保守・メンテナンスに関する催促メールを送る際の書き方・注意点
保守・メンテナンスに関する催促メール例文集（文例）
【機器名】の保守・メンテナンススケジュールのお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
【機器名】の保守・メンテナンススケジュールのご連絡をいただき誠にありがとうございます。
【機器名】は、〇〇の業務にとって重要な機器であり
安全かつ効率的に運用するためには、定期的な保守・メンテナンスが必要不可欠です
現在、〇〇では、【機器名】の保守・メンテナンスを担当している〇〇社との契約が満了を迎える予定です。そのため、今後の保守・メンテナンスについて新たな契約を結ぶ必要があります。
お手数をおかけいたしますが、【機器名】の保守・メンテナンススケジュールについて
改めてご確認いただきご連絡いただけますでしょうか。
〇〇では、【機器名】の保守・メンテナンスを円滑に進めるために早急にスケジュールを確定したいと考えております
また保守・メンテナンスの内容や費用についても詳細にご説明いただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の設備点検のご連絡
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、【会社名】様の設備点検のご連絡をさせていただきましたが
まだご返信をいただけておりません。
設備点検は【会社名】様の安全と快適な業務環境を確保するために非常に重要な作業です
定期的に行われることで設備の故障やトラブルを未然に防ぎ長期的なコスト削減や品質向上にも貢献します。
私どもは【会社名】様のご都合に合わせて設備点検の日程を調整させていただきたいと考えております。
そのためには、まずはご返信をいただく必要がございます。
恐れ入りますが本メールに対して
お早めにご返信いただけますようお願い申し上げます。
ご返信をいただき次第、設備点検の詳細な日程や内容をご案内させていただきます。
【会社名】様のご多忙中におかけするお手数をお詫び申し上げますとともに
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の定期メンテナンスのご確認と予定調整
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は【機器名】の定期メンテナンスのご確認と予定調整の件でご連絡させていただきました。
【機器名】は安全かつ快適にご利用いただくために定期的なメンテナンスが必要です。
メンテナンスを行うことで故障やトラブルの予防、性能の維持、寿命の延長などの効果が期待できます。
弊社では【機器名】のメンテナンスを年に一度
お客様のご都合に合わせて実施しております。
現在、〇〇様の【機器名】は前回のメンテナンスから約一年が経過しておりますので
そろそろメンテナンスの時期となっております。
つきましてはメンテナンスの日程を調整させていただきたく存じます。
お手数をおかけいたしますが以下のフォームにアクセスしていただき
ご希望の日時をお知らせください。
https://
フォームへの回答は
できるだけ早めにお願いいたします。
回答期限は本日から一週間後の〇月〇日までとさせていただきます
期限内に回答がない場合は弊社から改めてご連絡させていただくことがございます。
メンテナンスに関するご質問やご不明点がございましたら
お気軽にお問い合わせください
メールまたは電話（〇〇-〇〇-〇〇）で受け付けております。
定期メンテナンスは
〇〇様にとっても弊社にとっても大切なことです。
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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保守契約の更新に関するお手続きのお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
弊社では、お客様のシステムの安定稼働を支えるために保守契約の更新をお願いしております。
保守契約の更新に関するお手続きは契約期間の満了日の1ヶ月前までにお済ませいただく必要がございます。
先日メールにて保守契約の更新に関するご案内をお送りさせていただきましたが
現在、進捗状況を確認できておりません。
まだご検討中でしたら、お手数ですが
ご連絡いただけますでしょうか。
また、ご不明な点やご質問などがございましたら
お気軽にお問い合わせください。
保守契約の更新は、お客様のシステムの安全性と信頼性を高めるために重要なものです
よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】のメンテナンス対応状況のご報告をお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、【機器名】のメンテナンス対応状況のご報告をお願いいたしましたが、まだご返信をいただけておりません。
【機器名】は、〇〇の業務にとって非常に重要な機器であり
メンテナンスが適切に行われないと品質や安全性に影響が出る可能性がございます。
そのためメンテナンス対応状況をできるだけ早くご連絡いただきたく存じます。
もちろん、〇〇様のご多忙を承知しておりますので
無理なお願いではございませんが何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
メンテナンス対応状況につきましては本日中にでもご返信いただけますと幸いです。
