添付ファイル・資料送付メールの書き方マナー
送付内容を件名・本文に記載する
送付内容を件名と本文に記載することです。メールでファイルを添付する場合、「ファイルが添付されていること」を伝える必要があります。添付していることを伝えないと相手が見落とすリスクがあるため件名と本文にはファイルの送付を明示しましょう。また本文には受け取り側に「添付したデータが何か」が分かるように説明し送り忘れや漏れを防ぐためにも送付内容を本文に記述する習慣を身につけましょう。
添付ファイルに関する問い合わせ先を明記する
添付資料の問い合わせ先を明記することです。メールでファイルを添付する際には、件名や本文だけでなくファイルそのものにも配慮が必要です。メールの送信者がファイルに関する問い合わせ窓口でない場合もありますので、本文に「添付資料に関する問い合わせ先」を書くことが大切です。自分が担当者である場合は、「添付ファイルに関する質問は本メールに返信いただければ幸いです」と記載し、問い合わせ先を明示しましょう。
ファイルフォーマットに配慮することです
文書データは一般的にPDF形式が推奨されますが、複数のファイルタイプが含まれる場合や、特定のソフトウェアが必要なデータの場合は相手のPC環境に適したフォーマットで送ることが重要です。事前に相手に確認を取ることで、問題を回避できます。
ファイルサイズに気を付ける
基本的に3MB以上のファイルはZIPに圧縮しましょう。また3つ以上のファイルがある場合は、ZIPファイルにまとめることでダウンロードの手間が減ります。10MB以上のファイルは大容量ファイル転送サービスを利用することが望ましいですが、相手のセキュリティ対策によっては受け付けられない場合がありますので事前に確認をおこないましょう。
添付ファイル・資料送付メールの【例文・文例】
件名：【資料送付】○○に関する資料のお届け【 株式会社◯◯ ◯◯（自分の名前）】
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
平素より大変お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。
【話した内容など】
○○に関する資料を、添付ファイル（PDF形式）で送らせていただきます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
○○に関する資料【PDF形式 全〇ページ】
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何かご質問や不明な点がございましたら、お気軽にこのメールに返信してください。
引き続き、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯◯◯◯
〇〇部 〇課
名前
〒000-0000 住所
電話：00-0000-0000／FAX：00-0000-0000
メールアドレス：〇〇@◯◯◯◯◯.com
HP《 https://www.◯◯◯◯◯.com 》
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資料の問い合わせが送り主と違う場合
件名：【資料送付】○○に関する資料のお届け【 株式会社◯◯ ◯◯（自分の名前）】
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
平素より大変お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。
【話した内容など】
○○に関する資料を、添付ファイル（PDF形式）で送らせていただきます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
○○に関する資料【PDF形式 全〇ページ】
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何かご質問や不明な点がございましたら、下記担当までお問い合わせください。
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〇〇に関するお問い合わせ
株式会社◯◯◯◯◯
〇〇部 〇課
担当：名前〇〇〇
メールアドレス：〇〇@◯◯◯◯◯.com
電話：00-0000-0000／FAX：00-0000-0000
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
引き続き、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯◯◯◯
〇〇部 〇課
名前
〒000-0000 住所
電話：00-0000-0000／FAX：00-0000-0000
メールアドレス：〇〇@◯◯◯◯◯.com
HP《 https://www.◯◯◯◯◯.com 》
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平素より大変お世話になっております。〇〇会社の〇〇でございます。【他の例文】
- 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 平素よりお世話になっております。〇〇会社〇〇です。
- 大変お世話になっております。〇〇会社〇〇です。
- 日頃より大変お世話になっております。〇〇会社〇〇です。
- 先日は早急な対応ありがとうございました。〇〇会社〇〇です。
- ご連絡いただきましてありがとうございます〇〇会社〇〇です。
- 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- お世話になっております。〇〇会社〇〇です。
- 平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 大変お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。〇〇会社〇〇です。
- ご無沙汰しております。〇〇会社〇〇です。
