【ネットショップ】返品・交換受付メールを送る際の書き方・注意点
ネットショップで購入した商品について、返品や交換の依頼を受け付けたことをお客様にお知らせする際に使用します。
商品の不良や誤配送、サイズ違いなど、さまざまな理由で返品や交換が発生することがあります。お客様にとっては、手続きをスムーズに進められるかどうかが重要であり、不安を感じることもあるため、受け付けの連絡を速やかに行い、対応の流れを明確に伝えることが大切です。
このメールでは、返品・交換の受付が完了したことを伝えるだけでなく、今後の流れや必要な手続きについて丁寧に説明することで、お客様が安心して対応できるよう配慮することが求められます。また、対応にかかる期間や注意事項を明記し、誤解が生じないようにすることも重要です。
メールを送る際の注意点
返品・交換の受付メールを送る際は、お客様の不安を解消し、安心して手続きを進められるような内容にすることが大切です。
まず、メールの件名は明確にし、「返品・交換の受付完了について」「返品手続きのご案内」など、内容がすぐに分かるようにすると良いでしょう。
本文では、最初に返品・交換の受付を完了したことをお知らせし、お客様に安心してもらえるような一文を添えます。その後、返品や交換の手続きについて、どのような流れで進むのかを簡潔に説明し、次のステップを分かりやすく伝えます。
また、返品・交換の対応には期限や条件があることが多いため、対象となる条件や注意点についても明記しておくと、お客様がスムーズに対応できるようになります。
最後に、お客様に対する感謝の気持ちを伝え、何か質問があれば遠慮なく問い合わせてもらえるように案内することで、信頼感を高めることができます。
失礼がない伝え方
- 返品・交換のご依頼を承りました。お手続きの詳細について、以下の通りご案内いたしますので、ご確認をお願いいたします。
- お申込みいただきました返品・交換について、受付が完了いたしました。今後の手続きにつきましては、以下の内容をご確認の上、お進めいただきますようお願いいたします。
- ご連絡いただきました返品・交換の件、確かに承りました。お手数をおかけしますが、以下の手順に従ってご対応いただけますでしょうか。
- 返品・交換の受付を完了いたしました。お客様のご負担をできるだけ軽減できるよう、スムーズに手続きを進めてまいりますので、今後の流れをご確認ください。
- 返品・交換のご依頼を受け付けました。手続きが完了するまでの流れを以下にご案内いたしますので、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、ご連絡いただきました返品・交換の件について、ご案内させていただきます。
- このたびは、お手数をおかけしております。返品・交換の受付を完了いたしましたので、今後の手続きをご案内させていただきます。
- お忙しいところご連絡をいただき、ありがとうございます。返品・交換のご依頼を受け付けましたので、以下の手順をご確認の上、お手続きをお願いいたします。
- 返品・交換の件につきまして、ご連絡いただきありがとうございます。お手続きの流れについて、下記の通りご案内いたしますので、ご確認ください。
- 先日は当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。返品・交換のご依頼を受け付けましたので、今後の対応についてご案内申し上げます。
締めの挨拶
- ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- お手続きに関して何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。今後ともよろしくお願いいたします。
- 返品・交換がスムーズに完了するよう努めてまいりますので、何かご質問がございましたら、お知らせください。よろしくお願いいたします。
- お手数をおかけいたしますが、何卒ご確認のほどお願いいたします。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- お客様に安心してお手続きいただけるよう、誠意をもって対応いたします。今後ともよろしくお願い申し上げます。
返品・交換受付メールの例
- いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、ご連絡いただきました返品・交換の件について、ご案内させていただきます。返品・交換の受付を完了いたしましたので、今後の流れについて以下の通りご案内いたします。お手数をおかけいたしますが、ご確認の上、お手続きをお願いいたします。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- このたびは、お手数をおかけしております。返品・交換の受付を完了いたしましたので、今後の手続きをご案内させていただきます。返品・交換の対象商品をご返送いただいた後、確認次第、対応を進めさせていただきます。詳細につきましては、下記の内容をご確認のほどお願いいたします。ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
- お忙しいところご連絡をいただき、ありがとうございます。返品・交換のご依頼を受け付けましたので、以下の手順をご確認の上、お手続きをお願いいたします。商品到着後の対応となりますので、返送方法についての詳細を下記に記載しております。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- 返品・交換の件につきまして、ご連絡いただきありがとうございます。お手続きの流れについて、下記の通りご案内いたしますので、ご確認ください。商品のご返送が確認でき次第、交換品の発送または返金対応を進めてまいります。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- 先日は当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。返品・交換のご依頼を受け付けましたので、今後の対応についてご案内申し上げます。お客様のご負担が少なくなるよう、できる限り迅速に対応いたしますので、何かございましたらご連絡ください。