ご不明な点やご質問などございましたら
お気軽にご連絡ください。
〇〇様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の故障対応のお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、【機器名】の故障対応のお願いをメールでさせていただきましたが
その後の進捗状況についてお伺いしたく改めてご連絡いたします。
【機器名】は弊社の業務にとって非常に重要なものであり
故障が長引くと大きな影響が出てしまいます
早急に修理をしていただくことは可能でしょうか
もちろん修理には時間と手間がかかることは承知しておりますし、〇〇様のご負担になることも申し訳なく思っております
弊社としても【機器名】の復旧を待っているお客様や関係者が多くいらっしゃるため
できるだけ早く対応していただきたいというのが本音です
〇〇様には大変恐縮ですが
どうぞご理解とご協力をお願いいたします
修理の進捗状況については今後も定期的にご報告いただければ幸いです
何卒よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の設備メンテナンス計画のご提案
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、【会社名】様の設備メンテナンス計画のご提案をさせていただきましたが
その後いかがでしたでしょうか
弊社としては、設備の安全性と効率性を向上させるために、できるだけ早くメンテナンスを実施したいと考えております
メンテナンスの日程や内容については、【会社名】様のご意向を尊重したいと思っておりますので
まずはご返答をいただきたく存じます
お忙しいところ恐縮ですが
ご提案書に目を通していただき
ご感想やご質問などがございましたら、お気軽にお知らせください。
またメンテナンスの実施についても
できるだけ早めにご決定いただけますと幸いです
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の保守・メンテナンス費用に関するお問い合わせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、【機器名】の保守・メンテナンス費用に関するお見積もりをお送りさせていただきましたが
ご確認いただけましたでしょうか
定期的な保守・メンテナンスが必要な高度な技術を備えた製品です。
保守・メンテナンスを行うことで故障や性能低下を防ぎ、安全かつ快適にご利用いただけます
また保守・メンテナンス費用は長期的に見てもコストパフォーマンスに優れております
弊社では、お客様のご要望に応じて様々な保守・メンテナンスプランをご用意しております
お見積もりには、それぞれのプランの内容と料金を詳しく記載しておりますので
ご参考になさってください。
保守・メンテナンス費用に関するお問い合わせは
大変ありがたく思っております。
しかし弊社の業務の都合上お見積もりの有効期限は今月末までとさせていただいております。
そのため今月末までにご返答いただけると幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが
何卒よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の緊急対応に関する手順のご確認
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日【会社名】様の緊急対応に関する手順のご確認をお願いしたのですが
まだご回答をいただけておりません
緊急対応に関する手順は万が一の際に迅速かつ適切に対処するために必要なものであり
【会社名】様のシステムの安全性と信頼性を高めるためにも重要なものです。
私どもは【会社名】様と長期的なパートナーシップを築くことを目指しておりますので
保守・メンテナンスに関しては最善のサービスを提供できるよう努めております
恐れ入りますが
緊急対応に関する手順のご確認を至急お願いできますでしょうか
ご多忙のところ大変恐縮ですが
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の予防保守の実施について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は、【機器名】の予防保守の実施についてご連絡いただきありがとうございます
弊社では【機器名】の性能を維持するために定期的な予防保守を推奨しております
予防保守を行うことで【機器名】の故障やトラブルを未然に防ぐことができます
また長期的に見てもコストや時間の節約にもなります
現在【機器名】の予防保守の実施状況について弊社の担当者からご報告を受けておりません
恐れ入りますが予防保守の実施計画や進捗状況について改めてご連絡いただけますでしょうか
弊社としても【機器名】の安全かつ快適なご利用をサポートさせていただきたいと考えておりますので
何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます
ご不明な点やご質問がございましたら
お気軽にお問い合わせください
今後ともよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の保守サポートの品質向上に関するご提案
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日は、【会社名】様の保守サポートの品質向上に関するご提案をお送りさせていただきましたが