- 遅くなりましたが、お礼を申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- この度はお問い合わせいただき、ありがとうございます。〇〇会社〇〇です。
- 突然のご連絡、失礼いたします。〇〇会社〇〇です。
- お疲れ様です。〇〇会社〇〇です。
- ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。〇〇会社〇〇です。
- お手数をおかけしまして、申し訳ございません。〇〇会社〇〇です。
- ご報告が遅れましたこと、お詫び申し上げます。〇〇会社〇〇です。
- 先日はお会いできて大変光栄でございました。〇〇会社〇〇です。
- お忙しい中、お目通りいただきありがとうございます。〇〇会社〇〇です。
- 早速のご対応、誠にありがとうございます。〇〇会社〇〇です。
- ご多忙の中、ご連絡いただき感謝申し上げます。〇〇会社〇〇です。
「一日に何度もメールをやり取りすることがある場合」挨拶の挨拶例文・文例
- 何度もお手数おかけして申し訳ございません。
- 再度のご連絡で恐縮ですが、
- たびたびのご連絡で失礼いたします。
- 再びメールさせていただきます。
- お手数おかけして大変申し訳ございません。
- 重ね重ね失礼いたします。
- 何度もお手数をおかけしてすみません。
- たびたびのご連絡、お許しください。
- お忙しい中、再度のメール失礼いたします。
- 再度ご連絡させていただくこと、お許しください。
- 何度もご連絡させていただき申し訳ございません。
- 再びご連絡をさせていただきます。
- 重ねてのご連絡で恐縮ですが、
- 再度ご連絡させていただくこと、お許しください。
- たびたびのご連絡、大変申し訳ございません。
- お手数をおかけして申し訳ございません。
- 何度もお手数おかけし、申し訳ありません。
- たびたびのご連絡でお手数おかけします。
- 再度ご連絡させていただくこと、ご容赦ください。
- お忙しい中、再びメールでお手数おかけします。
- 何度もご連絡させていただいて申し訳ございません。
- 再度のご連絡でお手数おかけして申し訳ありません。
- たびたびのご連絡でご迷惑をおかけします。
- 重ね重ねのご連絡、お許しください。
- 再度ご連絡させていただくこと、ご了承ください。
○○に関する資料を、添付ファイル（PDF形式）で送らせていただきます。【他の例文】
- お問い合わせいただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお送りいたします。
- ご要望の資料を、添付ファイル（PDF形式）でお届けします。
- 本日の会議で紹介した資料を（PDF形式）、添付しております。ご確認ください。
- 本日お見せした資料を、こちらに添付させていただいております（PDF形式）。ぜひご検討にお役立てください。
- 今回のミーティングで利用した資料を添付しております（PDF形式）。ご検討の際、お役立ていただけると幸いです。
- 本日ご紹介した資料を添付いたします（PDF形式）。社内での検討時にお役立てください。
- お会いした際にお渡しした資料を、こちらに添付しております（PDF形式）。ご検討の際にご利用ください。
- ご依頼いただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお送りいたします。
- ご要望いただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお届けします。
- お話しした資料を、添付ファイル（PDF形式）で送信いたします。ご確認いただけますと幸いです。
- ご紹介した資料を、こちらに添付させていただいております（PDF形式）。ご検討にお役立ていただけると嬉しいです。
- 会議で使用した資料を添付しております（PDF形式）。ご確認の程、よろしくお願いいたします。
- 今回お渡しした資料を添付いたします（PDF形式）。ご検討時にお役立てください。
- お会いした時に提示した資料を、こちらに添付しております（PDF形式）。ご確認とご検討をお願いいたします。
- お尋ねいただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお送りいたします。
- ご希望の資料を、添付ファイル（PDF形式）でお届けします。
- 会議で取り上げた資料を、添付ファイル（PDF形式）で送付いたします。どうぞご検討にお役立てください
- 18. ご紹介した資料を、こちらに添付させていただいております（PDF形式）。どうぞお手元でご確認ください。
- 今回の打ち合わせで触れた資料を添付しております（PDF形式）。是非ご検討の際にお使いください。
- ご案内した資料を添付いたします（PDF形式）。ご検討の際にご参照いただければと思います。
- お会いした際にお伝えした資料を、こちらに添付しております（PDF形式）。ご確認とご検討をどうぞよろしくお願いいたします。
- お問い合わせいただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお届けいたします。
- ご要望いただいた資料を、添付ファイル（PDF形式）で送信いたします。
- 本日のミーティングで触れた資料を、添付ファイル（PDF形式）でお送りします。ご検討の際にお役立てください。
- ご紹介した資料を、こちらに添付させていただいております（PDF形式）。どうぞご検討にお役立ていただければ幸いです。
何かご質問や不明な点がございましたら、お気軽にこのメールに返信してください。【他の例文】
- 何かご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
- 何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
- ご質問などがございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。
- 何かご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお申し付けください。
