【ネットショップ】メンテナンス情報のお知らせメールを送る際の書き方・注意点
お客様へのメンテナンス情報メールは、ただのお知らせではなく、お客様への気配りが伝わる内容にすることが大切です。
件名で内容を伝えること
件名はメールを開くかどうかを決める重要な要素です。「【重要】〇〇（ショップ名）メンテナンスのお知らせ」のように、一目で内容がわかるようにしましょう。緊急性や重要度を示す言葉を入れると、よりお客様の目を引くことができます。
最初に結論を伝えること
メール本文の冒頭で、いつ、どのようなメンテナンスが行われるのかを簡潔に伝えましょう。「〇月〇日〇時から〇時まで、システムメンテナンスのため、サービスをご利用いただけません」と明確にすることで、お客様はすぐに状況を把握できます。
影響範囲を具体的に示すこと
メンテナンス中に何ができて、何ができないのかを具体的に記載することが重要です。「期間中は商品の閲覧や購入、会員ページの利用ができません」といったように、お客様が不便を感じる可能性のある点を丁寧に説明しましょう。
影響がない場合は明記すること
もしメンテナンスの影響がない機能やサービスがあれば、「〇〇の機能は通常通りご利用いただけます」と付け加えることで、お客様の不要な不安を解消できます。
ご協力へのお礼と再開の案内をすること
メンテナンスでお客様にご不便をおかけすることになるので、ご理解とご協力へのお礼を伝えましょう。そして、メンテナンス終了後には通常通りサービスが再開されることを明確に伝えることで、お客様に安心してもらえます。
メール作成時の注意点
お客様に不快感を与えず、スムーズに情報を伝えるための注意点です。
専門用語は避けること
専門的なシステム用語や技術的な内容は、お客様には伝わりにくいものです。誰にでもわかる平易な言葉で説明するように心がけましょう。
丁寧な言葉遣いを心がけること
ビジネスメールとして、常に丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。ただし、かしこまりすぎず、お客様に寄り添うような柔らかい表現を心がけるのが良いでしょう。
早めに告知すること
メンテナンスの予定が決まったら、できるだけ早くお客様に知らせましょう。直前の連絡では、お客様が予定を立てにくくなってしまいますし、購入を検討されていた方にとっては、ちょっとした意地悪に感じられるかもしれません。
緊急連絡先を記載すること
もしメンテナンスについて不明な点があった場合のために、お問い合わせ先を明確に記載しておくと、お客様は安心して連絡を取ることができます。
複数回通知を検討すること
もし長時間のメンテナンスや、お客様への影響が大きい場合は、メンテナンスの数日前、前日、そしてメンテナンス開始直前など、複数回に分けて通知することを検討してみてもいいでしょう。ただし、あまり頻繁すぎると、かえってお客様を煩わせてしまう可能性もあるので、その点はご配慮くださいね。
【ネットショップ】メンテナンス情報のお知らせメール例文集（文例）
【重要】メンテナンス情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧いただき、誠にありがとうございます
本日は、弊社サイトのメンテナンス情報についてお知らせ申し上げます
〇〇〇がご案内をさせていただきます
近日中に、弊社ネットショップにてシステムメンテナンスを実施いたします
詳細は以下のとおりです
【メンテナンス日時：〇〇〇、期間：〇〇〇
この期間中、弊社ネットショップの一部機能がご利用いただけなくなりますことを
あらかじめご了承くださいますようお願い申し上げます
メンテナンスにより、お客様には大変ご不便をおかけいたしますが
今後のサービス品質向上を目的としておりますので、何卒ご理解いただけますと幸いでございます
メンテナンス後には、より快適なショッピング体験をお楽しみいただけることをお約束いたします
メンテナンス終了後には、速やかにご利用いただける状態になる予定でございますので
何卒ご了承のほどお願い申し上げます
最後になりますが、引き続き〇〇〇株式会社をご愛顧賜りますようお願い申し上げます
お客様にはご不便をおかけいたしますが、今後ともより一層のサービス向上に努めてまいります
何かご不明な点やご質問がございましたら
お気軽に弊社カスタマーサポートまでお問い合わせください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【重要】メンテナンス情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧いただき、誠にありがとうございます
この度は、重要なメンテナンス情報のお知らせをお届けいたします
〇〇〇が詳細をご案内いたします
近日中に、弊社ネットショップにてシステムメンテナンスを実施させていただくこととなりました
メンテナンス期間は
〇〇〇から〇〇〇までを予定しております
この間、ネットショップの一部機能がご利用いただけない場合がございます
また、ご注文やお問い合わせの対応にも遅れが生じることが予想されます
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
メンテナンス終了後は、より安定したショッピング環境を提供できるよう
システムの最適化や機能改善が行われます
今回のメンテナンスにより、お客様には快適なショッピング体験をお届けできることを目指しております
メンテナンス後には新商品やセール情報なども随時更新して参りますので
ぜひお楽しみにお待ちください
この度は、メンテナンスのご案内とご迷惑をおかけすることをお詫び申し上げます
今後とも〇〇〇株式会社を何卒よろしくお願い申し上げます
引き続き、お客様にご満足いただける商品やサービスを提供できるよう
全力で取り組んでまいりますので
末永いお付き合いを賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】メンテナンス情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧いただき、誠にありがとうございます
〇〇〇より、重要なお知らせをお伝えいたします
近日、当社ネットショップにてシステムメンテナンスを実施いたします
メンテナンス期間中は、ショッピング機能やマイページの利用が一時的に制限されます
具体的なメンテナンス日時は以下の通りでございます
【開始：〇〇〇日 〇〇時、終了：〇〇〇日 〇〇時
