宛名を必ず記載しましょう。

宛名の記載順序は、「会社名→部署→役職名→名前」が基本です。敬称としては「様」を使用することが一般的です。「殿」は自分と同等または目下の相手に対して使用されることがあるため、避けるのが無難ですが、役職名の後に使われることもあります

ビジネスメールでは、宛名の後に簡単な挨拶が続きます。以前からコミュニケーションがあっても、用件が変わる度に挨拶と自己紹介を行うことが一般的です
社内メールでは、「お疲れ様です」や「おはようございます」がよく使われます。一方、社外メールでは、「いつもお世話になっております」という表現が定型句として一般的です。
さらに丁寧な挨拶の例として、以下のような表現が考えられます。

挨拶・名乗り文例

一般的な挨拶・名乗りは以下の通りです。

1. 平素より大変お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます
2. いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。〇〇会社の〇〇でございます
3. 平素は格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。〇〇会社の〇〇でございます
4. 先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。〇〇会社の〇〇でございます

初めて連絡する相手への挨拶

初めて連絡する相手への書き出しは「お世話になっております」を使用しません相手に初めての連絡であることが分かるような表現を選びます。

• 突然のご連絡、失礼いたします。
• 突然のメールでのご連絡、失礼いたします。
• 初めてご連絡を差し上げます。〇〇会社〇〇部の××と申します。
• 〇〇様からご紹介いただき、ご連絡させていただきました。

久しぶりに連絡する相手への挨拶

久しぶりに連絡する場合のビジネスメールの書き出しの例です。

• お久しぶりです。その後いかがお過ごしでしょうか。
• 長らくご無沙汰しております。久しぶりの連絡になり申し訳ございません。

一日に何度もメールをやり取りすることがある場合

毎回「いつもお世話になっております」と繰り返すのではなく適切な表現を選びましょう。

• 度々失礼いたします。
• 何度も申し訳ございません。
• 重ねてのご連絡、大変申し訳ございません。
• 先ほどのメールに追加でご連絡です。

相手からのメールへの返信

書き出しでお礼を述べることが重要です。「早々」や「迅速」といった言葉を使うと相手に好印象を与えることができます。

• ご連絡いただき、ありがとうございます。
• 早々のご返信、誠にありがとうございます。
• 迅速なご返信、大変感謝いたします。

これらの表現を使って、適切なメールのやり取りを心がけましょう。

お詫びや謝罪が必要な場合

まずは冒頭でその意図を明確に伝えることが重要です。理由や経緯を先に長々と述べると言い訳に聞こえることがあるため書き出しでまず謝罪することがポイントとなります。

• 今回は〇〇の件で大変なご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんでした。
• 今回、私のミスにより、ご不快・ご不便をおかけし心からお詫び申し上げます。
• 先日、お越しいただいたにも関わらず会えなかったことを大変失礼いたしました。

「猛省」といった強い反省を表す言葉を使って、状況に適したフレーズを選ぶことが大切です。

お詫びや謝罪のメールでは内容だけでなく対応の速さも重要です。問題が発生した際には、まず電話で直接謝罪し、その後速やかにメールでも謝罪の意を伝えるようにしましょう。

主文・本文

前に触れた通りビジネスメールでは最初に依頼や確認したい事項を明確にすることがマナーです。最初にメールの大要を伝え相手が内容をすぐに把握できるようにしましょう。

• 先日の〇〇に関して、ご相談させていただきたくご連絡しました。
• 今日、〇〇について確認させていただきたいことがあり、メールをお送りしています。
• 先日お送りいただいたはずの資料がまだ届いていないため、ご確認いただけますでしょうか。
• 〇日にいただいたお見積りに関して確認したい点があります。
• 先ほど口頭でお話した内容について確認のためメールをお送りしています。
• 最近送ったスケジュール表はご確認いただけましたか。
• 〇〇プロジェクトに関しまして、お忙しいとは存じますが、ご相談させていただきたいことがあります。