- 何か不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお尋ねください。
- ご不明な点などございましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
- 何かお気づきの点やご不明な点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
- 何かご質問やご不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねくださいませ。
- 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。
- ご興味をお持ちいただけたこと、心より感謝申し上げます。何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
- 今後のご商談において、何かご質問やご不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。
- 貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお尋ねくださいませ。
- この機会をいただき、誠にありがとうございます。ご不明な点などございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。
- ご興味をお持ちいただき、まことにありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、いつでもお知らせいただけますようお願いいたします。
- 貴重な機会をいただき、ありがとうございます。もし何かご質問やご不明な点がございましたら、どうぞお知らせくださいませ。
- ご興味をいただき、ありがとうございます。もし何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
- この度はご興味をいただき、誠にありがとうございます。ご質問等ございましたら、お気軽にお尋ねくださいませ。
- ご興味をいただき、心より感謝申し上げます。もしお気づきの点などありましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。
- ご興味をいただき、誠にありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお尋ねくださいませ。
- この度はご興味をいただき、心より感謝申し上げます。何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
- ご興味をいただき、ありがとうございます。もし何かお気づきの点などございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。
- この度はご興味をいただき、誠にありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
- ご興味をいただき、心より感謝申し上げます。もしお気づきの点がございましたら、どうぞお気軽にお申し付けくださいませ。
- この度はご興味をいただき、ありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせいただけますようお願い申し上げます。
- ご興味をいただき、誠にありがとうございます。もし何かご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ
引き続き、どうぞ宜しくお願い申し上げます【他の例文】
- 今後とも何卒宜しくお願いいたします。
- 今後も変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
- これからも末永くお付き合いのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- 今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
- 今後ともより一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- 今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
- 今後とも末永いお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます。
- 引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
- これからも変わらずお世話になりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- 今後も何卒よろしくお願いいたします。
- 今後もご支援のほどよろしくお願い申し上げます。
- 今後もよろしくお願いいたします。
- 引き続きよろしくお願い申し上げます。
- 今後とも宜しくお願いいたします。
ファイルを添付するメールにはリスクもあります
ファイルを添付するメールにはリスクや問題が伴うことがあります。これらの問題を完全に回避することは困難ですが知っておくことで対処ができる場合もあります
よくあるトラブルの例は以下の通りです。
- 添付ファイルが壊れている
- 添付ファイルのパスワードが分からない
- 添付された資料が文字化けしている
添付ファイルが壊れている場合は送信者と受信者の間でコミュニケーションが必要になります。解決策としてはファイル形式の変更や受信側のセキュリティ設定の変更が考えられます
送信者は別のメールでパスワードを送ることが親切です。ただしパスワード保護されたファイルであってもメールで送るとリスクが伴います
添付された資料が文字化けしている場合はファイル名やファイル形式の変更、zip圧縮、文字コードの変更などで対処できることがあります。しかしこれらの問題は送信者と受信者にストレスを与えるためできるだけ避けたいものです。
解決策としては全て小文字英語と半角数字のみでファイル名を作成する事です