大変ご迷惑をおかけいたしますが、より良いサービスを提供するための改善作業でございますので
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます
メンテナンスが完了次第、通常通りのサービスを提供いたします
また、メンテナンスに伴う影響でお届けが遅延する可能性がございますが、最大限の努力をしてスムーズな対応を心掛けてまいります
万が一、お急ぎのご注文やお問い合わせがございましたら
メンテナンス前にお手続きいただくか、カスタマーサポートまでご連絡いただけますと幸いです
この度は、メンテナンスに伴うご不便をおかけすることをお詫び申し上げます
今後とも〇〇〇株式会社を何卒よろしくお願い申し上げます
引き続き、お客様にご満足いただける商品やサービスを提供できるよう
全力で取り組んでまいりますので
末永いお付き合いを賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】メンテナンス情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇をご利用いただき、ありがとうございます
〇〇〇株式会社の〇〇〇です
この度、弊社サイトのメンテナンスに伴い
以下の日程で一部のサービスを一時停止させていただくことになりました
メンテナンス期間：〇〇年〇〇月〇〇日（〇〇）〇時～〇〇時
上記期間中、一部のサービスがご利用いただけなくなりますことをお詫び申し上げます
お客様にはご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
このメンテナンスにより、サイトの安定性を向上させ、より快適なショッピング体験をご提供できるよう努めてまいります
また、今後もお客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう
引き続き努めてまいります
今回のメンテナンスに関する詳細は、サイト内のお知らせページにてご確認いただけます
また、お問い合わせ窓口にて
ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
〇〇〇様のご理解とご協力に心より感謝申し上げます
今後とも〇〇〇をご愛顧いただけますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お知らせ】〇〇〇株式会社のメンテナンス情報について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社をご利用いただきありがとうございます
この度、当社システムのメンテナンス作業に伴い、サービスの一部に影響が出る可能性があることをご報告申し上げます
メンテナンスの日程は〇〇月〇〇日（〇〇）の〇時から〇時までとなっております
この時間帯には、一部のサービスが停止する可能性がございます
お客様にはご不便をおかけいたしますが
ご理解のほどよろしくお願い申し上げます
当社は、お客様により快適なサービスを提供するために
システムの定期的なメンテナンスを行っております
今回のメンテナンスにより、システムの安定性が向上し
今後もより良いサービスを提供してまいります
また、メンテナンス作業に関して、お客様からのお問い合わせやご意見をお待ちしております
ご不明点やご質問がございましたら
お気軽にお問い合わせください
今後とも、〇〇〇株式会社をご愛顧賜りますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】メンテナンス作業のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
〇〇〇株式会社の〇〇〇でございます
いつも当店をご利用いただき、ありがとうございます
この度、当店ではサービス向上のため
下記の通りメンテナンス作業を実施することとなりました
【メンテナンス日時】
〇〇年〇月〇日（〇曜日）午前〇時～午前〇時
この間、当店へのアクセスができなくなります
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます
今回のメンテナンス作業により、より快適にお買い物をしていただけるようになります
また、安心してご利用いただけるよう
セキュリティー強化にも取り組んでおります
何かご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください
今後とも、〇〇〇をご利用いただけますよう
スタッフ一同心よりお待ちしております
以上、ご確認いただき
誠にありがとうございました
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】メンテナンス情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます
この度、弊社のシステムメンテナンスのため、一時的なご不便をおかけすることとなりますが
ご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます
下記のスケジュールにて、メンテナンスを実施いたします
【日程】〇〇年〇月〇日（〇）〇時から〇時まで
【内容】システムメンテナンスによる一時的なサービス停止
メンテナンスによるサービス停止により、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます
お客様には、大変ご不便をおかけいたしますが
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます
また、メンテナンス完了後には、サービスの品質向上に努めてまいりますので
何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます
なお、今後もお客様により便利にご利用いただけるサービス提供に努めるとともに
より一層の品質向上を図ってまいりますので
何卒よろしくお願い申し上げます
お客様にはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません
何かご不明点等ございましたら
お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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