注意しないといけない場合
返品・交換の対応は、お客様が購入後に不満やトラブルを感じている場合が多いため、できるだけ丁寧かつ迅速に対応することが重要です。また、返品・交換の条件や期限を明確に伝え、お客様が誤解しないよう注意することも大切です。
特に、返品不可の商品や交換の対象外となるケースについては、事前にしっかりと説明し、トラブルを防ぐ工夫が求められます。お客様がスムーズに手続きを進められるよう、分かりやすい案内を心がけ、信頼を築くことが大切です。
【ネットショップ】返品・交換受付メール例文集（文例）
【返品・交換手続きについて】〇〇〇様、ご案内させていただきます
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
この度は返品・交換に関するお問い合わせをいただきましたこと、重ねてお礼申し上げます
ご返品・交換について、まずは商品到着後〇〇日以内であることを確認してください
商品の不良やサイズ違いなどの場合、送料は当社が負担いたします
返品・交換をご希望の際は、まずお手数ですが当社までご連絡いただくようお願い申し上げます
その際、ご注文番号、商品名、返品・交換の理由をお知らせいただけますと幸いです
確認ができ次第、返品・交換手続きに関する詳細をお送りさせていただきます
また、ご返品・交換の商品は未使用・未開封・タグ付きであることが前提となりますので、あらかじめご了承ください
尚、返品・交換対象外の商品については、商品ページに明記しておりますので
ご確認いただけますと幸いです
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
今後も〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
客様にご満足いただけるよう、商品の品質やサービスの向上に努めてまいります
またのお問い合わせやご利用を心よりお待ち申し上げております
どうぞ、引き続き〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換手続きのご案内】〇〇〇様、ご連絡ありがとうございます
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき誠にありがとうございます
この度は、返品・交換に関するお問い合わせをいただきましたこと、深く感謝申し上げます
返品・交換の手続きについて、ご案内させていただきます
まず、商品到着後7日以内に返品・交換のご連絡をお願いいたします
次に、商品の状態が未使用・未開封であることを確認し
同梱された返品伝票に必要事項をご記入の上、商品と一緒にお送りください
送料については、初期不良や誤送の場合、当社が負担いたしますが
お客様のご都合による返品・交換の場合、お客様にご負担いただくことをご了承ください
返品・交換が完了しましたら、新しい商品の発送や返金処理をさせていただきます
返金については、お支払い方法に応じて処理いたしますので詳細は別途ご案内させていただきます
また、交換商品が品切れの場合は、代替品のご提案や返金をさせていただきますので
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます
〇〇〇様には、この度のご連絡によりご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます
今後とも、〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
お客様のご満足を第一に考え、より良いサービスを提供できるよう努力してまいります
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換のご案内】〇〇〇様、お手続きについてご説明いたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただきまして、誠にありがとうございます
この度は、返品・交換についてのお問い合わせがございましたので、手続きについてご案内させていただきます
まず、返品・交換をご希望の商品が、当社の返品・交換条件を満たしているかどうかご確認ください
詳細な条件はネットショップ内の「返品・交換について」ページに記載されております
条件を満たしている場合、商品到着後〇〇日以内に、当社までご連絡いただくことで
返品・交換手続きを進めることができます
お手数ですが、返品・交換の理由とともに、商品名、注文番号、お名前、連絡先をお知らせください
返品・交換の手続きにつきまして、お客様からのご連絡を受けた後、当社より返送先住所や返品・交換手続きの詳細をご案内いたします
その際、返品送料や交換商品の発送に関する情報もお伝えいたしますので、ご確認いただけますと幸いです
また、返品・交換の際の送料については、商品の不良や誤送等、当社の責任による場合は当社が負担いたします
それ以外の場合は、お客様のご負担となりますので、予めご了承ください
最後に、〇〇〇株式会社では、お客様の満足度向上を目指してサービスの改善に努めております
今後とも、お客様にご満足いただける商品とサービスを提供できるよう
引き続き努力してまいります
どうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換に関するお手続き】〇〇〇様、ご案内いたします