ご確認いただけましたでしょうか
【会社名】様の保守サポートの品質向上は〇〇としても非常に重要な課題と考えております
私どものご提案は【会社名】様の現状の課題やニーズに合わせて最適な保守・メンテナンスのプランをご提供するものでございます
ご意見やご質問をお伺いし、さらにご提案内容をブラッシュアップしていきたいと考えております。
恐れ入りますが、ご返答をお待ちしております
可能な限り早急にご連絡いただけますと幸いでございます
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の保守・メンテナンス履歴のご提供をお願いいたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
弊社では、【機器名】の品質管理と安全性の確保のために定期的な保守・メンテナンスを実施しております
その際には、お客様から保守・メンテナンス履歴のご提供をお願いしております
前回の保守・メンテナンスから半年が経過しましたが
まだ【機器名】の保守・メンテナンス履歴をいただけておりません
状況を把握し適切なサポートを提供するために、保守・メンテナンス履歴のご提供をお願いしております
恐れ入りますが保守・メンテナンス履歴のご提供をお早めにいただけますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
ご提供いただける場合は下記のフォームに必要事項をご記入の上
弊社までご返送ください。
【機器名】保守・メンテナンス履歴提出フォーム
https://
ご不明な点やご質問がございましたら
お気軽に弊社までご連絡ください。
【機器名】の保守・メンテナンスに関する催促メールにつきましては
大変心苦しく存じますが
ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の設備アップグレードに関するお願い
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は、保守・メンテナンスに関するご契約をいただき誠にありがとうございます
さて契約内容に基づき、〇〇様の設備アップグレードのための作業を進めておりますが
現在の進捗状況を確認させていただきたくメールを差し上げました。
設備アップグレードは〇〇様の業務効率や品質向上に大きく貢献するものと考えております。
そのため作業をスムーズに進めるためにはご協力が不可欠です
具体的に、以下の点についてお願いいたします。
・〇〇（設備アップグレードに関する具体的な内容）
・〇〇（設備アップグレードに関する具体的な内容）
これらの点について
できるだけ早くご返答いただけますと幸いです
作業の遅延やトラブルを防ぐためにも
ご理解とご協力をお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【機器名】の保守・メンテナンスに関するトラブルシューティングのご相談
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は【機器名】の保守・メンテナンスに関するトラブルシューティングのご相談を承りましたこと
心より感謝申し上げます
現在トラブルシューティングの作業を進めておりますが
いくつか確認させていただきたい点がございます
まず【機器名】の使用状況について、以下の質問にお答えいただけますでしょうか。
・【機器名】は何台お使いですか？
・【機器名】はどのような環境で使用されていますか？
・【機器名】に発生したトラブルの症状は何ですか？
・トラブルが発生した際に、何かエラーメッセージや警告音などがありましたか？
・トラブルが発生する前に、何か変更や更新などを行いましたか？
上記の質問にお答えいただければトラブルシューティングの作業をスムーズに進めることができます
お手数をおかけいたしますが、ご返信をお待ちしております
またトラブルシューティングの作業には時間がかかる場合がございますので
ご了承ください
保守・メンテナンスに関するトラブルシューティングは〇〇様の満足度を高めるために重要な作業です
最適な解決策を提供できるように精一杯努力いたします
ご不明な点やご質問などがございましたら
お気軽にご連絡ください
今後ともよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【会社名】様の設備保守・メンテナンスポリシーの再確認
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
〇〇様の設備保守・メンテナンスポリシーの再確認につきましては
弊社としても大変重要な課題と考えております
残念ながら現在のところ、〇〇様からのご返答をいただいておりません
弊社では、〇〇様の設備の安全性と性能を維持するために
定期的な保守・メンテナンスを実施することをお勧めしております
また保守・メンテナンスポリシーの再確認は弊社と〇〇様との契約内容やサービスレベルに関する重要な事項です
お手数をおかけいたしますが、保守・メンテナンスポリシーの再確認について
至急ご返答いただけますようお願い申し上げます。
ご返答は本メールにご返信いただくか、お電話ください。
〇〇様のご多忙の中
大変恐縮ではございますが
何卒よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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