確認したい内容が明確に伝わるように、具体的かつ短く書き出しを構成しましょう。

多忙な相手への問い合わせや質問では、要点を明確にすることが非常に重要です。

催促する際

• 〇〇に関して、納期が1週間ほど過ぎているのですが、状況はいかがでしょうか。
• 0月0日にご依頼した「〇〇」の納品状況について、いま一度ご確認をお願いしたく存じます
• 〇〇についての返答をお待ちしていますが、状況を教えていただけますか。
• 度々のご連絡となり恐縮ですが、本日時点で〇〇の確認がとれていないため、再度連絡させていただきました
• メールでお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
• 〇〇〇を、お送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか
• 〇〇についてお問合せをさせていただいた件でご連絡いたしました

「どのように」「いかが」といった言葉を使って相手の状況を探ることで、遠回しに催促を行います。ただし、あまり遠回しすぎると、催促の意図が伝わらない恐れがあるため、具体的に知りたい内容ははっきりと伝えましょう。

納期の催促

返答の催促

資料の確認の催促

返信の催促

入金の催促

〇月〇日に〇月分の請求書をお送りさせていただきましたが

申し訳ございませんが本日×月×日×時現在でお振込みの確認ができておりません。

お手数をおかけいたしますが、お客様のお手元で本件に関する状況をご確認いただき、△月△日△時までにお支払いいただけますようお願い申し上げます。

すでにお振込みいただいている場合で本メールとの行き違いであれば、お詫び申し上げます。どうぞ宜しくお願いいたします。

御見積書の催促

お世話になっております。先日お願いさせていただいた見積書についてのことです。

恐れ入りますが、本日〇月〇〇日の時点で、まだ到着しておりません。

お手数ですが状況をご確認いただき、 〇月〇〇日(水)までにお送りいただけるようお願い申し上げます。

どうぞ宜しくお願いいたします

請求書の支払いの催促

〇月末日に、〇月分の請求書をお送りさせていただいておりますが、ご確認いただけておりますでしょうか。（〇月〇日　メール件名：〇〇の〇〇について）

〇月末日がお支払い期限とさせていただいておりましたが、申し訳ございませんが、本日〇〇時の時点でまだお振込みの確認ができておりません。

お手数をおかけいたしますが、お客様のお手元で状況をご確認いただき、本日中にお知らせいただけますようお願い申し上げます。

すでにお振込み手続きを行っていただいている場合で本メールとの行き違いであれば、お詫び申し上げます。どうぞ宜しくお願いいたします。

報告書の催促

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、報告書の進捗状況についてお伺いさせていただきたいと存じます。

状況はいかがでしょうか。 次回の会議でのご報告が予定されておりますため

お手数ですが〇月〇日までにお送りいただけると大変ありがたいです。何卒よろしくお願い申し上げます。

原稿の催促

お忙しい中大変申し訳ございませんが

先月お願いしておりました原稿の締め切りが過ぎておりますことから、お手数ですがご連絡をさせていただいております。

原稿の進行状況はいかがでしょうか。お手数をおかけいたしますが今週中にお受け取りできると大変助かります

何卒よろしくお願い申し上げます。

アポイントの確認

〇月〇日に【件名】に関しましてメールをお送りさせていただいております。お打ち合わせについて、ご確認いただけましたでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、再度送付させていただいた内容をご確認いただけますと幸いです。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、◯月◯日を目安にご回答をお願いできますと助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。

電話でお話しした後のメール

電話でお話しした後のメールの書き出しの例文です。

• 先程はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
• さきほどお電話でお話しした件について、追加情報をお伝えします。
• 先程お電話しましたが、お留守のようでしたのでメールで失礼します。

直前の電話に関連するお礼や、関連する内容を伝えましょう。電話では相手が必要な情報を見逃している可能性もあるため、メールで重要な事項を再度伝えて、書面に残すことが重要です。

締めの言葉

ビジネスメールの締めの言葉は、メールの内容を詳しく説明した後の最後の挨拶部分です。たとえば、「以上で、どうぞよろしくお願い申し上げます」といった表現が含まれます。
厳密に定められた規則は存在しませんが、ビジネスメールには一般的な構成があり、冒頭の挨拶 → 要旨 → 詳細 → 締めの言葉という4つのステップに従ってメールを作成するのが基本です。
つまり、最後に締めの言葉を添えることがビジネスメールのマナーであり、社内メールでさえも一言添えることが一般的です。