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
お客様からいただいた返品・交換のご依頼について、早急に対応させていただきます
まず、返品・交換の手続きについてご案内させていただきます
当社のネットショップでは、商品到着後7日以内であれば、未使用・未開封の商品に限り、返品・交換の受付を承っております
まずは、返品・交換をご希望の商品の詳細（商品名、購入日、ご注文番号）をお知らせいただけますでしょうか
その後、返品・交換手続きの詳細について、改めてご連絡させていただきます
商品のご返送については、お客様ご負担でお願いしておりますが
交換商品の発送にかかる送料は当社が負担いたします
また、万が一商品に不備があった場合、返送料も当社が負担いたしますので
その際はお手数ですがご連絡ください
返品・交換手続きが完了次第、交換商品の発送手配をさせていただきます
今後も〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
お客様のご期待に沿えるよう、サービスの向上に努めてまいります
またのお問い合わせやご利用を心よりお待ち申し上げております
どうぞ、引き続き〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換受付のお知らせ】〇〇〇様、手続きのご案内
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
この度は、返品・交換のご相談をいただき、重ねてお礼申し上げます
ご相談いただいた返品・交換について、まずは商品の状態を確認させていただきます
商品到着後、当社担当者が状態の確認を行い、返品・交換の可否を判断させていただきます
商品が未使用・未開封であれば、返品・交換の対象となります
また、商品に不具合がある場合や、誤って別の商品が届いた場合も、返品・交換の対象となります
詳細な手続きについては、当社ホームページ内の「返品・交換について」ページをご参照いただくか、お電話・メールにてお問い合わせください
なお、返品・交換の手続きには、商品到着後〇〇日以内にお申し出いただく必要がございます
その際、商品と一緒にご注文時の明細書や領収書を同封していただくことで、手続きがスムーズに進むことが期待できます
また、返品・交換に関する送料については、商品の状態や理由によって異なりますので詳しくは当社ホームページをご確認いただくか、お問い合わせください
この度のご相談をきっかけに、今後も〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
お客様の満足度向上のため、サービス品質の維持・向上に努めてまいります
またのお問い合わせやご利用を心よりお待ち申し上げております
どうぞ、引き続き〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換受付のご案内】お客様のご注文について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します。この度は、弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます
お客様のご注文について、大変恐れ入りますが、返品・交換のお手続きについてご案内させていただきます
以下の注意事項を必ずお読みいただき、お手続きをお願いいたします
＜注意事項＞
・商品到着後、７日以内に弊社までご連絡ください
・商品の不良品、誤った商品の発送、配送中の破損等の場合、送料は弊社が負担いたします
・お客様都合による返品・交換の場合、送料はお客様ご負担いただきます
・商品到着後、商品の状態を確認の上、お客様のご都合での開封・使用による返品はお受けできません
・お客様のご都合による返品・交換の場合、未開封の商品に限りお受けいたします
上記の注意事項をご確認の上、返品・交換のお手続きをお願いいたします
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
また、今後とも〇〇〇株式会社をご利用いただけるよう
精一杯努めてまいりますので
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【返品・交換受付のご案内】-〇〇〇株式会社
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のECサイトをご利用いただきありがとうございます
この度は、商品の返品・交換に関するご案内をお送りさせていただきます
返品・交換については、商品到着後7日以内にご連絡いただければ
迅速に対応させていただきます
ただし、下記の場合は返品・交換をお受けできかねる場合がございます
・商品到着後7日を過ぎた場合
・商品に汚損・破損があった場合
・お客様の責任により商品が破損・汚損した場合
・お客様の使用によって傷がついた場合
また、以下の商品については返品・交換をお受けできかねる場合がございます
・一度使用した食品
・お客様の使用によって劣化が進行した商品
ご返送いただく場合は、ご返送前に必ずお電話またはメールにてお問い合わせください
返送方法などの詳細をご案内いたします
返品・交換について、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
今後とも、〇〇〇株式会社のECサイトをご愛顧いただけますよう
心よりお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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