以下は、さまざまな対象や状況で使用できる締めの言葉の例です。取引先や上司にはより敬意を払って、同僚や部下にはシンプルな表現を選んで、状況に応じて使い分けましょう。

一般的な締めの挨拶

1. どうぞよろしくお願いします。
2. 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
3. なにとぞ、お願い申し上げます。
4. それでは、お願いいたします。

返信を希望する際の締めの言葉

以下のような表現を追加しておくと良いでしょう。迅速な返信を促す場合、丁寧な表現を用いましょう。

1. お返事をお待ちしております。
2. ご回答いただけると助かります。
3. できれば、○○日までにご回答いただけるとありがたいです。
4. お手数ですが、お早めのご返信をお願いいたします。
5. お手間をおかけしますが、ご回答を楽しみにしております。
6. お忙しい中申し訳ございませんが、できるだけ早くご連絡いただけますようお願い申し上げます。

相手にお願い事（希望）がある場合

「○○を対応してください」とだけ記載すると、高圧的な印象を与えかねません。配慮のある言葉選びで、不快感を与えないようにしましょう。

以下のような表現で締めくくり、さらに「質問等あれば遠慮なくお知らせください」と付け加えると、丁寧さが伝わります。

1. ご検討いただけるとありがたいです。
2. ご確認をお願い申し上げます。
3. ご査収いただけますようお願いいたします。
4. お手伝いいただけると幸いです。
5. ご検討をお願い申し上げます。
6. お忙しい中恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
7. お手数ですが、ご協力をお願い申し上げます。
8. 大変お願い事で恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
9. 急を要する状況で申し訳ございませんが、速やかな対応をお願い申し上げます。

相手への感謝やお礼を伝えたいときの締めの言葉

締めの言葉で思いを強調できます。ただし、強調しすぎるとかえってわざとらしくなってしまいますので、やり過ぎには注意しましょう。

1. この度は誠にありがとうございました。
2. 心より感謝申し上げます。
3. 重ねてお礼申し上げます。
4. 深く感謝しております。
5. 厚くお礼申し上げます。

「取り急ぎお礼まで」という締めの言葉を見かけることもあるかもしれませんが、こちらは使い方に注意が必要です。 まず、取り急ぎは略式の言葉であるため、目上の人やお詫びのメールには使わないのが基本です。また、「お礼まで」というように文末を言い切るのも礼儀を欠いた印象を与えます。 加えて、「とにかく早く連絡することを優先した」というニュアンスがあるため、返信までにすでに数日経過しているメールや長文メールの末尾に書き添えるのも不自然です。 急いでメールで感謝を伝えたい場合には、「本来であれば直接お会いしてお伝えするべきところですが、まずはメールにてお礼申し上げます」などと、他の言葉に言い換えられないか検討しましょう

相手に謝罪の連絡をする際の締めの言葉

相手にかけた迷惑の度合いに応じて適切な表現を選ぶことが大切です。以下にいくつかの例を示します。

1. 心からお詫び申し上げます。
2. 重ね重ねお詫びを申し上げます。
3. 今回は、ご迷惑をおかけし、本当に申し訳ございませんでした。
4. 今回は、お客様の期待に応えられず、大変申し訳ないと思っております。
5. ご迷惑をおかけしたことについて、深く反省しています。
6. 誠に失礼いたしました。改めてお詫び申し上げます。
7. 今後、同じような問題が起こらないよう、再発防止に力を注いで参ります

相手と良好な関係を築き続けることを願う締めの言葉

言葉でメールを締めくくることが望ましいです。

1. 今後もどうぞよろしくお願いします。
2. 今後も変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。
3. 今後もご指導とご支援を賜りますようお願いいたします。
4. 今後もさらなるお引き立てをお願い申し上げます。
5. 幸多きことをお祈り申し上げます。
6. 皆様の益々のご活躍とご健康を心からお祈りしております。

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